BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ CUÔR KNIA – BỘ TƯ PHÁP TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI – StuDocu

BỘ TƯ PHÁP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

——

BÁO CÁO KIẾN TẬP

THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

UBND XÃ CUÔR KNIA.

NGƯỜI THỰC HIỆN:

LỚP:

MÃ SỐ SINH VIÊN:

TP. BUÔN MA THUỘT, NĂM 2022

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình tăng nhanh công nghiệp hoá – hiện đại hoá, nền kinh tế tài chính nước ta đang tăng trưởng với vận tốc cao. Để tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ, vững chãi cần phải có sự quản trị, điều hành quản lý tốt. Điều này yên cầu sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc tăng trưởng kinh tế tài chính quốc gia .Như tất cả chúng ta đã biết, thời đại ngày này phòng hành chính – văn thư giữ một công dụng và vị trí rất quan trọng, những doanh nghiệp, tổ chức triển khai sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính – văn thư góp phần một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức triển khai. Vì vậy, văn phòng hành chính – văn thư phải đựơc tổ chức triển khai, quản trị một cách khoa học và hiệu suất cao. Một văn phòng hành chính – văn thư khoa học và hoạt động giải trí có hiệu suất cao sẽ giúp cho đơn vị chức năng đó tiến hành việc làm được thuận tiện, đem lại nhiều quyền lợi kinh tế tài chính xã hội cũng như chất lượng việc làm và ngược lại .

Phòng hành chính – văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công
tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn
đánh máy vi tính… phòng hành chính – văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản
hành chính và một số công việc khác.

Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính – văn thư là một yếu tố cấp thiết so với mỗi người. Là một sinh viên kiến tập, sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Luật TP. Hà Nội, tôi đã nắm được những kiến thức và kỹ năng, thao tác thao tác trong chương trình dạy của trường vào vận dụng trong hành chính – văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào việc làm thực tiễn .Khi được nhà trường tạo điều kiện kèm theo cho tôi được tiếp xúc với thiên nhiên và môi trường thao tác trong thực tiễn tôi đã xác lập mục tiêu trong đợt kiến tập này là :

• Vận dụng nhưng kỹ năng và kiến thức đã học ở trường vào việc làm thực tiễn, củng cố kỹ năng và kiến thức trình độ, rèn luyện kỹ năng và kiến thức nghề nghiệp, làm quen với tổng thể và toàn diện những quy trình tiến độ giải quyết và xử lý nhiệm vụ, phong thái thao tác của người cán bộ công chức hành chính – văn thư trong tương lai .
• Học hỏi thêm những kiến thức và kỹ năng mới trong quy trình kiến tập tại cơ sở. Và sau gần hai tuần thực tập tại UBND xã Cuôr Knia, tuy còn gặp nhiều khó khăn vất vả trong việc vận dụng những kỹ năng và kiến thức đã học vào thực tiễn, tuy nhiên nhờ sự giúp sức tận tình của những bác, những anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã triển khai xong việc làm kiến tâp của mình một cách có hiệu suất cao và học hỏi được nhiều kinh nghiệm tay nghề có ích .

Chương III: Phần kết luận và đề nghị.
Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi
những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để báo cáo của tôi được
hoàn thành tốt hơn.

Chương I:
TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CUÔR KNIA.
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ CUÔR
KNIA.

1. Khái quát về xã Cuôr Knia.

Cuôr Knia là một xã thuộc huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, Nước Ta. Xã Cuôr Knia được xây dựng vào năm 2001 ã Cuôr Knia có diện tích quy hoạnh 77,28 km², dân số năm 2001 là 16 người, tỷ lệ dân số đạt 210 người / km² .Xã Cuôr Knia nằm ở phía Đông bắc của huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, có 1 hộ với 8 khẩu ; gồm 8 dân tộc bản địa bạn bè cùng chung sống, trong đó 56,7 % là người dân tộc thiểu số. Để triển khai tốt công tác quân sự chiến lược – quốc phòng địa phương, hàng năm Đảng ủy xã đều kiến thiết xây dựng Nghị quyết chuyên đề về chỉ huy công tác quốc phòng – quân sự chiến lược địa phương, từ đó tạo thuận tiện để tăng trưởng kinh tế tài chính – xã hội .

2. Hệ thống chính trị.

2. Hệ thống chính trị của xã gồm:

• 01 Đảng bộ cơ sở, có 14 chi bộ thường trực ( 08 chi bộ nông thôn, 06 chi bộ trường học và 01 chi bộ cơ quan ) với 302 Đảng viên .
• Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và những đoàn thể hoạt động giải trí khá đồng đều, hàng năm đều triển khai xong tốt trách nhiệm được giao .
• Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ thường trực với 190 hội viên .
• Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên .
• Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên .

• Đoàn Thanh niên xã có 11 chi đoàn với 114 đoàn viên.
  2. Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn:
  Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do quá trình đô
  thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn xã
  hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển
  kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi
  bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ
CUÔR KNIA.

• UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp
  và Uỷ ban nhân dân cấp trên.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA.
a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch,
Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng
nhân dân.. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ
tịch UBND quy định.

Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết những cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo và giảng dạy với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp .Theo thống kê mới nhất về trình độ trình độ – nhiệm vụ UBND xã Cuôr Knia như sau :

• Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09

b. Sơ đồ tổ chức:

* * Cán bộ Văn phòng

• thống kê**

* * Cán bộ Địa chính

• xây dựng**

* * Cán bộ Tư pháp

• Hộ tịch**

Cán bộ
Kế toán –
tài chính

Chỉ huy
trưởng
quân sự

Trưởng
Công an

Cán bộ
Lao động
TBXH

Cán bộ
Văn hoá
thông tin

Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ ngặt nghèo giữa những thành viên uỷ ban với UBND, những cán bộ này có tính năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và quản trị Ủy ban nhân dân thực thi tính năng quản trị Nhà nước ở xã, bảo vệ sự

Chủ tịch
UBND

Phó Chủ tịch
UBND

thống nhất quản trị theo nghành nghề dịch vụ trình độ ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước quản trị Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về nghành được phân công .

c. Nguyên tắc làm việc của UBND xã
 Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai
trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một
người phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
 Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ
ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể xã trong quá tình triển
khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
 Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và
hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế
hoạch công tác của UBND xã.
 Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp
của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động
của UBND xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền
trong sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
IV. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA.

1. Công tác văn phòng.
1 Chức năng
Cán bộ Văn phòng – Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo
UBND xã Cuôr Knia trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế
hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ
yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND xã.

1 Nhiệm vụ và quyền hạn
 Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm. Định kỳ báo cáo công tác thực
hiện kế hoạch theo quy định.
 Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo
đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những
khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất thiết yếu. Về hạ tầng, được sự chăm sóc của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị những thiết bị thao tác tương đối khá đầy đủ .Hình thức, tổ chức triển khai văn thư cơ quan theo chính sách tập trung chuyên sâu. Có nghĩa là hàng loạt những thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được triển khai tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay thao tác nơi chung của cơ quan .

2 Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó
chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông
báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được
viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ
đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các
văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần
đây:

Năm 2018 2019 2020 2021

Báo cáo 40 43 57 45

Thông báo 06 05 12 13

Công văn 19 21 30 20

Tờ trình 15 18 30 26

Quyết định 40 38 40 46

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự những bước triển khai soạn thảo văn bản, quá trình chi tiết cụ thể cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được thiết kế xây dựng dựa trên nhu yếu trong thực tiễn đặt ra so với văn bản đó. Tuy nhiên hoàn toàn có thể khái quát quy trình tiến độ này gồm có những bước như sau :Bước 1 : Xác định mục tiêu và nội dung những yếu tố cần văn bản hoá. Xác định tên loại văn bản và đối tượng người tiêu dùng của văn bản .Bước 2 : Xây dựng dự thảo trên cơ sở những thông tin có tinh lọc ; hoàn thành xong bản thảo về thể thức, ngôn từ .Bước 3 : Thông qua chỉ huy. Bước 4 : Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và phát hành theo thẩm quyền lao lý. Quy trình này thường vận dụng so với những loại công văn, những thông tin, báo cáo giải trình … Cơ quan, đơn vị chức năng soạn thảo cần quan tâm 1 số ít bước quan trọng có tác động ảnh hưởng đến chất lượng văn bản ( tiến trình kiến thiết xây dựng và trải qua đề cương ; tiến trình tìm hiểu thêm quan điểm của những đối tượng người dùng tương quan ) so với những văn bản đặc biệt quan trọng .

2 Quản lý công văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày
của cơ quan.

a. Quản lý văn bản đi : Chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơ quan gửi đi.
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việc
chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản theo hình thức
bằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu.

Quản lý văn bản đi của UBND xã Cuôr Knia rất rõ ràng, đúng mực, kịp thời, bảo đảm an toàn và bí hiểm. Văn bản đi đã bộc lộ rất đầy đủ những nội dung tuy nhiên số lượng văn bản đi phát hành còn quá ít. Sổ ĐK văn bản đi ngăn nắp, thật sạch, dễ hiểu .

b. Quản lý văn bản đến : Chỉ chung cho các công văn, giấy tờ do cơ quan nhận
được.

