Hướng dẫn quản lý rủi ro và cơ hội (phương pháp định lượng) – Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001:2015

1. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn cách thức nhận diện, đánh giá, giải quyết các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến mục đích và các kết quả dự kiến trong Hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị thuộc Công an tỉnh Tuyên Quang.
2. PHẠM VI
Áp dụng tại các đơn vị có liên quan thuộc Công an tỉnh Tuyên Quang và các quá trình trong phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
– Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
– Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong Công an nhân dân.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
– Đơn vị: Là đơn vị thuộc phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của Công an tỉnh Tuyên Quang.
– HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.
– Bối cảnh của tổ chức: Là quá trình xác định các yếu tố ảnh hưởng tới mục đích, mục tiêu và sự bền vững của đơn vị. Quá trình này xem xét các yếu tố nội bộ như giá trị, văn hóa, tri thức và kết quả thực hiện của đơn vị. Quá trình này cũng xem xét các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý, công nghệ, văn hóa, xã hội và kinh tế.
– Bối cảnh bên trong: Là môi trường bên trong, trong đó đơn vị cố gắng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
Bối cảnh bên trong của đơn vị bao gồm:
+ Cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm;
+ Các chính sách, mục tiêu;
+ Khả năng, sự am hiểu về nguồn lực và kiến thức;
+ Các hệ thống thông tin, luồng thông tin và các quá trình ra quyết định;
+ Mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan trong đơn vị;
+ Văn hóa của đơn vị;
+ Các tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình được đơn vị áp dụng;
+ Hình thức và mức độ của các mối quan hệ công tác.
– Bối cảnh bên ngoài: Là môi trường bên ngoài, trong đó đơn vị cố gắng đạt được các mục tiêu của mình. Bối cảnh bên ngoài của đơn vị bao gồm:
+ Môi trường văn hóa, xã hội, chính trị, pháp lý, chế định, tài chính, công nghệ, kinh tế, tự nhiên;
+ Các xu hướng và động lực chính tác động đến mục tiêu của đơn vị;
+ Mối quan hệ công tác của các bên liên quan bên ngoài.
– Bên quan tâm: Cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng, hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng bởi một quyết định hành chính hay hành vi hành chính.
– Rủi ro: Tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu.
+ Tác động là một sai lệch so với dự kiến (tích cực và/hoặc tiêu cực).
+ Mục tiêu có thể có những khía cạnh khác nhau (như mục tiêu tài chính, sức khỏe, an toàn và môi trường) và có thể áp dụng ở các cấp độ khác nhau (như chiến lược, toàn bộ tổ chức, kế hoạch, chương trình công tác và quá trình xử lý công việc thường xuyên theo quy định).
+ Rủi ro thường đặc trưng bởi sự dẫn chiếu đến các sự kiện và hệ quả tiềm ẩn hoặc sự kết hợp giữa chúng.
+ Rủi ro thường thể hiện bằng sự kết nối giữa các hệ quả của một sự kiện (bao gồm cả những thay đổi về hoàn cảnh) và khả năng xảy ra kèm theo.
+ Sự không chắc chắn là tình trạng, thậm chí là một phần, sự thiếu hụt thông tin liên quan tới việc hiểu biết hoặc nhận thức về một sự kiện, hệ quả hoặc khả năng xảy ra của nó.
– Cơ hội: Tác động có lợi hoặc tích cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của đơn vị trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL.
– Quản lý rủi ro: Các hoạt động điều phối để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt rủi ro.
– Đánh giá rủi ro: Là quá trình tổng thể nhận diện rủi ro, phân tích rủi ro và xác định mức độ rủi ro.
– Nhận diện rủi ro: Là quá trình tìm kiếm, nhận biết và mô tả rủi ro.
+ Việc xác định rủi ro đòi hỏi phải xác định các nguồn rủi ro, sự kiện, nguyên nhân và hệ quả tiềm ẩn của chúng.
+ Xác định rủi ro có thể cần phân tích dữ liệu quá khứ, lý thuyết, ý kiến chuyên môn có hiểu biết và nhu cầu của các bên liên quan.
– Phân tích rủi ro: Là quá trình tìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định mức rủi ro.
+ Phân tích rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độ rủi ro và quyết định về xử lý rủi ro.
+ Phân tích rủi ro bao gồm cả ước lượng rủi ro.
– Mức rủi ro: Là mức độ của một rủi ro hay một tập hợp các rủi ro, thể hiện bằng sự kết hợp các hệ quả và khả năng xảy ra của chúng.
– Giảm thiểu rủi ro: Là một kế hoạch được thiết lập nhằm giải quyết tất cả các rủi ro đã biết, tiềm ẩn và ngăn ngừa sự tái diễn.
 

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1. Lưu đồ thực hiện

5.2. Diễn giải lưu đồ
5.2.1. Phân tích bối cảnh
Phân tích bối cảnh nhằm cung cấp các thông tin cho việc nhận diện các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến khả năng của đơn vị trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL. Thông tin bối cảnh của đơn vị bao gồm:
a) Bối cảnh bên ngoài:
– Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của đơn vị và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng HTQLCL.
– Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước tại tỉnh Tuyên Quang.
– Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính.
– Sự tác động của các vấn đề có liên quan bên ngoài đơn vị.
b) Bối cảnh bên trong (nội bộ):
– Kết quả hoạt động trong nội bộ đơn vị có thể bao gồm: Cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật… tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.
– Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực).
– Tình hình văn hóa đơn vị.
– Tri thức của nguồn nhân lực (cán bộ, chiến sĩ, người lao động).
– Các quá trình của HTQLCL (liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công).
c) Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm:
– Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
– Sự chỉ đạo của đơn vị Công an cấp trên, chính quyền địa phương.
– Các yêu cầu của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.
5.2.2. Nhận diện rủi ro
Nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng (tổ chức, cá nhân có nhu cầu), các bên quan tâm đến HTQLCL và quy định của pháp luật, trên cơ sở xem xét các thông tin phân tích bối cảnh, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm xác định các rủi ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:
– Mục đích của HTQLCL;
– Các kết quả dự kiến của HTQLCL;
– Sự phù hợp của kết quả hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ của đơn vị;
– Sự phù hợp của các kết quả giải quyết dịch vụ hành chính công.
– Kết quả nhận diện sẽ được ghi nhận vào Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết rủi ro và cơ hội mẫu BM.QT.02.02 và việc mô tả rủi ro phải đảm bảo nội dung sau đây:
– Bản chất của rủi ro;
– Nguyên nhân và tác động tiêu cực của chúng, đối với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi vào mục cơ hội;
5.2.3. Đánh giá rủi ro
Rủi ro được đo bằng công thức: R = P x S, trong đó:
+ R: Rủi ro.
+ P: Khả năng xảy ra.
+ S: Hậu quả nếu xảy ra.
Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố hữu từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu và các quá trình của HTQLCL.
Tiêu chí đánh giá rủi ro được xác lập như sau:
a) Khả năng xảy ra (P):

 
b) Hậu quả xảy ra (S):

 
c) Phân loại rủi ro:
Điểm rủi ro sẽ được xếp hạng như sau:
– Từ 01 – 10 điểm: Rủi ro thấp.
– Từ 11 – 15 điểm: Rủi ro cao.
– Từ 16 – 25 điểm: Rủi ro rất cao.

5.2.4. Nhận diện cơ hội
Nhận diện cơ hội là nhận diện các rủi ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL, sự phù hợp của các hoạt động chức năng quản lý Nhà nước, hoạt động nội bộ, dịch vụ hành chính công, nâng cao sự thỏa mãn của cá nhân, tổ chức đối với sự phục vụ của đơn vị.
Căn cứ vào bối cảnh hiện tại của đơn vị (bên trong và bên ngoài) và mức độ của các rủi ro để xác định cơ hội để đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến.
5.2.5. Giải quyết rủi ro và cơ hội
a) Biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội:
– Xác định các biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội là:
+ Đưa ra các hành động để giảm thiểu các tác động tiêu cực, bất lợi, không mong muốn ảnh hưởng đến khả năng đơn vị đạt được các mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL;
+ Đưa ra các hành động để thúc đẩy các tác động tích cực, có lợi để đạt mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL.
– Giải quyết rủi ro và cơ hội có thể giúp đạt được sự cải tiến đối với HTQLCL.
Các biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội bao gồm:

b) Các bước thực hiện:
Bước 1: Xây dựng (hoạch định) kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội:
Trưởng các đơn vị trực thuộc trong phạm vi HTQLCL có trách nhiệm xây dựng (hoạch định) “Kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội” theo mẫu BM.QT.02.01, trong đó xác định cấp độ xử lý cần thiết cho mỗi rủi ro (ví dụ: đối với rủi ro “cao”, thì cần lập kế hoạch để xử lý ngay; đối với những rủi ro thấp hoặc rất thấp mà có các cơ hội cải tiến, thì lập kế hoạch để cải tiến). Hành động xử lý rủi ro hiệu quả phụ thuộc vào các mục tiêu cụ thể và thời gian thực hiện. Đối với rủi ro được nhận diện, cần phải:
– Cụ thể biện pháp xử lý: Tránh, giảm thiểu, chia sẻ, chuyển giao hoặc chấp nhận.
– Văn bản hóa kế hoạch xử lý.
– Chỉ định người chịu trách nhiệm giám sát và báo cáo tiến độ.
– Xác định cụ thể ngày hoàn thành.
Bước 2: Thực hiện và giám sát kế hoạch xử lý
Khi thực hiện một kế hoạch xử lý, xem xét các hành động giải quyết sẽ được hỗ trợ:
– Nguồn lực sẵn có.
– Trao đổi với các bên có liên quan.
5.2.6. Đánh giá hiệu lực của hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
Trưởng các bộ phận thực hiện giám sát và báo cáo việc thực hiện các hành động xử lý rủi ro và cơ hội.
Định kỳ, Trưởng các đơn vị phải xem xét các rủi ro và cơ hội đã được nhận diện, văn bản hóa các hành động làm thay đổi hiện trạng của các rủi ro và cơ hội để có các quyết sách phù hợp cho việc cải tiến HTQLCL.
Ban Điều hành ISO có trách nhiệm cập nhật thông tin về hoạt động giám sát, báo cáo và xem xét hiệu lực, tiến độ của các hành động xử lý rủi ro và cơ hội.
 
6. BIỂU MẪU

 
7. HỒ SƠ CẦN LƯU

Source: https://vh2.com.vn
Category: Cơ Hội