Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác

NGHỊ ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Nghị định này lao lý về công tác văn thư và quản trị nhà nước về công tác văn thư ; được vận dụng so với những cơ quan nhà nước, tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính và đơn vị chức năng vũ trang nhân dân ( sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức triển khai ). 2. Công tác văn thư pháp luật tại Nghị định này gồm có những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư .

Xem thêm: Luật sư tư vấn thuế khi chuyển nhượng nhà đất trực tuyến miễn phí

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau : 1. “ Bản thảo văn bản ” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quy trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai ; 2. “ Bản gốc văn bản ” là bản thảo sau cuối được người có thẩm quyền duyệt ; 3. “ Bản chính văn bản ” là bản hoàn hảo về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Bản chính hoàn toàn có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau ; 4. “ Bản sao y bản chính ” là bản sao không thiếu, đúng chuẩn nội dung của văn bản và được trình diễn theo thể thức lao lý. Bản sao y bản chính phải được triển khai từ bản chính ; 5. “ Bản trích sao ” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình diễn theo thể thức pháp luật. Bản trích sao phải được triển khai từ bản chính ; 6. “ Bản sao lục ” là bản sao khá đầy đủ, đúng chuẩn nội dung của văn bản, được thực thi từ bản sao y bản chính và trình diễn theo thể thức lao lý ;

Xem thêm: Phụ cấp đối với người làm công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ

7. “ Hồ sơ ” là một tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc có một ( hoặc 1 số ít ) đặc thù chung như tên loại văn bản ; cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; thời hạn hoặc những đặc thù khác, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi công dụng, trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức triển khai hoặc của một cá thể ; 8. “ Lập hồ sơ ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thành hồ sơ theo những nguyên tắc và chiêu thức nhất định.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được giao, có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy công tác văn thư, chỉ huy việc điều tra và nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư. 2. Mọi cá thể trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm có tương quan đến công tác văn thư, phải triển khai nghiêm chỉnh lao lý tại Nghị định này và pháp luật khác của pháp lý về công tác văn thư.

Chương 2:

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Hình thức văn bản

Xem thêm: Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đối với nhân viên văn thư

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai gồm có : 1. Văn bản quy phạm pháp luật theo lao lý của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 ; 2. Văn bản hành chính Quyết định ( riêng biệt ), thông tư ( riêng biệt ), thông cáo, thông tin, chương trình, kế hoạch, giải pháp, đề án, báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy ghi nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy ra mắt, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển ; 3. Văn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản trị ngành lao lý sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ ; 4. Văn bản của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội pháp luật .

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục xuất khẩu lao động trực tuyến miễn phí

Điều 5. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính a ) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính gồm có những thành phần sau : – Quốc hiệu ; – Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; – Số, ký hiệu của văn bản ; – Địa danh và ngày, tháng, năm phát hành văn bản ;

Xem thêm: Điều kiện chuyển mã ngạch nhân viên văn thư sang văn thư trung cấp

– Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản ; – Nội dung văn bản ; – Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ; – Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai ;

– Nơi nhận;

– Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( so với những văn bản loại khẩn, mật ). b ) Đối với công văn, công điện, giấy ra mắt, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài những thành phần được pháp luật tại điểm a của khoản này, hoàn toàn có thể bổ trợ địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; địa chỉ E-mail ; số điện thoại cảm ứng, số Telex, số Fax. c ) Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng nhà nước lao lý .

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục mua bán nhà chung cư theo dự án trực tuyến

2. Thể thức văn bản chuyên ngành Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản trị ngành pháp luật sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 3. Thể thức văn bản của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức triển khai chính trị, tổ chức triển khai chính trị – xã hội pháp luật. 4. Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể quốc tế được triển khai theo thông lệ quốc tế.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo lao lý của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được pháp luật như sau :

Xem thêm: Mã ngạch, hệ số lương và cách tính lương nhân viên văn thư lưu trữ

a ) Căn cứ đặc thù, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b ) Đơn vị hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những việc làm sau : Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo ; Thu thập, giải quyết và xử lý thông tin có tương quan ; Soạn thảo văn bản ; Trong trường hợp thiết yếu, yêu cầu với người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai việc tìm hiểu thêm quan điểm của những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc đơn vị chức năng, cá thể có tương quan ; điều tra và nghiên cứu tiếp thu quan điểm để hoàn hảo bản thảo ; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có tương quan.

Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục nhập khẩu hàng hoá trực tuyến miễn phí

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp thay thế sửa chữa, bổ trợ bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định hành động.

Điều 8. Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo vệ những nhu yếu sau : 1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó ; 2. Nhân bản đúng số lượng lao lý ; 3. Giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản và triển khai đánh máy, nhân bản theo đúng thời hạn pháp luật.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục đăng ký xe trực tuyến miễn phí

1. Thủ trưởng đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về độ đúng chuẩn của nội dung văn bản. 2. Chánh Văn phòng những Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước và Uỷ ban nhân dân những cấp ( sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng ) ; Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức triển khai không có văn phòng ( sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính ) ; người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quản trị công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức triển khai khác ( sau đây gọi tắt là người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm ) phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình diễn và thủ tục phát hành văn bản.

Điều 10. Ký văn bản

1. Ở cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể giao cho cấp phó của mình ký thay ( KT. ) những văn bản thuộc những nghành được phân công đảm nhiệm. 2. Ở cơ quan, tổ chức triển khai thao tác chính sách tập thể a ) Đối với những yếu tố quan trọng của cơ quan, tổ chức triển khai mà theo pháp luật của pháp lý hoặc theo điều lệ của tổ chức triển khai, phải được đàm đạo tập thể và quyết định hành động theo đa phần, việc ký văn bản được lao lý như sau : Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đại diện thay mặt ( TM. ) tập thể chỉ huy ký những văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai ; Cấp phó của người đứng đầu và những thành viên giữ chức vụ chỉ huy khác được đại diện thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc những nghành được phân công đảm nhiệm .

Xem thêm: Bảng lương bảo vệ, lái xe, văn thư tại cơ quan Nhà nước mới nhất

b ) Việc ký văn bản về những yếu tố khác được triển khai như pháp luật tại khoản 1 của Điều này. 3. Trong trường hợp đặc biệt quan trọng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể uỷ quyền cho một cán bộ đảm nhiệm dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền ( TUQ. ) 1 số ít văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được pháp luật bằng văn bản và số lượng giới hạn trong một thời hạn nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số ít đơn vị chức năng ký thừa lệnh ( TL. ) 1 số ít loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được pháp luật đơn cử trong quy định hoạt động giải trí hoặc quy định công tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai. 5. Khi ký văn bản không dùng bút chì ; không dùng mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được lao lý tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. 2. Thể thức bản sao được pháp luật như sau :

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục giải thể doanh nghiệp trực tuyến miễn phí

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực thi theo đúng pháp luật tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. 4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực thi theo đúng thể thức lao lý tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tìm hiểu thêm.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2