Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở việt nam hiện nay

Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt việt nam

• doc

  Xem thêm: Bộ nhớ đám mây, dữ liệu đám mây là gì?

• 61

  Xem thêm: Các lý do bạn nên lưu trữ tế bào gốc máu cuống rốn

  trang

PHẦN MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt
Nam bước sang thời kỳ phát triển thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ
khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được
những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình
độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời
đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ
quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do
những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn
thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu
quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện
đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp
luật. Nó đảm baỏ việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời
phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức
đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng
cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên

cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư lưu trữ là
nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư lưu trữ là một trong
những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản
lý của Nhà nước.
Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm
đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong
văn phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa
được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa
đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu
trữ.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin cá chủ chương,
đường lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều hành của Nhà nước.
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại
và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các
cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu
của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với
hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng
công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại Văn phòng
của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, em đã có thêm được sự hiểu biết và
nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối
với hoạt động của một cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài: Hoàn
thiện công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam làm chuyên đề nghiên cứu.

Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số
phương pháp:
+ Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn
để đánh giá hoạt động của cơ quan.
+ Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
+ Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê
rút ra những giải pháp mang tính khả thi.
Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn
gồm có 3 phần:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Phần II: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam.
Phần III: Nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công
tác văn thư lưu trữ.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ
của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong Văn phòng của Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa
QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đông, đặc biệt là sự hướng dẫn của
thầy giáo Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự đã giúp em trong quá trình
thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo chuyên đề này.
Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn
chế. Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những
thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân
Lự và sự giúp đỡ của các bác, các cô ,các chú trong Văn phòng Tổng công ty

Đường sắt Việt Nam cũng như các thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường
ĐHDL Phương Đông đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.

PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong
nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác văn thư
lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng nói
chung.
I. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.

1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng các nội nghĩa sau:
– Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của
một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan
thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, nhữngcơ
quan nhỏ thì có phòng hành chính.
– Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
– Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức
vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc

– Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức
là những công văn có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,
đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Chức năng của văn phòng
a. Chức năng công tác văn phòng
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có
những chức năng cơ bản sau đây:

Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố
chủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang
tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như
những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những
ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu
vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu
trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà
lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng.

Chức năng Tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu
vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn

phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu của
người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải
tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả
thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn
phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham
mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay
thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên
các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng
cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.

Chức năng Hậu cần:

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Những cái đó thuộc
về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi
quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn
vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định
đến sự thành bại của công tác văn phòng.
b. Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
– Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,
6 tháng, năm của cơ quan.

– Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng.
– Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm
về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
– Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo qui chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư và tờ trình đó.
– Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ
quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
– Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, hành quí, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quí, hàng năm, chi trả
tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết
định của thủ trưởng.
– Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều cầu cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
– Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an
toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.
– Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong
văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
II. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Khái niệm văn thư
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần
thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và
quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó.
Những hoạt động đó cần được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên
cơ sở quy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ
các công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản
và quản lý, giải quyết văn bản trong mọi hoạt động của mình.
Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan
niệm về công tác này.
– Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quán lý công văn
giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau:
tổ chức quản lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản.
– Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản ( soạn thảo
và ban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản trong các cơ quan.
Theo công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 CV/TCCB ngày
01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 CT của Chủ tịch
Hội đồng Bộ trưởng thì: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và
ban hành văn bản, quá trình quản lí và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các
cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quá
trình quản lý. Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng
theo các nguyên tắc của văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt
dộng của các cơ quan có hiệu quả .
2. Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng
chiếm phần lớn nội dung của văn phòng. Công tác văn thư là nội dung không
thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn
vị.
Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện
Nghị quyết Trung ương 8 ( khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà
trước hết là cải cách thủ tục hành chính.

b. Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
– Công tác văn thư góp phần không nhỏ trong việc duy trì hoạt động và
ổn định của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng chủ yếu của công tác văn thư là
tài liệu, công văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm
của từng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo
thông tin cần thiết phục vụ các hoạt động của cơ quan.
– Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái
quát thành những điểm chủ yếu sau:
+ Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là
sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ
quan, tổ chức với nhau. Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ
tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan
Nhà nước.
+ Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách

chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan
đơn vị được chặt chẽ.
+ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức,
nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây
dựng và ban hành văn bản.
– Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về
mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt.
Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

c. Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy
tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi
hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ
đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu nhanh chóng.

– Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh mọi công việc của cơ quan.
– Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải
quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ
quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn
bản.

Yêu cầu chính xác

Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
– Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
– Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các
yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành.
– Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác
phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy
văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phảI được
thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
Yêu cầu bí mật

– Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá
trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo
giữ gìn bí mật.
– Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của
cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn
phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được
bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc
chưa được ban hành thành văn bản.
3. Nội dung công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau:

Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu
chuẩn khoa học về:
+ Thể thức các loại văn bản.
+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản.
+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến
duyệt bản thảo.
+ Đánh máy, sao in và nhân bản.
+ Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật.
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn
bản và quản lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng
tại phòng văn thư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ
các chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã
kiểm tra và xác minh đúng về thể thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy
định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái. Việc bảo
quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn.
Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu.
III. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong
công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ
Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử
dụng có hiệu quả tàI liệu lưu trữ.
b. Phông lưu trữ
Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,
khoa học, văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản
trong một cơ sở lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu
tố đảm bảo tính độc lập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ
gọi là đơn vị hình thành phông.
c. Phông lưu trữ Quốc gia
Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh
tế, văn hoá không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo
quản trong các kho lưu trữ Nhà nước.
d. Tài liệu lưu trữ
Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải được hình thành trong quá
trình hoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được
bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định.
2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn về chính trị, kinh tế, xã hội

Ý nghĩa chính trị

Ở bất kỳ quốc gia nào và ở bất kỳ thời đại nào đều có ý thức sử dụng tài
liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia mình.

Ý nghĩa kinh tế
Một số lượng lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh tình hình kinh tế.

Nguồn tài liệu này cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị, phục vụ
việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hoàn chỉnh.
Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, nếu được tổng hợp có hệ
thống còn giúp việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên
và xã hội nhằm phục vụ các mục đích của con người.

Ý nghĩa văn hoá

Tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh
thần, phản ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời
kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. Cùng với
các lợi ích của di sản văn hoá khác, tài liệu lưu trữ có vai trò và ý nghĩa to lớn
đối với công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam.

Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và của cả xã hội. Vì thế, tài liệu
lưu trữ là một tư liệu quý giá nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.

Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ ghi lại quá trình hoạt động của xã hội, của cơ quan và cá

nhân trong các lĩnh vực, đồng thời ghi lại những công trình nghiên cứu khoa
học, các phát minh sáng chế nên tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa
những thành tựu khoa học công nghệ đã có, giúp cho khoa học công nghệ
phát triển mạnh mẽ.

Ý nghĩa thực tiễn

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước, tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác hàng ngày. Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những
thông tin quan trọng trong quá khứ, phục vụ cho việc ra những quyết định
quản lý trong cơ quan quản lý Nhà nước.
3. Chức năng của công tác lưu trữ
Hiện nay ở nước ta, công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và
tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi
cần thiết. Công tác lưu trữ là một việc làm không thể thiếu trong hoạt động quản
lý của bộ máy Nhà nước. Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản sau:
Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn Phông lưu trữ Quốc gia.
Tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích quản lý xã hội nghiên
cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.
Hai chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt chức
năng thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai.
4. Nội dung của công tác lưu trữ:
Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm
bảo các nội dung sau:
– Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo
điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
– Đánh giá tài liệu lưu trữ: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có
giá trị để đưa vào bảo quản trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu
đã hết giá trị.

– Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự nghiên cứu để sắp xếp tài liệu một cách
khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
– Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường
xuyên nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từng
phông lưu trữ cụ thể nói riêng. Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập
tài liệu để giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu
thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ
cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì
nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị.
– Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ
thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Kỹ thuật
bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động
xấu làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ
chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc
gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý
của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông
tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu
trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trỡ, xử lý kỹ thuật bảo
quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
– Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về
nguyên tắc, tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý
nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Nội dung chủ yếu của việc

sử dụng tàI liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra
cứu, công bố, giới thiệu trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
5. Tính chất của công tác lưu trữ:
– Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu
lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân
loại, xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ
tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Mỗi qui trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có
những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ
thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức
khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả ngiên cứu khoa
học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh họcđang được nghiên
cứu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, đồng thời thông tin một cách nhanh
chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu.
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu
chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu
chuẩn nhà kho bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu là những vân đề
đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành.
– Tính cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải
được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã
hội.Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc

về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các
bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong
công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của
tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản,
quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp
hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà
nước.

PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BAN TỔ CHỨC TRUNG ƯƠNG

1. Quá trình hình thành và vai trò của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định
số 34/ 2003/ QĐ- TTg, ngày 14/ 03/ 2003 của Thủ tướng Chính phủ
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam (sau đây gọi tắt là tổng công ty ) là
Tổng công ty nhà nước hoạt động kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ quản lí,
khai thác, bảo trì hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt do Nhà nước giao, có tư
cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạn vi số vốn do tổng công ty
quản lí, có con dấu, có tài sản và các quỹ trung được mở tài khoản ở kho bạc
Nhà nước và tại các ngân hàng trong nước, nước ngoài theo quy định của
pháp luật, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ công ty.
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là : Viet Nam
Railways
Viết tắt : VNR
Tổng công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội
Quá trình phát triển của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Đường sắt Việt Nam được xây dựng từ năm 1881 đến nay đã hình thành
một mạng lưới từ Bắc vào Nam với 7 tuyến đường chạy qua 35 tỉnh và thành
phố lớn với tổng chiều dài 3143 km, trong đó có 2770 km đường rộng 1000
mm, 150 km đường rộng 1435 mm, 223 km đường lồng .

Về tổ chức: Ngày 6/ 4/ 1953 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định
505/ TTg thành lập Tổng cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thông công chính
kiến thiết và khai thác đường sắt. Năm 1990 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng
( nay là Thủ tướng Chính phủ ) ra quyết định số 158/CT ngày 14-05-1990
chuyển tổ chức Tổng cục Đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt Nam,
thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo cơ chế của Liên hiệp xí nghiệp
đặc thù, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam bao gồm các thành viên là các doanh
nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động
công ích và các đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh
tế, tài chính công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động
trong ngành Đường sắt.
Đường sắt Việt Nam có vai trò hết sức quan trọng và là một bộ phận
không thể thiếu của mạch máu giao thông trong nước và quốc tế. Trong các
năm gần đây đã đáp ứng được sự đi lại của gần 10 triệu lượt hành khách,
chuyên chở trên 6 triệu tấn hàng hoá và lượng luân chuyển khoảng 5 tỷ tấn
km tính đổi. Ngoài lợi ích về kinh tế, đường sắt còn góp phần thúc đẩy sự
phát triển chính rị, văn hoá, xã hội của các vùng cao, biên giới và các khu
công nghiệp.Vận tải đường sắt đã và đang góp phần rất to lớn cho nhiệm vụ
vận chuyển phục vụ nhu cầu an ninh, quốc phòng.
Theo quy hoạch phát triển Ngành Giao thông vận tải Đường sắt đã được
chính phủ phê duyệt, Đường sắt Việt Nam sẽ đảm nhận khối lượng vận tải từ
25% đến 30% về tấn và tấn-km hàng hoá, 20% -25% về hành khách và hành
khách km trong tổng khối lượng vận tải của toàn Ngành Giao thông vận tải.
Đến năm 2020 tỷ trọng vận chuyển hành khách đô thị bằng đường sắt đạt ít
nhất 20% khối lượng hành khách tại các thành phố Hà Nội và thành phố Hồ
Chí Minh.

Tải về bản full