Chuyên đề Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦUCHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY SÀNH SỨ – THUỶ TINH CÔNG NGHIỆP .I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY .II. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔNG CÔNG TY .III. NHỮNG LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA TỔNG CÔNG TY .IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG CÔNG TY .V.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY CỦA TỔNG CÔNG TY .CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY SÀNH SỨ – THUỶ TINH CÔNG NGHIỆP .I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY .II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.III. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY .CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY .I. CÔNG TÁC VĂN THƯ .1. Tổ chức giải quyết và xử lý và quản trị văn bản đến .2. Tổ chức xử lý và giải quyết và xử lý văn bản đi .3. Tổ chức xử lý và giải quyết và xử lý văn bản mật .4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ .5. Tổ chức quản trị và sử dụng con dấu .II. CÔNG TÁC LƯU TRỮ .1. Phân loại tài liệu lưu trữ .2. Xác định giá trị tài liệu .3. Thống kê tài liệu lưu trữ .4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ .5. Bảo quản tài liệu lưu trữ .6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .III. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY .1. Công tác văn thư .2. Công tác lưu trữ .3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu trữ .IV. KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY .1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ .2. Tăng cường trang thiết bị Giao hàng cho công tác văn thư – lưu trữ .3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ .4. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và chấn chỉnh công tác văn thư – lưu trữ trong toàn tổng công ty .KẾT LUẬN .144567

12

16161718212123252629303031313132323334353536363739

41 trang | Chia sẻ : maiphuongdc| Lượt xem : 3668| Lượt tải : 20

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Chuyên đề Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

iết kế mẫu sản phẩm. bảng những chỉ tiêu kế hoạch năm 2002 Stt Các chỉ tiêu hầu hết Đơn vị tính TH năm 2001 KH năm 2002 So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 ( % ) 1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 + 15.7 2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 + 9.8 3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 + 0.2 4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 + 2.1 5 Thu nhập trung bình 1000 đ / 1 n / 1 t 1 663 1 774 + 6.6 6 Lao động trung bình người 4 559 4 895 + 7.4 * Các giải pháp thực thi : Để thực thi tiềm năng kinh tế tài chính năm 2002 Tổng công ty đã đề ra 1 số ít giải pháp hầu hết : + Tăng cường sức mạnh nội lực, thực thi thay đổi công tác quản trị, điều hành quản lý, sắp xếp lại Doanh nghiệp, vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 / 2000 để tiết kiệm chi phí ngân sách, tăng hiệu suất cao sản xuất, kinh doanh thương mại. + Thực hiện huấn luyện và đào tạo và tự đào tạo và giảng dạy, thực thi tự động hoá sản xuất, khen thưởng cho những đơn vị chức năng và cá thể trong việc vận dụng những giải pháp công nghệ tiên tiến đem lại giá trị kinh tế tài chính cao. + Kết hợp thay đổi và tăng cường công tác thị trường, lan rộng ra và giữ vững thị trường trong nước và quốc tế, tăng nhanh công tác xuất khẩu. chương ii : Tình hình tổ chức triển khai và hoạt động giải trí của văn phòng Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp : Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai văn phòng Tổng giám đốc chánh văn phòng Bộ phận lễ tân, đánh máy Bộ phận lái xe Bộ phận văn thư, lưu trữ I. Chức năng, trách nhiệm của văn phòng : Sự thành công xuất sắc hay thất bại của một tổ chức triển khai nhờ vào rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động giải trí thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động giải trí văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng quan trọng trong bất kể một tổ chức triển khai nào. Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp có được những hiệu quả trên nhờ một phần góp phần không nhỏ của hoạt động giải trí văn phòng. Văn phòng Tổng công ty có tính năng : tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban chỉ huy trong hoạt động giải trí quản trị, điều hành quản lý việc làm. Để thực thi những công dụng nói trên, văn phòng có những trách nhiệm : – Quan hệ thanh toán giao dịch, tham gia những cuộc họp của Bộ Công nghiệp và những cơ quan có tương quan. – Giúp Tổng công ty điều tra và nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản trị và điều hành quản lý hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của những đơn vị chức năng thành viên. – Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo giải trình tình hình hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của những đơn vị chức năng thành viên cho Ban chỉ huy được kịp thời, để có phương hướng, giải pháp chỉ huy nhanh gọn, tương thích với tình hình trong thực tiễn của những đơn vị chức năng thành viên. – Giải quyết những công văn theo nhu yếu của Ban chỉ huy. – Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và lao lý của ban chỉ huy. – Xây dựng và soạn thảo những loại văn bản hành chính. II. Cơ cấu tổ chức triển khai của văn phòng Tổng công ty : Văn phòng Tổng công ty được tổ chức triển khai và thao tác theo chính sách thủ trưởng. * Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hàng loạt hoạt động giải trí của văn phòng trước Ban chỉ huy, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân – đánh máy. Chánh văn phòng có tính năng giúp Ban chỉ huy trong việc quản trị tiền lương, tổ chức triển khai Giao hàng cho hoạt động giải trí của cỗ máy quản trị, điều hành quản lý hoạt động giải trí của văn phòng theo những công dụng và trách nhiệm được giao, tổng hợp và giải quyết và xử lý thông tin, trình giải pháp quyết định hành động, hướng dẫn đôn đốc những phòng ban triển khai theo chương trình hoạt động giải trí, tổng hợp số liệu của những phòng ban để lập báo cáo giải trình tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về ngân sách hoạt động giải trí của văn phòng, báo cáo giải trình ban giám đốc. * Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong 1 số ít nghành nghề dịch vụ việc làm. * Bộ phận văn thư – lưu trữ : Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản trị hồ sơ, công tác văn thư : – Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tượng người tiêu dùng tiếp đón. – Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra những văn bản, chữ ký theo pháp luật. – Sử dụng và quản trị con dấu theo lao lý của Nhà nước. – Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, giải quyết và xử lý những tài liệu lưu trữ quá hạn. – Tra cứu tài liệu khi cấp trên nhu yếu. * Bộ phận tiếp tân – đánh máy : Có tính năng trợ giúp ban chỉ huy và Chánh văn phòng những việc làm có tương quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách : – Thực hiện việc soạn thảo những văn bản theo nhu yếu của cấp trên. – Trực điện thoại cảm ứng, quản trị máy fax. – Mua sắm văn phòng phẩm. – Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức triển khai hội họp theo nhu yếu của ban chỉ huy. * Bộ phận lái xe : Luôn túc trực để ship hàng cho hoạt động giải trí công tác của cấp trên. III. Đánh giá tình hình hoạt động giải trí của văn phòng : Văn phòng Tổng công ty được kiến thiết xây dựng theo quy mô quản trị rất gọn nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên cấp dưới nhưng vẫn triển khai tốt tính năng, trách nhiệm của văn phòng. Văn phòng được thiết kế xây dựng theo hướng tân tiến với những trang thiết bị văn minh như : máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại cảm ứng. Tổng công ty còn sử dụng giải pháp truyền tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử E-Mail. Trình độ cán bộ, nhân viên cấp dưới đã và đang được huấn luyện và đào tạo và huấn luyện và đào tạo lại để cung ứng nhu yếu thu, giải quyết và xử lý, quản trị, sử dụng thông tin. Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, khuynh hướng tăng trưởng cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất được coi trọng. Thông tin được nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ tích lũy qua mạng lưới hệ thống máy fax, điện thoại cảm ứng, qua thư điện tử E-Mail. Với những kênh tích lũy thông tin rộng như vậy đã tạo điều kiện kèm theo thuận tiện trong việc update thông tin, tạo sự năng động trong khâu quản trị. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực thi khá tốt. Nhân viên biết tích lũy những thông tin thiết yếu, không thiếu, đúng chuẩn, kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định hành động. Các văn bản được lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ theo đúng lao lý, công tác văn thư được thực thi đúng theo quá trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể thức cũng như quyền hạn phát hành. Vì vậy những văn bản được triển khai đúng, không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc tích lũy, chuyển tải cũng như quản trị quy trình thực thi văn bản còn gặp không ít khó khăn vất vả. Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lại quản trị những đơn vị chức năng thành viên ở những vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị xô lệch, thất lạc, không kịp thời. Để khắc phục điểm yếu kém này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử E-Mail, qua fax, sau đó nhu yếu văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa bảo vệ nhu yếu thông tin kịp thời vừa bảo vệ tính hợp pháp của nó. Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu suất cao, kịp thời với những phòng ban và những đơn vị chức năng thành viên để lấy số liệu lập báo cáo giải trình tổng hợp. Đó là những báo cáo giải trình về hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của những công ty theo tháng, quý, năm, báo cáo giải trình về tình hình kinh tế tài chính, lao động, hoạt động giải trí nghiên cứu và điều tra tăng trưởng, quy trình tiến độ thực thi dự án Bất Động Sản. Qua đó giúp ban chỉ huy ra quyết định hành động kịp thời. Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho chỉ huy, chỉ huy Tổng công ty hoạch định chủ trương kế hoạch tăng trưởng trong quy trình tiến độ tiếp theo. Công tác chuẩn bị sẵn sàng cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân, hội nghị được văn phòng chuẩn bị sẵn sàng khá chu đáo với việc sẵn sàng chuẩn bị vừa đủ những thiết bị truyền thanh, ánh sáng, ship hàng nơi ăn nghỉ, những phương tiện đi lại đưa đón … đã góp thêm phần không nhỏ cho sự thành công xuất sắc của những hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc tổ chức triển khai hội họp diễn ra liên tục do đó việc chuẩn bị sẵn sàng văn bản họp và ship hàng cũng được văn phòng rất coi trọng. Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, nhìn nhận hiệu quả hoạt động giải trí của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã khuyến khích cán bộ, nhân viên cấp dưới toàn Tổng công ty hăng say thao tác vì sự nghiệp chung. Cùng với phương hướng kiến thiết xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng tân tiến với niềm tin tập thể đoàn kết, gắn bó vì tiềm năng chung của Tổng công ty. Văn phòng đã góp thêm phần lan rộng ra quan hệ đối ngoại, thiết kế xây dựng tổ chức triển khai vững mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty. Hầu hết những loại sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu, do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh đối đầu của doanh nghiệp. Qua hàng loạt quy trình hoạt động giải trí ta hoàn toàn có thể thấy văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không hề thiếu của Tổng công ty. Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số ít yếu tố làm hạn chế hiệu suất cao hoạt động giải trí của văn phòng : trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lỗi thời hoặc có thì cũng qua thời hạn sử dung khá lâu, do đó đôi khi không cung ứng nhu yếu của việc làm, đội ngũ cán bộ lâu năm không được đào tạo và giảng dạy chính quy, họ thao tác đa phần trên cơ sở kinh nghiệm tay nghề lâu năm … Chính những nguyên do kể trên đã tác động ảnh hưởng trực tiếp đến tác dụng thao tác không cao của văn phong Tổng công ty, do đó yên cầu Tổng công ty phải triển khai một giải pháp để nhằm mục đích nâng cao chất lượng hoạt động giải trí của văn phòng : góp vốn đầu tư, shopping những trang thiết bị tân tiến nhưng phải bảo vệ tiết kiệm ngân sách và chi phí, tương thích với nhu yếu việc làm, nâng cao trình độ trình độ nhiệm vụ cho cán bộ, nhân viên cấp dưới làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo và giảng dạy chính quy … Làm tốt được những nhu yếu trên sẽ ghóp phần nâng cao hiệu quả hoạt đọnh của văn phòng, làm tiền đề để thôi thúc hoạt động giải trí Tổng công ty ngày càng cao hơn. Chương iii : tình hình công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng tổng công ty và 1 số ít giải pháp nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động giải trí văn phòng. I. Công tác văn thư. 1. Tổ chức giải giải quyết và xử lý và quản trị văn bản đến : * Nhận và vào sổ “ Công văn đến ”. Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp đón nhân viên cấp dưới văn thư xem nhanh qua một lượt, mục tiêu của bước này là xem những văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi triển khai vừa đủ những bước trên nhân viên cấp dưới văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên cấp dưới văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm đóng dấu tiếp đón văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến ”. * Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc xử lý công văn đến : Sau khi làm thủ tục tiếp đón nhân viên cấp dưới văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính : không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản … và văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết và xử lý của cơ quan thì nhân viên cấp dưới văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng lao lý. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do nhu yếu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên cấp dưới văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan phát hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho quan điểm phân phối, xử lý. Nhân viên văn thư liên tục tra sổ xem những văn bản có được giảI quyết đúng thời hạn không để đốc thúc triển khai và báo cáo giải trình thường kỳ ( hàng ngày, hàng tuần ) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có trách nhiệm báo cáo giải trình lại tình hình xử lý văn bản của cơ quan cho chỉ huy cơ quan. Thủ trưởng đơn vị chức năng, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra việc làm của đơn vị chức năng mình, nếu có yếu tố phải đưa ra những mệnh lệnh, giải pháp trong khoanh vùng phạm vi quyền hành của mình để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp Số đến Ngày đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận ( người nhận ) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo ” Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp ” thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 như sau : bảng tổng kết số lượng công văn đến ( Theo số liệu báo cáo giải trình tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 ) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001 1 Nghị định 45 36 39 2 Quyết định 422 311 325 3 Chỉ thị 146 152 110 4 Thông tư 15 20 11 5 Công văn 546 621 490 6 Báo cáo 200 170 169 7 Giấy mời 205 220 121 8 Thông báo 210 156 192 Tổng 1789 1986 1457 2. Tổ chức xử lý và quản trị văn bản đi. * Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn : Các đơn vị chức năng, phòng ban theo tính năng, trách nhiệm được lao lý có nghĩa vụ và trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và phát hành. Các văn bản do những phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải khá đầy đủ những yếu tố về thể thức, tuân theo tiến trình soạn thảo văn bản quản trị Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên cấp dưới văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được chỉ huy duyệt, ký tắt mới được đánh máy ( loại nào không trải qua thủ trưởng thì những phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh ), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên cấp dưới đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa thay thế văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không hề thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một tính năng không hề thiếu được của bộ phận văn thư. Khi đảm nhiệm văn bản để ĐK, đóng dấu nhân viên cấp dưới văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo pháp luật của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn từ và hình thức trình diễn. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên cấp dưới văn thư phải có nghĩa vụ và trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm phải thuyết minh với chỉ huy. * Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “ Công văn đi ” : Sau khi hoàn tất những thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để ĐK và ghi số hiệu. Tất cả những văn bản do cơ quan phát hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ ĐK trong sổ ĐK một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ ghi chú ” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách ĐK vào sổ “ Công văn đi ” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ ĐK công văn đi phải ghi không thiếu những thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ phân biệt nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không được viết tắt ), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản ( ngày tháng của văn bản là ngày ĐK, gửi công văn ). * Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn : Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên cấp dưới văn thư sẽ triển khai đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn sách vở, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi ĐK, đóng dấu thì điền tên người nhận ( nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan ). Nếu cần hoàn toàn có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi không thiếu những thông tin, nhu yếu so với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên cấp dưới văn thư sẽ triển khai việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chính sách riêng, chính sách bưu điện đặc biệt quan trọng. Tất cả những công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu : 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá thể trình độ soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của Tổng công ty sành sứ – thuỷ tinh công nghiệp Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Đơn vị nhận ( người nhận ) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo ” Báo cáo tổng kêt số lượng công văn đi của Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp “, số lượng công văn do Tổng công ty phát hành từ năm 1999 đến năm 2001 như sau : bảng tổng kết số lượng công văn đi ( Theo số liệu báo cáo giải trình tổng kết công văn đi từ năm 1999 đến năm 2001 ) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Công văn 120 153 116 2 Thông báo 210 320 411 3 Giấy mời 96 127 132 4 Báo cáo 69 189 231 Tổng 495 789 890 3. Tổ chức xử lý và quản trị văn bản mật : * Đối với công văn mật đến : Công văn mật được ĐK riêng một sổ, không ĐK chung vào sổ cong văn thường. Khi vào sổ công văn, so với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ ĐK số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì được cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ trợ vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công nghĩa vụ và trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi : C B A Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải ĐK vào sổ ĐK riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như : “ mật ”, “ tối mật ”, “ tuyệt mật ”. Bì bên ngoàI đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như : : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt quan trọng hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4. Tổ chức công tác lập hồ sơ : Sau khi xây, phát hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quanvà những đơn vị chức năng thành viên thực thi lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực thi bằng giải pháp lập hồ sơ. Việc lưu văn bản trong văn thư bảo vệ cho quy trình triển khai nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để so sánh thực thi, bảo vệ triển khai đúng nhu yếu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, trấn áp : nơi phát hành cần lưu công văn đi, cần phân phối thông tin cho chỉ huy, Chánh văn phòng và những bộ phận khác có tính năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo vệ tra cứu thông tin hiện hành, làm dẫn chứng pháp lý, ship hàng thông tin cho những hoạt động giải trí chung. Văn bản ( bản chính, bản gốc ) được lưu giữ dữ gìn và bảo vệ ngặt nghèo để giữ gìn, tra cứu so sánh khi thiết yếu ( thường lưu lại văn thư cơ quan ), văn bản được lưu tại những bộ phận có tương quan để ship hàng tìm hiểu thêm thông tin cho những hoạt động giải trí khác. Đây cũng là hoạt động giải trí làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt quan trọng là bản gốc cần có chính sách dữ gìn và bảo vệ tốt vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm mục đích khai thác thông tin quá khứ. Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn sách vở và lưu trữ phát hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng nhà nước đã ghi rõ : “ Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động giải trí của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tìm hiểu thêm đều phải lập thành hồ sơ ”. Vì vậy, địa thế căn cứ vào những nguyên tắc pháp luật của Nhà nước, ở Tổng công ty Snàh sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp, mỗi cán bộ, nhân viên cấp dưới làm công văn sách vở đều phải triển khai lập vừa đủ những hồ sơ hình thành trong quy trình xử lý những việc làm của cơ quan. Công tác lập hồ sơ là công tác sau cuối của công tác công văn sách vở, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp thêm phần xử lý việc làm trong cơ quan nhanh gọn, đạt hiệu suất cao, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí hiểm của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau. Tại Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên cấp dưới văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về việc làm trong cơ quan. Tổng công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu : – Hồ sơ nguyên tắc : Là tập những bản sao những văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm địa thế căn cứ, xử lý việc làm hàng ngày. Điều 47 của bản chính sách cụ thể về công tác công văn sách vở phát hành kèm theo Nghi định 527 / TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng nhà nước đã chỉ rõ : “ Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm có những bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư … cùng những thư công, công đIện lý giải hoặc xử lý những trường hợp hoàn toàn có thể có đặc thù nổi bật. ” Hồ sơ nguyên tắc hoàn toàn có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị chức năng công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở Tổng công ty do những phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nhiệm vụ của mình không theo chính sách hàng năm. Để quản trị thống nhất những hồ sơ này, nhân viên cấp dưới văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản trị hồ sơ, đồng thời ĐK hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi thiết yếu ship hàng cho hàng loạt hoạt động giải trí của Tổng công ty. Mỗi cán bộ ở những phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì chuyển giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế sửa chữa, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ. + Hồ sơ nhân sự : tại Tổng công ty hồ sơ nhân sự do phòng tổ chức triển khai lao động lập và quản trị. Khi chỉ huy hay những phòng ban trong Tổng công ty cần thì phòng tổ chức triển khai lao động có nghĩa vụ và trách nhiệm cung ứng, xử lý kịp thời. Hồ sơ nhân sự gồm có hàng loạt những văn bản, tài liệu có nội dung tương quan đến mỗi thành viên trong Tổng công ty : lý lịch bản thân, quyết định hành động tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và những loại sách vở khác có tương quan … + Hồ sơ việc làm : là hàng loạt những văn bản tàI liệu, nội dung tương quan với nhau về việc giảI quyết một yếu tố, một việc làm. + Công tác quản trị và nộp hồ sơ : Để quản trị hồ sơ tài liệu Tổng công ty đã sử dụng giải pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo chiêu thức này hàng năm những phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị chức năng mình, sau đó nhân viên cấp dưới văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan là gia tài quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản trị ngặt nghèo theo nguyên tắc tập trung chuyên sâu thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn sách vở và công tác lưu trữ của Hội đồng nhà nước phát hành ngày 28/09/1963 pháp luật : “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên cấp dưới làm công tác công văn sách vở và cán bộ nhân viên cấp dưới làm công tác trình độ khác nhưng nhiều lúc có làm công văn, tương quan đến công văn, sách vở phải kiểm tra lại những hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu những việc đã xong và list những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu và điều tra tiếp ”. Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ những đơn vị chức năng cần kiểm tra lại những hồ sơ, hoàn hảo hàng loạt những khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu so sánh với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời nhu yếu đơn vị chức năng có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản. Nhân viên văn thư nhận rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc chỉ huy, hướng dẫn nhiệm vụ, đôn đốc kiểm tra trợ giúp chỉ huy trong công tác nộp lưu của những bộ phận trong Tổng công ty. Bảng mục lục hồ sơ của Tổng công ty Sành sứ – thuỷ tinh Công nghiệp Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày khởi đầu Ngày kết thúc Số trang Thời hạn dữ gìn và bảo vệ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 5. Tổ chức quản trị và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị con dấu của cơ quan mình và con dấu của những đơn vị chức năng thường trực Tổng công ty. Con dấu của Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp được để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên cấp dưới văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm, có trình độ lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về dữ gìn và bảo vệ con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên những vưn bản đúng thể thức : có chữ ký của người có thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định và đánh giá. Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị chức năng ( chỉ đóng dấu đơn vị chức năng hoặc không đóng dấu ). Trong trường hợp thiết yếu thì đóng dấu treo ( ở phần tên cơ quan phát hành ) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. II. Công tác lưu trữ. Hai công tác Văn thư – Lưu trữ có mối quan hệ ngặt nghèo với nhau. Tại Tổng công ty Sành sứ – Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên cấp dưới văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm luôn trách nhiệm lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng chừng 50 % số công văn Tổng công ty đảm nhiệm và phát hành. Do đó dể thực thi tốt công tác lưu trữ, nhân viên cấp dưới văn thư phải triển khai những nhiệm vụ về lưu trữ : 1. Phân loại tài liệu lưu trữ : Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức triển khai khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở những văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên cấp dưới văn thư triển khai phân loại những tài liệu một cách tương thích thuận tiện cho việc lưu trữ. Tổng công ty phân loại tài liệu theo những mặt hoạt động giải trí đa phần của cơ quan : – Báo cá
Các file đính kèm theo tài liệu này :

• 682.DOC

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2