Tất Tần Tật Về Ngành Văn Thư Lưu Trữ – Liên Thông Đại Học

Văn thư lưu trữ là ngành nghề không thể không nhắc đến khi nói đến sự nghiệp văn phòng. Cái nghề gắn liền vời sự sắp xếp; gắn liền với sổ sách, giấy tờ mà nhiều người đang cho rằng khó có tương lai. Ấy thế mà, ngành này đang chính là một trong các ngành thu hút nguồn nhận lực nhất; và trở thành một trong những bộ phận quan trọng với cơ quan; hay tồ chức doanh nghiệp. Vậy văn thư lưu trữ thật sự là gì và lý do vì sao nó trở nên quan trọng đến vậy. Mời các bạn cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé. 

Đầu tiên tất cả chúng ta hãy tìm hiểu và khám phá những khái niệm ; trách nhiệm của những cục / chi cục văn thư lưu trữ để có một cái nhìn tổng quan và đúng mực hơn về ngành này .

Cục văn thư lưu trữ nhà nước 

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (State Records And Archives Management Department Of VietNam) là cơ quan hành chính trực thuộc Bộ Nội vụ; thực hiện chức năng tham mưu; giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư; lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1. Nhiệm vụ và quyền hạn

– Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy định và định mức kinh tế – kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.

– Tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực thi quản trị nhà nước công tác làm việc văn thư, lưu trữ
– Thực hiện những trách nhiệm theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và lao lý của pháp lý
– Thực hiện những trách nhiệm khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao .

2. Cơ cấu tổ chức triển khai cục văn thư lưu trữ

• Các đơn vị chức năng công dụng thường trực Cục

• Các đơn vị chức năng sự nghiệp công lập thuộc Cục

– Trung tâm Lưu trữ vương quốc I
– Trung tâm Lưu trữ vương quốc II
– Trung tâm Lưu trữ vương quốc III
– Trung tâm Lưu trữ vương quốc IV
– Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử
– Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư – Lưu trữ
– Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ vương quốc

Chi cục văn thư lưu trữ

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ. Có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Công tác văn thư lưu trữ

1. Công tác văn thư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ. Bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi); hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…)

• Tác dụng của công tác làm việc văn thư

– Góp phần tăng cường và nhanh mọi hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp, giảm phụ thuộc thủ tục sách vở và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn .
– Giữ gìn, bảo mật thông tin thông tin và bảo vệ tính thông suốt trong hoạt động giải trí của những đơn vị chức năng, tổ chức triển khai .
– Tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc lưu trữ .

• Nội dung công tác làm việc văn thư

Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên cấp dưới trong cơ quan :
– Thảo văn bản, ghi biên bản những cuộc họp, hội nghị là nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên, cán bộ
– Sửa và duyệt bản thảo là nhân viên, thủ trưởng .
– Đánh máy, in là nhân viên cấp dưới đánh máy .
– Trình ký văn thư
– Ký thủ trưởng
– Quản lý con dấu ngặt nghèo, sử dụng con dấu đúng pháp luật văn thư .
– Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư .
– Cấp phát giấy đi đường, giấy ra mắt là văn thư .
– Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư .
– Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng .
– Chuyển giao công văn đến bàn văn thư .
– Theo dõi xử lý công văn đến
+ Theo dõi xử lý về nội dung của thủ trưởng .
+ Theo dõi thời hạn xử lý của văn thư
– Lập hồ sơ à toàn bộ những người tương quan đến công văn sách vở .
– Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tổng thể những người có hồ sơ .

2. Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là toàn bộ những việc làm có tương quan tới tổ chức triển khai quản trị, khai thác sử dụng TLLT để ship hàng cho những nhu yếu xã hội .

• Nội dung của công tác làm việc lưu trữ

Bao gồm các khâu nghiệp vụ chính như­ sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.

– Phân loại ( chỉnh lý ) tài liệu .
– Xác định giá trị tài liệu .
– Thống kê, dữ gìn và bảo vệ TL .
– Tổ chức ship hàng khai thác, sử dụng TL

Tính chất, mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

1. Tính chất cơ mật

Tài liệu tiềm ẩn nhiều bí hiểm của Đảng ; Nhà nước ; của ngành ; của cơ quan. Do đó, yên cầu công tác làm việc văn thư lưu trữ ( VTLT ) phải tuân theo những nguyên tắc ; chính sách ; thủ tục ngặt nghèo. Cán bộ làm công tác làm việc VTLT phải luôn luôn nêu cao niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm ; cẩn trọng cách mạng ; ý thức tổ chức triển khai kỷ luật ; chấp hành nghiêm chỉnh những quy định về bảo vệ tài liệu .

2. Tính chất khoa học

Tài liệu tiềm ẩn một khối lượng thông tin rất lớn. Để tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao ; yên cầu những khâu nhiệm vụ văn thư và lưu trữ phải được triển khai theo giải pháp khoa học ; và có mạng lưới hệ thống lý luận riêng .

3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

– Nguồn tài liệu hầu hết và vô tận bổ trợ cho những KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác làm việc văn thư sẽ có ích ; và giữ lại được khá đầy đủ tài liệu để bổ trợ cho KLT .
– Tài liệu bảo vệ rất đầy đủ thể thức ; đúng thể loại văn bản. Khi xử lý xong lập hồ sơ vừa đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc phân loại ; XĐGTTL và ship hàng khai thác .
– Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được thực trạng nhận từ văn thư từng bó ; từng gói tài liệu chưa chỉnh lý ; không mất công Phục hồi và lập lại hồ sơ .
– Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những yếu tố cần kiểm soát và chấn chỉnh trong công tác làm việc văn thư .

Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và những khái niệm cần biết

1. Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung ; và nhu yếu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những quan điểm ; nguyện vọng của cá thể hay tập thể tới những cơ quan và người có quyền hạn để xử lý .
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, xử lý những vấn đề đơn cử trong khâu quản trị. Có nhiều vài trò khác nhau ; hoàn toàn có thể là thông tin ; truyền đạt thông tin từ tổ chức triển khai ; cá thể ; cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức triển khai, cá thể khác .
Ngoài ra, văn bản hành chính cũng hoàn toàn có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy ; xử lý những việc làm đơn cử trong quy trình quản trị ; quản lý và điều hành một cơ quan, tổ chức triển khai .

• Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm những loại văn bản sau : Nghị quyết ( riêng biệt ) ; quyết định hành động ( riêng biệt ) ; thông tư ; quy định, lao lý ; thông cáo, thông tin ; hướng dẫn ; chương trình ; kế hoạch ; giải pháp, đề án, dự án Bất Động Sản ; báo cáo giải trình ; biên bản, tờ trình ; hợp đồng ; công văn, công điện ; bản ghi nhớ, bản thỏa thuận hợp tác ; giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy trình làng, giấy nghỉ phép ; phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công .

• Thể thức văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính gồm có những thành phần chính
a ) Quốc hiệu và Tiêu ngữ .
b ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .
c ) Số, ký hiệu của văn bản .
d ) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản .
đ ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản .
e ) Nội dung văn bản .
g ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .
h ) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai .
i ) Nơi nhận .
– Ngoài những thành phần pháp luật tại khoản 2 Điều này, văn bản hoàn toàn có thể bổ trợ những thành phần khác
a ) Phụ lục .
b ) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành .
c ) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành .
d ) Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax

2. Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là việc tổ chức triển khai thực thi quản trị mạng lưới hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định .

• Văn bản đi

Là tổng thể những loại văn bản, gồm có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .

• Văn bản đến

Là tổng thể những loại văn bản, gồm có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức triển khai .

• Đăng ký văn bản

Là việc ghi chép hoặc update những thông tin thiết yếu về văn bản như số, ký hiệu ; ngày, tháng, năm phát hành ; tên loại và trích yếu nội dung ; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ ĐK văn bản hoặc cơ sở tài liệu quản trị văn bản trên máy vi tính để quản trị và tra tìm văn bản .

• Văn thư cơ quan

Là tổ chức triển khai hoặc bộ phận thực thi những trách nhiệm công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai theo pháp luật của pháp lý .

• Văn thư đơn vị

  Xem thêm: 7 dịch vụ lưu trữ đám mây tốt, miễn phí, đáng dùng nhất bạn nên biết

Là cá thể trong đơn vị chức năng của cơ quan, tổ chức triển khai, được người đứng đầu đơn vị chức năng giao thực thi 1 số ít trách nhiệm của công tác làm việc văn thư như : đảm nhiệm, ĐK, trình, chuyển giao văn bản, quản trị hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan .
Hy vọng với những thông tin bên trên sẽ giúp bạn phần nào hiểu rõ hơn về công tác làm việc văn thư lữu trữ .

>>> Xem thêm: Tuyển sinh Trung cấp văn thư lưu trữ tại TP.HCM

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2