Hệ thống thông tin kế toán: Khái niệm, Thành phần và Vai trò

Ngày nay, với sự tăng trưởng không ngừng của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển nhất đã được ứng dụng vào nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của con người, từ sản xuất, kinh doanh thương mại đến giám sát và quản trị. Công nghệ giúp con người quản trị việc làm hiệu suất cao và nhanh gọn hơn, đồng thời cung ứng thông tin kịp thời và an toàn và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng số 1 của hệ thống quản trị kinh tế tài chính kinh tế tài chính, đóng vai trò to lớn trong việc trấn áp, quản trị và quản lý những hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là trong quá trình lúc bấy giờ .
Điều đó yên cầu doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ tiên tiến vào tổ chức triển khai triển khai công tác làm việc kế toán với mục tiêu tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hiệu suất cao. Hệ thống đó phải hài hòa và hợp lý, ngặt nghèo, phân phối thông tin trung thực, kịp thời, đáng đáng tin cậy với kỹ thuật giải quyết và xử lý tiên tiến và phát triển nhất. Điều đó không chỉ góp thêm phần vào việc ngày càng tăng năng lượng cạnh tranh đối đầu mà còn nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí trong doanh nghiệp. Đây là khuynh hướng tăng trưởng tất yếu và tương thích với tiến trình thay đổi, đặc biệt quan trọng là trong quá trình hội nhập kinh tế tài chính như lúc bấy giờ .
Trong bài viết này hãy cùng SimERP khám phá về khái niệm hệ thống thông tin kế toán và giải pháp tăng trưởng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp .

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.

Các nhân viên cấp dưới kế toán được giảng dạy sâu xa để thao tác với AIS, bảo vệ tỷ suất đúng chuẩn cao nhất trong những thanh toán giao dịch kinh tế tài chính và hoạt động giải trí tàng trữ kinh tế tài chính của doanh nghiệp, cũng như bảo vệ tài liệu kinh tế tài chính luôn chuẩn bị sẵn sàng cho nhu yếu sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên tài liệu gốc .

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường gồm có bốn thành phần chính : con người, thủ tục và hướng dẫn, tài liệu, ứng dụng. Hãy cùng khám phá chi tiết cụ thể từng thành phần đó dưới đây .

Con người

Người trong hệ thống thông tin kế toán đơn thuần là người dùng hệ thống. Các chuyên viên cần sử dụng hệ thống trong một tổ chức triển khai gồm có : kế toán viên, nhân viên cấp dưới tư vấn, chuyên viên nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại, nhà quản trị, giám đốc kinh tế tài chính và kiểm toán viên. Hệ thống kế toán giúp những bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phối hợp hợp tác ăn ý với nhau .
Với một hệ thống thông tin kế toán được phong cách thiết kế tốt, tổng thể mọi nhân viên cấp dưới trong một tổ chức triển khai đều được ủy quyền để hoàn toàn có thể truy vấn vào hệ thống và nhận được thông tin thiết yếu. Hệ thống cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức triển khai, doanh nghiệp khi thiết yếu .
Hệ thống thông tin kế toán nên được phong cách thiết kế để phân phối nhu yếu của người dùng, hiệu suất cao, dễ sử dụng và hạn chế việc cải tổ tăng cấp .

Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là những phương pháp mà nó sử dụng để tích lũy, tổng hợp, tàng trữ, quản trị, truy xuất và giải quyết và xử lý tài liệu. Những giải pháp này đều hoạt động giải trí một cách tự động hóa. Dữ liệu hoàn toàn có thể đến từ cả hai nguồn : nội bộ ( ví dụ : nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp ) và nguồn bên ngoài ( ví dụ : những đơn đặt hàng trực tuyến của người mua ) .
Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán trải qua tài liệu và huấn luyện và đào tạo. Để có được hiệu suất cao cao nhất, những thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ đồng nhất .

