CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (427.59 KB, 83 trang )

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nghiên cứu sử dụng lâu dài.

II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm về cơng tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý
thơng tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
2. Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh hình thành
trong quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị tổ chức hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản
trong một kho lưu trữ thích hợp. 3. Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động
của một tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội…có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng được lập
hồ sơ lưu và lưu trữ. 4. Chức năng: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức
năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó cơng tác lưu trữ có chức năng sau:
 Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an tồn tài liệu phơng lưu trữ
quốc gia.  Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt
các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo ra tiền đề để thực hiện chức năng tổ
chức và sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia. 5. Nội dung của công tác lưu trữ
5.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xun nhằm từng bước hồn thiện phơng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phơng lưu
trữ cụ thể nói riêng. Thu thập bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ
Nguyễn Thị Thanh – QT901P
26
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, đặc biệt chú ý đến những tài liệu hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưu
vào kho lưu trữ. Ngồi ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài
liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước.
5.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ  Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật
nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.  Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nên
tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thường
xuyên cao. Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng. Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được
đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin bí mật
về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp
ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu
trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. 5.3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu
phục vụ các yêu cầu tra cứu.  Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài
liệu lưu trữ khơng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công cụ tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
 Mục đích cao nhất của cơng tác lưu trữ là bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu
Nguyễn Thị Thanh – QT901P
27
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
quả tài liệu lưu trữ.  Đối với tồn xã hội cơng tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng và
Nhà nước rất quan tâm. Ngày 1542001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày
442001. Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ. 5.4. Phục vụ tra cứu sao lục
 Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịp
thời nhanh chóng và an tồn, không để lưu hại mất tài liệu.  Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải:
– Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề nhất định.
– Cung cấp bản sao, tránh lạc tài liệu.
 Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm cơng tác lưu trữ phải lập sổ giao
nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục.
Bảng số 13: Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ 5.5. Tiêu hủy tài liệu
Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu đó khơng còn bất cứ giá trị nào đối với doanh nghiệp. Mục đích chính của cơng tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm
bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và
xác nhận của lãnh đạo cơ quan.

III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ

1. Khái niệm về cơng tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lýthơng tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.2. Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh hình thànhtrong quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị tổ chức hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quảntrong một kho lưu trữ thích hợp. 3. Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa một tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội…có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng được lậphồ sơ lưu và lưu trữ. 4. Chức năng: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chứcnăng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó cơng tác lưu trữ có chức năng sau: Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an tồn tài liệu phơng lưu trữquốc gia.  Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốtcác đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo ra tiền đề để thực hiện chức năng tổchức và sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia. 5. Nội dung của công tác lưu trữ5.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữThu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xun nhằm từng bước hồn thiện phơng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phơng lưutrữ cụ thể nói riêng. Thu thập bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữNguyễn Thị Thanh – QT901P26Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phònghiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, đặc biệt chú ý đến những tài liệu hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưuvào kho lưu trữ. Ngồi ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tàiliệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước.5.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ  Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuậtnhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.  Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nêntuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thườngxuyên cao. Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng. Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải đượcđặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin bí mậtvề chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện phápngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưutrữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. 5.3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệuphục vụ các yêu cầu tra cứu.  Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tàiliệu lưu trữ khơng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công cụ tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mục đích cao nhất của cơng tác lưu trữ là bảo quản an tồn và sử dụng có hiệuNguyễn Thị Thanh – QT901P27Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòngquả tài liệu lưu trữ.  Đối với tồn xã hội cơng tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng vàNhà nước rất quan tâm. Ngày 1542001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày442001. Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ. 5.4. Phục vụ tra cứu sao lục Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịpthời nhanh chóng và an tồn, không để lưu hại mất tài liệu.  Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải:- Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề nhất định.- Cung cấp bản sao, tránh lạc tài liệu. Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm cơng tác lưu trữ phải lập sổ giaonhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục.Bảng số 13: Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ 5.5. Tiêu hủy tài liệuTiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu đó khơng còn bất cứ giá trị nào đối với doanh nghiệp. Mục đích chính của cơng tác này nhằm giải phóng chỗ để giảmbớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu vàxác nhận của lãnh đạo cơ quan.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2