Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (401.4 KB, 34 trang )

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………………1
B. PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………………………………4
Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH………………………………………………………………………………….4
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình………………………………………..4
1.1.1.Lịch sử hình thành……………………………………………………………………….4
1.1.2.Chức năng…………………………………………………………………………………..4
1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn……………………………………………………………………5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………………………6
1.2.

Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu tổ

chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ…………………………………………….8
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………………………………..8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………………………9
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH……………………………………………………11
2.1. Hoạt động quản lý………………………………………………………………………..11
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ……..11
2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ………………………..12
2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ 12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ…………………………………………………………………….13
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan……………….13
2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu……………………………………………………………14

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu………………………………………………………………16
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu………………………………………………………………………..16
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu…………………………………………………………..17
2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu…………………………………..18
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu………………………………………………………….18

2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…………………………………..19
Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ…………….20
3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi
cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được……………………………………………20
3.1.1.

Vệ sinh tài liệu……………………………………………………………………….20

3.1.2.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ………………………………….20

3.1.3.

Một số công việc khác…………………………………………………………….20

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ……………………………………………………………………………………..21
3.2.1. Ưu điểm…………………………………………………………………………………..21
3.2.2. Nhược điểm……………………………………………………………………………..21
3.3.3. Giải pháp………………………………………………………………………………….21
3.3.3.1. Hoạt động quản lý…………………………………………………………………..22

3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ……………………………………………………………….22
3.3. Một số khuyến nghị……………………………………………………………………..23
3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ………………………………………………23
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường…………………………………………..23
3.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ……………………………………………23
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23
C. KẾT LUẬN………………………………………………………………………………………25
PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND
UBHC
HĐND

Chữ đầy đủ
Ủy ban nhân dân
Ủỷ ban hành chính
Hội đồng nhân dân

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đại
công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thể
thiếu. Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằng
văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tin
cậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trị
làm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liền
với công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà

nước từ thời xa xưa cho đến nay.
Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phú
thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng. Vì vậy, việc
quản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính là
những nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu văn
bản trong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã
hội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sản
văn hoá của dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác Lưu trữ. Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công tác
này ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản lý
của cơ quan, đơn vị.
Nhằm trang bị những kiến thức cơ bản, giúp sinh viên nắm vững lý thuyết
đã được học trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinh
viên khoa Văn thư – Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu
biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện them ý thức làm
việc đúng với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”
và “Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình,
em đã được tiếp nhận về phòng lưu trữ để giúp cán bộ lưu trữ của Cục những
nghiệp vụ về công tác Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà
mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ
chuyên viên trong Cục. Trong khoảng thời gian 3 tháng đi thực tập, bản thân em
đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi những kinh nghiệm làm việc cũng như
1

rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã
được học và sự hướng dẫn tận tình của của cán bộ trong Cục.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưu

trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự
phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ cuả thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất
lớn.
Trong quá trình thực tập khi em được tiếp xúc thực tế vào công việc em
đã được sự quan tâm chỉ bảo giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,các anh các
chị trong cơ quan. Được tin tưởng và giao cho các công việc trong cơ quan.Tuy
nhiên bên cạnh những thuận lợi cũng gặp không ít những khó khăn như lý thuyết
học trên nhà trường khi áp dụng vào thực tế hơi trìu tượng dẫn đến giải quyết
các công việc chưa hiệu quả.
Do thời gian thực tập có hạn nên trong báo cáo của em xin trình bày
những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư
Lưu trữ Sở Nội Vụ như sau:
Báo cáo gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội Vụ
tỉnh Ninh Bình.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở
Nội vụ tỉnh Ninh Bình
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình và đề xuất, khuyến nghị
Dưới đây là bản báo cáo kiến thực tập của em mặc dù đã có rất nhiều cố
gắng song vì là một sinh viên thực tập kinh nghiệm thực tế còn thiếu, trình độ và
vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì vậy báo cáo của em không
tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giá
cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em
rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các
2

thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ để bài Báo cáo của em được hoàn thiện

tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Hoàng Ngân Hạnh

3

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH
NINH BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
1.1.1.Lịch sử hình thành
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003; Nghị định số 83/2006/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2006
của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức
hành chính, tổ chức sự nghiệp nhà nước;Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28
tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và tổ chéc của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; xét đề nghị của Giám đốc
Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình đã đưa ra Quyết định số 930/QĐUBND về việc thành lập Chi cụ Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Ninh Bình.
(Phụ lục số 1)
1.1.2.Chức năng
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có

tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định
pháp luật. Địa điểm làm việc trước mắt đặt tại trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh;
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
4

1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được
quy định tại Quyết định số 31/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 1 năm 2015 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình như sau:
1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà
nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử ; quyết định
hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
d) Ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
e) Quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn, các chương trình, đề án, dự án
và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của tỉnh về văn thư,
lưu trữ.
2. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định:
a) Ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
c) Hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử theo quy định của

pháp luật;
d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
e) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chủ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ
điều kiện theo quy định của pháp luật;
f) Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
3. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương, của tỉnh và của cơ
quan chủ quản về các nội dung có liên quan đã được phê duyệt;
b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
5

công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo
quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ theo quy định của pháp luật;
e) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
f) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao theo
quy định của pháp luật và gia đình;
g) Thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức và người lao
động thuộc quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban
nhân dân tỉnh;
h) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.
(Phụ lục số 2)

1.1.4. Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo Chi cục: có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục
trưởng.
a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, lãnh đạo và thực hiện các
mặt công tác chuyên môn của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội
vụ, Phó Sở Nội vụ phụ trách và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Chi cục;
b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công
tác phân công.
Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cục
trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng và công chức, viên chức giữ chức vụ
lãnh đạo quản lý thuộc, trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy:
6

a) Các phòng chuyên môn thuộc Chi cục
– Phòng Hành chính – Tổng hợp
– Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ
b) Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
– Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
3. Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức thuộc, trực thuộc Chi cục
do Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét trình Ủy ban nhân dân
tỉnh xem xét, quyết định.

Việc thành lập, sát nhập, giải thể các phòng nghiệp vụ thuộc Trung tâm do
Chi cục trưởng đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định.
4. Lãnh đạo các phòng và lãnh đạo Trung tâm
a) Phòng có Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng.
– Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục
trưởng phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.
– Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng.
b) Trung tâm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc.
– Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng
phục trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
– Phó Giám đốc giúp Giám đốc phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một số kĩnh
vực công tác do Giám đốc phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, Phó
Giám đốc được Giám đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Trung tâm.
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục và Giám đốc, Phó Giám
đốc trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp
quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Công chức, viên chức và người lao động
a) Công chức, viên chức và người lao động thuộc Chi cục chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được
7

giao;

b) Việc bố trí vị trí công tác đối với công chức, viên chức và người lao
động tại Chi cục phải căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh, theo
phẩm chất, năng lực, sở trường, bảo đảm đúng các quy định của pháp luật;
c) Căn cứ vào đặc điểm, tính chất, khối lượng công việc thực tế tại Chi
cục Chi cục trưởng đề nghị để Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hoặc
phân cấp cho Chi cục trưởng ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp
luật để thực hiện các công việc, nhiệm vụ cụ thể tại Chi cục.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu cấu
tổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn
– Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án về lưu trữ.
– Xây dựng kế hoạch, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưu trữ.
– Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ.
– Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
của tỉnh”.
– Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
– Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ.
– Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật.
– Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho
Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước
– Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu.
– Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
–

Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ .
–

Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệu

mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi ).

8

–

Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và

chứng thực tài liệu lưu trữ.
– Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ.
– Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức hội nghị sơ kết,
tổng kết công tác lưu trữ.
– Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu
nại, tố cáo, vi phạm pháp luật về lĩnh vực lưu trữ.
– Phối hợp với các phòng thuộc Chi cục triển khai, thực hiện công việc
có liên quan.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục phân công hoặc ủy
quyền.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
– Lãnh đạo phòng: 01 Trưởng phóng và 01 Phó trưởng phòng, trong đó:
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó chi cục trưởng
phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.