Dữ liệu

Để tàng trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở tài liệu giống như ngôn từ truy vấn có cấu trúc ( SQL ), ngôn từ máy tính liên tục được ứng dụng cho cơ sở tài liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều nguồn vào khác nhau để nhập tài liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như những định dạng đầu ra khác nhau nhằm mục đích phân phối nhu yếu của từng người dùng khác nhau và những loại thông tin khác nhau .
Dữ liệu chứa trong hệ thống là tổng thể những thông tin tài chính-kế toán tương thích với thực tiễn kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh thương mại nào ảnh hưởng tác động đến hệ thống kinh tế tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống .
Loại tài liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào vào quy mô và mô hình của doanh nghiệp, tuy nhiên nó hoàn toàn có thể gồm có những loại tài liệu sau đây :

• Hóa đơn bán hàng
• Các báo cáo thanh toán của khách hàng
• Các báo cáo phân tích kinh doanh
• Yêu cầu mua hàng
• Hóa đơn của đơn vị cung cấp
• Kiểm tra sổ đăng ký
• Sổ cái chung
• Dữ liệu kiểm kê
• Thông tin liên quan đến biên chế
• Bảng chấm công
• Thông tin thuế

Các loại tài liệu này sau đó hoàn toàn có thể được dùng để lập báo cáo giải trình kế toán. Lưu trữ toàn bộ tài liệu này ở một nơi duy nhất – trong hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện kèm theo cho hoạt động giải trí tàng trữ hồ sơ, nghiên cứu và phân tích, báo cáo giải trình, truy thuế kiểm toán hay ra quyết định hành động. Để tài liệu thực sự có ích, nó phải rất đầy đủ, đúng mực và đáng đáng tin cậy .

Phần mềm

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính-kế toán của doanh nghiệp. Trước khi có máy tính, hệ thống là các hệ thống thủ công, dựa trên giấy, tuy nhiên hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán làm cơ sở cho hệ thống.

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

– Thu thập và tàng trữ những tài liệu về hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
– Xử lý và phân phối thông tin hữu dụng cho những đối tượng người tiêu dùng tương quan như :

• Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên).
• Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tin cậy phục vụ cho việc lập kế hoạch.
• Cung cấp thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.
• Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho hoạt động điều hành doanh nghiệp hàng ngày.

– Hỗ trợ hoạt động giải trí trấn áp trong doanh nghiệp .

• Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Bảo vệ các tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
• Kiểm soát hoạt động liên quan đến thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo chúng luôn được xử lý một cách chính xác và kịp thời. 

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, thiết kế xây dựng và tăng trưởng hệ thống thông tin quản trị nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại những doanh nghiệp tại Nước Ta vẫn đang gặp nhiều khó khăn vất vả. Việc phong cách thiết kế hệ thống thông tin trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 cần phải được nhanh gọn triển khai và triển khai xong nhằm mục đích tăng cường hiệu suất cao quản trị và nâng cao năng lực cạnh tranh đối đầu cho những doanh nghiệp .

Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Để phong cách thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp một cách hiệu suất cao, những bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm đề xuất kiến nghị dưới đây của chúng tôi .

Thứ nhất, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính trong cùng một bộ phận. Tuy nhiên, sự kết hợp này vẫn cần tách biệt, phân công một cách rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp để tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong công tác xử lý và cung cấp thông tin.

