Các loại tài liệu nào thì được phép lưu trữ bằng chứng từ điện tử? Theo quy định hiện nay chứng từ kế toán điện tử được thực hiện như thế nào?

Chứng từ điện tử là gì?

Theo Điều 17 Luật Kế toán năm ngoái pháp luật như sau :

“Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.”

Theo đó, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có những nội dung pháp luật tại Điều 16 của Luật này và được biểu lộ dưới dạng tài liệu điện tử, được mã hóa mà không bị biến hóa trong quy trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, những loại thẻ giao dịch thanh toán .

Chứng từ điện tử

Tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?

Theo Điều 8 Nghị định 174 / 2018 / NĐ-CP pháp luật như sau :

“Điều 8. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.”

Theo đó, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ gồm có :- Chứng từ kế toán .

– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

– Báo cáo kinh tế tài chính ; báo cáo giải trình quyết toán ngân sách ; báo cáo giải trình tổng hợp quyết toán ngân sách .- Tài liệu khác có tương quan đến kế toán gồm có những loại hợp đồng ; báo cáo giải trình kế toán quản trị ; hồ sơ, báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản triển khai xong, dự án Bất Động Sản quan trọng vương quốc ; báo cáo giải trình tác dụng kiểm kê và nhìn nhận gia tài ; những tài liệu tương quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, truy thuế kiểm toán ; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán ; quyết định hành động bổ trợ vốn từ doanh thu, phân phối những quỹ từ doanh thu ; những tài liệu tương quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm hết hoạt động giải trí, quy đổi hình thức chiếm hữu, quy đổi mô hình doanh nghiệp hoặc quy đổi đơn vị chức năng ; tài liệu tương quan đến đảm nhiệm và sử dụng kinh phí đầu tư, vốn, quỹ ; tài liệu tương quan đến nghĩa vụ và trách nhiệm thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ và trách nhiệm khác so với Nhà nước và những tài liệu khác .

Tài liệu kế toán nào lưu trữ trên phương tiện điện tử?

Theo Điều 10 Nghị định 174/2018/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 10. Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử

1. Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.”

Theo đó, chứng từ kế toán và sổ kế toán của những đơn vị chức năng kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo pháp luật trừ trường hợp đơn vị chức năng lựa chọn lưu trữ trên phương tiện đi lại điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện đi lại điện tử phải bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin thông tin dữ liệu và phải bảo vệ tra cứu được trong thời hạn lưu trữ .Các đơn vị chức năng trong nghành nghề dịch vụ kế toán nhà nước ( trừ đơn vị chức năng thu, chi ngân sách nhà nước những cấp ) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện đi lại điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu ( nếu có ) để lưu trữ theo pháp luật. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết cụ thể và những tài liệu kế toán khác do người đại diện thay mặt theo pháp lý của đơn vị chức năng quyết định hành động. Các đơn vị chức năng thu, chi ngân sách nhà nước những cấp thực thi theo lao lý của Bộ trưởng Bộ Tài chính .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2