Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được pháp luật tại Mục VII Hướng dẫn 17 – HD / VPTW năm năm nay về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương phát hành như sau :
1 – Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu
a ) Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày việc làm kết thúc thì hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan .

Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động giải trí, thời hạn không quá 3 tháng .
b ) Trường hợp đơn vị chức năng, cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu lao lý để Giao hàng việc làm thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đồng ý chấp thuận và phải lập hạng mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu .
2 – Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu
a ) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
– Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông tin đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu của năm trước để những đơn vị chức năng, tổ chức triển khai và cá thể sẵn sàng chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan .
– Các đơn vị chức năng, tổ chức triển khai, cá thể kiểm tra lại chất lượng những hồ sơ đã lập trong năm và thông tin cho Lưu trữ cơ quan biết thời hạn và khu vực giao nộp hồ sơ, tài liệu .

– Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (3 bản) để đính kèm “Biên bản giao nhận tài liệu”.

” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .
( Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu : Phụ lục số 5 ) .
b ) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp
– Khi tiếp đón hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, so sánh trong thực tiễn hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp .
– Lưu trữ cơ quan lập ” Biên bản giao nhận tài liệu “. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của chỉ huy cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản ( bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản ) .

(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu: Phụ lục số 6).

Lưu ý : Các hồ sơ nguyên tắc ship hàng cho việc làm liên tục của cá thể, đơn vị chức năng ; những hồ sơ được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ 5 năm trở xuống ; những hồ sơ việc làm do những cá thể, đơn vị chức năng phối hợp xử lý việc làm nhưng trùng lặp với hồ sơ của những đơn vị chức năng, cá thể chủ trì xử lý ; những văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tìm hiểu thêm và những bản nháp, những bản dự thảo chưa hoàn hảo không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và những cá thể, đơn vị chức năng định kỳ yêu cầu chỉ huy cơ quan cho hủy theo pháp luật của pháp lý .
Trên đây là nội dung pháp luật về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Để hiểu rõ hơn về yếu tố này bạn nên tìm hiểu thêm thêm tại Hướng dẫn 17 – HD / VPTW năm năm nay .
Trân trọng !