Thứ hai, cần phải thiết lập quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần thiết kế lại quy trình tiến độ luân chuyển chứng từ để Giao hàng hiệu suất cao cho hệ thống thông tin kế toán. Trước hết, cần kiến thiết xây dựng thêm một số ít chứng từ về sản xuất nhằm mục đích ship hàng cho công tác làm việc quản trị ngân sách và thống kê giám sát giá tiền của kế toán. Đồng thời, đưa ra những mục như người viết quy trình tiến độ, người xét duyệt, người kiểm tra. Ngoài ra, nội dung cần đề cập đến : hạng mục chứng từ sử dụng ; lao lý về thời hạn luân chuyển chứng từ và thời hạn pháp luật, quá trình bán chịu .
Thứ ba, tăng trưởng hệ thống thông tin tài khoản kế toán theo hướng cung ứng thông tin quản trị. Dựa vào cơ sở hệ thống thông tin tài khoản kế toán được Bộ Tài chính phát hành, doanh nghiệp hoàn toàn có thể phong cách thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán để hoàn toàn có thể theo dõi định phí, biến phí, và những mã quản trị tương thích với nhu yếu quản trị thông tin .
Thứ tư, kiến thiết xây dựng sổ sách kế toán theo hướng cung ứng thông tin Giao hàng quản trị. Các loại sổ sách chi tiết cụ thể, sổ cái tổng hợp, bảng cân đối kế toán, báo cáo giải trình hiệu quả hoạt động giải trí kinh doanh thương mại … của hệ thống sổ sách kế toán đều có vai trò Giao hàng cho công tác làm việc kế toán quản trị. Về hệ thống thông tin kế toán không bắt buộc thiết kế xây dựng theo mẫu lao lý. Căn cứ vào mục tiêu quản trị, doanh nghiệp sẽ lập ra một hệ thống sổ sách nhằm mục đích theo dõi và phân phối thông tin kịp thời, đúng chuẩn cho những nhà quản trị .
Thứ năm, tổ chức triển khai hệ thống báo cáo giải trình. Phần mềm báo cáo giải trình trong hệ thống thông tin kế toán được phong cách thiết kế, lập và trình diễn một cách linh động và tương thích với nhu yếu của người dùng .
Xuất phát từ quy mô, mô hình kinh doanh thương mại và nhu yếu của người quản trị, cần có những loại báo cáo giải trình sau : Nhu cầu thông tin và báo cáo giải trình Giao hàng tính năng hoạch định của nhà quản trị ; Phục vụ công tác làm việc kiểm tra của nhà quản trị ; Nhu cầu thông tin và báo cáo giải trình ship hàng hoạt động giải trí ra quyết định hành động của nhà quản trị .
Ứng dụng công nghệ thông tin chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp nghiên cứu và phân tích, giải quyết và xử lý nhanh thông tin tích lũy, cũng như đưa ra báo cáo giải trình kịp thời, bảo vệ được tính hữu dụng của thông tin .