Tất cả những văn bản đến đều phải trải qua văn thư của cơ quan để ĐK vào sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ quan ; Khi tiếp đón chuyển giao văn bản được chuyển giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh gọn, đúng mực, giữ gìn bí hiểm và theo đúng pháp luật của pháp lý .

2 Quản lý con dấu
 Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:

• Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng – thống kê có nghĩa vụ và trách nhiệm, có trình độ trình độ giữ dữ gìn và bảo vệ và phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu .

• Không được tự tiện mang dấu theo người.

  Xem thêm: Luật Lưu trữ 2011, luật số 01/2011/QH13 mới nhất

• Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng lao lý. Nếu vi phạm lao lý sẽ bị giải quyết và xử lý theo đúng pháp luật hành chính .
• Khi hết giờ thao tác thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn trọng .

• Vấn đề cần xử lý trong văn bản .
• Đối tượng xử lý trong văn bản .
• Hậu quả ảnh hưởng tác động của văn bản. Căn cứ để xác lập : nhu yếu xử lý việc làm ( nhu yếu của yếu tố cần xử lý hay nhu yếu của cơ quan ) .
• Thực tế công tác của cơ quan có tương quan đến yếu tố xử lý văn bản. Nội dung xác lập :
• Xác định yếu tố cần xử lý trong văn bản .
• Xác định thời hạn ra văn bản .

• Xác định tên loại của văn bản
  Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần
  được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản
  phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ
  quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp
  với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục
  đích.

Căn cứ để xác lập .

• Thẩm quyền phát hành văn bản cơ quan .
• Nội dung của yếu tố cần xử lý .
• Mục đích, nhu yếu ra văn bản. Nội dung việc làm :
• So sánh giữa mục tiêu phát hành văn bản với tác dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng .
• Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn. Tạo mẫu văn bản tiện cho việc triển khai mục tiêu phát hành văn bản, xử lý việc làm đã đặt ra .

• Thu thập thông tin.
  Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông
  tin thực tế.

• Cơ sở tích lũy : địa thế căn cứ vào mục tiêu phát hành văn bản và mục tiêu xử lý việc làm trong văn bản và địa thế căn cứ vào đối tượng người dùng thi hành văn bản .
• Nội dung việc làm : dựa vào những thông tin tích lũy được. Do vậy, yên cầu thông tin tích lũy được phải nhiều và đúng mực. Có như vậy thì văn bản phát hành ra mới có tính khả thi, cung ứng được nhu yếu của yếu tố đặt ra .

• Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất cả
  các công việc chuẩn bị đều trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề
  cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp
  nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo
  mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề cương
  chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định mục đích
  ban hành văn bản.

Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách cụ thể trước khi thực thi viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi soạn thảo ra đúng với mục tiêu phát hành văn bản .

• Phương pháp viết văn bản: viết tay và đánh máy vi tính.
• Duyệt bản thảo:
  Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khi soạn thảo văn
  bản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn
  bản logic.

Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính của Thông tư 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ phát hành .

2. Quản lý văn bản đi – đến
2 Giải quyết văn bản đến
 Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan
để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ
trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ
ràng. Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật.
a. Quá trình xử lý văn bản.
Sau khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn
bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với
thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.

b. Công việc vào sổ đăng ký.
Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ bản
của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký

và sự hướng dẫn đơn cử chi tiết cụ thể về nhiệm vụ quản trị văn bản đi tại Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước .Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc : văn thư đóng dấu sau khi ĐK và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp đón để phát hành những văn bản được đánh máy đúng pháp luật, đúng thể thức và địa thế căn cứ pháp lý .Văn bản đi được phát hành theo quy trình tiến độ sau :

• Ghi số của văn bản.
• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
• Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
  Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu
  gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.

Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy định:

Ngày tháng của văn bảnSố và ký hiệuTên loại và trích yếu nội dungNgười kýNơi nhậnĐơn vị hoặc người nhận bản lưuSố lượng văn bảnGhi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

3. Quản lý con dấu
Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu.
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bản
trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có chữ ký,
đóng dấu trước – ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.

4. Công tác lưu trữ
4 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Hiện nay ở UBND xã Cuôr Knia chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Mà chỉ
đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có sự
chỉ đạo về công tác lưu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lượng làm việc sẽ mang lại
hiệu quả cao.

