Mô tả công việc văn thư – Những kỹ năng cần thiết phải có

Việc làm nhân sự

1. Giới thiệu chung về công việc văn thư

Giới thiệu chung về công việc văn thư Bộ phận hành chính văn thư với nhiều người có lẽ rằng khá đơn thuần và không cần nhiệm vụ trình độ, tuy nhiên, đây lại là vị trí vô cùng quan trọng trong những doanh nghiệp. Vị trí công việc văn thư được biết đến như thể nơi quản trị và tàng trữ những hồ sơ sách vở Giao hàng công việc. Nhân viên văn thư là những người chuyên đảm nhiệm quản trị và tàng trữ tài liệu, sách vở, văn thư đi và đến của doanh nghiệp thuộc bộ phận hành chính văn thư. Bên cạnh đó, những nhân viên cấp dưới văn thư cũng tương hỗ giải quyết và xử lý những loại sách vở hành chính, hồ sơ tương quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Trong hầu hết những cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là cơ quan nhà nước, bộ phận hành chính văn thư hay văn thư rất thiết yếu và được nhìn nhận cao về công tác nghiệp vụ trình độ.

Do tính chất các doanh nghiệp luôn muốn mở rộng quy mô cũng như đang tham gia vào quá trình hội nhập hóa toàn cầu nên số lượng đơn từ, văn thư đi và đến cũng ngày một tăng, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng ngành nghề hành chính văn thư cũng gia tăng ngày một nhiều. Nếu bạn yêu thích và đam mê các công việc liên quan đến hành chính của doanh nghiệp cũng như ngại va chạm với các con số thì vị trí công việc văn thư rất phù hợp với bạn. Tuy nhiên, để ứng tuyển vào vị trí công việc này, tùy theo quy mô và yêu cầu của nhà tuyển dụng nhưng nhìn chung, bạn vẫn cần phải đáp ứng đủ điều kiện về trình độ chuyên môn cũng như kĩ năng nghề nghiệp chứ không đơn thuần là tuyển dụng đơn giản không bằng cấp.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên hành chính văn thư

2. Những nghĩa vụ và trách nhiệm công việc của nhân viên cấp dưới văn thư

2.1. Quản lý, tàng trữ tài liệu, hồ sơ, sách vở của doanh nghiệp

Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp Nhiệm vụ tiên phong và cũng là trách nhiệm quan trọng nhất của những nhân viên cấp dưới văn thư chính là quản trị và tàng trữ những tài liệu, hồ sơ và sách vở, văn thư đi và đến của doanh nghiệp nhằm mục đích bảo vệ không mất mát và không lộ ra ngoài, bí hiểm và bảo đảm an toàn. Cụ thể, trách nhiệm này gồm có những công việc cụ thể dưới đây

• Tiếp nhận những loại hồ sơ, sách vở, công văn và văn thư được chuyển đi và chuyển đến doanh nghiệp, được phép xử lý những yếu tố trong thẩm quyền của mình .

• Mở sổ theo dõi hoạt động giải trí và ghi tàng trữ những thông tin về hồ sơ, sách vở văn thư được chuyển đến và đi cũng như những văn thư trong nội bộ .

• Theo dõi và giám sát những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý công văn của những bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm đảm nhiệm và lập báo cáo giải trình .

• Tổ chức tàng trữ tài liệu và văn thư của doanh nghiệp được bảo vệ bảo đảm an toàn và bí hiểm .

• Soạn thảo những loại tài liệu, sách vở và văn thư để chuyển đi hoặc lưu truyền trong nội bộ .

• Phụ trách in ấn, sao lưu và phân phối tài liệu theo nhu yếu của ban chỉ huy, quản trị cấp trên .

• Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Phụ trách bảo vệ con dấu được bảo đảm an toàn. Lưu trữ những văn bản gốc kèm theo sao lưu của những văn thư có con dấu .

Đây là công việc vô cùng quan trọng của văn thư nói riêng và bộ phận hành chính văn thư nói chung. Chính bởi đặc trưng này mà những doanh nghiệp rất cần đến bộ phận hành chính văn thư để tổ chức triển khai quản trị và tàng trữ những tài liệu, công văn thiết yếu. Bạn thử tưởng tượng một ngày doanh nghiệp có đến biết bao nhiêu tài liệu cần phải xử lý, nếu không có sự sắp xếp sẽ rất khó mà quản trị được cũng như tăng trưởng được công ty bền chắc và vững mạnh.

2.2. Quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp

Quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp Nhiệm vụ tiếp theo và cũng vô cùng quan trọng của nhân viên cấp dưới văn thư chính là quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp, công ty. Nhiệm vụ này cũng gồm có những công việc nhỏ chi tiết cụ thể sau :

• Lập bảng kê khai những thiết bị văn phòng thiết yếu để sử dụng cho những phòng ban và thống kê bản tiêu tốn shopping hàng tháng và hàng quý .

• Theo dõi và giám sát việc sử dụng những trang thiết bị, gia tài chung của doanh nghiệp ; trình duyệt và lập kế hoạch bảo dưỡng cho gia tài, trang thiết bị của công ty .

• Trình duyệt và thực hiện các kế hoạch mua sắm trang thiết bị, tài sản cho doanh nghiệp cần thiết trực thuộc các phòng ban, nhằm đảm bảo và đáp ứng yêu cầu của nhân viên.

  Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

Mặc dù nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị và bảo vệ gia tài chung của doanh nghiệp là thuộc về mọi nhân sự có trong doanh nghiệp đó, tuy nhiên ai sẽ là đảm nhiệm chung và đứng lên khi có gia tài bị hư hỏng hoặc cần phải sửa chữa thay thế, tu sửa. Để hoàn toàn có thể giảm thiểu được công việc của ban giám đốc thì những nhân viên cấp dưới văn thư được sinh ra là vì thế, tương hỗ những cấp quản trị những trách nhiệm nhỏ về cơ sở vật chất của doanh nghiệp, phân phối những nhu yếu của nhân viên cấp dưới trong công việc.

2.3. Lễ tân

Nếu như nhiều người nghĩ rằng bộ phận hành chính văn thư chỉ đơn thuần đảm nhiệm những yếu tố tương quan đến sách vở và gia tài của doanh nghiệp thì câu vấn đáp chưa chắc đã như vậy. Có rất nhiều những công ty tích hợp bộ phận văn thư vào trong công việc lễ tân và đảm nhiệm giải quyết và xử lý những yếu tố của người mua với doanh nghiệp. Cụ thể như sau : Xử lý các vấn đề của khách hàng với doanh nghiệp

• Trực tiếp nghe điện thoại cảm ứng và thực thi trao đổi, giải quyết và xử lý và xử lý những yếu tố vướng mắc, tương hỗ chăm nom người mua và đối tác chiến lược tương quan đến bộ phận có thẩm quyền .

• Thực hiện công tác làm việc đón rước người mua và đối tác chiến lược thuận tiện và tốt nhất .

• Tổ chức những cuộc họp trong nội bộ doanh nghiệp, những cuộc hội thảo chiến lược, những cuộc họp thiết yếu giữa người mua hay đối tác chiến lược với doanh nghiệp và trình báo lên cấp trên trải qua thư ký hoặc trợ lý .

Nhìn chung, công tác làm việc của nhân viên cấp dưới văn thư sẽ tương quan đến tài liệu, gia tài và những yếu tố tương quan đến người mua và đối tác chiến lược của doanh nghiệp.

Tìm việc làm nhân viên văn thư

3. Tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên cấp dưới văn thư

Vị trí nhân viên cấp dưới văn thư là một vị trí khá thông dụng ở những doanh nghiệp tư nhân lẫn cơ quan nhà nước lúc bấy giờ. Cho nên nhu yếu tuyển dụng vị trí này tương đối nhiều. Tuy nhiên không do đó mà vị trí này khi tuyển dụng không có quá nhiều tiêu chuẩn, thậm chí còn là còn khá nhiều điều kiện kèm theo đưa ra cho ứng viên ứng tuyển. Do đặc trưng đặc thù công việc nên tiêu chuẩn tuyển dụng công việc nhân viên cấp dưới văn thư cũng nhu yếu những kĩ năng, kinh nghiệm tay nghề như sau :

Trình độ chuyên môn: sinh viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành hành chính văn thư trở lên hoặc các chuyên ngành liên quan đến nhân sự tương ứng

Tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên văn thư

Kĩ năng: ứng viên cần phải bảo đảm có đầy đủ các kĩ năng như kĩ năng chuyên môn (các nghiệp vụ chuyên môn về quản lý, xử lý văn thư và các tài sản doanh nghiệp), kĩ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng, kĩ năng quản lý, tổ chức các sự kiện, hội thảo, sắp xếp công việc, kĩ năng văn phòng, khả năng sử dụng các ứng dụng tin học và đánh máy, khả năng ngoại ngữ cơ bản

• Đối với kĩ năng trình độ : ứng viên cần thành thạo những nhiệm vụ về tổ chức triển khai quản trị và tàng trữ văn thư, có năng lực truyền đạt tới những bộ phận, phòng ban khác

• Đối với kĩ năng tiếp xúc : ứng viên phải biết chăm nom và giải quyết và xử lý những yếu tố giữa người mua, đối tác chiến lược với doanh nghiệp, năng lực chăm nom người mua và tương hỗ giải đáp vướng mắc của họ

• Đối vỡi kĩ năng quản trị, tổ chức triển khai và sắp xếp công việc : ứng viên phải biết tổ chức triển khai và quản trị hiệu suất cao kế hoạch những lịch họp, hội thảo chiến lược và những sự kiện chuyên được dùng khác

• Đối với kĩ năng tin học và ngoại ngữ : ứng viên phải thành thạo và biết tiếp xúc cơ bản, sử dụng những ứng dụng tin học tương hỗ công việc văn thư của mình

Kinh nghiệm: ứng viên được ưu tiên khi có kinh nghiệm làm việc liên quan tứ 1-3 năm trở lên liên quan đến công việc hành chính văn thư.

Phẩm chất: ứng viên cần phải có trách nhiệm, tận tụy với công việc, trung thực, hòa đồng, vui vẻ, nhiệt tình, năng động, cẩn thận, tỉ mỉ với công việc, ham học hỏi và có ý thức rèn luyện, nâng cao bản thân. Bên cạnh đó, ứng viên phải có lối sống lành mạnh, quy củ, tuân theo các chỉ thị của cấp trên và quy định của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mô tả công việc trường phòng hành chính nhân sự

4. Mức lương và quyền hạn từ công việc văn thư

Mức lương và quyền lợi từ công việc văn thư

Các nhân viên văn thư cũng giống như bao công việc khác, đều được hưởng mức lương thưởng và các chế độ đãi ngộ đầy đủ cùng nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn khác.

Mức lương : xê dịch từ 6-10 triệu / tháng, được nhìn nhận là mức lương trung bình cao dành cho nhân viên cấp dưới văn thư. Mức lương sẽ được thỏa thuận hợp tác dựa trên năng lượng, trình độ trình độ và kinh nghiệm tay nghề người ứng tuyển, về lâu về dài sẽ được tăng lương và thưởng. Đối với cơ quan nhà nước, những nhân viên cấp dưới văn thư sẽ được hưởng mức lương dựa vào pháp luật của pháp luật lao động Nước Ta. Các quyền lợi và nghĩa vụ : Một nhân viên cấp dưới hành chính văn thư sẽ được hưởng những chính sách đãi ngộ không thiếu về bảo hiểm ( bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, … ), chính sách du lịch và tham gia những sự kiện của doanh nghiệp, được huấn luyện và đào tạo nếu chưa có kinh nghiệm tay nghề và nâng cao trình độ, có thời cơ thăng quan tiến chức nếu có năng lượng và nỗ lực thao tác, được lan rộng ra những mối quan hệ xã hội cũng như tích góp kinh nghiệm tay nghề, trau dồi bản thân nhiều hơn nữa. Trên đây là hàng loạt thông tin về Mô tả công việc văn thư – Những kỹ năng và kiến thức thiết yếu phải có mà những ứng viên hoàn toàn có thể chăm sóc tới. Nếu muốn trở thành một nhân viên cấp dưới văn thư chuyên nghiệp thì hãy trang bị sớm cho mình những kiến thức và kỹ năng thiết yếu có ở phía trên nhé. Chúc những bạn tìm kiếm được công việc văn thư suôn sẻ và thành công xuất sắc ! Chúc những bạn một ngày tốt đẹp !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2