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Để bảo vệ sự bảo đảm an toàn cho hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, doanh nghiệp cần tập trung chuyên sâu thực thi những giải pháp sau :
Thứ nhất, bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự truy vấn phạm pháp : Việc xâm nhập phạm pháp máy tính của những kế toán viên và máy chủ chứa ứng dụng, tài liệu kế toán hoàn toàn có thể gây ra nhiều rủi ro đáng tiếc cho doanh nghiệp. Do vậy, việc bảo vệ hệ thống tài liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy vấn trái phép là giải pháp tiên phong cần được ưu tiên tiến hành .
Thứ hai, giám sát hoạt động giải trí truy vấn hệ thống : Ngoài ngăn ngừa sự truy vấn phạm pháp, doanh nghiệp còn phải theo dõi và giám sát tổng thể hoạt động giải trí truy vấn vào hệ thống thông tin kế toán. Theo đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhật ký truy vấn, thường sẽ là một phần của module hệ quản lý bảo mật thông tin để theo dõi, trấn áp thời hạn đăng nhập, loại nhu yếu truy vấn, mã người truy vấn và tài liệu truy vấn .
Thứ ba, bảo vệ sự xâm nhập vật lý trái phép những thiết bị giải quyết và xử lý : Để hạn chế tối đa rủi ro tiềm ẩn mất thiết bị máy tính, hay bị bật mý, phá hoại thông tin thì việc trấn áp ngặt nghèo sự truy vấn vật lý vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là điều vô cùng thiết yếu .
Thứ tư, sử dụng những công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển để ngăn ngừa hành vi phá hoại tài liệu : Trên thực tiễn, rủi ro tiềm ẩn mất bảo đảm an toàn tài liệu có tương quan khá nhiều đến hành vi trộm cắp hoặc đổi khác tài liệu bằng việc sử dụng những kỹ thuật công nghệ tiên tiến. Do vậy, để bảo vệ bảo mật an ninh hệ thống tài liệu kế toán, doanh nghiệp cũng cần sử dụng những công nghệ tiên tiến tương ứng để ngăn ngừa những hành vi phá hoại tài liệu .
Thứ năm, bảo vệ bảo mật an ninh so với việc tàng trữ tài liệu kế toán : Các giải pháp bảo vệ bảo mật an ninh cho việc tàng trữ tài liệu kế toán gồm có : thiết bị tàng trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa nén, đĩa CD, USB hay băng từ, sao lưu dự trữ tài liệu .
Thứ sáu, bảo vệ bảo mật an ninh so với việc truyền tải tài liệu : Các doanh nghiệp cần giám sát ngặt nghèo mạng máy tính để sớm phát hiện những điểm yếu về bảo mật an ninh, từ đó tăng cường những hoạt động giải trí bảo dưỡng và sao lưu dữ liệu … nhằm mục đích giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn và rủi ro đáng tiếc .
Thứ bảy, những kế hoạch hồi sinh và kiến thiết xây dựng lại tài liệu đã mất : Doanh Nghiệp cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục sinh tài liệu bằng việc triển khai sao lưu dự trữ tài liệu. Đối với những tài liệu đặc biệt quan trọng quan trọng cần cất giữ ở nơi bảo đảm an toàn, ngoài khoanh vùng phạm vi Doanh Nghiệp càng tốt. Đồng thời, Doanh Nghiệp cần setup những ứng dụng ứng dụng được cho phép hồi sinh nhanh nhất những tài liệu đã mất .

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Khoa học công nghệ tiên tiến ngày càng tăng trưởng, kéo theo sự tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ của những ngành kinh tế tài chính khác. Điều đó đã đặt ra một thử thách to lớn cho những doanh nghiệp về yếu tố tàng trữ và quản trị thông tin tài chính-kế toán. Lúc này, vai trò của hệ thống sẽ phát huy tối đa. Hệ thống thông tin kế toán tiếp đón trách nhiệm tàng trữ và giải quyết và xử lý thông tin để phân phối những thông tin có ích và đáng an toàn và đáng tin cậy nhất ship hàng cho những quyết định hành động kế hoạch của doanh nghiệp .

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị

Hệ thống thông tin kế toán được tăng trưởng như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của những tổ chức triển khai và doanh nghiệp. Ngoài vai trò chính là tàng trữ và giải quyết và xử lý thông tin, thì hệ thống còn có trách nhiệm thống kê tổng hợp để đưa ra những báo cáo giải trình kế toán đúng mực, từ đó những doanh nghiệp hoàn toàn có thể xử lý việc làm kế toán nhanh gọn, tăng cường tính tương tác trong quy trình thao tác .

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống thông tin kế toán góp phần không nhỏ để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng hệ thống, nhà quản lý sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin. Qua đó, phần nào hạn chế những tổn thất có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp tránh được những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính.

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã phần nào xử lý ba yếu tố lớn của doanh nghiệp tư nhân lúc bấy giờ. Thứ nhất, tương hỗ và nâng cao năng lực cạnh tranh đối đầu cho doanh nghiệp, thứ hai là tương hỗ việc ra quyết định hành động cho doanh nghiệp, ở đầu cuối là tương hỗ nhiệm vụ, hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại giúp doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng thịnh vượng .

Lời kết

Trên đây là những thông tin tổng hợp về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng, qua bài viết này bạn đọc đã nắm được vai trò của HTKT trong công tác làm việc tổ chức triển khai, quản trị và điều hành doanh nghiệp. Nếu còn bất kể câu hỏi nào, hãy để lại phản hồi dưới bài viết này để được SIMERP giải đáp nhanh gọn nhé !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông