Ngày 30/3/2021, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 18/2021 / QĐ-UBND pháp luật công tác làm việc văn thư trên địa phận tỉnh Thừa Thiên Huế. Quyết định này có hiệu lực thực thi hiện hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2021 đồng thời bãi bỏ Quyết định số 40/2018 / QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh phát hành Quy chế về công tác làm việc văn thư trên địa phận tỉnh Thừa Thiên Huế và Quyết định số 70/2018 / QĐ-UBND ngày 06 tháng 12 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh phát hành Quy định quản trị, update và khai thác cơ sở tài liệu Biểu mẫu văn bản hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế .Công tác văn thư được lao lý tại Quy định này gồm có : Soạn thảo, ký phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác làm việc văn thư. Trong đó, bước lập danh mục hồ sơ là trong bước đầu trong tiến trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .
Lập danh mục hồ sơ nhằm mục đích quản trị những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể trải qua Hệ thống hồ sơ ; Giúp cho cơ quan, tổ chức triển khai dữ thế chủ động trong việc tổ chức triển khai lập hồ sơ và quản trị hồ sơ, tài liệu trong tiến trình văn thư được ngặt nghèo và khoa học ; Là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại những đơn vị chức năng, cá thể, góp thêm phần nâng cao ý thức và nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai so với việc lập hồ sơ và chuẩn bị sẵn sàng nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là địa thế căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và Giao hàng sử dụng. Việc lập Danh mục hồ sơ dựa trên những địa thế căn cứ sau : Các văn bản pháp luật về tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong cơ quan tổ chức triển khai ; Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; Quy định về công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức triển khai ; Kế hoạch, trách nhiệm công tác làm việc hàng năm của cơ quan, tổ chức triển khai, của những đơn vị chức năng và của mỗi cá thể ; Danh mục hồ sơ của những năm trước ; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai ( nếu có ). Nội dung lập Danh mục hồ sơ gồm có : Xây dựng đề mục trong Danh mục hồ sơ ; Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập hồ sơ ; Dự kiến thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ; Đánh số, ký hiệu những đề mục và hồ sơ .

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau: Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phê duyệt, được phát hành vào đầu năm .
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được phát hành gửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan đồng thời update vào Hệ thống để cán bộ, công chức, viên chức làm địa thế căn cứ lập hồ sơ và triển khai lập hồ sơ điện tử. Trong quy trình thực thi, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với trong thực tiễn hoặc có việc làm xử lý phát sinh thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị chức năng hoặc cá thể nào thì đơn vị chức năng hoặc cá thể đó cần kịp thời sửa đổi, bổ trợ vào phần Danh mục hồ sơ của mình để văn thư tổng hợp, bổ trợ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai .