Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?

Hiện nay, do lượng chứng từ, tài liệu kế toán phát sinh ngày càng nhiều gây nên khó khăn trong việc quản lý cũng như lưu trữ bảo quản. Rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp muốn tiến hành công tác tiêu hủy tài liệu để giảm bớt gánh nặng lưu trữ đồng thời để giải phóng diện tích văn phòng làm việc và kho chứa. Song có một vấn đề mà nhiều người, nhiều doanh nghiệp gặp phải. Là họ đang thiếu thông tin hoặc chưa biết xác định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, để biết chính xác hồ sơ nào được phép đem đi tiêu hủy, hồ sơ nào cần phải giữ lại lưu trữ đúng theo thời hạn quy định. 

Các thông tin dưới đây được ducthinhphat.com biên soạn và tổng hợp lại từ nội dung Theo Nghị định Số: 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán, Thông tư Số: 155/2013/TT-BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. Hy vọng rằng các thông tin này sẽ giúp bạn làm tốt công tác xác định giá trị của từng loại hồ sơ, đề từ đó có những kế hoạch quản lý, lưu trữ cũng như tránh được việc hủy mất các tài liệu vẫn còn thời hạn bảo quản. 

1 – Những pháp luật trong việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

1.1. Một số khái niệm cần biết trong lao lý thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

• “

  Bạn đang đọc: Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?

  Thời hạn bảo quản tài liệu” là khoảng chừng thời gian thiết yếu để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm việc làm kết thúc .

• “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” là tài liệu có ý nghĩa và giá trị sử dụng không phụ thuộc vào vào thời gian. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được dữ gìn và bảo vệ tại lưu trữ hiện hành ( lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp ), sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang khi đến hạn theo pháp luật của pháp lý về lưu trữ. Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang, phải xem xét mức độ rất đầy đủ của khối ( phông ) tài liệu, những quá trình, thời gian lịch sử vẻ vang ; nếu thiết yếu hoàn toàn có thể nâng những hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng người dùng dữ gìn và bảo vệ có thời hạn lên mức dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn .
• “Tài liệu bảo quản có thời hạn” là tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ dưới 71 năm. Và là những tài liệu được xác lập đơn cử thời hạn dữ gìn và bảo vệ bằng số năm tính từ ngày văn bản được phát hành, hoặc từ ngày hồ sơ việc làm được xử lý xong. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được dữ gìn và bảo vệ tại lưu trữ hiện hành ( lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp ), đến khi hết hạn dữ gìn và bảo vệ sẽ được thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định hành động liên tục giữ lại dữ gìn và bảo vệ hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực thi theo pháp luật của pháp lý về lưu trữ .

1.2. Các loại chứng từ tài liệu kế toán cần phải lưu trữ dữ gìn và bảo vệ

Theo Điều 8, Nghị định Số: 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán thì loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

• Chứng từ kế toán .
• Sổ kế toán chi tiết cụ thể, sổ kế toán tổng hợp .
• Báo cáo kinh tế tài chính ; báo cáo giải trình quyết toán ngân sách ; báo cáo giải trình tổng hợp quyết toán ngân sách .
• Tài liệu khác có tương quan đến kế toán gồm có những loại hợp đồng ; báo cáo giải trình kế toán quản trị ; hồ sơ, báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản hoàn thành xong, dự án Bất Động Sản quan trọng vương quốc ; báo cáo giải trình tác dụng kiểm kê và nhìn nhận gia tài ; những tài liệu tương quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, truy thuế kiểm toán ; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán ; quyết định hành động bổ trợ vốn từ doanh thu, phân phối những quỹ từ doanh thu ; những tài liệu tương quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm hết hoạt động giải trí, quy đổi hình thức chiếm hữu, quy đổi mô hình doanh nghiệp hoặc quy đổi đơn vị chức năng ; tài liệu tương quan đến tiếp đón và sử dụng kinh phí đầu tư, vốn, quỹ ; tài liệu tương quan đến nghĩa vụ và trách nhiệm thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ và trách nhiệm khác so với Nhà nước và những tài liệu khác .

2 – Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm ?

2.1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán .
• Tài liệu kế toán dùng cho quản trị, điều hành quản lý của đơn vị chức năng kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .
• Trường hợp những loại tài liệu kế toán được nêu ở trên mà pháp lý khác pháp luật phải lưu trữ trên 5 năm thì thực thi lưu trữ theo lao lý đó .

2.2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết cụ thể, những sổ kế toán chi tiết cụ thể, những sổ kế toán tổng hợp, báo cáo giải trình kinh tế tài chính tháng, quý, năm của đơn vị chức năng kế toán, báo cáo giải trình quyết toán, báo cáo giải trình tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .
• Tài liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia tài cố định và thắt chặt ; báo cáo giải trình hiệu quả kiểm kê và nhìn nhận gia tài .
• Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng chủ góp vốn đầu tư, gồm có tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản triển khai xong thuộc nhóm B, C .
• Tài liệu kế toán tương quan đến xây dựng, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, quy đổi hình thức chiếm hữu, quy đổi mô hình doanh nghiệp hoặc quy đổi đơn vị chức năng, giải thể, phá sản, chấm hết hoạt động giải trí, kết thúc dự án Bất Động Sản .
• Tài liệu tương quan tại đơn vị chức năng như hồ sơ truy thuế kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của những tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán độc lập .

2.3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

• Đối với đơn vị chức năng kế toán trong nghành kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân những cấp phê chuẩn ; Hồ sơ, báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản hoàn thành xong thuộc nhóm A, dự án Bất Động Sản quan trọng vương quốc ; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng .
• Việc xác lập tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện thay mặt theo pháp lý của đơn vị chức năng kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định hành động trên cơ sở xác lập đặc thù sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng .
• Đối với hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm những tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng .
• Việc xác lập tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện thay mặt theo pháp lý của đơn vị chức năng kế toán quyết định hành động địa thế căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu bền hơn của tài liệu, thông tin để quyết định hành động cho từng trường hợp đơn cử và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác .
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên .

3 – Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu tương quan tới kế toán

3.1. Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu ngành kinh tế tài chính dùng để xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho những hồ sơ, tài liệu hình thành trong những nghành quản trị nhà nước của ngành kinh tế tài chính .

Căn cứ Thông tư Số: 155/2013/TT-BT các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính cụ thể hóa thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu của các lĩnh vực chuyên ngành. Mức xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

Trường hợp trong thực tiễn có những hồ sơ, tài liệu chưa được lao lý tại Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu phát hành kèm theo Thông tư này thì những đơn vị chức năng hoàn toàn có thể vận dụng những mức thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác lập .
Các cơ quan, đơn vị chức năng ngoài ngành kinh tế tài chính hoàn toàn có thể vận dụng để thiết kế xây dựng Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu cho khối tài liệu có tương quan về quản lý tài chính, ngân sách .

3.2. Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của ngành kinh tế tài chính vận dụng so với những nhóm hồ sơ, tài liệu sau :

A- Tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị

• Nhóm 1 : Tài liệu tổng hợp
• Nhóm 2 : Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
• Nhóm 3 : Tài liệu tổ chức triển khai, cán bộ, đào tạo và giảng dạy và bảo vệ chính trị
• Nhóm 4 : Tài liệu lao động, tiền lương
• Nhóm 5 : Tài liệu kinh tế tài chính, kế toán, gia tài
• Nhóm 6 : Tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản
• Nhóm 7 : Tài liệu khoa học công nghệ tiên tiến và ứng dụng công nghệ thông tin
• Nhóm 8 : Tài liệu hợp tác quốc tế
• Nhóm 9 : Tài liệu thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo ; phòng chống tham nhũng, thực hành thực tế tiết kiệm chi phí, chống tiêu tốn lãng phí
• Nhóm 10 : Tài liệu thi đua, khen thưởng
• Nhóm 11 : Tài liệu pháp chế
• Nhóm 12 : Tài liệu xuất bản, báo chí truyền thông, tuyên truyền
• Nhóm 13 : Tài liệu hành chính văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng
• Nhóm 14 : Tài liệu của tổ chức triển khai Đảng

• Nhóm 15: Tài liệu của tổ chức Công đoàn

  Xem thêm: Lấy tế bào gốc từ máu cuống rốn: Những điều cần biết

• Nhóm 16 : Tài liệu của tổ chức triển khai Đoàn Thanh niên

B- Tài liệu chuyên ngành phân theo từng lĩnh vực hoạt động

• Nhóm 1 : Tài liệu quản lý tài chính – ngân sách
• Nhóm 2 : Tài liệu quản trị vốn góp vốn đầu tư tăng trưởng thuộc ngân sách nhà nước
• Nhóm 3 : Tài liệu quản trị nhà nước về kế toán, truy thuế kiểm toán
• Nhóm 4 : Tài liệu quản trị nợ và kinh tế tài chính đối ngoại
• Nhóm 5 : Tài liệu quản lý tài chính doanh nghiệp
• Nhóm 6 : Tài liệu quản trị nhà nước về giá
• Nhóm 7 : Tài liệu quản lý tài chính ngân hàng nhà nước và những tổ chức triển khai kinh tế tài chính
• Nhóm 8 : Tài liệu quản trị và giám sát bảo hiểm
• Nhóm 9 : Tài liệu quản trị công sản
• Nhóm 10 : Tài liệu nghành nghề dịch vụ thuế trong nước
• Nhóm 11 : Tài liệu nghành nghề dịch vụ hải quan và thuế xuất nhập khẩu
• Nhóm 12 : Tài liệu nghành kho bạc Nhà nước
• Nhóm 13 : Tài liệu nghành nghề dịch vụ dự trữ Nhà nước
• Nhóm 14 : Tài liệu nghành nghề dịch vụ sàn chứng khoán
• Nhóm 15 : Tài liệu nghành nghề dịch vụ giáo dục đào tạo và giảng dạy

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu và khám phá xem loại chứng từ, tài liệu kế toán đơn cử nào đó của mình có thời hạn lưu trữ bao lâu. Hãy xem hoặc tải bảng thời hạn lưu trữ chi tiết cụ thể của từng nhóm chứng từ tài liệu kế toán tại link sau : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WZ6l1IdmAs3pVFArSbs1qhWM2E89cb6dNfkIVp0B7Tc/edit?usp=sharing

4 – Làm mất chứng từ tài liệu kế toán sẽ bị giải quyết và xử lý như thế nào ?

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 41/2018 / NĐ-CP việc làm mất chứng từ kế toán, tài liệu kế toán tùy vào mức độ và hành vi vi phạm sẽ có những hình thức giải quyết và xử lý như sau :

5 – Làm mất hóa đơn GTGT sẽ bị giải quyết và xử lý như thế nào ?

Hóa đơn GTGT là loại chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận thông tin bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ theo lao lý của Pháp luật. Căn cứ Theo Công văn 1712 / TCT-CS ngày 08/05/2019 của Tổng cục thuế thì tùy vào mức độ vi phạm khi làm mất hóa đơn GTGT, người làm mất hoàn toàn có thể bị giải quyết và xử lý như sau :

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong nghành nghề dịch vụ Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về quy đổi số trong Công tác Lưu trữ tại những cơ quan và doanh nghiệp .
ducthinhphat.com

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2