Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư so với những Nghị định trước đây

TÓM TẮT:

Công tác văn thư chính là một phần quan trọng đảm bảo hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của các cơ quan, tổ chức nói chung. Do đó, trong những năm qua, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều văn bản có liên quan để chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác này. Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư. Với văn bản này, đã bãi bỏ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bài viết này nêu một số điểm mới của Nghị định này so với những nghị định trước đây.

Từ khóa: Chính phủ, nghị định, công tác văn thư, điểm mới.

I. Đặt vấn đề

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cũng như ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của tất cả các cơ quan, đơn vị trong hệ thống chính trị nói chung. Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác này đối với sự phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức; do đó ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước Việt Nam đã ban hành rất nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. Có thể kể đến một số văn bản, như: Sắc lệnh số 49 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ngày 12 tháng 10 năm 1945 [1]; Nghị định số 527/TTg ngày 02 tháng 11 năm 1957 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành bản điều lệ chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan [2]; Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ [3].

Sau hơn 40 năm thực thi những văn bản này, để tương thích hơn với tình hình thực tiễn, ngày 08 tháng 4 năm 2004, nhà nước đã phát hành Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP về Công tác văn thư sửa chữa thay thế trọn vẹn những văn bản trước đây lao lý về công tác này. Trong văn bản này, nhà nước pháp luật rõ về công tác văn thư và quản trị nhà nước về công tác văn thư, gồm : những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Sau 6 năm triển khai văn bản này, ngày 08 tháng 02 năm 2010, nhà nước đã phát hành Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP .

Đây chính là 2 văn bản làm cơ sở pháp lý chính cho việc thực hiện công tác văn thư từ năm 2004 đến nay. Sau hơn 16 năm thực hiện, cùng với 2 văn bản trên, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản có liên quan về công tác này. Do đó, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư, đảm bảo tính thực tiễn, thống nhất, chính xác của công tác này, ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và có hiệu lực kể từ ký ngày ban hành.

II. Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP

1. Một số quy định chung

a. Về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và giải thích từ ngữ

 Về phạm vi điều chỉnh

Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP gồm 6 chương, 36 điều và được bổ trợ, sửa đổi bởi Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP. Theo đó, lao lý về 3 nội dung gồm : soạn thảo và phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Trong khi đó, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP gồm 07 chương, 38 điều. Tại văn bản này, ngoài việc pháp luật lại những nội dung trên, nhà nước đã bổ trợ thêm việc “ quản trị và sử dụng thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác văn thư ”. Đây là thiết bị vật lý chứa chìa khóa bí hiểm và chứng từ số được dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai theo pháp luật của pháp lý hiện hành .

 Về đối tượng áp dụng

Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP được vận dụng so với những cơ quan nhà nước, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính và đơn vị chức năng vũ trang nhân dân. Tuy nhiên, so với Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP, đối tượng người dùng vận dụng được thu hẹp lại chỉ còn “ cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ” ; so với “ tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp thì địa thế căn cứ pháp luật của Nghị định này và những lao lý của Đảng, của pháp lý có tương quan để vận dụng cho tương thích ” .
Về lý giải từ ngữ
Ngoài việc kiểm soát và điều chỉnh một số ít khái niệm : bản thảo văn bản, bản gốc văn bản, bản chính văn bản, bản sao y, bản trích sao, bản sao lục, hồ sơ, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP đã bổ trợ thêm 1 số ít khái niệm mới về văn bản, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính, văn bản điện tử, văn bản đi, văn bản đến, hạng mục hồ sơ, mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử, văn thư cơ quan. Đặc biệt, đây là Nghị định tiên phong khẳng định chắc chắn giá trị pháp lý của văn bản điện tử. “ Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo lao lý ” [ 4 ] ; và “ văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo pháp luật của pháp lý có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy ” [ 4 ] .

