Các loại thùng, hộp đựng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp

Theo pháp luật, nhiều tài liệu cần được lưu trữ trong thời hạn 1 – 2 năm, hay 7 – 10 năm và thậm chí còn là vĩnh viễn .Chính vì thế, việc dữ gìn và bảo vệ so với những tài liệu này vô cùng quan trọng. Chúng ta không hề bảo vệ được tài liệu nếu chỉ sử dụng những cách cất giữ thường thì .Bên cạnh việc phải bảo vệ môi trường tự nhiên, khoảng trống lưu trữ tài liệu tiêu chuẩn ( ánh sáng, nhiệt độ, nhiệt độ, cấu trúc khu vực, … ), những tài liệu phải được để trong những hộp đựng tiêu chuẩn để sách vở, văn bản, hồ sơ tránh những ảnh hưởng tác động từ thiên nhiên và môi trường bên ngoài .

Cùng ALS tìm hiểu về một số loại hộp đựng tài liệu lưu trữ thông dụng hiện nay thông qua bài viết sau.

1. Hộp đựng tài liệu lưu trữ là gì?

Các hộp đựng tài liệu lưu trữ là những hộp / thùng được phong cách thiết kế theo dạng hình khối chữ nhất, bên trong có khoảng trống để lưu trữ sách vở, văn bản, hồ sơ của doanh nghiệp .Việc sử dụng những hộp đựng tài liệu này giúp tài liệu :- Giảm thiểu những yếu tố tác động ảnh hưởng từ bên ngoài ảnh hưởng tác động đến chất lượng sách vở lưu trữ ( mối mọt, thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, … )- Tối ưu về khoảng trống lưu trữ, thuận tiện chất xếp, cất giữ trong khoảng trống văn phòng / kho tài liệu cũng như thuận tiện khi chuyển dời đến những vị trí khác nhau .

2. Các loại hộp đựng tài liệu lưu trữ?

Tùy theo vật liệu, người ta chia hộp đựng tài liệu lưu trữ ra làm hai loại cơ bản :

* Hộp đựng tài liệu lưu trữ bằng carton:

Những hộp này thường được làm bằng hộp carton cứng, độ dày khoảng từ 2 – 3 lớp trở lên. Những thùng này thường nhẹ và có khoét lỗ để tiện trong việc bê, xách khi vận chuyển và lưu trữ. 

– Ưu điểm : nhẹ, giá tiền rẻ, dễ luân chuyển- Nhược điểm : năng lực chống chịu ngoại lực kém, dễ bị ẩm thấp ( nếu như hộp carton không được làm dày hay tráng thêm những vật tư tráng bên ngoài ) .

* Hộp đựng tài liệu lưu trữ bằng tôn/nhôm

Các doanh nghiệp sử dụng những thùng tôn để lưu trữ. Những thùng / hộp này thường được làm bằng tôn hay bằng nhôm có độ dày trung bình. Có quai xách ở hai bên để bê hoặc kéo vận động và di chuyển .- Ưu điểm : chắc như đinh, chống chịu ngoại lực và tránh tác động ảnh hưởng từ yếu tố bên ngoài tốt

– Nhược điểm: cồng kềnh, nặng, khó vận chuyển, giá thành vật liệu cao.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dựa vào ngân sách, khối lượng sách vở, văn bản cần lưu trữ để lựa chọn loại hộp đựng tài liệu lưu trữ. Đơn vị hoàn toàn có thể sử dụng hộp carton, thùng tôn hoặc phối hợp cả 2 loại để lưu trữ hồ sơ, sách vở .Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về hộp đựng tài liệu lưu trữ. Nếu doanh nghiệp bạn cần phân phối hộp đựng hay kho tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn, hãy liên hệ ngay với những chuyên viên của chúng tôi để nhận được tương hỗ sớm nhất .
Chia sẻ bài viết này

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2