Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn trong bao lâu?

Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang là xu hướng tất yếu của mọi đơn vị kinh doanh. Vậy, sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần lưu trữ trong bao lâu? Hóa đơn điện tử phải tuân thủ những điều kiện lưu trữ nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu thì hợp pháp?
 

1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng những đơn vị chức năng kinh doanh thương mại cũng phải tuân thủ lao lý về thời hạn lưu trữ .

Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP pháp luật rõ về cách lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau :- Hóa đơn điện tử phải được dữ gìn và bảo vệ và lưu trữ bằng những phương tiện đi lại điện tử ;

– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình;

– Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải bảo vệ tuân thủ những điều kiện kèm theo pháp luật tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP ;- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo lao lý, nếu như không có pháp luật khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải bảo vệ việc tiêu hủy không được làm tác động ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của những thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động giải trí thông thường của mạng lưới hệ thống thông tin .Bên cạnh đó, người bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ tính toàn vẹn của hàng loạt hóa đơn điện tử ; triển khai những lao lý pháp lý về bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh mạng lưới hệ thống tài liệu điện tử trong suốt quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử .Các tổ chức triển khai cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử có nghĩa vụ và trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời hạn thanh toán giao dịch chưa triển khai xong với nhu yếu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên mạng lưới hệ thống và được truy vấn trực tuyến. Nhật ký thanh toán giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo lao lý của pháp lý về kế toán kể từ thời gian thực thi thanh toán giao dịch thành công xuất sắc. Bảo đảm những thông tin lưu trữ trong nhật ký thanh toán giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời hạn lưu trữ .

2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, để bảo vệ tính hợp pháp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, những hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải cung ứng vừa đủ 03 nhu yếu sau :Một là, hóa đơn điện tử trong suốt thời hạn lưu trữ phải bảo vệ tính bảo đảm an toàn bảo mật thông tin, toàn vẹn, vừa đủ, không bị biến hóa hay xô lệch ;Hai là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải bảo vệ đúng và đủ thời hạn theo pháp luật của pháp lý kế toán ;

Ba là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và đảm bảo có thể tra cứu khi được yêu cầu.

Chỉ khi phân phối những điều kiện kèm theo pháp luật trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới bảo vệ hợp pháp .Lưu ý : Hóa đơn điện tử đã được vận dụng công nghệ tiên tiến văn minh nhưng trong quy trình lưu trữ vẫn hoàn toàn có thể xảy ra rủi ro đáng tiếc mất tài liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, những tổ chức triển khai, doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn những nhà phân phối hóa đơn điện tử uy tín, được Cơ quan Thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft .

Lưu trữ HĐĐT cần tuân thủ yêu cầu gì?
 

3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ HĐĐT

Trong thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu những đơn vị chức năng kinh doanh thương mại vi phạm lao lý lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính .

Mức phạt khi vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
 

Theo Thông tư 176 / năm nay / TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt như sau :- Phạt từ 6-18 triệu đồng với những hóa đơn GTGT chưa thực thi thông tin phát hành hóa đơn, nếu dữ thế chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày ;- Phạt từ 06 – 08 triệu đồng với những hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày .- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua ; với những trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên ;- Phạt từ 20 – 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn phạm pháp .Trên đây, bài viết giải đáp về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp và những pháp luật tương quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice không lấy phí, Quý doanh nghiệp vui mừng liên hệ :

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ : Số 15 Đặng Thùy Trâm – CG cầu giấy – TP. Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel : 024.37545222Fax : 024.37545223

Website: https://einvoice.vn/

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2