2. Về nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cá nhân đối với công tác văn thư

Tại Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP, nhà nước chỉ mới dừng lại ở mức pháp luật một cách chung về nghĩa vụ và trách nhiệm so với công tác văn thư. Tuy nhiên, đến Nghị định số 30/2010 / NĐ-CP tại Điều 4 của văn bản này, nhà nước đã lao lý rất cụ thể nội dung này. Theo đó, công tác văn thư được thực thi thống nhất theo lao lý của pháp lý, đơn cử :
– Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo lao lý của pháp lý .
– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý .
– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có những mức độ khẩn : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được .
– Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, giải quyết và xử lý .
– Người được giao xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan .
– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị, sử dụng theo pháp luật của pháp lý .

2. Về những nghiệp vụ cụ thể

2.1. Về soạn thảo, ký ban hành văn bản

Về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính
Về cơ bản thì những nội dung này trong Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP được pháp luật chi tiết cụ thể hơn trên cơ sở những pháp luật của những văn bản trước đây, đơn cử :
Thứ nhất, về số lượng những loại văn bản hành chính .
Theo pháp luật mới thì số lượng văn bản hành chính chỉ còn 29 hình thức ( so với 32 hình thức theo lao lý trước kia ), đơn cử : Nghị quyết ( riêng biệt ), quyết định hành động ( riêng biệt ), thông tư, quy định, lao lý, thông cáo, thông tin, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, giải pháp, đề án, dự án Bất Động Sản, báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy trình làng, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công ). Điều này có nghĩa là, văn bản mới đã bổ trợ thêm 1 hình thức là phiếu báo và vô hiệu 4 hình thức là giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy ghi nhận và bản cam kết .
Thứ hai, về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản .

– Với việc xác định thể thức văn bản chuyên ngành là do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định, không cần phải thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ như quy định trước đây sẽ là một bước nhằm giảm bớt thủ tục, chi phí cũng như sự mâu thuẫn khi xây dựng và ban hành văn bản giữa các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, việc quy định về các thành phần thể thức của văn bản cơ bản không thay đổi, chỉ có sự điều chỉnh về số lượng các thành phần này, từ 15 thành phần còn 14 thành phần (gồm các thành phần phụ khác), cụ thể:

+ Thành phần số 1 : Quốc hiệu được đổi thành là Quốc hiệu, tiêu ngữ .
+ Thành phần số 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai được đổi thành dấu, chữ ký số của cơ quan tổ chức triển khai .
+ Thành phần số 11 : Dấu tịch thu và hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành được đổi thành hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành .
+ Loại bỏ thành phần số 12 ( hướng dẫn dự thảo văn bản ) và thành phần số 15 ( logo ) ; bổ trợ thêm thành phần số 14, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử .
+ Điều chỉnh kỹ thuật trình diễn thành phần nơi nhận so với hình thức văn bản báo cáo giải trình : ngoài những thành phần nhận văn bản được gửi tại thành phần 9 b ( đối tượng người tiêu dùng nhận văn bản sau cụm từ nơi nhận ), khi gửi báo cáo giải trình cho những cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên phải thêm thành phần 9 a ( đối tượng người tiêu dùng nhận văn bản sau cụm từ kính gửi ) .
+ Ngoài ra, thể thức, kỹ thuật trình diễn chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được biểu lộ như sau : Văn bản kèm theo ( phụ lục ) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không thực thi ký số lên văn bản kèm theo ; Văn bản ( phụ lục ) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực thi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo ; Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo ; Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị ; tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; Múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Qua đây cho thấy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức triển khai tại vị trí ký số văn bản .
– Đối với những văn bản có phần địa thế căn cứ phát hành, phần địa thế căn cứ được in nghiêng ; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ hai trở đi và được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản .

2.2. Về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính

Điểm độc lạ rõ nét của nội dung này trong Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP so với những văn bản trước đây chính là việc chỉ pháp luật về soạn thảo và ký phát hành văn bản hành chính chứ không đề cập đến văn bản quy phạm pháp luật cũng như những văn bản khác. Theo đó, trình tự thiết kế xây dựng và ký phát hành văn bản hành chính cơ bản không biến hóa, vẫn gồm bốn bước. Tuy nhiên, đã có những kiểm soát và điều chỉnh chi tiết cụ thể trong quy trình tiến hành thực thi những bước này, đơn cử :
Thứ nhất, về việc lao lý nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể soạn thảo văn bản .
Tại khoản 4, điều 10 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP xác lập rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo là phải “ … chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp lý về bản thảo văn bản trong khoanh vùng phạm vi chức trách, trách nhiệm được giao. ” Với pháp luật này, sẽ giúp cá thể được giao soạn thảo văn bản có ý thức, nghĩa vụ và trách nhiệm hơn khi được giao soạn thảo cũng như xác lập được nghĩa vụ và trách nhiệm của những cá thể này nếu xảy ra sự cố trong trong thực tiễn khi thi hành văn bản .
Thứ hai, về việc ký văn bản .
– Tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP pháp luật : “ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành ; hoàn toàn có thể giao cấp phó ký thay những văn bản thuộc nghành được phân công đảm nhiệm và một số ít văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm, quản lý và điều hành thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng ”. Đây sẽ là cơ sở giúp những cơ quan trong thời điểm tạm thời chưa có cấp trưởng, thuận tiện triển khai việc ký văn bản, do trong thực tiễn lúc bấy giờ trong mạng lưới hệ thống những chức vụ của nhà nước ta không có chức vụ là phó đảm nhiệm …
– Tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP xác lập : “ Trong trường hợp đặc biệt quan trọng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể chuyển nhượng ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng thuộc cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của mình ký thừa ủy quyền 1 số ít văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực thi bằng văn bản, số lượng giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa chuyển nhượng ủy quyền được triển khai theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai chuyển nhượng ủy quyền ”. Với pháp luật này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản hoàn toàn có thể ủy quyền cho tổng thể người đứng đầu những đơn vị chức năng thuộc cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của mình được ký thừa ủy quyền ; chứ không phải chỉ là chuyển nhượng ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai ký thừa ủy quyền ( TUQ. ) 1 số ít văn bản mà mình phải ký như trước kia .
– Ngoài ra, so với việc ký thừa lệnh, tại khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP cũng pháp luật “ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể giao người đứng đầu đơn vị chức năng thuộc cơ quan, tổ chức triển khai ký thừa lệnh 1 số ít loại văn bản ”. Điều này cho thấy đối tượng người dùng được ký thừa lệnh văn bản đã được lan rộng ra so với trước đây, chỉ có Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số ít đơn vị chức năng. Đồng thời, xác lập rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của người ký văn bản, “ … phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành ” cũng như người đứng đầu cơ quan phát hành văn bản “ … phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về hàng loạt văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành ” .

b. Về quản lý văn bản

Về quản trị văn bản đi
Về yếu tố này, văn bản mới bổ trợ thêm lao lý về quản trị văn bản điện tử cùng với lao lý về quản trị văn bản giấy như trước đây. Về cơ bản, trình tự quản trị văn bản đi vẫn được thực thi như cũ, nhưng có sự kiểm soát và điều chỉnh chi tiết cụ thể hơn :
Thứ nhất, về việc cấp số, thời hạn phát hành văn bản .
– Đối với văn bản quy phạm pháp luật : được cấp mạng lưới hệ thống số riêng .
– Đối với văn bản chuyên ngành : do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành lao lý .
– Đối với văn bản hành chính : do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật .
– Đối với văn bản điện tử : việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi bằng công dụng của mạng lưới hệ thống .

– Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

Thứ hai, về việc ĐK văn bản đi .
– Việc ĐK văn bản đi phải bảo vệ khá đầy đủ, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu của văn bản đi ; văn bản phải được ĐK bằng sổ theo lao lý hoặc bằng mạng lưới hệ thống. Riêng so với việc ĐK văn bản bằng mạng lưới hệ thống phải được in ra giấy không thiếu những trường thông tin theo mẫu sổ ĐK văn bản đi, đóng sổ để quản trị .
– Bên cạnh việc nhân bản, đóng dấu so với văn bản giấy liên tục được thực thi như pháp luật lúc bấy giờ thì văn bản mới đã lao lý rõ việc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai so với văn bản điện tử .
Thứ ba, về việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .
So với những văn bản trước đây, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP bổ trợ chi tiết cụ thể việc tịch thu văn bản, theo đó : “ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận ; Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị tịch thu trên Hệ thống, đồng thời thông tin qua Hệ thống để bên gửi biết ” [ 4 ] .
Ngoài ra, khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP cũng lao lý phương pháp phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền : “ Văn thư cơ quan thực thi in ấn văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản ” ; cũng như phương pháp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy thì văn thư cơ quan phải : “ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực thi bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ” [ 4 ] .
Thứ tư, về việc lưu văn bản đi .
Ngoài việc pháp luật lại việc lưu văn bản giấy như trước đây, nhà nước đã pháp luật thêm việc lưu văn bản điện tử tại Điều 19 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP, đơn cử : “ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên mạng lưới hệ thống của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; Cơ quan, tổ chức triển khai có mạng lưới hệ thống phân phối theo lao lý tại Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy ; Cơ quan, tổ chức triển khai có mạng lưới hệ thống chưa phân phối theo pháp luật Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ việc làm ” [ 4 ] .
Quản lý văn bản đến

Về cơ bản, trình tự quản lý văn bản đến được thực hiện như các quy định trước đây, tuy nhiên trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm trình tự quản lý văn bản điện tử. Theo đó, việc tiếp nhận văn bản điện tử được thực hiện như sau: “Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống; Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản; Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống” [4].

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 23 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP đã pháp luật cụ thể phương pháp hoạt động giải trí của việc trình, chuyển giao văn bản đến : “ Căn cứ nội dung của văn bản đến ; quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; công dụng, trách nhiệm và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý. Đối với văn bản tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc cá nhận thì xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, phối hợp và thời hạn xử lý ” [ 4 ] Theo đó, người có thẩm quyền xử lý văn bản ghi ý kiến chỉ huy vào mục “ Chuyển ” trong dấu “ Đến ” hoặc Phiếu xử lý văn bản. Văn bản này sau đó lại được chuyển cho văn thư để ĐK bổ trợ và khi thực thi chuyển giao văn bản giấy đến cho những đơn vị chức năng phải triển khai việc ký nhận văn bản. Với pháp luật này, hoàn toàn có thể xác lập được nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử của những bên khi triển khai nhiệm vụ này .
Sao văn bản
Việc xác lập những hình thức bản sao, giá trị pháp lý bản sao, thẩm quyền sao văn bản được pháp luật tại Điều 25, 26 và 27 của Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP. Theo đó, có ba hình thức bản sao gồm : bản sao y, bản sao lục, bản trích sao và có giá trị pháp lý như bản chính khi được sao theo đúng lao lý. Và việc sao văn bản cũng như thẩm quyền ký những bản sao văn bản sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai sao văn bản quyết định hành động. Những lao lý chi tiết cụ thể như thế này sẽ giúp người làm công tác văn thư và những người có tương quan đến công tác này triển khai tốt việc của mình trong yếu tố sao văn bản, tránh việc lạm dụng sao văn bản không đúng pháp luật, gây tiêu tốn lãng phí .

3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Về lập hồ sơ
Điều 29 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP pháp luật rất rõ ràng về nội dung này, gồm : nhu yếu, nội dung, phương pháp thực thi từng thao tác đơn cử của việc lập hồ sơ cũng như có những hướng dẫn chi tiết cụ thể so với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử. Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để những cơ quan có tương quan thực thi so với pháp luật rất chung chung trong những văn bản trước kia .
Về nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan
Đối với nhiệm vụ này, ngoài việc làm rõ hơn những pháp luật trước đây, nhà nước pháp luật thêm về thủ tục nộp lưu so với hồ sơ điện tử : “ Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ triển khai nộp lưu hồ sơ điện tử vào tàng trữ cơ quan trên mạng lưới hệ thống ; tàng trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo hạng mục ; link đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ ; đảm nhiệm và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ tàng trữ điện từ trên mạng lưới hệ thống ” [ 4 ]. Ngoài ra, kiểm soát và điều chỉnh số lượng hồ sơ, tài liệu từ 04 loại chỉ còn 2 loại là hồ sơ, tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản và hồ sơ, tài liệu khác .

c. Về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Trên cơ sở những pháp luật trước đây, nhà nước bổ trợ thêm việc quản trị, sử dụng thiết bị, lưu khóa bí hiểm trong công tác văn thư đồng thời nhấn mạnh vấn đề hơn nghĩa vụ và trách nhiệm của văn thư, đó là phải có nghĩa vụ và trách nhiệm tự dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn thiết bị lưu khóa bí hiểm và khóa bị mật, đồng thời chỉ được giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền và việc này phải được lập biên bản .

 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

Về nội dung quản trị nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản trị nhà nước về công tác văn thư vẫn biểu lộ trên bảy nội dung như pháp luật cũ. Tuy nhiên, văn bản mới đã thay cụm từ “ cán bộ, công chức, viên chức văn thư ” thành “ những người làm công tác văn thư ” để tương thích với những lao lý hiện hành về cán bộ, công chức, viên chức .
Về việc pháp luật nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị công tác văn thư
Ngoài tiền đề là những nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị công tác văn thư theo lao lý trước đây thì tại Điều 35 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP bổ trợ 02 nghĩa vụ và trách nhiệm cho những bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc nhà nước, Ủy ban nhân dân những cấp, doanh nghiệp nhà nước, đơn cử : “ Bố trí kinh phí đầu tư để hiện đại hóa phương tiện đi lại, hạ tầng kỹ thuật ship hàng công tác văn thư, quản trị và quản lý và vận hành hiệu suất cao mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử ; Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích quy hoạnh, phương tiện đi lại thao tác tương thích, bảo vệ giữ gìn bí hiểm nhà nước, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai ” [ 4 ] .
Kinh phí cho công tác văn thư
Đây chính là điểm độc lạ quan trọng, mang tính cải tiến vượt bậc so với những pháp luật trước đây. Theo đó :
“ Các cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm sắp xếp kinh phí đầu tư cho công tác văn thư trong dự trù ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc sắp xếp kinh phí đầu tư được thực thi theo lao lý hiện hành .
Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào những việc làm : Mua sắm, tăng cấp mạng lưới hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu tốn ship hàng công tác văn thư ; Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản ; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến trong công tác văn thư ; Các hoạt động giải trí khác Giao hàng công tác văn thư ” [ 4 ] .
Với sự tăng trưởng như vũ bão của khoa học công nghệ tiên tiến lúc bấy giờ, thì lao lý này vô cùng thiết yếu, là cơ sở để tăng cấp hạ tầng kỹ thuật, tăng trưởng trang thiết bị và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư .
Qua một số ít điểm mới của Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP được trình diễn ở trên, hoàn toàn có thể thấy rõ hiệu suất cao mà văn bản này đem lại so với công tác văn thư trong thời hạn tới, đơn cử :
Thứ nhất, với sự sinh ra và có hiệu lực thực thi hiện hành của Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP đã bãi bỏ rất nhiều văn bản cũng pháp luật về yếu tố này. Đây sẽ là cơ sở pháp lý cơ bản nhất giúp những người trực tiếp triển khai những nhiệm vụ văn thư mà không phải điều tra và nghiên cứu, khám phá nhiều loại văn bản khác nhau. Do đó, sẽ dễ tra cứu, dễ theo dõi, dễ vận dụng vào thực tiễn hơn so với trước kia .
Thứ hai, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP được phát hành theo trình tự, thủ tục rút gọn cho nên vì thế sẽ có hiệu lực hiện hành kể từ ngày ký phát hành. Do đó, những cơ quan bắt buộc triển khai văn bản này phải vận dụng ngay mà không cần một khoảng chừng thời hạn nhất định để chuẩn bị sẵn sàng những điều kiện kèm theo khác trước khi vận dụng như 1 số ít văn bản mới .
Thứ ba, Nghị định đã lao lý rất đơn cử về những nhiệm vụ quản trị văn bản, lập hồ sơ điện tử cũng như khẳng định chắc chắn giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Điều này vô cùng hữu dụng so với đội ngũ làm công tác này, đồng thời cũng là cơ sở giúp chỉ huy những đơn vị chức năng trong quy trình tăng cường tiến hành Chính phủ điện tử trong thời hạn tới .
Đặc biệt, đây là Nghị định tiên phong pháp luật nguồn kinh phí đầu tư và sử dụng nguồn kinh phí đầu tư trong công tác văn thư. Điều này một lần nữa chứng minh và khẳng định vai trò, sự ảnh hưởng tác động, tầm quan trọng của công tác này so với hiệu suất cao hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai .
Tuy nhiên, vì là văn bản quy phạm pháp luật phát hành theo trình tự thủ tục rút gọn nên cũng sẽ gây trở ngại cho một số ít cơ quan, đơn vị chức năng và một số ít cá thể trong việc vận dụng văn bản này vào trong thực tiễn công tác văn thư, vì chưa có đủ thời hạn và điều kiện kèm theo để được tập huấn, tiếp cận theo đúng ý thức của văn bản .

III. Kết luận

Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị từ khu vực công đến khu vực tư; nhằm đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành, quản lý của các cơ quan này cũng như việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao của mỗi cá nhân. Với sự ra đời của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã một lần nữa khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác này, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay. Đây sẽ là hành lang pháp lý giúp các cơ quan, tổ chức giải quyết những vấn đề nảy sinh trong thực tiễn công tác văn thư mà thời gian qua vẫn còn một số vướng mắc chưa được giải đáp một cách đầy đủ đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công cuộc cải cách thủ tục hành chính cũng như việc thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế. Hy vọng rằng, với cơ sở pháp lý này sẽ giúp công tác văn thư của các cơ quan trong hệ thống các cơ quan nhà nước nói riêng cũng như của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung có nhiều chuyển biến rõ rệt, góp phần vào sự phát triển bền vững của tất cả các đơn vị.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (1945), Sắc lệnh số 49 ngày 12/10/1945,http://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=771&Keyword=s%E1%BA%AFc%20l%E1%BB%87nh.
2. Thủ tướng Chính phủ (1957), Nghị định số 527/TTg ngày 02/11/1957 về việc ban hành Bản Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan, https://thukyluat.vn/vb/nghi-dinh-527-ttg-nam-1957-dieu-le-qui-dinh-che-do-chung-ve-cong-van-giay-to-o-cac-co-qua-do-thu-tuong-chinh-phu-ban-hanh-597f.html#TaiVe.
3. Hội đồng Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 về việc ban hành Điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, http://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=31152&Keyword=Ngh%E1%BB%8B%20%C4%91%E1%BB%8Bnh%20s%E1%BB%91%20142.
4. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, http://vbpl.vn/tw/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?dvid=13&ItemID=141142.

SOME NEW FEATURES OF THE DECREE NO. 30/2020/ND-CP

ON CLERICAL WORK

Master. HOANG THI QUYNH TRANG

Hanoi University Of Home Affairs – Quang Nam Province Campus

Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

ABSTRACT:

Clerical work is an important part of ensuring the effectiveness and efficiency of management activities of state agencies in particular and organizations in general. Therefore, the Government of Vietnam has issued many related documents to direct and guide the implementation of clerical work in state agencies. On March 5, 2020, the Government of Vietnam issued the Decree No. 30/2020 / ND-CP on clerical work. This Decree replaced the Decree No. 110 / 2004 / ND-CP on clerical work and the Decree No. 09/2010 / ND-CP on amending and supplementing some articles of the Decree No. 110 / 2004 / ND-CP. This paper outlines some new features of the Decree No. 30/2020 / ND-CP and compares this Decree to previous decrees .

Keywords: government, decrees, clerical work, new features.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2