HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CHI TIẾT | Link Power

I. Khái niệm về truyền thông nội bộ 

1. Truyền thông nội bộ là gì? 

Truyền thông nội bộ là một thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh Internal communications, đây là một hoạt động giải trí truyền đạt thông tin giữa những thành viên, những phòng ban trong công ty với nhau, nhằm mục đích kiến thiết xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa những thành viên với nhau, giữa nhân viên cấp dưới và sếp. Đây là công tác làm việc mà bất kỳ doanh nghiệp, cơ quan, công ty, đoàn thể nào cũng cần có .

2

. Ý nghĩa của truyền thông nội bộ 

Gắn với ý nghĩa truyền thông thì ngành truyền thông nội bộ chính là quy trình đưa ra những thông tin việc làm, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của chỉ huy công ty tới tổng thể nhân viên cấp dưới. Công tác này góp thêm phần quan trọng trong sự kết nối tăng trưởng của nhân viên cấp dưới với công ty. Nếu truyền thông nội bộ không hiệu suất cao, những nhân viên cấp dưới truyền thông nội bộ sẽ không nhân thức rõ về nhu yếu việc làm, quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để góp sức cho sự tăng trưởng của công ty. Ngược lại cấp trên cũng không hề nắm rõ tình hình nhân viên cấp dưới để có những kế hoạch, kế hoạch hiệu suất cao cho công tác làm việc quản trị, quản lý và điều hành công ty .

II. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ 

1. Chính sách truyền thông nội bộ (communication policy)

Để truyền thông nội bộ đạt hiệu suất cao, doanh nghiệp cần nắm được những nguyên tắc chủ trương sau

• Cung cấp khá đầy đủ thông tin thiết yếu cho nhân viên cấp dưới về nội dung, kế hoạch, mục tiêu, tiềm năng truyền thông của đơn vị chức năng mình .

  Bạn đang đọc: HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CHI TIẾT | Link Power

• Cung cấp thông tin quan trọng về những hoạt động giải trí, sự kiện, hay thành tích điển hình nổi bật của đơn vị chức năng .

• Khuyến khích nhân viên cấp dưới góp phần quan điểm để cùng kiến thiết xây dựng tổ chức triển khai ngày càng vững mạnh. Động viên, thôi thúc sự phát minh sáng tạo, tăng trưởng của họ .

• Có giải pháp giải quyết và xử lý tích cực so với những yếu tố gây tranh cãi, nhạy cảm hay xấu đi

• Truyền thông trung thực, hai chiều, liên tục giữa cán bộ quản trị và cấp nhân viên cấp dưới .

• Các yếu tố, nội dung quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến toàn bộ nhân viên cấp dưới, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên cấp dưới nhận được từ kênh truyền thông khác .

• Xây dựng văn hóa truyền thống khuyến khích tư duy phát minh sáng tạo, ý tưởng, sáng tạo độc đáo trong doanh nghiệp .

• Nên có chủ trương khen thưởng kịp thời từ những cấp quản trị so với sự tân tiến của nhân viên cấp dưới .

2. Các bước xây dựng một chiến lược hoàn chỉnh

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản nhìn nhận tình hình chi tiết cụ thể sẽ là cơ sở để bạn thiết kế xây dựng tiềm năng và kế hoạch tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa triển khai hoạt động giải trí truyền thông nội bộ nào đơn cử, bạn cũng cần nhìn nhận được điều đó đang gây ra những yếu tố như thế nào trong doanh nghiệp .

Bước 2: Xác định đối tượng

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được triển khai ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời gian then chốt như doanh nghiệp sắp có sự biến hóa về nhân sự, đặc biệt quan trọng cần chăm sóc đến những đối tượng người tiêu dùng chịu ảnh hưởng tác động bởi đổi khác .

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên tiềm năng thực sự đạt hiệu suất cao, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART .

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là những giải pháp, những cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được tiềm năng của mình. Sẽ có một số ít người nhầm lẫn giữa kế hoạch và kế hoạch hành vi, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc nhìn kế hoạch sẽ hạn chế được thực trạng sơ sót .

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Nếu như kế hoạch là chiêu thức thì kế hoạch hành vi là những việc làm đơn cử mà bạn sẽ tiến hành để đưa giải pháp đó vào trong thực tiễn .

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến tiềm năng của mình hay không và có những giải pháp điều chỉnh hợp lý .

3. Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế

• Bảng tin, Standee : Thường hiệu suất cao khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu hết mọi nhân viên cấp dưới đều sẽ nhìn thấy .

  Xem thêm: Ngành Truyền thông là gì? Học những gì? Gồm những chuyên ngành nào? Ra trường làm gì? Lương bao nhiêu? Có dễ xin việc không?

• Bản tin E-Mail : Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông tin những sự kiện, tin tức hay chủ trương mới của doanh nghiệp .

• Radio : Hàng tuần, bạn hoàn toàn có thể tổ chức triển khai chương trình radio cho những nhân viên cấp dưới khác. Nội dung hoàn toàn có thể là lời tâm sự của nhân viên cấp dưới, update thông tin từ cấp trên, hoặc phát những bài hát theo nhu yếu .

• Tạp chí nội bộ : Khi email chưa phổ cập, tạp chí nội bộ là một trong những phương pháp truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài san sẻ về yếu tố nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn, …

• Chương trình tổng kết hàng tuần : Đúng như tên thường gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động giải trí, sự kiện, tin tức, vinh danh cá thể và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ những phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể, …

• Truyền miệng : Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu suất cao. Bạn hoàn toàn có thể thông tin tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên cấp dưới trong phòng và trong nhóm .

​​​​​​​

• Cuộc thi, game show quy mô nội bộ : Hãy tự phát minh sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker, … Bạn hoàn toàn có thể mang một số ít gameshow đang hot lúc bấy giờ vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam ’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng, … Các trang thiết bị văn minh Giao hàng đá FIFA hay Liên minh lịch sử một thời cũng thuộc top những điều mà nhân viên cấp dưới nam ưa thích .

• Cùng tham gia sự kiện hội đồng : Doanh nghiệp trọn vẹn hoàn toàn có thể ĐK những sự kiện hội đồng như Giờ toàn cầu, Uprace, … rồi lôi kéo nhân viên cấp dưới cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là thời cơ tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiện với nhau .

4. Gợi ý một số cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

a. Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone

Truyền thông nội bộ thời nay không thể nào thiếu smartphone. Với thói quen sử dụng điện thoại thông minh ngày một liên tục, nhân viên cấp dưới chắc như đinh sẽ rất muốn được tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp trải qua smartphone. Kể cả trong trường hợp bạn thiết kế xây dựng được một website nội bộ với những bài viết rất tận tâm và update tiếp tục, nhưng nếu nó không tương hỗ trên smartphone thì cũng không hiệu suất cao. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ lỡ yếu tố tuy đơn thuần mà lại rất thiết yếu này .
Thế nên, hãy bảo vệ rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung ứng cho những nhân viên cấp dưới khác hoàn toàn có thể truy vấn được bằng điện thoại thông minh. Từ đó, thông tin hoàn toàn có thể đến được với họ dù họ ở bất kể đâu. Cách này cũng sẽ giúp bạn tương tác với những nhân viên cấp dưới ít khi ngồi một chỗ để thao tác .

• Hãy tận dụng video

Quan sát đời sống hàng ngày, chắc rằng bạn cũng hoàn toàn có thể thấy được video hoàn toàn có thể tạo ra sức hút cũng như tương tác lớn đến thế nào. Và nếu nói về những phương tiện đi lại dùng để truyền tải thông điệp một cách hiệu suất cao, khó có phương tiện đi lại nào tốt hơn video ở thời gian hiện tại. Vậy nên, ngoài những thông tin dạng văn bản, hãy thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video làm một kênh truyền thông của doanh nghiệp .
Đó hoàn toàn có thể là video về một ngày thao tác của nhân viên cấp dưới, hoặc phỏng vấn CEO của doanh nghiệp bạn về tầm nhìn sắp tới. Đăng tải hay tàng trữ video với công nghệ tiên tiến thời nay là vô cùng thuận tiện. Hãy tận dụng video thật hiệu suất cao mọi lúc, mọi nơi .

b. Sử dụng những công cụ tiếp xúc trực tuyến

Nhân viên không cần khi nào cũng phải đi công tác làm việc và tham gia những cuộc họp để update thông tin. Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn cần phải khai thác để tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách cho truyền thông, trong khi vẫn bảo vệ thông điệp đúng mực được truyền đi .
Gọi video qua Skype và những ứng dụng chat video là những cách tuyệt vời để truyền thông xuyên khoảng cách .

c. Mạng xã hội nội bộ

Nghe thì có vẻ chẳng có ích gì khi tạo ra mạng xã hội ở nơi thao tác, nhưng những mạng xã hội như thể Facebook Workplace, Slack, .. sẽ cho phép nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp trao đổi với nhau nhanh gọn hơn, thay vì ngồi dài cổ đợi email .

Mạng xã hội nội bộ cũng hoàn toàn có thể giúp nhân viên cấp dưới lên lịch và ghi nhớ sự kiện cũng như theo dõi những kênh truyền thông ở nơi thao tác. Cách này cũng rất hiệu suất cao khi bạn có nhân viên cấp dưới thao tác ở những Trụ sở, khu vực khác nhau. Nó sẽ giúp bạn thuận tiện liên kết mọi người và mang đến thời cơ hợp tác và cộng tác thuận tiện hơn .

d. Tổ chức sự kiện nội bộ

Ngoài những phương pháp truyền thông truyền thống lịch sử, truyền miệng cũng chính là một cách để thông tin tin tức. Những nhân viên cấp dưới doanh nghiệp mà còn không biết nhau thì chẳng có thời cơ nào để truyền thông như vậy cả .

​​​​​​​

Chính thế cho nên, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là thời cơ tốt để nhân viên cấp dưới giao lưu với nhau. Hãy tổ chức triển khai một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay đơn thuần là rủ toàn bộ mọi người đi ăn sau khi tan làm. Những hoạt động giải trí như vậy sẽ

4. Kết luận : Truyền thông nội bộ là linh hồn của doanh nghiệp

Giao tiếp có lẽ là hành động mạnh mẽ nhất mà chúng ta thực hiện mỗi ngày: tại nơi làm việc và trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Là những người giao tiếp nội bộ, có thể cảm thấy quá sức khi xem xét có bao nhiêu hình thức khác nhau có thể thực hiện. 

Nếu ví một tổ chức triển khai / doanh nghiệp là một khung hình thì nhân lực chính là sức khỏe thể chất, tinh anh, còn truyền thông nội bộ đóng vai trò như thể linh hồn .
Đã đến lúc những người chỉ huy đổi khác tư duy, bắt kịp xu thế, tăng cường sự chăm sóc hơn nữa tới những quyền lợi vĩnh viễn mà truyền thông nội bộ mang lại, có như vậy mới tăng trưởng và cạnh tranh đối đầu được trong môi trường tự nhiên như thời nay .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Truyền Thông