9

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một
số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng.
– Đội ngũ nhân viên: 04 nhân viên

10

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH NINH BÌNH
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Trong những năm qua trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp
vụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu xây dựng được rất nhiều các văn bản
quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy định về văn bản quản lý và hướng dẫn
nghiệp vụ, nhằm tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị trấn,
các sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức thực hiện.
Cụ thể xây dựng ban hành và sửa đổi nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
cụ thể:
– Văn bản QPPL:
+ Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 13/01/2016 về kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2016;
+ Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 27/6/2016 về việc ban hành Quy
định quản lý tài liệu xây dựng công trình tín ngưỡng, tôn giáo thuộc diện nộp

lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình;
+ Công văn số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ đạo công tác
lập hồ sơ công việc và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn tỉnh;
+ Công văn số 310/UBND-VP7 ngày 05/10/2016 về việc thu thập tài liệu
lưu trữ nghe – nhìn.
– Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 về việc lập hồ sơ công việc.
+ Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn
giá tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong
11

quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.
Hiện nay, để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục đã ban hành
Quyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày 08/11/2013 về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình (Phụ lục số
3) và Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 về việc ban hành Quy chế
làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
(Phụ lục số 4)
2.1.2. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Chi cục đã xây
dựng, ban hành văn bản. Tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND các văn bản
hướng dẫn, kế hoạch về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra các văn bản để các sở
ban ngành khác, các huyện, xã cùng thực hiện để đồng nhất trong công tác lưu
trữ.
Ngoài ra còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra các Sở ban ngành khác,
các huyện xã trong địa bàn tỉnh nhằm thống nhất chuyên môn nghiệp, tìm ra
những thiếu xót trong công tác lưu trữ để khắc phục. Mở các lớp đào tạo, bồi
dưỡng chuên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức. Tuyên truyền

phổ biến các văn bản QPPL, Luật lưu trữ cho công chức, viên chức trong Chi
cục và các đơn vị trực thuộc. Tạo điều kiện để cán bộ được tham quan học tập
nâng cao trình độ, nghiệp vụ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ.
2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu
trữ
Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục đã hướng dẫn các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện các nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành; Kế hoạch công tác lưu trữ.
+ Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho 180 công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, Ban, ngành; công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban thuộc UBND
12

cấp huyện.
+ Đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ; đánh giá kết quả triển khai công tác lưu trữ và phương hướng,
nhiệm vụ công tác lưu trữ.
+ Thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục thuế tỉnh Ninh Bình, Kho bạc
Nhà nước tỉnh Ninh Bình.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu
giữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
cơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả… Công tác lập

hồ sơ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ do từng cán bộ, nhân viên của cơ quan căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và
nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập. Công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ công
chức được xem là một căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng công việc của
từng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ để đánh giá kết quả công tác
quản lý của cơ quan. Hiện tại công tác lập hồ sơ ở chi cục vẫn còn chưa thực
hiện tốt, hồ sơ vẫn còn để ở các phòng ban, chưa tập trung về một nơi, những
công việc đã giải quyết xong được cán bộ nhân viên lập thành một hồ sơ nhưng
là hồ sơ tạm, chưa biên mục…Công tác này cần phải được quan tâm nhiều hơn
nữa.
Hiện nay, hồ sơ hiện hành tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được lập
13

thành 03 loại chính:
– Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản của các cơ quan có thẩm quyền quy
định một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết
công việc hàng ngày.
– Hồ sơ công việc: Là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh diễn biến và kết hợp giải quyết các vấn đề sự việc thuộc chức năng
nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
– Tập lưu: là tập hợp các văn bản đi của cơ quan, đơn vị được lưu giữ tại
bộ phận văn thư theo hệ thống, tính chất công việc, vụ việc nhằm phục vụ nhu
cầu tra cứu, nghiên cứu.
2.2.2. Thu thập bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ theo quyền hạn phạm vi đã được nhà nước quy định.
Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu

trữ tỉnh: Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình tuy đã có kho
chuyên dụng nhưng diện tích kho còn hẹp nên việc thu thập tài liệu của các đơn
vị nguồn nộp lưu về Chi cục Văn thư – lưu trữ chưa được thực hiện tốt và
thường xuyên.
Hiện tại, lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý 05 phông tài liệu của UBND
tỉnh qua các thời kì: Phông UBHC tỉnh Ninh Bình từ năm 1955 đến năm 1975,
phông HĐND tỉnh Ninh Bình từ năm 1960 đến năm 2012, phông UBND tỉnh
Ninh Bình từ năm 1992 đến năm 2012, phông Ủy ban nhân dân số, Kế hoạch
hóa gia đình tỉnh Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2007, phông Văn phòng
UBND tỉnh Ninh Bình (bao gồm tập lưu văn bản đi, đến, công báo) từ năm 1992
đến năm 2012. Tài liệu các đơn vị nguồn nộp lưu được thực hiện bảo quản tại
kho lưu trữ cơ quan đến khi kho lưu trữ lịch sử tỉnh có đủ diện tích sẽ tổ chức
thu thập về bảo quản theo quy định.
14

Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác;
cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…
Chi cục đã thực hiện tốt các điều kiện phục vụ cho việc thu tài liệu có giá
trị vĩnh viễn của UBND tỉnh với tổng số 32 mét giá đảm bảo đúng theo quy định
về thu nhận tài liệu từ lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tuy nhiên công tác thu thập còn gặp nhiều khó khăn và trở ngại do tài liệu
rời rạc dẫn đến việc thu thập không thuận lợi, việc rà soát bị thiếu sót.

15

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu phải dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và

những tiêu chuẩn nhất định để xem xét giá trị của các tài liệu nhằm lựa chọn tài
liệu có giá trị cao để bảo quản trong các lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giá
trị. Xác định giá trị tài liệu được coi là một yêu cầu cơ bản, một khâu nghiệp vụ
không thể thiếu được trong công tác chỉnh ký khoa học tài liệu lưu trữ nhằm lựa
chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ.
Hiện nay khối lượng tài liệu của Chi cục ngày càng nhiều mà diện tích
kho thì chật hẹp do đó công tác xác định giá trị càng có ý nghĩa, càng được tiến
hành chặt chẽ để bảo quản những tài liệu có giá trị và loại những tài liệu không
có giá trị nhằm tiết kiệm được diện tích kho tàng và phương tiện trang thiêt bị
bảo quản.
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Chi cục đã tiến hành
đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn
cụ thể. Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn dài chưa quy định là bao nhiêu
năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với
những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Thủ tục tiêu huỷ tài liệu Chi cục được thực hiện rất chặt chẽ, đúng với quy
định của pháp luật. Sau khi xác định được tài liệu và loại ra những tài liệu hết
giá trị. Những bản trùng thừa, bản thảo không có dấu, bản dấu đen…sẽ được loại
ra. Chi cục sẽ thành lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu đồng thời lập biên bản trình Sở
Nội vụ phê duyệt.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành việc chỉnh sửa, hoàn thiện và phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, lập công cụ tra cứu đối với
phông lưu trữ hoặc khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Hiện nay, do tình hình lập hồ sơ ở Chi cục thực hiện tương đối tốt và hầu
16

như không tổ chức chỉnh lý tài liệu của Chi cục mà chỉ tổ chức thực hiện chỉnh

lý ở các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Trong những năm qua công tác chỉnh lý tài liệu được Chi cục hết sức
quan tâm và thực hiện rất tốt cùng với đội ngũ công chức, viên chức có kinh
nghiệm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã thực hiện Chỉnh lý cho
nhiều Sở, ban, ngành. Hàng năm các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố đều
mời Chi cục đến để tiến hành Chỉnh lý tài liệu cho cơ quan mình. Vừa qua Chi
cục có tham gia chỉnh lý khối xây dựng cơ bản cho UBND tỉnh Ninh Bình. Tính
đến ngày 7/1/2017, chỉnh lý hoàn chỉnh 124 hộp hồ sơ tương đương với 15 mét
giá của khối tài liệu Khen thưởng thuộc phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình.
– Thực hiện chỉnh lý khoa học 58.5 mét giá tài liệu tại Sở Y tế theo lộ trình
Đề án chỉnh lý và bảo quản tại liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 – 2024 của
UBND tỉnh. Có thể nói Chi cục là cơ quan đi đầu trong việc chỉnh lý, luôn đảm
bảo yêu cầu quy định của pháp luật.
2.2.5. Công tác thống kê tài liệu
Thống kê tài liệu là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình
hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ để ghi vào
sổ sách thống kê.
Công tác thống kê giúp cho Chi cục văn thư lưu trữ nói riêng và Sở Nội
vụ tỉnh Ninh Bình nói chung nắm chắc số lượng, thành phần nội dung tài liệu,
tình hình các phương tiện bảo quản của chúng. Đồng thời gúp cho việc tra tìm
được thuận lợi và chính xác.
Các công cụ thống kê chủ yếu được sử dụng trong Chi cục là các quyển
mục lục hồ sơ; sổ thống kê mục lục hồ sơ; hồ sơ phông… Công tác thống kê tại
Chi cục rất được quan tâm vì nó giúp cho việc quản lý và tra tìm được nhanh
chóng, chính xác.
17

