11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Một doanh nghiệp muốn cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng và đứng vững trên thị trường cần có bộ máy hoạt động vững chắc với quy trình làm việc khoa học. Từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp phải có sự gắn kết, liên hệ mật thiết với nhau nhằm tạo nên sự đoàn kết và thúc đẩy quá trình phát triển của cả tập thể. Việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban sẽ giúp tăng hiệu suất công việc và tăng sức mạnh nội lực cho các doanh nghiệp.

Dưới đây là 11 chiêu thức kết nối quá trình là việc liên phòng ban mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết :

1. Tạo ra hoàn cảnh chung, mục tiêu chung

Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Các thành viên trong cùng một nhóm khó có thể tiếp cận cũng như làm việc chung với nhau nếu họ không thực sự hiểu về công việc cũng như mục tiêu công việc. Nhà quản lý cần cung cấp cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung công việc thông qua một cuộc họp hoặc thảo luận nhóm giữa các bộ phận trước khi bắt đầu dự án. Điều này cũng giúp tăng tính đoàn kết, giúp các nhân viên, các phòng ban có sự liên kết và thấu hiểu. Một trong những cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng chính là tạo nên vòng phản hồi cho nhân viên. 

Không nên bỏ qua: Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc

Bạn đang đọc: 11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

2. Tăng cường sự cảm thông trong công việc

Các phòng ban trong doanh nghiệp cần tạo sự link và đồng cảm lẫn nhau nhằm mục đích tương hỗ việc hợp tác trở nên suôn sẻ và cho hiệu suất cao tốt nhất. Các bộ phận cần hiểu cơ bản về việc làm của các phòng ban khác nhằm mục đích tăng tính tương tác, giúp tăng hiệu suất việc làm. Nhân viên của bộ phận này cần hiểu được các khó khăn vất vả và thử thách mà đồng nghiệp của mình tại các phòng ban khác đang phải gánh vác. Việc kiểm soát và điều chỉnh và thực thi nền văn hóa truyền thống doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng và link giữa đồng nghiệp và các phòng ban với nhau .

Xem thêm: 7 điều lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ cần biết trước khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình công việc

3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường – cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban hiệu quả

Thông thường tại các phòng ban hoặc bộ phận riêng thường vận dụng ngôn từ chuyên ngành riêng nhằm mục đích thuận tiện trong việc trao đổi việc làm. Tuy nhiên khi tiếp xúc chung giữa các phòng ban, nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp cần sử dụng ngôn từ chung mà tổng thể mọi người đều hoàn toàn có thể hiểu. Việc vận dụng các thuật ngữ trình độ thường dùng khi tiếp xúc với các thành viên trong nhóm sẽ khiến các nhóm khác cảm thấy khó hiểu và không dễ chịu. Không những thế việc sử dụng thuật ngữ riêng còn hoàn toàn có thể gây ra các sai lầm đáng tiếc khi giải quyết và xử lý việc làm .

4. Tham gia vào các quy trình của các phòng ban khác

Một trong những nguyên tắc kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ thao tác chính là tăng cường tính tương tác và link giữa các phòng ban. Đối với các dự án Bất Động Sản lớn các doanh nghiệp cần đến sự hợp tác của nhiều bộ phận cùng một lúc. Để mang đến hiệu suất cao và hiệu suất việc làm tốt nhất các phòng ban cần tương tác và tương hỗ lẫn nhau trong việc làm. Nhà quản trị cần tổ chức triển khai các cuộc thảo thuận, cuộc họp để các nhóm trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể trao đổi việc làm với nhau. Việc thiết kế xây dựng quá trình thao tác khoa học và hài hòa và hợp lý giữa các phòng ban sẽ tránh việc đỗ lỗ và đùn đẩy nghĩa vụ và trách nhiệm cho nhau .

5. Chia sẻ thông tin nhanh chóng, cập nhật giữa các phòng ban

Chia sẻ thông tin nhanh chóng, cập nhật xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng banMôi trường thao tác năng động, tân tiến được cho phép các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể san sẻ và update thông tin mọi lúc mọi nơi. Doanh nghiệp cần tạo dựng nên những ứng dụng tương thích để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể san sẻ thông tin cũng như góp phần quan điểm và đưa ra quan điểm, nhận xét của mình. Các ứng dụng tàng trữ chứa hầu hết các thông tin tương quan đến dự án Bất Động Sản, khi có thành viên hoặc bộ phận mới tham gia vào họ hoàn toàn có thể thuận tiện bắt nhịp bằng cách xem lại tài liệu hoặc tương tác trước đây. Các ứng dụng này cho phép nhà quản trị san sẻ thông tin đến các thành viên tương thích .

6. Tạo sự liên kết giữa lãnh đạo các phòng ban

Mối quan hệ giữa các trưởng bộ phận, người chỉ huy của các nhóm với nhau tác động ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ cộng tác của các thành viên trong nhóm. Chính thế cho nên các trưởng nhóm, trưởng bộ phận cần hình thành văn hóa truyền thống trong đội ngũ chỉ huy. Với tư cách là người quản trị dự án Bất Động Sản, trưởng nhóm cần hình thành văn hóa truyền thống hợp tác bằng cách kiến thiết xây dựng mối quan hệ với trưởng nhóm tại các bộ phận khác. Điều này sẽ làm tăng sự link cũng như ý thức tập thể, sức mạnh đoàn kết của đội ngũ nhân sự .

7. Ăn mừng sau mỗi dự án

Ăn mừng sau mỗi dự án là cơ hội để các phòng ban cùng chia sẻ niềm vui

Việc ăn mừng chiến thắng và tán dương vai trò của nhân sự trong thành công của dự án hoặc một dấu mốc quan trọng của doanh nghiệp mang đến lợi ích to lớn. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng lòng tự tin, sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa các phòng ban khác nhau. Việc đặt ra các mục tiêu và ăn mừng sau khi vượt qua được cột mốc đấy sẽ tạo và duy trì động lực để nhân viên phá vỡ các rào cản và hăng say làm việc. Lễ kỷ niệm không cần quá lớn, trưởng bộ phận có thể mời ăn trưa hoặc tổ chức một buổi ăn uống vào cuối tuần. 

8. Khuyến khích phản hồi

Với vai trò là người quản trị chỉ huy cần thiết kế xây dựng một thiên nhiên và môi trường thao tác mà các thành viên trong nhóm hoàn toàn có thể nói lên quan điểm và cảm nghĩ của mình. Trưởng nhóm cần khuyến khích nhân viên cấp dưới của mình đưa ra các nhận xét, ý tưởng sáng tạo nhằm mục đích tăng hiệu suất cao thao tác. Đây là một trong những các bước nâng cấp cải tiến quy trình tiến độ thao tác được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vận dụng trong những năm gần đây. Việc nêu cao niềm tin phê bình, tự phê bình cũng được nhiều doanh nghiệp hưởng ứng .

9. Nuôi dưỡng niềm tin

Chìa khóa quan trọng nhất để xây dựng nên niềm tin chính là tính nhất quánMuốn hợp tác lâu dài hơn và mang đến hiệu suất cao tốt nhất việc tạo dựng và nuôi dưỡng niềm tin giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Niềm tin chính là nền tảng tiên phong để các bộ phận hoạt động giải trí và tăng trưởng, mang đến hiệu suất trong việc làm. Sự tin yêu cần xuất phát từ tính minh bạch, chính trực, công minh và đạo đức, năng lượng của các thành viên trong nhóm. Chìa khóa quan trọng nhất để thiết kế xây dựng nên niềm tin chính là tính đồng điệu, các thành viên trong nhóm cần hiểu được rằng chỉ có hợp tác và cùng nhau nỗ lực mới hoàn toàn có thể mang đến thành công xuất sắc .

10. Tạo dựng môi trường làm việc thoải mái

Một trong những phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý chính là tạo dựng môi trường làm việc thoải mái. Tâm lý ảnh hưởng rất nhiều đến sức sáng tạo cũng như hiệu suất làm việc nhất là với nhân viên văn phòng và người hoạt động trí não. Tâm lý thoải mái giúp thúc đẩy hiệu quả làm việc, tăng tính đoàn kết và cởi mở giữa các nhân viên, từ đó tăng hiệu quả và năng suất công việc. 

11. Tăng cường liên kết qua các hoạt động ngoại khóa

Thông thường các nhân viên từ các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp thường chỉ giao tiếp và tương tác với nhau tại các cuộc họp hoặc dự án lớn. Điều này sẽ khiến mối quan hệ giữa các phòng ban trở nên cứng nhắc và xa cách. Nhà quản lý cần cung cấp môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng thông qua việc kết nối giữa các bộ phận với nhau. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi dã ngoại, hoạt động thiện nguyện hoặc team building nhằm tăng cường tương tác giữa các bộ phận. Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban thông qua các phương pháp hợp tác, liên kết mở giúp tăng tính đoàn kết và sức mạnh nhân sự của các doanh nghiệp. Quy trình này cũng giúp tăng hiệu quả xử lý, giải quyết công việc, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Tìm hiểu về cách thiết lập quy trình công việc giữa các phòng ban với FastWork Workflow

Qúy doanh nghiệp chăm sóc vui mừng liên hệ đường dây nóng 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form dưới đây để được tương hỗ nhanh gọn nhất .

Đăng ký tư vấn

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông