Ý nghĩa của công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan và doanh nghiệp

I. Ý nghĩa của công tác văn thư

1.1. Công tác văn thư bảo vệ cung ứng kịp thời, vừa đủ, đúng mực những thông tin thiết yếu ship hàng trách nhiệm quản trị Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị chức năng nói chung. Công tác quản trị Nhà nước yên cầu phải có rất đầy đủ thông tin thiết yếu. Thông tin Giao hàng quản trị được phân phối từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin hầu hết nhất, đúng mực nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung việc làm hoàn toàn có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động giải trí bảo vệ thông tin cho công tác quản trị mà văn bản chính là phương tiện đi lại tiềm ẩn, truyền đạt, thông dụng những thông tin mang tính pháp lý .
1.2. Hiểu rõ về pháp luật và thực thi tốt nội dung công tác văn thư sẽ góp thêm phần xử lý việc làm của cơ quan nhanh gọn, đúng chuẩn, nâng cao chất lượng, đúng chủ trương, đúng chính sách, giữ gìn được bí hiểm của Đảng và Nhà nước ; hạn chế được bệnh quan liêu, sách vở, giảm bớt sách vở vô dụng và việc tận dụng sơ hở trong việc quản trị văn bản để làm những việc trái pháp lý .
1.3. Công tác văn thư bảo vệ giữ gìn vừa đủ chứng cứ về hoạt động giải trí của cơ quan. Nội dung của những văn bản phản ánh hoạt động giải trí của cơ quan cũng như hoạt động giải trí của những cá thể giữ những nghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, những văn bản giữ lại vừa đủ, nội dung văn bản đúng chuẩn, phản ánh chân thực những hoạt động giải trí của cơ quan thì khi thiết yếu, những văn bản sẽ là dẫn chứng pháp lý chứng tỏ cho hoạt động giải trí của cơ quan một cách chân thực .

1.4. Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ cũng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.

II. Vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ

2.1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng so với việc thiết kế xây dựng thể chế hành chính nhà nước, giúp phần nâng cao chất lượng, hiệu suất cao, hiệu lực hiện hành của mạng lưới hệ thống thể chế hành chính .
Thể hiện qua 3 nội dung sau :

• Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng về tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
• Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo, dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản… Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng.
• Cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những vấn đề hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đó được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền và có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.

Quá trình tích lũy thông tin từ tài liệu lưu trữ trải qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú và đa dạng, nhanh gọn, tiết kiệm chi phí sẽ ship hàng đắc lực cho việc thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước .
Như vậy, làm tốt những khâu nhiệm vụ của công tác lưu trữ giúp phần thôi thúc cho hoạt động giải trí hệ thống hóa pháp lý được tốt, giúp phân loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa những văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu suất cao cho mạng lưới hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo vệ cung ứng thông tin cho hoạt động giải trí thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản trị nhà nước nước chung .
2.2. Làm tốt công tác lưu trữ giúp phần thôi thúc công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu suất cao ; nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí của nền hành chính nhà nước, thôi thúc nhanh quy trình thực thi công cuộc cải cách hành chính .

2.3. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, giúp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả.

Trong điều kiện kèm theo lúc bấy giờ, một trong những nội dung quan trọng của cải cách thiết chế cỗ máy hành chính nhà nước là triển khai phân cấp thẩm quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm giữa những ngành, những cấp chính quyền sở tại, hoạt động giải trí kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn. Nhờ công tác kiểm tra hoàn toàn có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn ngừa, giải quyết và xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức triển khai và hoạt động giải trí của cỗ máy nhà nước nhằm mục đích bảo vệ trật tự quản trị nhà nước trong mọi nghành nghề dịch vụ, nâng cao hiệu suất cao quản trị nhà nước .
2.4. Thực hiện tốt công tác lưu trữ giúp phần triển khai một nền hành chính tăng trưởng, tân tiến hướng tới ship hàng nhân dân và ngày càng lan rộng ra quyền công dân .
Mục tiêu của công tác lưu trữ là Giao hàng nhu yếu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện kèm theo để mọi cơ quan, tổ chức triển khai, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục tiêu chính đáng của mình. Ngày nay, đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế tri thức tăng trưởng, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu yếu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. Điều này đó đặt ra nghĩa vụ và trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là bảo vệ quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .
2.5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu và điều tra cứu khoa học quản trị, ngày càng nâng cao trình độ quản trị nhà nước .
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản trị trong mỗi thời kỳ lịch sử dân tộc ở mỗi vương quốc. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ giúp phần quan trọng ghi lại và truyền bỏ cho thế hệ tương lai những truyền thống cuội nguồn văn hóa truyền thống quản trị, kinh nghiệm tay nghề quản trị nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, thừa kế những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản trị qua những thế hệ. Tài liệu lưu trữ trải qua những thế hệ, giúp con người tìm ra những ý tưởng mới trong quản trị, rút ngắn thời hạn, tiết kiệm chi phí tiền của, thôi thúc nhanh sự phát của khoa học quản trị và ứng dụng thành công xuất sắc, nâng cao hiệu suất cao quản trị nhà nước .

Tìm hiểu thêm:

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong nghành Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về quy đổi số trong Công tác Lưu trữ tại những cơ quan và doanh nghiệp .
ducthinhphat.com

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2