Giải pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ tiết kiệm chi phí

Giải pháp lưu trữ hồ sơ chứng từ dạng vật lý kết hợp số hóa của ALS giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách, giảm nỗi lo lưu trữ hồ sơ, chứng từ .Thuỳ Anh, nhân viên cấp dưới kế toán một doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại TP. Hà Nội cho biết khá căng thẳng mệt mỏi với việc làm lưu trữ chứng từ, hồ sơ của công ty. Theo cô, những loại hoá đơn lúc bấy giờ đã được chuyển sang dạng điện tử, nhưng chứng từ đi kèm như hợp đồng, biên bản nghiệm thu sát hoạch chuyển giao thì vẫn phải lưu bản cứng thủ công bằng tay. Cô và đồng nghiệp mất rất nhiều thời hạn và công sức của con người mỗi khi cần tìm lại .” Đa phần hồ sơ của công ty tôi phải lưu giữ trong 10 năm. Hiện tại, lượng tài liệu quá lớn, chúng tôi còn thiếu cả tủ đựng, trong khi lượng sách vở này ngày một nhiều lên “, nhân viên cấp dưới kế toán này cho hay .

Tương tự, Minh Phương, nhân viên hành chính một bệnh viện tư tại Hà Nội cũng đang gặp khó khăn với việc tìm giải pháp quản lý, lưu trữ tài liệu, chứng từ. Phương cho biết hiện bệnh viện chưa có giải pháp tối ưu để quản lý các loại giấy tờ phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay. Bên cạnh lưu trữ truyền thống, cô muốn scan tài liệu để sau này dễ dàng tìm kiếm, khoa học hơn. Tuy nhiên, việc scan thủ công cũng chưa khả thi vì lượng giấy tờ mỗi ngày phải tiếp nhận quá nhiều.

Hiểu được cái khó của doanh nghiệp, Công ty CP Logistics Hàng không ( ALS ) và Công ty CP Đầu tư thương mại và tăng trưởng công nghệ tiên tiến FSI ( FSI ) mới gần đây ra đời giải pháp tổng lực về lưu trữ vật lý và số hóa tài liệu. Theo đại diện thay mặt ALS, đây là giải pháp tổng thể và toàn diện, đồng điệu và tổng lực nên độ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin cao, cũng như thuận tiện tra cứu, truy xuất .Kho lưu trữ với diện tích quy hoạnh lớn, vị trí thuận tiện giúp doanh nghiệp thuận tiện liên kết .Cụ thể, giải pháp tích hợp này góp thêm phần tháo gỡ vướng mắc cho những doanh nghiệp đang phải dành nhiều khoảng trống diện tích quy hoạnh để lưu trữ tài liệu, những đơn vị chức năng muốn cắt giảm ngân sách hay những đơn vị chức năng có nhu yếu quản trị và tra cứu tài liệu nhanh gọn .

Bên cạnh tiết kiệm không gian, nhân lực, ALS cho biết các đơn vị có thể cắt giảm 30% đến 50% chi phí lưu trữ khi ứng dụng giải pháp. “Dịch vụ của chúng tôi đáp ứng tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu vật lý với độ an toàn, bảo mật cao, đem lại sự yên tâm cho khách hàng”, đại diện ALS khẳng định.

Khách hàng hoàn toàn có thể lựa chọn linh động dịch vụ tùy theo nhu yếu. Đối với giải pháp lưu trữ vật lý, ALS dữ gìn và bảo vệ hồ sơ trong mạng lưới hệ thống kho sức chứa lớn, văn minh, đạt tiêu chuẩn nhiệt độ, nhiệt độ, chống mối mọt. Theo ALS, tài liệu sẽ được lưu trong mỗi thùng tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và hoàn toàn có thể truy xuất bất kể khi nào ngay tại kho TT hoặc chuyển tới khu vực của người mua .Đối với những tài liệu quan trọng, người mua hoàn toàn có thể lựa chọn dịch vụ số hóa với công nghệ tiên tiến nhận dạng chữ viết, bảo mật thông tin đa tầng. Những tài liệu quan trọng này sẽ được lưu trữ đám mây, giúp người mua tra cứu truy xuất tức thời, theo nhu yếu một cách thuận tiện, nhanh gọn, bảo mật thông tin cao .

Với giải pháp của ALS, tài liệu sẽ được lưu trong mỗi thùng tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất bất cứ khi nào ngay tại kho trung tâm hoặc chuyển tới địa điểm của khách hàng.

Với cả hai dạng lưu trữ trên, doanh nghiệp đều hoàn toàn có thể thuận tiện quản trị, truy xuất hàng loạt tài liệu vật lý và số hóa cũng như ngân sách lưu trữ của mình trên nhiều nền tảng web, app .ALS là một trong những đơn vị chức năng tiên phong trong phân phối những giải pháp logistics hàng không với tiêu chuẩn quốc tế tại Nước Ta. Với những lợi thế về hạ tầng, cơ sở vật chất, trang thiết bị có sẵn, công ty này đang cung ứng mạng lưới hệ thống kho tài liệu lớn với diện tích quy hoạnh lữu trữ vật lý lên đến 1 triệu thùng tài liệu. Các kho lưu trữ tại vị trí TT, thuận tiện liên kết, bảo vệ công tác làm việc quản lý và vận hành, quản lý tài liệu thuận tiện với tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Trong khi đó, FSI Nước Ta cũng là đơn vị chức năng số 1 về công nghệ tiên tiến số hoá tài liệu .

Thế Đan (Ảnh: ALS)

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2