Hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ chi tiết

Hồ sơ văn thư là những tài liệu có tương quan tới một yếu tố, vấn đề hay một đối tượng người dùng đơn cử nào đó và được xử lý, theo dõi việc làm nhờ vào vào công dụng, trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức triển khai hay cá thể. Tất cả những tài liệu tương quan đến quy trình thao tác đều sẽ được lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ để bảo vệ công ty hoàn toàn có thể kiểm tra và quản trị ngặt nghèo .

1. Tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ giúp cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản trị những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai hay cá thể trải qua mạng lưới hệ thống hồ sơ. Ngoài ra, giúp cho những cơ quan, tổ chức triển khai trong việc quản lý tài liệu, hồ sơ theo một cách ngặt nghèo và khoa học. Việc lưu trữ tài liệu là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại những cơ quan, đơn vị chức năng cá thể, Góp phần nâng cao ý thức và nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi cá thể có tương quan tới trong công tác làm việc tổ chức triển khai lập hồ sơ và chuẩn bị sẵn sàng nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan. Tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

2. Căn cứ xác lập lập hồ sơ

Những địa thế căn cứ hầu hết đóng vai trò quan trong trong việc lập danh mục hồ sơ gồm có : những văn bản lao lý về trách nhiệm, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, quyền hạn của cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai, kế hoạch những trách nhiệm công tác làm việc hàng năm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể. Bên cạnh đó, địa thế căn cứ xác lập lập hồ sơ còn dựa vào danh mục hồ sơ của những năm trước và bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu và mục lục của cơ quan, tổ chức triển khai đó ( nếu có )

3. Nội dung lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Để lập được nội dung danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ một cách hoàn chỉnh thì bạn cẩn phải chú ý đến những yếu tố sau đây:

– Xây dựng khung đề mục theo danh mục hồ sơ lưu trữ Khung đề mục danh mục hồ sơ sẽ được thiết kế xây dựng theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai hoặc theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của cơ quan. Căn cứ theo tình hình thực tiễn để chọn khung danh mục hồ sơ sao cho tương thích, bảo vệ việc lập hồ sơ được khá đầy đủ, đúng chuẩn và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức không thay đổi thì sẽ được phân định cho ràng sẽ được vận dụng theo khung đề mục danh mục hồ sơ cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai. Còn lại những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức không không thay đổi, phức tạp sẽ được vận dụng theo khung đề mục đanh mục hồ sơ theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí. Nội dung lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ Nếu trong cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai thì lấy tên những đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai theo nghành hoạt động giải trí đa phần để làm đề mục lớn cho những phần của danh mục hồ sơ. Từng đề mục lớn sẽ gồm có những đề mục nhỏ là những yếu tố thuộc tính năng, nhiệm của của đơn vị chức năng so với khung theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai hoặc những yếu tố trong khoanh vùng phạm vi một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí so với những khung theo đề mục nghành hoạt động giải trí. – Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ, đơn vị chức năng hoặc người lập Để xác lập hồ sơ cần lập trong năm thì những cá thể, đơn vị chức năng phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên những địa thế căn cứ lập danh mục hồ sơ tại khoản 2. Đặc biệt là những chương trình kế hoạch và trách nhiệm công tác làm việc của tổ chức triển khai, cơ quan, những đơn vị chức năng, trách nhiệm và việc làm đơn cử của từng cá thể trong đơn vị chức năng. Lưu ý rằng tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quái được nội dung của văn bản tài liệu sẽ hình thành trong quy trình theo dõi và xử lý việc làm. Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ văn thư lưu trữ – Dự kiến thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ văn thư lưu trữ Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ văn thư lưu trữ sẽ được ghi theo bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành thông dụng trong những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai hay bảng thời hạn tài liệu chuyên ngành và bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai ( nếu có ). – Ký hiệu, đánh số những đề mục hồ sơ Thông thường những đề mục lớn sẽ được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã còn những đề mục nhỏ trong từng phần sẽ được đánh bằng bẳng chữ số Ả – rập. Việc đánh số hoàn toàn có thể thực thi theo một trong hai cách sau : số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục khởi đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong khoanh vùng phạm vi từng đề mục lớn khởi đầu từ số 01.