4 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu

Công tác này ở Uỷ ban không có, chính do đó mà cần phải có công tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu suất cao việc làm cao hơn và thuận tiện hơn trong việc tra cứu tài liệu .* * II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

1. Kết quả cụ thể những công việc đã làm được và nguyên nhân của những
   kết quả đạt được**

Với ý thức năng nổ của một sinh viên và ý thức ham học hỏi cộng với sự trợ giúp tận tình của những bác, những anh chị trong UBND xã Cuôr Knia đã giúp tôi vững tin trong quy trình học tập kinh nghiệm tay nghề tại UBND xã Cuôr Knia .

• Tích cực khám phá và quan sát những hoạt động giải trí của cơ quan .
• Chấp hành đúng giờ giấc những pháp luật và nội quy của cơ quan .
• Có thái độ tốt, lễ phép với những bác, những anh chị trong cơ quan. Bằng việc quan sát trực tiếp những việc làm tại cơ quan kiến tập sau đó tham gia vào một số ít việc làm đơn thuần để nắm được việc làm một cách nhanh gọn hơn. Qua quy trình quan sát để làm quen với việc làm tại UBND xã Cuôr Knia những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số ít việc làm của cán bộ văn thư thực thụ đã giúp tôi có được những bài học kinh nghiệm có ích và thiết thực, bằng những việc làm đơn cử như :
• Thực hành, tiếp đón văn bản, cách sắp xếp và những thủ tục xử lý công văn sách vở .
• Thực hành phương pháp vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư .
• Biết cách sử dụng những loại máy trong văn phòng như : máy photocopy, máy in …
• Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của những bác, những anh chị trong văn phòng .
• Xem những loại văn bản đi và đến của cơ quan .
• Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư .
• Nắm bắt được phương pháp trình diễn của những loại văn bản trong cơ quan Nhà nước .

2. Những mặt còn hạn chế
Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế
trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn
như:

• Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh
  nghiệm từ mọi người trong cơ quan.

Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những kiến thức và kỹ năng đã học ở trường vào việc làm thực tiễn, đồng thời củng cố kiến thức và kỹ năng sẵn có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm tay nghề thao tác cũng như những kỹ năng và kiến thức mới. Hơn thế nữa tôi còn tạo lập kiến thức và kỹ năng nhiệm vụ trong việc làm cũng như trong tiếp xúc của mình để vững vàng hơn khi bước vào việc làm sau này .

II. KIẾN NGHỊ
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Cuôr Knia tôi đã thu được rất nhiều kiến
thức thực tế bổ ích. Sau đây tôi xin có một vài ý kiến kiến nghị sau:

1. Đối với UBND xã Cuôr Knia
Dựa trên sự quan sát và thực hiện công việc, tôi xin đưa ra một vài giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ:

a. Về cơ sở vật chất.
Để giúp cho công tác Văn thư – lưu trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đại
hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một
cách đồng bộ. Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách
đồng bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để
hỗ trợ thêm cho công việc. Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy
photocopy hiện đại tốc độ cao.

b. Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ.
Cần có những biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngoài việc không
ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc của
cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới
quyền lợi và lợi ích của họ.

Uỷ ban cần sắp xếp những phòng một cách hài hòa và hợp lý khoa học ngăn nắp thoáng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa những cán bộ với nhau thuận tiện .

c. Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý.
Để cán bộ phát huy hết năng lực của mình thì đơn vị phải tạo cho họ tâm lý là
những công việc họ làm được trả công thích đáng. Hàng tháng phải tổ chức bình xét
thi đua của các cán bộ, những cán bộ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khác nhau có như
vậy mới khuyến khích được các cán bộ tích cực trong công việc. Đối với những cán

bộ có những sáng tạo độc đáo đem lại hiệu suất cao cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên và mức thưởng hoàn toàn có thể là 100 đ .

2. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, các cơ quan Nhà
nước cấp trên cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác
bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ.

Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong gần hai tuần kiến
tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công
việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích xây dựng
báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy/cô.

Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt kiến tập lần này thực sự là hữu dụng giúp cho sinh viên xâm nhập và khảo sát được việc làm cũng như học hỏi thêm được niềm tin, nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc làm. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau rồi kỹ năng và kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào việc làm sau này .Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Luật Hà Nội đã giúp chúng tôi có điều kiện kèm theo được tiếp xúc với việc làm trong thực tiễn và Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia đã tạo điều kiện kèm theo cho tôi được về kiến tập tại Uỷ ban. / .

Cuôr Knia, ngày…..áng….ăm 2022
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2