2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Công cụ tra cứu tài liệu là một phương diện tra cứu tài liệu và thông tin tài
liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu tài liệu lưu
trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm nhanh chóng, chính xác,
rút ngắn thời gian tra cứu.
Để giúp cho độc giả cũng như các nhà nghiên cứu tra tìm tài liệu được
nhanh chóng thì Chi cục có xây dựng các loại công cụ như: mục lục hồ sơ; các
bộ thẻ tra tìm tài liệu; sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ, ứng dụng công
nghệ thông tin để tra tìm tài liệu.
2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức tài liệu là công tác tổ chức và
thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hiện
tại và tương lai. Tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, hồ sơ sau khi lập sẽ được
bảo quản tại phòng, sau đó sẽ được đưa vào Kho lưu trữ Chi cục. (Phụ lục số 5)
Kho lưu trữ tài liệu của Chi cục được đặt trên tầng 5 với diện tích với
mét giá. Giá trong kho được bố trí khoa học để thuận lợi cho việc đi lại tra tìm
tài liệu. Hồ sơ được sắp xếp trật tự trong tủ. ( Phụ lục số 6)
Hiện nay, ngoài kho lưu trữ Chi cục ở tầng 5 Sở Nội vụ, thì kho Lưu trữ
lịch sử tỉnh được đặt tại tầng 5, trụ sở Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình và 01
kho tại tầng 2 Sở Nội vụ, với tổng diện tích trong và ngoài kho khoảng 520m 2.
Trang thiết bị bảo quản tại tài liệu lưu trữ tại các kho: có 75 giá sắt, trên 220 hộp
caston, nhiều bìa hồ sơ đúng quy định chuẩn ngành; các kho có bố trí máy điều
hoà, hút ẩm, quạt thông gió, bình cứu hoả…Công tác vệ sinh kho đã được thực
hiện định kỳ 2 lần/năm theo quy định. Trên thực tế nhiều tài liệu có giá trị nhưng
do không được bảo quản tốt nên bị hư hỏng làm giảm giá trị hoặc mất hẳn giá trị
của tài liệu đó.
18

Bên cạnh đó, để phòng ngừa sự tác động của côn trùng, mối mọt và các
yếu tố môi trường xâm nhập làm hư hỏng, rách nát tài liệu lưu trữ, hàng năm đã
xây dựng dự trù kinh phí và thực hiện việc bảo quản toàn bộ tài liệu đang được
lưu giữ tại kho Lưu trữ theo định kỳ.
Thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ hồ sơ hành chính hiện nay, trong
kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm các tài liệu hồ sơ: tài liệu hành
chính; tài liệu về lịch sử hình thành cơ quan.
2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Tại lưu trữ lịch sử của tỉnh đã tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
bằng các hình thức truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin, công khai
Nội quy khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc tại Chi cục, từng bước giới
thiệu tài liệu trong kho ra công chúng thông qua các kênh thông tin truyền hình,
mạng internet.
Tổ chức thực hiện phục vụ các độc giả trong và ngoài tỉnh có nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu như nghiên cứu tại phòng đọc, phô tô, chứng thực, đã
phát huy giá trị của tài liệu phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội và
nghiên cứu khoa học, phục vụ thanh tra, kiểm tra và viết lịch sử truyền thống
của các đơn vị; bố trí phòng đọc phục vụ độc giả đến tra cứu tài liệu. Chi cục đã
hướng dẫn, giải quyết tra cứu thông tin phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
cho 101 lượt độc giả bao gồm: 06 tổ chức và 58 cá nhân theo quy định và tương
ứng 262 văn bản. Thực hiện chứng thực tài liệu lưu trữ cho 133 độc giả là tổ chức
và cá nhân trong tỉnh.

19

Chương 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ

3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại
Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được
3.1.1. Vệ sinh tài liệu
Vệ sinh tài liệu được Chi cục thực hiện thường xuyên. Cứ vào thứ 2 đầu
tuần các viên chức trong Chi cục lại thực hiện vệ sinh các kho tài liệu. Trong
thời gian thực tập em cũng được thực hiện vệ sinh tài liệu cùng với các viên
chức trong cơ quan. Công việc vệ sinh được diễn ra rất tỉ mỉ, cẩn thận vì phần đa
các tài liệu trong kho là tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng. Các tài liệu được mang
xuống theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Mở cặp 3 dây để kiểm tra
xem tài liệu có bị nấm mốc hay có các kí sinh trong tài liệu, bọ ba đuôi. Các vỏ
cặp hộp được lau chùi sạch sẽ sau đó các hộp tài liệu lại được xếp lại gọn gàng
như cũ.
Việc vệ sinh tài liệu là một công việc thiết thực để tài liệu không bị hư
hỏng và sử dụng được lâu dài.
3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong quá trình thực tập có một độc giả muốn đến lưu trữ lịch sử tỉnh để
khai thác tài liệu để viết. Cơ quan đã giao cho em và một viên chức trong cơ
quan hướng dẫn độc giả làm thủ tục mượn tài liệu cũng như các quy chế nội quy
khai thác tài liệu của Chi cục.
Hình thức khai thác chủ yếu tại Chi cục là khai thác tài liệu tại phòng
đọc.
3.1.3. Một số công việc khác
Ngoài những công việc liên quan đến công tác lưu trữ, em còn được giao
một số công việc khác liên quan đến công tác văn phòng như Soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn bản,… Từ đó giúp em nâng cao kỹ năng để
thực hiện các công việc tốt hơn

20

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ
3.2.1. Ưu điểm
– Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, tập thể công chức, viên chức
và người lao động trong Chi cục đã đoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao tinh
thần trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm, chủ động tham mưu với Sở Nội vụ cụ thể
hóa chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị tổ chức, triển
khai, hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.
– Công tác kiểm tra, đánh gái được tiến hành kịp thời chấn chỉnh, khắc
phục những thiếu sót trong chuyên môn, nghiệp vụ và những gì chưa làm được.
Nhờ thế mà mỗi cán bộ trong Chi cục luôn có ý thức trong công việc, làm tốt
những nhiệm vụ được giao.
3.2.2. Nhược điểm
– Phòng kho tương đối nhỏ so với khối tài liệu của Chi cục.
– Tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ chưa được tổ chức bảo quản trong các
điều kiện phù hợp;
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn hạn chế như tài
liệu chưa được số hóa, việc ứng dụng đề tài khoa học đang trong giai đoạn thử
nghiệm nên chưa phát huy được giá trị của tài liệu một cách hiệu quả nhất.
– Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục chưa đảm bảo các yêu
cầu đề ra. Khối tài liệu của kho lưu trữ lịch sử còn hạn chế, chưa đáp ứng hết
nhu cầu khai thác và sử dụng của tổ chức và công dân.
– Về trang thiết bị làm việc thì bên cạnh việc được trang bị những trang
thiết bị hiện đại thì còn nhiều trang bị cũ như: Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu
chủ yếu là cặp ba dây nên còn gây nhiều khó khăn cho việc cất giữ tài liệu.
– Việc quản lý văn bản trên máy tính chưa được thực hiện theo công tác
hiện đại hóa văn phòng.
3.3.3. Giải pháp
Qua bản báo cáo thu hoạch thực tập về công tác lưu trữ thư em xin đóng

21

góp một số ý kiến về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ – Sở Nội vụ
như sau:
3.3.3.1. Hoạt động quản lý
– Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
của tỉnh; đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện.
– Đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV
ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ; ban hành Danh mục hồ sơ theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
– Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số liệu thống kê cơ sở công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại
Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh năm 2016.
– Xây dựng kế hoạch thực hiện Đề án chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh
Bình trong năm 2017.
– Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
– Tiến hành thanh, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn
vị trên địa bàn tỉnh.
– Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của
tỉnh.
3.3.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
– Tổ chức, thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc
các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ
thuộc các phông đang được bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử.
– Tổ chức bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lư trữ lịch sử
(như công tác tu bổ, phục chế bồi nên tài liệu, vệ sinh, khử trùng kho, tài liệu..).
– Tiếp tục thực hiện công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ

vào công tác lưu trữ.
– Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo lộ trình của Đề án chỉnh lý và bảo quản tài
liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử
22

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu ……………………………………………………………… 162.2.4. Chỉnh lý tài liệu ……………………………………………………………………….. 162.2.5. Công tác thống kê tài liệu ………………………………………………………….. 172.2.6. Công tác kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ………………………………….. 182.2.7. Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu …………………………………………………………. 182.2.8. Công tác tổ chức triển khai khai thác sử dụng tài liệu ………………………………….. 19C hương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ ……………. 203.1. Báo cáo những việc làm đã làm được trong thời hạn thực tập tại Chicục Văn thư – Lưu trữ và tác dụng đạt được …………………………………………… 203.1.1. Vệ sinh tài liệu ………………………………………………………………………. 203.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ …………………………………. 203.1.3. Một số việc làm khác ……………………………………………………………. 203.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác làm việc lưu trữ của Chi cục Vănthư – Lưu trữ …………………………………………………………………………………….. 213.2.1. Ưu điểm ………………………………………………………………………………….. 213.2.2. Nhược điểm …………………………………………………………………………….. 213.3.3. Giải pháp …………………………………………………………………………………. 213.3.3.1. Hoạt động quản trị ………………………………………………………………….. 223.3.3.2. Hoạt động nhiệm vụ ………………………………………………………………. 223.3. Một số khuyến nghị …………………………………………………………………….. 233.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ ……………………………………………… 233.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường ………………………………………….. 233.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ …………………………………………… 233.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ và trường Đại học Nội vụ Thành Phố Hà Nội 23C. KẾT LUẬN ……………………………………………………………………………………… 25PH Ụ LỤCBẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮTChữ viết tắtUBNDUBHCHĐNDChữ đầy đủỦy ban nhân dânỦỷ phát hành chínhHội đồng nhân dânA. PHẦN MỞ ĐẦUBước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đạicông nghiệp hoá hiện đại hoá quốc gia, việc trao đổi thông tin là không thểthiếu. Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằngvăn bản được coi là phương tiện đi lại quan trọng nhất vì nó là vật chứng có độ tincậy đúng mực nhất và hiệu lực hiện hành pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trịlàm địa thế căn cứ pháp lý để truy cứu nghĩa vụ và trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liềnvới công tác làm việc văn thư là một khâu rất quan trọng trong những cơ quan, tổ chức triển khai nhànước từ thời rất lâu rồi cho đến nay. Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phúthì những hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được phong phú. Vì vậy, việcquản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng thiết yếu đó chính lànhững nhu yếu yên cầu con người phải chăm sóc đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu vănbản trong công tác làm việc văn thư có ý nghĩa to lớn so với toàn bộ những hoạt động giải trí của xãhội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế tài chính, văn hoá khoa học lịch sử vẻ vang và là di sảnvăn hoá của dân tộc bản địa, làm tốt công tác làm việc văn thư tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho côngtác Lưu trữ. Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư nên công tácnày ngày càng được quan tâm quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động giải trí quản lýcủa cơ quan, đơn vị chức năng. Nhằm trang bị những kỹ năng và kiến thức cơ bản, giúp sinh viên nắm vững lý thuyếtđã được học trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội đã tổ chức triển khai một đợt thực tập cho sinhviên khoa Văn thư – Lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng nhằm mục đích nâng cao trình độ hiểubiết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với trong thực tiễn, rèn luyện them ý thức làmviệc đúng với mục tiêu mà nhà trường đề ra : “ Học thật song song với Làm thật ” và “ Học song song với Hành ”. Được sự đồng ý chấp thuận của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, em đã được tiếp đón về phòng lưu trữ để giúp cán bộ lưu trữ của Cục nhữngnghiệp vụ về công tác làm việc Lưu trữ, triển khai những nhiệm vụ trình độ khác màmình được giảng dạy và một số ít việc làm khác dưới sự hướng dẫn của cán bộchuyên viên trong Cục. Trong khoảng chừng thời hạn 3 tháng đi thực tập, bản thân emđã cố gắng nỗ lực, nỗ lực không ngừng học hỏi những kinh nghiệm tay nghề thao tác cũng nhưrèn luyện kiến thức và kỹ năng nhiệm vụ văn phòng trên cơ sở vận dụng những triết lý đãđược học và sự hướng dẫn tận tình của của cán bộ trong Cục. Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị choem một số ít kỹ năng và kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác làm việc Lưutrữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác làm việc Lưu trữ so với sựphát triển của quốc gia, thấy được những chưa ổn trong công tác làm việc này ở cơ quan. Từ đó thấy được nghĩa vụ và trách nhiệm, nghĩa vụ và trách nhiệm cuả thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rấtlớn. Trong quy trình thực tập khi em được tiếp xúc trong thực tiễn vào việc làm emđã được sự chăm sóc chỉ bảo giúp sức rất nhiệt tình của những cô chú, những anh cácchị trong cơ quan. Được tin cậy và giao cho những việc làm trong cơ quan. Tuynhiên bên cạnh những thuận tiện cũng gặp không ít những khó khăn vất vả như lý thuyếthọc trên nhà trường khi vận dụng vào trong thực tiễn hơi trìu tượng dẫn đến giải quyếtcác việc làm chưa hiệu suất cao. Do thời hạn thực tập có hạn nên trong báo cáo giải trình của em xin trình bàynhững yếu tố chung nhất và cơ bản nhất về công tác làm việc lưu trữ của Chi cục Văn thưLưu trữ Sở Nội Vụ như sau : Báo cáo gồm 03 chương : Chương 1 : Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội Vụtỉnh Ninh Bình. Chương 2 : Thực trạng công tác làm việc lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ SởNội vụ tỉnh Ninh BìnhChương 3 : Báo cáo hiệu quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nộivụ tỉnh Ninh Bình và đề xuất kiến nghị, khuyến nghịDưới đây là bản báo cáo giải trình kiến thực tập của em mặc dầu đã có rất nhiều cốgắng tuy nhiên vì là một sinh viên thực tập kinh nghiệm tay nghề trong thực tiễn còn thiếu, trình độ vàvốn kiến thức và kỹ năng còn có những hạn chế nhất định, vì thế báo cáo giải trình của em khôngtránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong đánh giá và nhận định, đánh giácũng như yêu cầu giải pháp. Chính vì thế, để báo cáo giải trình được hoàn thành xong hơn, emrất mong nhận được sự thông cảm và những quan điểm góp phần quý báu của cácthầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ để bài Báo cáo của em được hoàn thiệntốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viênHoàng Ngân HạnhB. PHẦN NỘI DUNGChương 1GI ỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNHNINH BÌNH1. 1. Lịch sử hình thành, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổchức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. 1.1.1. Lịch sử hình thànhCăn cứ Luật tổ chức triển khai Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 ; Nghị định số 83/2006 / NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2006 của nhà nước lao lý trình tự, thủ tục xây dựng, tổ chức triển khai lại, giải thể tổ chứchành chính, tổ chức triển khai sự nghiệp nhà nước ; Thông tư số 02/2010 / TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn công dụng, nhiệm vụquyền hạn và tổ chéc của tổ chức triển khai Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc nhà nước và Ủy ban nhân dân những cấp ; xét ý kiến đề nghị của Giám đốcSở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình đã đưa ra Quyết định số 930 / QĐUBND về việc xây dựng Chi cụ Văn thư – Lưu trữ thường trực Sở Nội vụ tỉnhNinh Bình trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nộivụ tỉnh Ninh Bình và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thường trực Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh Ninh Bình. ( Phụ lục số 1 ) 1.1.2. Chức năngChi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức triển khai có tư cách pháp nhân, con dấu, cótài khoản riêng, kinh phí đầu tư hoạt động giải trí do Chi tiêu nhà nước cấp theo quy địnhpháp luật. Địa điểm thao tác trước mắt đặt tại trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. Chi cục Văn thư – Lưu trữ có công dụng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh ; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử dân tộc và thực thi những hoạt động giải trí dịch vụ lưutrữ theo lao lý của pháp lý. 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạnNhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đượcquy định tại Quyết định số 31/2015 / QĐ-UBND ngày 27 tháng 1 năm năm ngoái củaỦy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình như sau : 1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh : a ) Ban hành và hướng dẫn triển khai những chính sách, pháp luật về công tác làm việc vănthư, lưu trữ theo lao lý của pháp lý ; b ) Công tác quản trị lưu trữ thông tin số trong những cơ quan, đơn vị chức năng nhànước trên địa phận tỉnh theo lao lý của pháp lý ; c ) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử vẻ vang ; quyết địnhhủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang của tỉnh theo pháp luật của pháp lý ; d ) Ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vàphê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang ; e ) Quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn, những chương trình, đề án, dự ánvà chương trình, giải pháp tổ chức triển khai thực thi những trách nhiệm của tỉnh về văn thư, lưu trữ. 2. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hành động : a ) Ban hành những văn bản quản trị, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ ; b ) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức triển khai thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang ; c ) Hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử dân tộc theo pháp luật củapháp luật ; d ) Kiểm tra việc triển khai những chính sách, pháp luật về công tác làm việc văn thư, lưutrữ ; xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giảiquyết khiếu nại, tố cáo và giải quyết và xử lý vi phạm pháp lý về văn thư, lưu trữ ; e ) Cấp, cấp lại, tịch thu chứng chủ hành nghề lưu trữ cho cá thể có đủđiều kiện theo pháp luật của pháp lý ; f ) Công tác báo cáo giải trình, thống kê về văn thư, lưu trữ theo pháp luật của phápluật. 3. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ triển khai trách nhiệm : a ) Tổ chức triển khai những văn bản của Trung ương, của tỉnh và của cơquan chủ quản về những nội dung có tương quan đã được phê duyệt ; b ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; c ) Tổ chức tập huấn, tu dưỡng nhiệm vụ văn thư, lưu trữ so với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; d ) Hướng dẫn những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bịtài liệu nộp lưu ; tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị, thống kê, trùng tu phục chế, bảoquản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử dân tộc và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ theo lao lý của pháp lý ; e ) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo lao lý của pháp lý ; f ) Quản lý về tổ chức triển khai cỗ máy, biên chế, kinh tế tài chính, gia tài được giao theoquy định của pháp lý và mái ấm gia đình ; g ) Thực hiện chính sách chủ trương so với công chức, viên chức và người laođộng thuộc quyền quản trị theo lao lý của pháp lý và phân cấp của Ủy bannhân dân tỉnh ; h ) Thực hiện những trách nhiệm, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao. ( Phụ lục số 2 ) 1.1.4. Cơ cấu tổ chức1. Lãnh đạo Chi cục : có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cụctrưởng. a ) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chỉ huy và triển khai cácmặt công tác làm việc trình độ của Chi cục, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nộivụ, Phó Sở Nội vụ đảm nhiệm và trước pháp lý về triển khai tính năng, nhiệmvụ, quyền hạn của Chi cục ; b ) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng đảm nhiệm, theo dõi và chỉ đạomột số nghành nghề dịch vụ công tác làm việc do Chi cục trưởng phân công ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trướcGiám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp lý về nghành côngtác phân công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cụctrưởng ủy nhiệm quản lý và điều hành những hoạt động giải trí của Chi cục. c ) Việc chỉ định, chỉ định lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷluật, không bổ nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và triển khai chính sách, chủ trương khácđối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng và công chức, viên chức giữ chức vụlãnh đạo quản trị thuộc, thường trực Chi cục được thực thi theo lao lý củapháp luật và phân cấp quản trị của Ủy ban nhân dân tỉnh. 2. Cơ cấu tổ chức triển khai cỗ máy : a ) Các phòng trình độ thuộc Chi cục – Phòng Hành chính – Tổng hợp – Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữb ) Đơn vị sự nghiệp công lập thường trực – Trung tâm Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh3. Việc xây dựng, sát nhập, giải thể những tổ chức triển khai thuộc, thường trực Chi cụcdo Chi cục trưởng đề xuất Giám đốc Sở Nội vụ xem xét trình Ủy ban nhân dântỉnh xem xét, quyết định hành động. Việc xây dựng, sát nhập, giải thể những phòng nhiệm vụ thuộc Trung tâm doChi cục trưởng đề xuất Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hành động. 4. Lãnh đạo những phòng và chỉ huy Trung tâma ) Phòng có Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng. – Trưởng phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cụctrưởng đảm nhiệm và trước pháp lý về hàng loạt hoạt động giải trí của phòng. – Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng đảm nhiệm, theo dõi và chỉ đạomột số nghành nghề dịch vụ công tác làm việc do Trưởng phòng phân công ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trướcTrưởng phòng và trước pháp lý về nghành nghề dịch vụ công tác làm việc được phân công. KhiTrưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điềuhành những hoạt động giải trí của phòng. b ) Trung tâm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc. – Giám đốc chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởngphục trách và trước pháp lý về hàng loạt hoạt động giải trí của Trung tâm. – Phó Giám đốc giúp Giám đốc đảm nhiệm, theo dõi và chỉ huy 1 số ít kĩnhvực công tác làm việc do Giám đốc phân công ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Giám đốc và trướcpháp luật về nghành nghề dịch vụ công tác làm việc được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, PhóGiám đốc được Giám đốc ủy nhiệm điều hành quản lý những hoạt động giải trí của Trung tâm. c ) Việc chỉ định, chỉ định lại, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷluật, không bổ nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực thi chính sách, chủ trương khácđối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục và Giám đốc, Phó Giámđốc thường trực Chi cục được triển khai theo lao lý của pháp lý và phân cấpquản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh. 5. Công chức, viên chức và người lao độnga ) Công chức, viên chức và người lao động thuộc Chi cục chịu tráchnhiệm trước chỉ huy trực tiếp và trước pháp lý về thực thi trách nhiệm đượcgiao ; b ) Việc sắp xếp vị trí công tác làm việc so với công chức, viên chức và người laođộng tại Chi cục phải địa thế căn cứ vào vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức vụ, theophẩm chất, năng lượng, sở trường, bảo vệ đúng những lao lý của pháp lý ; c ) Căn cứ vào đặc thù, đặc thù, khối lượng việc làm trong thực tiễn tại Chicục Chi cục trưởng đề xuất để Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hành động hoặcphân cấp cho Chi cục trưởng ký kết hợp đồng lao động theo lao lý của phápluật để thực thi những việc làm, trách nhiệm đơn cử tại Chi cục. 1.2. Tình hình tổ chức triển khai, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cấutổ chức của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ. 1.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn – Xây dựng và tổ chức triển khai thực thi quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, những chương trình, đề án, dự án Bất Động Sản về lưu trữ. – Xây dựng kế hoạch, tu dưỡng và tổ chức triển khai tập huấn nhiệm vụ lưu trữ. – Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai những chính sách, pháp luật về lưu trữ. – Thẩm định, báo cáo giải trình Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sửcủa tỉnh ”. – Thẩm định, báo cáo giải trình Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” dữ gìn và bảo vệ tại cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộplưu vào lưu trữ lịch sử dân tộc của tỉnh. – Thực hiện báo cáo giải trình, thống kê về lưu trữ. – Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang của tỉnhtheo lao lý của pháp lý. – Tổ chức thu nhận tài liệu của những cơ quan, cá thể giao nộp vào KhoLưu trữ lịch sử dân tộc theo đúng lao lý của Nhà nước – Thực hiện rất đầy đủ tiến trình kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ, chính sách bảo vệ tài liệu. – Thực hiện nhiệm vụ có đặc thù dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. Tổ chức rất đầy đủ những hình thức Giao hàng khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ theo quy định khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Lập hạng mục những loại tài liệu để Giao hàng nghiên cứu và điều tra sử dụng ( tài liệumật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng thoáng đãng ). Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục vàchứng thực tài liệu lưu trữ. – Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác làm việc lưu trữ. – Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức triển khai hội nghị sơ kết, tổng kết công tác làm việc lưu trữ. – Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra, xử lý khiếunại, tố cáo, vi phạm pháp lý về nghành lưu trữ. – Phối hợp với những phòng thuộc Chi cục tiến hành, triển khai công việccó tương quan. – Thực hiện những trách nhiệm khác do chỉ huy Chi cục phân công hoặc ủyquyền. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức triển khai – Lãnh đạo phòng : 01 Trưởng phóng và 01 Phó trưởng phòng, trong đó : Trưởng phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó chi cục trưởngphụ trách và trước pháp lý về hàng loạt hoạt động giải trí của phòng. Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng đảm nhiệm, theo dõi và chỉ huy mộtsố nghành công tác làm việc do Trưởng phòng phân công ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trướcTrưởng phòng và trước pháp lý về nghành công tác làm việc được phân công. KhiTrưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điềuhành những hoạt động giải trí của phòng. – Đội ngũ nhân viên cấp dưới : 04 nhân viên10Chương 2TH ỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯUTRỮ TỈNH NINH BÌNH2. 1. Hoạt động quản lý2. 1.1. Xây dựng, phát hành những văn bản hướng dẫn về công tác làm việc lưu trữ. Trong những năm qua trên cơ sở những văn bản quản trị, hướng dẫn nghiệpvụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu kiến thiết xây dựng được rất nhiều những văn bảnquản lý và hướng dẫn nhiệm vụ theo lao lý về văn bản quản trị và hướng dẫnnghiệp vụ, nhằm mục đích tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị xã, những sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức triển khai thực thi. Cụ thể thiết kế xây dựng phát hành và sửa đổi nhiều văn bản chỉ huy, hướng dẫncụ thể : – Văn bản QPPL : + Kế hoạch số 03 / KH-UBND ngày 13/01/2016 về kế hoạch công tác làm việc vănthư, lưu trữ năm năm nay ; + Quyết định số 838 / QĐ-UBND ngày 27/6/2016 về việc phát hành Quyđịnh quản lý tài liệu thiết kế xây dựng khu công trình tín ngưỡng, tôn giáo thuộc diện nộplưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh Ninh Bình ; + Công văn số 261 / UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ huy công táclập hồ sơ việc làm và xử lý tài liệu tồn dư, tích đống của những cơ quan, đơn vịtrên địa phận tỉnh ; + Công văn số 310 / UBND-VP7 ngày 05/10/2016 về việc tích lũy tài liệulưu trữ nghe – nhìn. – Văn bản chỉ huy, hướng dẫn + Hướng dẫn số 04 / HD-SNV ngày 27/4/2016 về việc lập hồ sơ việc làm. + Công văn số 861 / SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc pháp luật đơngiá tiền lương ; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong11quy trình chỉnh lý tài liệu giấy. Hiện nay, để quản trị công tác làm việc văn thư, lưu trữ, Chi cục đã ban hànhQuyết định số 08 / QĐ-CCVTLT ngày 08/11/2013 về việc phát hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình ( Phụ lục số3 ) và Quyết định số 02 / QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 về việc phát hành Quy chếlàm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. ( Phụ lục số 4 ) 2.1.2. Quản lý thống nhất trình độ nhiệm vụ lưu trữĐể quản trị thống nhất trình độ nhiệm vụ lưu trữ Chi cục đã xâydựng, phát hành văn bản. Tham mưu cho Sở Nội vụ và Ủy Ban Nhân Dân những văn bảnhướng dẫn, kế hoạch về công tác làm việc lưu trữ đồng thời đưa ra những văn bản để những sởban ngành khác, những huyện, xã cùng triển khai để giống hệt trong công tác làm việc lưutrữ. Ngoài ra còn tiếp tục thanh tra, kiểm tra những Sở ban ngành khác, những huyện xã trong địa phận tỉnh nhằm mục đích thống nhất trình độ nghiệp, tìm ranhững thiếu xót trong công tác làm việc lưu trữ để khắc phục. Mở những lớp đào tạo và giảng dạy, bồidưỡng chuên môn nhiệm vụ cho những cán bộ công chức, viên chức. Tuyên truyềnphổ biến những văn bản QPPL, Luật lưu trữ cho công chức, viên chức trong Chicục và những đơn vị chức năng thường trực. Tạo điều kiện kèm theo để cán bộ được du lịch thăm quan học tậpnâng cao trình độ, nhiệm vụ cung ứng với nhu yếu trách nhiệm. 2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực thi những pháp luật về công tác làm việc lưutrữTrong khoanh vùng phạm vi công dụng, trách nhiệm của mình, Chi cục đã hướng dẫn cáccơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh thực thi những nội dung sau : + Xây dựng và phát hành ; Kế hoạch công tác làm việc lưu trữ. + Bồi dưỡng nhiệm vụ công tác làm việc lưu trữ cho 180 công chức, viên chứclàm công tác làm việc lưu trữ tại những đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Sở, Ban, ngành ; côngchức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những phòng, ban thuộc UBND12cấp huyện. + Đôn đốc triển khai chính sách báo cáo giải trình thống kê định kỳ công tác làm việc lưu trữ vàtài liệu lưu trữ ; nhìn nhận tác dụng tiến hành công tác làm việc lưu trữ và phương hướng, trách nhiệm công tác làm việc lưu trữ. + Thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục thuế tỉnh Ninh Bình, Kho bạcNhà nước tỉnh Ninh Bình. 2.2. Hoạt động nghiệp vụ2. 2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quanLập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, xử lý việc làm thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn dữ gìn và bảo vệ, lưugiữ tại đơn vị chức năng thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo lao lý. Lập hồ sơ là khâu việc làm quan trọng ở đầu cuối của công tác Văn thưcơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác làm việc văn thư với công tác làm việc lưu trữ. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh gọn, quản trị ngặt nghèo tài liệu của cơ quan, làm địa thế căn cứ đúng mực để xử lý việc làm kịp thời, hiệu suất cao … Công tác lậphồ sơ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ do từng cán bộ, nhân viên cấp dưới của cơ quan căncứ vào tính năng, trách nhiệm chương trình, kế hoạch công tác làm việc trong năm tới vànhiệm vụ đơn cử của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập. Công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động giải trí nhiệm vụ tiếp tục của cán bộ côngchức được xem là một địa thế căn cứ quan trọng để nhìn nhận chất lượng việc làm củatừng cán bộ công chức hàng năm và là một địa thế căn cứ để nhìn nhận tác dụng công tácquản lý của cơ quan. Hiện tại công tác làm việc lập hồ sơ ở chi cục vẫn còn chưa thựchiện tốt, hồ sơ vẫn còn để ở những phòng ban, chưa tập trung chuyên sâu về một nơi, nhữngcông việc đã xử lý xong được cán bộ nhân viên cấp dưới lập thành một hồ sơ nhưnglà hồ sơ tạm, chưa biên mục … Công tác này cần phải được chăm sóc nhiều hơnnữa. Hiện nay, hồ sơ hiện hành tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được lập13thành 03 loại chính : – Hồ sơ nguyên tắc : Là tập văn bản của những cơ quan có thẩm quyền quyđịnh một mặt, một nghành nghề dịch vụ công tác làm việc nhất định dùng làm địa thế căn cứ để giải quyếtcông việc hàng ngày. – Hồ sơ việc làm : Là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trìnhphát sinh diễn biến và tích hợp xử lý những yếu tố vấn đề thuộc chức năngnhiệm vụ của cơ quan đơn vị chức năng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. – Tập lưu : là tập hợp những văn bản đi của cơ quan, đơn vị chức năng được lưu giữ tạibộ phận văn thư theo mạng lưới hệ thống, đặc thù việc làm, vấn đề nhằm mục đích ship hàng nhucầu tra cứu, điều tra và nghiên cứu. 2.2.2. Thu thập bổ trợ tài liệuThu thập, bổ trợ tài liệu là quy trình thực thi những giải pháp có liênquan tới việc xác lập nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quanvà phông lưu trữ theo quyền hạn khoanh vùng phạm vi đã được nhà nước lao lý. Thực trạng công tác làm việc tích lũy, bổ trợ tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưutrữ tỉnh : Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình tuy đã có khochuyên dụng nhưng diện tích quy hoạnh kho còn hẹp nên việc tích lũy tài liệu của những đơnvị nguồn nộp lưu về Chi cục Văn thư – lưu trữ chưa được thực thi tốt vàthường xuyên. Hiện tại, lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh đang quản trị 05 phông tài liệu của UBNDtỉnh qua những thời kì : Phông UBHC tỉnh Ninh Bình từ năm 1955 đến năm 1975, phông HĐND tỉnh Ninh Bình từ năm 1960 đến năm 2012, phông Ủy Ban Nhân Dân tỉnhNinh Bình từ năm 1992 đến năm 2012, phông Ủy ban nhân dân số, Kế hoạchhóa mái ấm gia đình tỉnh Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2007, phông Văn phòngUBND tỉnh Ninh Bình ( gồm có tập lưu văn bản đi, đến, công văn ) từ năm 1992 đến năm 2012. Tài liệu những đơn vị chức năng nguồn nộp lưu được triển khai dữ gìn và bảo vệ tạikho lưu trữ cơ quan đến khi kho lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh có đủ diện tích quy hoạnh sẽ tổ chứcthu thập về dữ gìn và bảo vệ theo lao lý. 14N guồn bổ trợ tài liệu từ : thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng ; những đơn vị chức năng, cá nhânđược giao xử lý việc làm ; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác làm việc ; cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức triển khai thường trực … Chi cục đã triển khai tốt những điều kiện kèm theo ship hàng cho việc thu tài liệu có giátrị vĩnh viễn của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh với tổng số 32 mét giá bảo vệ đúng theo quy địnhvề thu nhận tài liệu từ lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh. Tuy nhiên công tác làm việc tích lũy còn gặp nhiều khó khăn vất vả và trở ngại do tài liệurời rạc dẫn đến việc tích lũy không thuận tiện, việc thanh tra rà soát bị thiếu sót. 152.2.3. Xác định giá trị tài liệuXác định giá trị tài liệu phải dựa trên những nguyên tắc, chiêu thức vànhững tiêu chuẩn nhất định để xem xét giá trị của những tài liệu nhằm mục đích lựa chọn tàiliệu có giá trị cao để dữ gìn và bảo vệ trong những lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giátrị. Xác định giá trị tài liệu được coi là một nhu yếu cơ bản, một khâu nghiệp vụkhông thể thiếu được trong công tác làm việc chỉnh ký khoa học tài liệu lưu trữ nhằm mục đích lựachọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ. Hiện nay khối lượng tài liệu của Chi cục ngày càng nhiều mà diện tíchkho thì chật hẹp do đó công tác làm việc xác lập giá trị càng có ý nghĩa, càng được tiếnhành ngặt nghèo để dữ gìn và bảo vệ những tài liệu có giá trị và loại những tài liệu khôngcó giá trị nhằm mục đích tiết kiệm chi phí được diện tích quy hoạnh kho tàng và phương tiện đi lại trang thiêt bịbảo quản. Nhìn chung công tác làm việc xác lập giá trị tài liệu của Chi cục đã tiến hànhđúng nhiệm vụ. Tuy nhiên, việc xác lập giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạncụ thể. Trong khi đó, việc dữ gìn và bảo vệ với thời hạn dài chưa lao lý là bao nhiêunăm cho từng hồ sơ, hoặc trong thời điểm tạm thời là bao nhiêu năm hoàn toàn có thể vô hiệu đối vớinhững hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ trong thời điểm tạm thời. Thủ tục tiêu huỷ tài liệu Chi cục được triển khai rất ngặt nghèo, đúng với quyđịnh của pháp lý. Sau khi xác lập được tài liệu và loại ra những tài liệu hếtgiá trị. Những bản trùng thừa, bản thảo không có dấu, bản dấu đen … sẽ được loạira. Chi cục sẽ xây dựng hội đồng tiêu huỷ tài liệu đồng thời lập biên bản trình SởNội vụ phê duyệt. 2.2.4. Chỉnh lý tài liệuChỉnh lý tài liệu là việc tổ chức triển khai lại tài liệu theo giải pháp phân loại khoahọc, trong đó triển khai việc chỉnh sửa, triển khai xong và hồi sinh hoặc lập mới hồsơ, xác lập giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, lập công cụ tra cứu đối vớiphông lưu trữ hoặc khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hiện nay, do tình hình lập hồ sơ ở Chi cục triển khai tương đối tốt và hầu16như không tổ chức triển khai chỉnh lý tài liệu của Chi cục mà chỉ tổ chức triển khai thực thi chỉnhlý ở những cơ quan, tổ chức triển khai trên địa phận tỉnh. Trong những năm qua công tác làm việc chỉnh lý tài liệu được Chi cục hết sứcquan tâm và triển khai rất tốt cùng với đội ngũ công chức, viên chức có kinhnghiệm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã thực thi Chỉnh lý chonhiều Sở, ban, ngành. Hàng năm những Sở, ban, ngành, những huyện, thành phố đềumời Chi cục đến để triển khai Chỉnh lý tài liệu cho cơ quan mình. Vừa qua Chicục có tham gia chỉnh lý khối thiết kế xây dựng cơ bản cho Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Ninh Bình. Tínhđến ngày 7/1/2017, chỉnh lý hoàn hảo 124 hộp hồ sơ tương tự với 15 métgiá của khối tài liệu Khen thưởng thuộc phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình. – Thực hiện chỉnh lý khoa học 58.5 mét giá tài liệu tại Sở Y tế theo lộ trìnhĐề án chỉnh lý và dữ gìn và bảo vệ tại liệu lưu trữ tồn dư tại những cơ quan thuộc nguồnnộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh Ninh Bình quy trình tiến độ năm ngoái – 2024 củaUBND tỉnh. Có thể nói Chi cục là cơ quan đi đầu trong việc chỉnh lý, luôn đảmbảo nhu yếu pháp luật của pháp lý. 2.2.5. Công tác thống kê tài liệuThống kê tài liệu là vận dụng những chiêu thức và công cụ trình độ đểxác định rõ ràng, đúng mực số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tìnhhình tài liệu và mạng lưới hệ thống trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ trong những kho lưu trữ để ghi vàosổ sách thống kê. Công tác thống kê giúp cho Chi cục văn thư lưu trữ nói riêng và Sở Nộivụ tỉnh Ninh Bình nói chung nắm chắc số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ của chúng. Đồng thời gúp cho việc tra tìmđược thuận tiện và đúng chuẩn. Các công cụ thống kê đa phần được sử dụng trong Chi cục là những quyểnmục lục hồ sơ ; sổ thống kê mục lục hồ sơ ; hồ sơ phông … Công tác thống kê tạiChi cục rất được chăm sóc vì nó giúp cho việc quản trị và tra tìm được nhanhchóng, đúng chuẩn. 172.2.6. Công tác kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu tài liệuCông cụ tra cứu tài liệu là một phương diện tra cứu tài liệu và thông tin tàiliệu trong những lưu trữ lịch sử vẻ vang và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu tài liệu lưutrữ dùng để ra mắt thành phần và nội dung tài liệu của những kho lưu trữ, chỉdẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu và điều tra tra tìm nhanh gọn, đúng chuẩn, rút ngắn thời hạn tra cứu. Để giúp cho fan hâm mộ cũng như những nhà nghiên cứu tra tìm tài liệu đượcnhanh chóng thì Chi cục có thiết kế xây dựng những loại công cụ như : mục lục hồ sơ ; cácbộ thẻ tra tìm tài liệu ; sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ, ứng dụng côngnghệ thông tin để tra tìm tài liệu. 2.2.7. Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệuBảo quản tài liệu lưu trữ là công tác làm việc tổ chức triển khai tài liệu là công tác làm việc tổ chức triển khai vàthực hiện những giải pháp kỹ thuật để bảo vệ bảo đảm an toàn và lê dài tuổi thọ của tàiliệu lưu trữ nhằm mục đích Giao hàng tốt nhất cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hiệntại và tương lai. Tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, hồ sơ sau khi lập sẽ đượcbảo quản tại phòng, sau đó sẽ được đưa vào Kho lưu trữ Chi cục. ( Phụ lục số 5 ) Kho lưu trữ tài liệu của Chi cục được đặt trên tầng 5 với diện tích quy hoạnh vớimét giá. Giá trong kho được sắp xếp khoa học để thuận tiện cho việc đi lại tra tìmtài liệu. Hồ sơ được sắp xếp trật tự trong tủ. ( Phụ lục số 6 ) Hiện nay, ngoài kho lưu trữ Chi cục ở tầng 5 Sở Nội vụ, thì kho Lưu trữlịch sử tỉnh được đặt tại tầng 5, trụ sở Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Ninh Bình và 01 kho tại tầng 2 Sở Nội vụ, với tổng diện tích quy hoạnh trong và ngoài kho khoảng chừng 520 m 2. Trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tại tài liệu lưu trữ tại những kho : có 75 giá sắt, trên 220 hộpcaston, nhiều bìa hồ sơ đúng pháp luật chuẩn ngành ; những kho có sắp xếp máy điềuhoà, hút ẩm, quạt thông gió, bình cứu hoả … Công tác vệ sinh kho đã được thựchiện định kỳ 2 lần / năm theo pháp luật. Trên trong thực tiễn nhiều tài liệu có giá trị nhưngdo không được dữ gìn và bảo vệ tốt nên bị hư hỏng làm giảm giá trị hoặc mất hẳn giá trịcủa tài liệu đó. 18B ên cạnh đó, để phòng ngừa sự ảnh hưởng tác động của côn trùng nhỏ, mối mọt và cácyếu tố thiên nhiên và môi trường xâm nhập làm hư hỏng, rách nát tài liệu lưu trữ, hàng năm đãxây dựng dự trù kinh phí đầu tư và triển khai việc dữ gìn và bảo vệ hàng loạt tài liệu đang đượclưu giữ tại kho Lưu trữ theo định kỳ. Thực hiện trách nhiệm của công tác làm việc lưu trữ hồ sơ hành chính lúc bấy giờ, trongkho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm những tài liệu hồ sơ : tài liệu hànhchính ; tài liệu về lịch sử dân tộc hình thành cơ quan. 2.2.8. Công tác tổ chức triển khai khai thác sử dụng tài liệuTại lưu trữ lịch sử dân tộc của tỉnh đã tổ chức triển khai Giao hàng khai thác sử dụng tài liệubằng những hình thức truyền thống lịch sử và ứng dụng công nghệ thông tin, công khaiNội quy khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc tại Chi cục, từng bước giớithiệu tài liệu trong kho ra công chúng trải qua những kênh thông tin truyền hình, mạng internet. Tổ chức triển khai Giao hàng những fan hâm mộ trong và ngoài tỉnh có nhu cầukhai thác sử dụng tài liệu như điều tra và nghiên cứu tại phòng đọc, phô tô, xác nhận, đãphát huy giá trị của tài liệu Giao hàng những hoạt động giải trí chính trị, kinh tế tài chính, xã hội vànghiên cứu khoa học, Giao hàng thanh tra, kiểm tra và viết lịch sử vẻ vang truyền thốngcủa những đơn vị chức năng ; sắp xếp phòng đọc Giao hàng fan hâm mộ đến tra cứu tài liệu. Chi cục đãhướng dẫn, xử lý tra cứu thông tin Giao hàng nhu yếu sử dụng tài liệu lưu trữcho 101 lượt fan hâm mộ gồm có : 06 tổ chức triển khai và 58 cá thể theo lao lý và tươngứng 262 văn bản. Thực hiện chứng thực tài liệu lưu trữ cho 133 fan hâm mộ là tổ chứcvà cá thể trong tỉnh. 19C hương 3B ÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮTỈNH NINH BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ3. 1. Báo cáo những việc làm đã làm được trong thời hạn thực tập tạiChi cục Văn thư – Lưu trữ và tác dụng đạt được3. 1.1. Vệ sinh tài liệuVệ sinh tài liệu được Chi cục thực thi liên tục. Cứ vào thứ 2 đầutuần những viên chức trong Chi cục lại thực thi vệ sinh những kho tài liệu. Trongthời gian thực tập em cũng được triển khai vệ sinh tài liệu cùng với những viênchức trong cơ quan. Công việc vệ sinh được diễn ra rất tỉ mỉ, cẩn trọng vì phần đacác tài liệu trong kho là tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng. Các tài liệu được mangxuống theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Mở cặp 3 dây để kiểm traxem tài liệu có bị nấm mốc hay có những kí sinh trong tài liệu, bọ ba đuôi. Các vỏcặp hộp được vệ sinh thật sạch sau đó những hộp tài liệu lại được xếp lại gọn gàngnhư cũ. Việc vệ sinh tài liệu là một việc làm thiết thực để tài liệu không bị hưhỏng và sử dụng được lâu bền hơn. 3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữTrong quy trình thực tập có một fan hâm mộ muốn đến lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh đểkhai thác tài liệu để viết. Cơ quan đã giao cho em và một viên chức trong cơquan hướng dẫn fan hâm mộ làm thủ tục mượn tài liệu cũng như những quy định nội quykhai thác tài liệu của Chi cục. Hình thức khai thác hầu hết tại Chi cục là khai thác tài liệu tại phòngđọc. 3.1.3. Một số việc làm khácNgoài những việc làm tương quan đến công tác làm việc lưu trữ, em còn được giaomột số việc làm khác tương quan đến công tác làm việc văn phòng như Soạn thảo văn bản, tiếp đón văn bản và chuyển giao văn bản, … Từ đó giúp em nâng cao kỹ năng và kiến thức đểthực hiện những việc làm tốt hơn203. 2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác làm việc lưu trữ của Chicục Văn thư – Lưu trữ3. 2.1. Ưu điểm – Căn cứ công dụng, trách nhiệm được giao, tập thể công chức, viên chứcvà người lao động trong Chi cục đã đoàn kết, khắc phục khó khăn vất vả, nêu cao tinhthần nghĩa vụ và trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm, dữ thế chủ động tham mưu với Sở Nội vụ cụ thểhóa chủ trương của Đảng, chủ trương, pháp lý của Nhà nước về công tác làm việc vănthư, lưu trữ. Đồng thời, phối hợp ngặt nghèo với những cơ quan, đơn vị chức năng tổ chức triển khai, triểnkhai, hoàn thành xong tốt kế hoạch đề ra. – Công tác kiểm tra, đánh gái được thực thi kịp thời kiểm soát và chấn chỉnh, khắcphục những thiếu sót trong trình độ, nhiệm vụ và những gì chưa làm được. Nhờ thế mà mỗi cán bộ trong Chi cục luôn có ý thức trong việc làm, làm tốtnhững trách nhiệm được giao. 3.2.2. Nhược điểm – Phòng kho tương đối nhỏ so với khối tài liệu của Chi cục. – Tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ chưa được tổ chức triển khai dữ gìn và bảo vệ trong cácđiều kiện tương thích ; – Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn hạn chế như tàiliệu chưa được số hóa, việc ứng dụng đề tài khoa học đang trong quy trình tiến độ thửnghiệm nên chưa phát huy được giá trị của tài liệu một cách hiệu suất cao nhất. – Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ tại Chi cục chưa bảo vệ những yêucầu đề ra. Khối tài liệu của kho lưu trữ lịch sử vẻ vang còn hạn chế, chưa cung ứng hếtnhu cầu khai thác và sử dụng của tổ chức triển khai và công dân. – Về trang thiết bị thao tác thì bên cạnh việc được trang bị những trangthiết bị tân tiến thì còn nhiều trang bị cũ như : Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệuchủ yếu là cặp ba dây nên còn gây nhiều khó khăn vất vả cho việc cất giữ tài liệu. – Việc quản trị văn bản trên máy tính chưa được triển khai theo công táchiện đại hóa văn phòng. 3.3.3. Giải phápQua bản báo cáo giải trình thu hoạch thực tập về công tác làm việc lưu trữ thư em xin đóng21góp 1 số ít quan điểm về công tác làm việc lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ – Sở Nội vụnhư sau : 3.3.3. 1. Hoạt động quản trị – Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phát hành Kế hoạch công tác làm việc văn thư, lưu trữcủa tỉnh ; đôn đốc, hướng dẫn những cơ quan, đơn vị chức năng tiến hành thực thi. – Đôn đốc những cơ quan, đơn vị chức năng triển khai chính sách báo cáo giải trình thống kê định kỳcông tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013 / TT-BNVngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ ; phát hành Danh mục hồ sơ theo Thông tư số07 / 2012 / TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. – Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số liệu thống kê cơ sở côngtác lưu trữ và tài liệu lưu trữ so với tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang hiện đang dữ gìn và bảo vệ tạiKho Lưu trữ lịch sử dân tộc của tỉnh năm năm nay. – Xây dựng kế hoạch triển khai Đề án chỉnh lý và dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữtồn đọng tại những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh NinhBình trong năm 2017. – Tổ chức những lớp tu dưỡng nhiệm vụ công tác làm việc văn thư, lưu trữ. – Tiến hành thanh, kiểm tra công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những cơ quan, đơnvị trên địa phận tỉnh. – Tiếp tục tiến hành thực thi Đề án thiết kế xây dựng Kho Lưu trữ chuyên sử dụng củatỉnh. 3.3.3. 2. Hoạt động nhiệm vụ – Tổ chức, thực thi công tác làm việc tích lũy, chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang thuộccác cơ quan, đơn vị chức năng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử vẻ vang và tài liệu lưu trữthuộc những phông đang được dữ gìn và bảo vệ tại kho Lưu trữ lịch sử vẻ vang. – Tổ chức dữ gìn và bảo vệ, bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lư trữ lịch sử dân tộc ( như công tác làm việc trùng tu, phục chế bồi nên tài liệu, vệ sinh, khử trùng kho, tài liệu .. ). – Tiếp tục thực thi công tác làm việc nghiên cứu và điều tra, ứng dụng khoa học công nghệvào công tác làm việc lưu trữ. – Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo lộ trình của Đề án chỉnh lý và dữ gìn và bảo vệ tàiliệu lưu trữ tồn dư tại những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử22

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2