news – Sở Tài chính – Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Ninh

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng so với toàn bộ những nghành nghề dịch vụ của đời sống xã hội. Mỗi cơ quan, đơn vị chức năng có tính năng, trách nhiệm khác nhau nhưng đều có một đặc thù chung là trong quy trình hoạt động giải trí đều sản sinh những sách vở tương quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi thiết yếu. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là địa thế căn cứ xác nhận vấn đề đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao .Việc soạn thảo, phát hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng và là nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí không hề thiếu so với mỗi cơ quan, đơn vị chức năng .
Trong những năm qua, Sở Tài chính tiếp tục tuyên truyền không cho đến toàn thể công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ như : Nghị định số 01/2013 / NĐ-CP ngày 03/01/2013 của nhà nước lao lý chi tiết cụ thể thi hành một số ít điều của Luật Lưu trữ ; Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác văn thư ; Thông tư số 04/2013 / TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thiết kế xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của những cơ quan tổ chức triển khai ; Thông tư số 41/2017 / TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ tin tức và Truyền thông, lao lý sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử cơ quan Nhà nước ; Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử ; Quyết định số 28/2018 / QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng nhà nước về việc gửi, nhận Văn bản điện tử giữa những cơ quan trong mạng lưới hệ thống hành chính Nhà nước và những Quy định, Hướng dẫn của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh của Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ .

Bên cạnh đó, Sở Tài chính thường xuyên hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cho toàn thể công chức, viên chức; cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị giá, tủ đựng tài liệu, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng và thuận tiện.

Triển khai ứng dụng ứng dụng quản trị văn bản và điều hành quản lý công tác văn thư và sử dụng tiến hành chữ ký số được quản lý và vận hành vận dụng trên ứng dụng quản trị hồ sơ việc làm. Đến nay 100 % văn bản đến được thực thi phê duyệt trên mạng lưới hệ thống ứng dụng, 100 % văn bản đi được tạo lập hồ sơ việc làm trên ứng dụng và được ký số trên những thiết bị máy tính hoặc thiết bị di động của chỉ huy Sở ( trừ văn bản mật ) .
Số lượng văn bản đến của Sở Tài chính trung bình khoảng chừng trên 10.000 văn bản / năm. Các văn bản khi đảm nhiệm được chuyển cho Lãnh đạo giải quyết và xử lý chuyển cho những phòng, đơn vị chức năng xử lý bảo vệ theo lao lý. Số lượng văn bản đi của Sở trung bình khoảng chừng trên 3.000 văn bản / năm ; lưu văn bản đi ( bản gốc ) được sắp xếp thứ tự theo lao lý .
Công tác thiết kế xây dựng, phát hành văn bản ngày được nâng cao về chất lượng nội dung và thể thức ; kỹ thuật trình diễn, soạn thảo văn bản được thực thi theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước .
Khối tài liệu hồ sơ đã được lập, sắp xếp có khoa học giúp những tổ chức triển khai, cá thể tra cứu hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, nhanh gọn ; khối tài liệu cũ đã được chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp lên giá để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và thuận tiện trong khai thác hàng năm .

Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định hiện hành; con dấu được sử dụng trong ngày, khi hết thời gian làm việc được cán bộ văn thư quản lý theo quy định.

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quy trình tiến hành thực thi triển khai vẫn còn một số ít công chức nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ còn chưa không thiếu, dẫn đến việc triển khai trách nhiệm văn thư, lưu trữ chưa được chăm sóc chú trọng đúng mức ; 1 số ít tài liệu, hồ sơ chưa được chỉnh lý bảo vệ theo lao lý .
Để nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư, lưu trữ thời hạn tới cần tập trung chuyên sâu vào 1 số ít giải pháp sau :

1. Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, thường xuyên cử công chức, viên chức được đào tạo tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ.

 2. Ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản cho phù hợp (Danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử quy định.

3. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức, viên chức.

4. Bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích, có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí…Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột… định kỳ hàng năm thống kê, lựa chọn tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ theo quy định.

6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chính sách khen thưởng công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức, viên chức vi phạm các quy định về công tác, văn thư.

Để triển khai tốt công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Tài chính cần sự chung tay, góp phần của tập thể và mỗi cá thể cạnh bên đó là sự góp phần của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ phát huy được tầm quan trọng về bảo vệ thông tin, cung ứng những tài liệu, tư liệu, số liệu ship hàng tra cứu góp thêm phần quan trọng triển khai xong tốt trách nhiệm được Tỉnh ủy, HĐND và Ủy Ban Nhân Dân tỉnh giao. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2