Xem ngay: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ hoàn toàn có thể thực thi theo hai cách sau đây : – Cách thứ nhất : những văn thư được kiến thiết xây dựng dựa trên dự thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai và lấy quan điểm góp phần của những đơn vị chức năng, cá thể có tương quan, hoàn thành xong dự thảo, trình lên chỉ huy văn phòng hoặc góp phần của phòng hành chính và ở đầu cuối để trình lên người đứng đầu cơ quan, tôt chức ký phát hành. Tổ chức lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

– Cách thứ hai: các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình sẽ hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư, văn thư tổng hợp thành một danh mục cơ quan, tổ chức, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện sự thảo và trình lên lãnh đạo văn phòng hành chính để trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Xem thêm: Những lý do nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí ngay

5. Các bước thực thi lập danh mục hồ sơ lưu trữ

5.1. Mở doanh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Mở hồ sơ là thao tác lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi lại những thông tin bắt đầu về hồ sơ như : ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Với bìa hồ sơ được phong cách thiết kế và in theo tiêu chuẩn vương quốc của TCVN 9251 : 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. Mỗi cá thể sẽ xử lý việc làm được giao có nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồ sơ về việc làm đó theo những danh mục hồ sơ hoặc kể cả so với những tổ chức triển khai, trường hợp chưa có danh mục hồ sơ.

5.2. Cập nhật văn bản, tài liệu và hồ sơ

Mỗi cá thể trong danh nghiệp sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm thu nhập, update tổng thể những văn bản và tài liệu hồ sơ hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm và tổng hợp về hồ sơ tương ứng đã mở kể cả những hình ảnh, ghi âm. Cần bảo vệ thu nhập kịp thời những văn bản cũng như vài phát biểu, tham luận của đại hiểu hội thảo chiến lược, hội nghị, … để bảo vệ sự toàn vẹn và rất đầy đủ nhất của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Cập nhật văn bản, tài liệu và hồ sơ

5.3. Kết thúc danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ

Khi việc làm đã trọn vẹn được xử lý xong thì hồ sơ sẽ được kết thúc và người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm sẽ phải kiểm tra lại mức độ rất đầy đủ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cẩn bổ trợ thêm. Xem xét và loại khỏi ra doanh mục hồ sơ những bản nháp, bản trùng, bản thảo nếu đã có bản chính, bản chụp văn bản, tài liệu tìm hiểu thêm nếu không thiết yếu phải lưu trữ. Bên cạnh đó sắp xếp lại những văn bản, tài liệu theo trình tự xử lý việc làm hoặc thời hạn, tên loại và tác giả của văn bản. Một số trường hợp trong hồ sơ tài liệu có phim, ảnh thì bỏ vào bì hoặc tài liệu băng đĩa ghi âm thì bỏ vào hộp và sắp xếp cuối hồ sơ. Kết thúc danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ Nếu trong trường hợp hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành những đơn vị chức năng bảo quan khác nhau để thuận thiện cho việc dữ gìn và bảo vệ hồ sơ độc lập. Cuối cùng xem xét lại thời hạn bảo quan hồ sơ bằng cách so sánh danh mục hồ sơ với những tài liệu thực thế và hoàn thành xong, chỉnh sửa tiêu đề sao cho tương thích với tài liệu trong hồ sơ. Để lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ một cách thuận tiện hơn thì những doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể sử dụng đến công cụ tương hỗ ứng dụng văn thư lưu trữ. Với tiện ích của ứng dụng này thì mọi văn bản, tài liệu sẽ được bảo mật thông tin tuyệt đối và tránh xảy ra sai xót trong quy trình lưu trữ thông tin quan trọng.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ. Qua đó ta có thể thấy việc lập danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ rất quan trọng đối các đơn vị. Nếu bạn còn những thắc mắc liên quan đến danh mục hồ sơ văn thư lưu trữ thì hãy để lại bình luận dưới bài viết đễ được giải đáp chi tiết nhé!

Nghiên cứu về công tác làm việc văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp
Công tác lưu trữ văn thư trong doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng không hề thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Hãy click vào bài viết dưới đây để tìm hiểu và khám phá về công tác làm việc văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp lúc bấy giờ .
Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Chia sẻ:

Từ khóa tương quan
Chuyên mục

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2