Cách sắp xếp tài liệu trong máy tính

I. Một vài thói quen phổ biến nên tránh:

1/ Lưu mọi dữ liệu quan trọng trong My documents hoặc ổ C:

Đồng ý là My documents của Windows là thư mục mặc định trong nhiều soft nên khá có ích trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên thói quen để hết tài liệu quan trọng trên ổ c : hoặc my documents sẽ một thảm họa khi cài lại máy. Bạn sẽ phải tinh lọc, chuyển dời một loạt thứ trước khi thực thi format ổ. Mà đặc biệt quan trọng với thực trạng virus tràn ngập thì việc cài lại là chuyện cơm bữa, cho nên vì thế thói quen này sẽ lấy đi một phần không nhỏ trong quỹ thời hạn của mỗi người về lâu dài hơn …

2/ Vứt tất tần tật mọi thứ ra Desktop:

Đây cũng là một điều hay gặp ở nhiều máy tính, gia chủ khi setup các ứng dụng thường để tự cho nó đặt một vài icon lên màn hình hiển thị. Và rồi từ từ trên màn hình hiển thị Open một núi các icon, shortcut. Mình còn thấy khá nhiều người copy, tải về hay tạo ra những files mới về thường đặt ngay trên desktop với nguyên do “ cho nhanh ” cũng nên xem xét lại. Tất cả những việc trên vừa về lâu về dài đều làm windows chạy chậm hơn, đồng thời làm tốn thời hạn hơn của bạn khi tìm kiếm các chương trình thiết yếu, đặc biệt quan trọng so với những ai ít khi dành thời hạn cho việc quét dọn máy tính .

3/ Không có một hệ thống thư mục khoa học:

Chắc chắn trên máy tính bạn sẽ có nhiều loại tài liệu như phim, ảnh, clip, tài liệu văn bản, nhạc, các chương trình, ứng dụng đủ thể loại. Theo mình được biết thì nhiều người sắp xếp tài liệu của họ không theo một quy tắc nhất định nào cả. Đôi khi nhạc, files văn bản ở cùng trong một thư mục. Hoặc các soft, ảnh không chia ra các phân mục rõ ràng … Điều này đôi lúc sẽ gây khó khăn vất vả co việc truy xuất, tìm tài liệu khi cần .

4/ Lưu luyến với quá nhiều thứ:

Một đặc tính bền vững và kiên cố của con người là tham lam, tiếc của. Có nhiều người sưu tập trong máy hàng chục thậm chí còn hàng trăm gb phim, nhạc, các soft học tiếng anh, các chương trình đồ họa, âm thanh khác mà rất ít khi dùng chúng. Rồi có những người khi làm các dự án Bất Động Sản như đồ họa, video clip … thường giữ lại cả bộ project ( các files dùng trong quy trình triển khai ) với nguyên do “ Biết đâu sau này cần dùng đến ”, “ Biết đâu người khác cần ” … theo mình thì điều này cũng tốt, nhưng không thiết yếu lắm, trừ khi máy tính của bạn dung tích ổ cứng lên tới vài trăm GB thì hẵng sưu tập, lưu trữ lắm đến như vậy .

II. Một số lời khuyên nhỏ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả:

1/ Hãy nhớ và áp dụng một nguyên tắc “Chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết, những sản phẩm cuối cùng”.
Chẳng hạn bạn làm video clip cho lớp thì sau khi hoàn thành 100% (chiếu
xong, làm đĩa tặng đâu vào đấy..) thì nên sao lưu thành một file video
chất lượng cao và giữ làm kỉ niệm (mình hay dùng wmv, 4000kbps, âm thanh
192kbps, 48000khz). Ngoài ra nếu muốn giữ lại thực sự, hãy sao lưu tất
cả ra một đĩa CD/DVD chất lượng cao với đề mục rõ ràng, chứ đừng để hết
trên máy tính.

2/ Hãy thiết lập một hệ thống các thư mục riêng
cho mình, phân chia bố trí các mục thật rõ ràng. Ví dụ các dữ liệu điện
tử có thể chia thành Audiobooks; Ebooks; Video Courses rồi bên trong có
thể chia nhỏ tùy theo mục đích của bạn. Ebook học tập; Ebook truyện;
Video học tiếng anh; Audio motivate… và lưu ý đừng có đặt nó trên phân ổ
mà hệ điều hành đang chạy (thường là ổ C:), bởi nó là trung tâm của
virus cộng mọi rắc rối khác…

3/ Hãy lập một thư mục TEMP để chứa các dữ liệu chờ xử lý,
chẳng hạn bạn mới download một ebook, một bài hát hoặc tài liệu mới
nhận được hoặc một softhay mới phát hiện mà chưa sắp xếp vào đâu hoặc
lúc đó sướng quá muốn sử dụng luôn… Và hàng ngày, hãy danh một thời gian
nhất định để xử lý các dữ liệu trong đó, xóa những thứ ko cần thiết,
move các files vào nơi thích hợp. Nếu không thì dần dần nó cũng trở
thành một cái kho tạp nham, đồ sộ…

4/ Hãy sử dụng những trình nén mạnh để backup các dữ liệu cần thiết.
Winrar, winzip hiện nay đã trở lên khá thông dụng. Nhưng mình khuyên
các bạn sử dụng PowerIso, một chương trình nén và tạo ổ đĩa cd/dvd ảo
cực mạnh. File nén .daa của nó tiết kiệm hơn nhiều so với .rar, .zip và
một điểm đặc biệt là bạn có thể sử dụng ngay mà không cần giải nén, bởi
nó là files cho ổ đĩa ảo.

Ngoài ra, có một cách là dùng các soft có năng lực index, ví dụ như google desktop. Cơ chế hoạt động giải trí của nó tương tự như như google.com vậy, bạn muốn tìm gì trên máy bạn, chỉ việc gõ từ khóa, enter phát là ra luôn chứ ko lâu và ì ạch như bộ search file tích hợp sẵn của windows. Nhưng nhìn chung là mình khuyến khích các bạn nên có một cách quản trị và giải quyết và xử lý tài liệu hiệu suất cao. Vừa rèn cho mình thói quen tổ chức triển khai ngăn nắp, lại vừa thuận tiện cho những ngườii sử dụng khác đặc biệt quan trọng khi đó là tài nguyên chung .

Sắp xếp ổ đĩa cứng trên máy tính – Việc làm nhỏ hiệu quả lớn

Cấu tạo đĩa cứng

Có
một thực tế mà hầu như người sử dụng máy tính nào cũng gặp phải: sau
một thời gian sử dụng, máy tính sẽ trở nên ì ạch hơn lúc đầu rất nhiều.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên (như máy bị nhiễm vi rút,
quá nhiều chương trình được kích hoạt khi khởi động, đĩa cứng lỗi, hệ
thống tản nhiệt của máy hoạt động không hiệu quả, file “rác” quá nhiều…)
và một trong những nguyên nhân khác là tình trạng ổ đĩa cứng bị phân
mảnh.

1. Sơ lượt về ổ đĩa cứng trên máy tính cá nhân:
Ổ đĩa cứng, hay còn gọi là ổ cứng (tiếng Anh: Hard Disk Drive, viết tắt:
HDD) là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu của các máy tính như máy
tính cá nhân (PC), máy tính xách tay, máy chủ (Server)…
Bên trong ổ cứng có nhiều lá đĩa được xếp chồng lên nhau theo
trục đứng. Mỗi lá đĩa chia thành nhiều vòng tròn đồng tâm gọi là track.
Trên các lá đĩa, tập hợp các track ở cùng vị trí gọi là cylinder. Các
cylinder (vòng tròn) bên ngoài có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn vì
chúng có chu vi lớn hơn. Mỗi track được chia thành nhiều đoạn nhỏ gọi là
sector, các sector trên cùng 1 track kết hợp với nhau thành cluster; dữ
liệu được lưu trên các cluster này.
Khi dữ liệu của tập tin được ghi, xóa trên ổ cứng hoặc thay đổi kích
thước, dữ liệu được lưu vào các cluster trống (hoặc đánh dấu trống) đầu
tiên.

1.1 Đĩa từ
Đĩa từ (platter): Đĩa thường cấu tạo bằng nhôm hoặc thuỷ tinh, trên bề
mặt được phủ một lớp vật liệu từ tính là nơi chứa dữ liệu. Tuỳ theo hãng
sản xuất mà các đĩa này được sử dụng một hoặc cả hai mặt trên và dưới.
Số lượng đĩa có thể nhiều hơn một, phụ thuộc vào dung lượng và công nghệ
của mỗi hãng sản xuất khác nhau.
Mỗi đĩa từ có thể sử dụng hai mặt, đĩa cứng có thể có nhiều đĩa từ,
chúng gắn song song, quay đồng trục, cùng tốc độ với nhau khi hoạt động.

1.2 Trục quay
Trục quay là trục để gắn các đĩa từ lên nó, chúng được nối trực tiếp với
động cơ quay đĩa cứng. Trục quay có nhiệm vụ truyền chuyển động quay từ
động cơ đến các đĩa từ.
Trục quay thường chế tạo bằng các vật liệu nhẹ (như hợp kim nhôm) và
được chế tạo tuyệt đối chính xác để đảm bảo trọng tâm của chúng không
được sai lệch – bởi chỉ một sự sai lệch nhỏ có thể gây lên sự rung lắc
của toàn bộ đĩa cứng khi làm việc ở tốc độ cao, dẫn đến quá trình
đọc/ghi không chính xác.

1.3 Đầu đọc/ghi
Đầu đọc đơn giản được cấu tạo gồm lõi ferit (trước đây là lõi sắt) và
cuộn dây (giống như nam châm điện). Gần đây các công nghệ mới hơn giúp
cho ổ đĩa cứng hoạt động với mật độ xít chặt hơn như: chuyển các hạt từ
sắp xếp theo phương vuông góc với bề mặt đĩa nên các đầu đọc được thiết
kế nhỏ gọn và phát triển theo các ứng dụng công nghệ mới.
Đầu đọc trong đĩa cứng có công dụng đọc dữ liệu dưới dạng từ hoá trên bề mặt đĩa từ hoặc từ hoá lên các mặt đĩa khi ghi dữ liệu.
Số đầu đọc ghi luôn bằng số mặt hoạt động được của các đĩa cứng, có nghĩa chúng nhỏ hơn hoặc bằng hai lần số đĩa.

2. Quản lý dữ liệu và cơ chế đọc ghi dữ liệu lên đĩa cứng:
2.1 Cơ chế quản lý dữ liệu trên máy tính tương tự như chúng ta quản lý tài liệu hồ sơ:
Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đĩa cứng thông qua các tập tin (file)
và cây thư mục. Có nhiều loại file có các chức năng khác nhau, vị trí
lưu trữ cũng khác nhau. Phần đầu tiên hay phân vùng đầu tiên của ổ đĩa
cứng luôn được dành cho các file hệ thống của hệ điều hành. Các file hệ
thống này nhằm để khởi động và quản lý toàn bộ hệ thống máy tính.
Các loại file dữ liệu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, video,…thì được
lưu trữ ở những phân vùng dành riêng để lưu trữ dữ liệu. Hệ thống lưu
trữ dữ liệu được hệ điều hành quản lý logit và chặt chẽ gần như tuyệt
đối. Để quản lý hệ thống file trên đĩa cứng hệ điều hành có giải pháp
định dạng ổ đĩa cứng thông thường bằng FAT (File Allocation Table – Bảng
xác định vị trí các tập tin trên ổ đĩa cứng) hoặc NTFS (New Technology
File System – Qu��n lý hệ thống tập tin theo công nghệ mới). Các phiên
bản của FAT như FAT16, FAT32 dành cho các hệ điều hành cũ Windows 3.1,
95, 98,… trở về trước. Còn hệ thống quản lý NTFS được dùng cho các hệ
điều hành tiên tiến sau này như Windows NT, XP, Vista, 7, 8,…
Hệ thống NTFS có đầy đủ các tính năng quản lý của hệ thống FAT và bổ
sung nhiều tính năng tiên tiến khác như tên tập tin có thể lên đến 255
kí tự, độ dài tập tin cũng lớn hơn, khả năng quản lý dung lượng ổ cứng
cũng lớn hơn rất nhiều lần. Đặc biệt là tính năng khắc phục lỗi và bảo
mật dữ liệu.
Tại bản FAT hoặc NTFS chứa các thông tin của tập tin như tên file, độ
dài file, vị trí của file, loại file (tài liệu, hình ảnh, âm
thanh,…),…để khi có yêu cầu truy cập (đọc/ghi) của người sử dụng thì
trước hết hệ điều hành sẽ tìm kiếm tên file, xác dịnh vị trí file,…bằng
cách tìm ngay trên bảng FAT hoặc NTFS này. Sau đó mới thực hiện đọc/ghi
nội dung file và xuất ra màng hình cho người sử dụng điều khiển.
Cũng tương tự như việc quản lý tài liệu hồ sơ của chúng ta. Tài liệu
được lưu trữ ngăn nắp (theo ISO 9001:2008) thì cũng phải được lập Danh
mục Tài liệu hoặc Danh mục Hồ sơ như hệ thống máy tính thì cần có bảng
FAT hoặc NTFS vậy.
Các tài liệu hoặc hồ sơ của chúng ta cũng được phân loại, lưu trữ tại
các kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu và được đặt ở các tủ Hồ Sơ, Tài liệu khác
nhau được đánh số thứ tự nhằm mục đích khi cần lấy hồ sơ, tài liệu thì
dễ dàng tìm kiếm.
Việc xây dựng kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu, tủ đựng hồ sơ và đánh số thứ tự
cho các tủ hồ sơ thì cũng giống như việc chúng ta tạo ổ đĩa cứng, tạo
thư mục, đặt tên cho các thư mục trong máy tính.
2.2 Sự phân mảnh đối với ổ đĩa cứng máy tính
Đối với máy tính khi đọc/ghi dữ liệu lên ổ đĩa cứng, trước hết hệ điều
hành đọc ngay trên bảng FAT hoặc NTFS là file dữ liệu mà người sử dụng
yêu cầu (cần tìm) đang nằm ở đâu (ở ổ đĩa nào, thư mục nào,…), khi đã
xác định được vị trí file dữ liệu cần đọc hệ điều hành điều khiển đầu
đọc đến vị trí có file dữ liệu đó và thực hiện việc đọc/ghi.
Đối với máy tính mới hoặc ổ đĩa mới được định dạng (format) thì các vị
trí lưu trữ dữ liệu chưa được sử dụng, các file được ghi lên ổ đĩa liên
tục và gần nhau cũng như hồ sơ tài tài liệu ban đầu ta sắp xếp các kẹp
hồ sơ cùng loại thì ta sắp vào tủ hồ ở các vị trí gần nhau. Tuy nhiên,
trong quá trình sử dụng con người thường tạo, copy và xóa dữ liệu. Trong
quá trình này file dữ liệu không còn được lưu ở vị trí gần nhau nữa mà
thay vào đó máy tính sẽ ghi vào các vị trí còn trống (chưa cử dụng trên ổ
đĩa cứng). Do vậy, dữ liệu sẽ không còn sắp xếp liên tục nữa, có khi
file dữ liệu được chia nhỏ thành gói dữ liệu và được ghi rất nhiều vị
trí khác nhau trên ổ đĩa. Cùng một file dữ liệu cần đọc thì hệ điều hành
phải tốn thời gian tìm kiếm vị trí chứa dữ liệu cần đọc và phải di
chuyển đầu ghi/đọc đến nhiều vị trí khác nhau nên để đọc được một file
dữ liệu tốn nhiều thời gian hơn là khi máy tính còn mới (hoặc ổ đĩa mới
được định dạng).
Sau thời gian sử dụng, dữ liệu được đọc/ghi trên nhiều vị trí khác nhau
(không còn liên tục nữa) người ta gọi quá trình đó là sự phân mảnh ổ
đĩa.
Trên thực tế, chúng ta quản lý lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng vậy, chắc
chắn sẽ không tránh khỏi việc có người lấy hồ sơ chổ này đem để chổ kia
(tiện thể), hồ sơ tài liệu mới phát sinh,…Sau thời gian sử dụng chúng
ta cần phải sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu, đối chiếu và cập nhật lại Danh
mục Tài liệu, Danh mục Hồ sơ để loại bỏ các tài liệu không còn sử dụng
để việc sử dụng tìm kiếm hồ sơ tài liệu được nhanh hơn.
Trên quan điểm và hệ tư tưởng của con người, thì hệ thống máy tính được
xây dựng cũng dựa trên quan điểm đó. Để khắc phục vấn đề ổ đĩa bị phân
mảnh thì có nhiều công cụ khác nhau. Bản thân hệ điều hành Windows cũng
có một công cụ tích hợp sẵn nhằm mục đích để sắp xếp lại các gói dữ liệu
cùng một file vào các vị trí gần nhau và liên tục để khi đọc/ghi dữ
liệu đầu đọc/ghi sẽ không phải di chuyển nhiều nên thời gian đọc/ghi dữ
liệu sẽ nhanh hơn. Toàn bộ hệ thống máy tính hoạt động nhanh hơn rất
đáng kể.
Ngoài ra, khi sắp xếp lại dữ liệu trên ổ đĩa cứng hệ điều hành sẽ phát
hiện chổ bị hỏng hoặc có nguy cơ hỏng thì hệ điều hành thực hiện sửa
chữa luôn. Như vậy việc định kỳ sắp xếp dữ liệu cho đĩa cứng vừa làm
tăng tốc độ xử của máy tính vừa bảo dưỡng được ổ đĩa cứng làm tăng tuổi
thọ của đĩa cứng là việc mà người sử dụng cần phải quan tâm và định kỳ
thực hiện.
3. Sắp xếp ổ đĩa cứng bằng công cụ sẵn có của hệ điều hành Windows
Trên hệ điều hành Windows luôn luôn có sẵn một công cụ để sắp xếp dữ
liệu trên đĩa cứng, phát hiện và sửa lỗi đĩa cứng. Sau đây, sẽ là hướng
dẫn sử dụng chức năng Disk Defragment trong Windows XP và Windows 7
thông dụng (Ngoài ra cũng còn nhiều công cụ khác như Perfect disk, Disk
keeper, UltimateDefrag, Smart Defrag… để tăng tốc cho ổ đĩa cứng)
3.1 Hướng dẫn thực hiện sắp xếp đĩa bằng Windows XP
+ Bước 1. Bắt đầu từ Start bạn chọn theo chuỗi hướng dẫn sau:

Màn hình sẽ hiện ra như Hình 2 sau:

+ Bước 2. Bạn muốn chọn sắp xếp ổ đĩa nào thì kích chuột vào ổ đĩa đó.
Các ổ đĩa C, D, E, F là hiện có của máy tính.

+ Bước 3: Bạn chọn nút Defragment để thực hiện sắp xếp đĩa.
Quá trình sắp xếp đĩa sẽ diễn ra, bạn có thể tạm dừng việc sắp xếp bằng
cách chọn Pause, muốn dùng công việc sắp xếp chọ Stop. Thời gian sắp xếp
đĩa có thể từ 15 phút, đến 30 phút, nếu đĩa có dung lượng lớn và chưa
thực hiện sắp xếp có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ. Bạn cần lưu ý:
– Trước khi chạy chương trình sắp xếp đĩa, bạn cần tắt tất cả chương
trình đang mở lẫn các chương trình đang chạy thường trú có biểu tượng
trên khay hệ thống, tắt cả chương trình bảo vệ màn hình Screen saver.
Tốt nhất và đơn giản nhất là bạn khởi động máy ở Safe mode (nhấn F8 để
vào giao diện tùy chọn khởi động của Windows, chọn Safe Mode) rồi chạy
chương trình sắp xếp đĩa.
3.2 Hướng dẫn thực hiện sắp xếp đĩa bằng Windows 7
+ Bước 1: Tương tự như Win XP, tuy nhiên tiện ích trên Win 7 có giao
diện hơi khác hơn Win XP một tí. Cửa sổ sắp xếp đĩa trên Win 7 như Hình 3
sau:

+ Bước 2: Bạn chọn ổ đĩa cần sắp xếp và chọ nút lệnh Defragment Disk.
+ Trên Win 7 cho phép bạn lập lịch định kỳ hàng ngày, tuần hoặc hàng
tháng để máy tự động sắp xếp đĩa bằng cách bạn chọ nút lệnh Configue
Schedule… để lập lịch sắp xếp đĩa.
Màn hình để bạn lập lịch như Hình 4 sau:

Mặc dù việc làm rất nhỏ là sắp xếp ổ đĩa cứng (tuy hơi mất thời gian,
tùy thuộc vào dung lượng ổ cứng) nhưng sau khi quá trình sắp xếp hoàn
thành, bạn sẽ cảm nhận rõ hiệu quả lớn từ sự tăng tốc đối với máy tính
của bạn.

1. Sắp xếp các thư mục
Ổ đĩa cứng, hay còn gọi là ổ cứng ( tiếng Anh : Hard Disk Drive, viết tắt : HDD ) là thiết bị dùng để lưu trữ tài liệu của các máy tính như máy tính cá thể ( PC ), máy tính xách tay, sever ( Server ) … Bên trong ổ cứng có nhiều lá đĩa được xếp chồng lên nhau theo trục đứng. Mỗi lá đĩa chia thành nhiều vòng tròn đồng tâm gọi là track. Trên các lá đĩa, tập hợp các track ở cùng vị trí gọi là cylinder. Các cylinder ( vòng tròn ) bên ngoài hoàn toàn có thể lưu trữ nhiều tài liệu hơn vì chúng có chu vi lớn hơn. Mỗi track được chia thành nhiều đoạn nhỏ gọi là sector, các sector trên cùng 1 track tích hợp với nhau thành cluster ; tài liệu được lưu trên các cluster này. Khi tài liệu của tập tin được ghi, xóa trên ổ cứng hoặc biến hóa kích cỡ, tài liệu được lưu vào các cluster trống ( hoặc ghi lại trống ) tiên phong. Đĩa từ ( platter ) : Đĩa thường cấu trúc bằng nhôm hoặc thuỷ tinh, trên mặt phẳng được phủ một lớp vật tư từ tính là nơi chứa tài liệu. Tuỳ theo hãng sản xuất mà các đĩa này được sử dụng một hoặc cả hai mặt trên và dưới. Số lượng đĩa hoàn toàn có thể nhiều hơn một, nhờ vào vào dung tích và công nghệ tiên tiến của mỗi hãng sản xuất khác nhau. Mỗi đĩa từ hoàn toàn có thể sử dụng hai mặt, đĩa cứng hoàn toàn có thể có nhiều đĩa từ, chúng gắn song song, quay đồng trục, cùng vận tốc với nhau khi hoạt động giải trí. Trục quay là trục để gắn các đĩa từ lên nó, chúng được nối trực tiếp với động cơ quay đĩa cứng. Trục quay có trách nhiệm truyền hoạt động quay từ động cơ đến các đĩa từ. Trục quay thường sản xuất bằng các vật tư nhẹ ( như kim loại tổng hợp nhôm ) và được sản xuất tuyệt đối đúng mực để bảo vệ trọng tâm của chúng không được xô lệch – bởi chỉ một sự rơi lệch nhỏ hoàn toàn có thể gây lên sự rung lắc của hàng loạt đĩa cứng khi thao tác ở vận tốc cao, dẫn đến quy trình đọc / ghi không đúng mực. Đầu đọc đơn thuần được cấu trúc gồm lõi ferit ( trước kia là lõi sắt ) và cuộn dây ( giống như nam châm từ điện ). Gần đây các công nghệ tiên tiến mới hơn giúp cho ổ đĩa cứng hoạt động giải trí với tỷ lệ xít chặt hơn như : chuyển các hạt từ sắp xếp theo phương vuông góc với mặt phẳng đĩa nên các đầu đọc được phong cách thiết kế nhỏ gọn và tăng trưởng theo các ứng dụng công nghệ tiên tiến mới. Đầu đọc trong đĩa cứng có tác dụng đọc tài liệu dưới dạng từ hoá trên mặt phẳng đĩa từ hoặc từ hoá lên các mặt đĩa khi ghi tài liệu. Số đầu đọc ghi luôn bằng số mặt hoạt động giải trí được của các đĩa cứng, có nghĩa chúng nhỏ hơn hoặc bằng hai lần số đĩa. 2. Quản lý tài liệu và chính sách đọc ghi tài liệu lên đĩa cứng : 2.1 Cơ chế quản trị tài liệu trên máy tính tựa như như tất cả chúng ta quản lý tài liệu hồ sơ : Tất cả tài liệu được lưu trữ trên đĩa cứng trải qua các tập tin ( file ) và cây thư mục. Có nhiều loại file có các công dụng khác nhau, vị trí lưu trữ cũng khác nhau. Phần tiên phong hay phân vùng tiên phong của ổ đĩa cứng luôn được dành cho các file mạng lưới hệ thống của hệ điều hành quản lý. Các file mạng lưới hệ thống này nhằm mục đích để khởi động và quản trị hàng loạt mạng lưới hệ thống máy tính. Các loại file tài liệu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, video, … thì được lưu trữ ở những phân vùng dành riêng để lưu trữ tài liệu. Hệ thống lưu trữ tài liệu được hệ quản lý và điều hành quản trị logit và ngặt nghèo gần như tuyệt đối. Để quản trị mạng lưới hệ thống file trên đĩa cứng hệ quản lý có giải pháp định dạng ổ đĩa cứng thường thì bằng FAT ( File Allocation Table – Bảng xác lập vị trí các tập tin trên ổ đĩa cứng ) hoặc NTFS ( New Technology File System – Qu � � n lý mạng lưới hệ thống tập tin theo công nghệ tiên tiến mới ). Các phiên bản của FAT như FAT16, FAT32 dành cho các hệ quản lý cũ Windows 3.1, 95, 98, … trở về trước. Còn mạng lưới hệ thống quản trị NTFS được dùng cho các hệ quản lý và điều hành tiên tiến và phát triển sau này như Windows NT, XP, Vista, 7, 8, … Hệ thống NTFS có vừa đủ các tính năng quản trị của mạng lưới hệ thống FAT và bổ trợ nhiều tính năng tiên tiến và phát triển khác như tên tập tin hoàn toàn có thể lên đến 255 kí tự, độ dài tập tin cũng lớn hơn, năng lực quản trị dung tích ổ cứng cũng lớn hơn rất nhiều lần. Đặc biệt là tính năng khắc phục lỗi và bảo mật thông tin tài liệu. Tại bản FAT hoặc NTFS chứa các thông tin của tập tin như tên file, độ dài file, vị trí của file, loại file ( tài liệu, hình ảnh, âm thanh, … ), … để khi có nhu yếu truy vấn ( đọc / ghi ) của người sử dụng thì trước hết hệ quản lý sẽ tìm kiếm tên file, xác dịnh vị trí file, … bằng cách tìm ngay trên bảng FAT hoặc NTFS này. Sau đó mới triển khai đọc / ghi nội dung file và xuất ra màng hình cho người sử dụng tinh chỉnh và điều khiển. Cũng tựa như như việc quản lý tài liệu hồ sơ của tất cả chúng ta. Tài liệu được lưu trữ ngăn nắp ( theo ISO 9001 : 2008 ) thì cũng phải được lập Danh mục Tài liệu hoặc Danh mục Hồ sơ như mạng lưới hệ thống máy tính thì cần có bảng FAT hoặc NTFS vậy. Các tài liệu hoặc hồ sơ của tất cả chúng ta cũng được phân loại, lưu trữ tại các kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu và được đặt ở các tủ Hồ Sơ, Tài liệu khác nhau được đánh số thứ tự nhằm mục đích mục tiêu khi cần lấy hồ sơ, tài liệu thì thuận tiện tìm kiếm. Việc thiết kế xây dựng kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu, tủ đựng hồ sơ và đánh số thứ tự cho các tủ hồ sơ thì cũng giống như việc tất cả chúng ta tạo ổ đĩa cứng, tạo thư mục, đặt tên cho các thư mục trong máy tính. 2.2 Sự phân mảnh so với ổ đĩa cứng máy tínhĐối với máy tính khi đọc / ghi tài liệu lên ổ đĩa cứng, trước hết hệ quản lý đọc ngay trên bảng FAT hoặc NTFS là file tài liệu mà người sử dụng nhu yếu ( cần tìm ) đang nằm ở đâu ( ở ổ đĩa nào, thư mục nào, … ), khi đã xác lập được vị trí file dữ liệu cần đọc hệ điều hành quản lý tinh chỉnh và điều khiển đầu đọc đến vị trí có file tài liệu đó và thực thi việc đọc / ghi. Đối với máy tính mới hoặc ổ đĩa mới được định dạng ( format ) thì các vị trí lưu trữ tài liệu chưa được sử dụng, các file được ghi lên ổ đĩa liên tục và gần nhau cũng như hồ sơ tài tài liệu bắt đầu ta sắp xếp các kẹp hồ sơ cùng loại thì ta sắp vào tủ hồ ở các vị trí gần nhau. Tuy nhiên, trong quy trình sử dụng con người thường tạo, copy và xóa dữ liệu. Trong quy trình này file tài liệu không còn được lưu ở vị trí gần nhau nữa mà thay vào đó máy tính sẽ ghi vào các vị trí còn trống ( chưa cử dụng trên ổ đĩa cứng ). Do vậy, tài liệu sẽ không còn sắp xếp liên tục nữa, có khi file tài liệu được chia nhỏ thành gói dữ liệu và được ghi rất nhiều vị trí khác nhau trên ổ đĩa. Cùng một file tài liệu cần đọc thì hệ quản lý và điều hành phải tốn thời hạn tìm kiếm vị trí chứa tài liệu cần đọc và phải chuyển dời đầu ghi / đọc đến nhiều vị trí khác nhau nên để đọc được một file tài liệu tốn nhiều thời hạn hơn là khi máy tính còn mới ( hoặc ổ đĩa mới được định dạng ). Sau thời hạn sử dụng, tài liệu được đọc / ghi trên nhiều vị trí khác nhau ( không còn liên tục nữa ) người ta gọi quy trình đó là sự phân mảnh ổ đĩa. Trên thực tiễn, tất cả chúng ta quản trị lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng vậy, chắc như đinh sẽ không tránh khỏi việc có người lấy hồ sơ chổ này đem để chổ kia ( tiện thể ), hồ sơ tài liệu mới phát sinh, … Sau thời hạn sử dụng tất cả chúng ta cần phải sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu, so sánh và update lại Danh mục Tài liệu, Danh mục Hồ sơ để vô hiệu các tài liệu không còn sử dụng để việc sử dụng tìm kiếm hồ sơ tài liệu được nhanh hơn. Trên quan điểm và hệ tư tưởng của con người, thì mạng lưới hệ thống máy tính được thiết kế xây dựng cũng dựa trên quan điểm đó. Để khắc phục yếu tố ổ đĩa bị phân mảnh thì có nhiều công cụ khác nhau. Bản thân hệ điều hành quản lý Windows cũng có một công cụ tích hợp sẵn nhằm mục đích mục tiêu để sắp xếp lại các gói dữ liệu cùng một file vào các vị trí gần nhau và liên tục để khi đọc / ghi tài liệu đầu đọc / ghi sẽ không phải chuyển dời nhiều nên thời hạn đọc / ghi tài liệu sẽ nhanh hơn. Toàn bộ mạng lưới hệ thống máy tính hoạt động giải trí nhanh hơn rất đáng kể. Ngoài ra, khi sắp xếp lại tài liệu trên ổ đĩa cứng hệ quản lý sẽ phát hiện chổ bị hỏng hoặc có rủi ro tiềm ẩn hỏng thì hệ quản lý và điều hành thực thi thay thế sửa chữa luôn. Như vậy việc định kỳ sắp xếp tài liệu cho đĩa cứng vừa làm tăng vận tốc xử của máy tính vừa bảo trì được ổ đĩa cứng làm tăng tuổi thọ của đĩa cứng là việc mà người sử dụng cần phải chăm sóc và định kỳ thực thi. 3. Sắp xếp ổ đĩa cứng bằng công cụ sẵn có của hệ điều hành quản lý WindowsTrên hệ quản lý và điều hành Windows luôn luôn có sẵn một công cụ để sắp xếp tài liệu trên đĩa cứng, phát hiện và sửa lỗi đĩa cứng. Sau đây, sẽ là hướng dẫn sử dụng tính năng Disk Defragment trong Windows XP và Windows 7 thông dụng ( Ngoài ra cũng còn nhiều công cụ khác như Perfect disk, Disk keeper, UltimateDefrag, Smart Defrag … để tăng cường cho ổ đĩa cứng ) 3.1 Hướng dẫn triển khai sắp xếp đĩa bằng Windows XP + Bước 1. Bắt đầu từ Start bạn chọn theo chuỗi hướng dẫn sau : Màn hình sẽ hiện ra như Hình 2 sau : + Bước 2. Bạn muốn chọn sắp xếp ổ đĩa nào thì kích chuột vào ổ đĩa đó. Các ổ đĩa C, D, E, F là hiện có của máy tính. + Bước 3 : Bạn chọn nút Defragment để thực thi sắp xếp đĩa. Quá trình sắp xếp đĩa sẽ diễn ra, bạn hoàn toàn có thể tạm dừng việc sắp xếp bằng cách chọn Pause, muốn dùng việc làm sắp xếp chọ Stop. Thời gian sắp xếp đĩa hoàn toàn có thể từ 15 phút, đến 30 phút, nếu đĩa có dung tích lớn và chưa thực thi sắp xếp hoàn toàn có thể lê dài hàng giờ đồng hồ đeo tay. Bạn cần quan tâm : – Trước khi chạy chương trình sắp xếp đĩa, bạn cần tắt tổng thể chương trình đang mở lẫn các chương trình đang chạy thường trú có hình tượng trên khay mạng lưới hệ thống, tắt cả chương trình bảo vệ màn hình hiển thị Screen saver. Tốt nhất và đơn thuần nhất là bạn khởi động máy ở Safe mode ( nhấn F8 để vào giao diện tùy chọn khởi động của Windows, chọn Safe Mode ) rồi chạy chương trình sắp xếp đĩa. 3.2 Hướng dẫn thực thi sắp xếp đĩa bằng Windows 7 + Bước 1 : Tương tự như Win XP, tuy nhiên tiện ích trên Win 7 có giao diện hơi khác hơn Win XP một tí. Cửa sổ sắp xếp đĩa trên Win 7 như Hình 3 sau : + Bước 2 : Bạn chọn ổ đĩa cần sắp xếp và chọ nút lệnh Defragment Disk. + Trên Win 7 được cho phép bạn lập lịch định kỳ hàng ngày, tuần hoặc hàng tháng để máy tự động hóa sắp xếp đĩa bằng cách bạn chọ nút lệnh Configue Schedule … để lập lịch sắp xếp đĩa. Màn hình để bạn lập lịch như Hình 4 sau : Mặc dù việc làm rất nhỏ là sắp xếp ổ đĩa cứng ( tuy hơi mất thời hạn, tùy thuộc vào dung tích ổ cứng ) nhưng sau khi quy trình sắp xếp hoàn thành xong, bạn sẽ cảm nhận rõ hiệu suất cao lớn từ sự tăng cường so với máy tính của bạn .

Chúng ta đều biết mỗi khi đang có việc gấp hay đang bận, việc bỏ nhầm file vào
folder là chuyện bình thường. Tuy nhiên, có một cách để chắc chắn rằng các file
của bạn luôn được sắp xếp ngăn nắp là loại bỏ đống lộn xộn bằng một hệ thống
lưu trữ phù hợp với cách sử dụng máy tính của người dùng. Dưới đây là một số
mẹo bạn có thể sử dụng:

– Bắt đầu dọn dẹp: Bắt đầu công việc bằng cách đi tìm những file bạn không còn
sử dụng, không còn cần tới hiện vẫn đang lưu trên ổ cứng.

– Nghĩ thật kỹ: Bỏ thời gian ra để lên kế hoạch sắp xếp các file một cách tốt
nhất. Bạn dành thời gian trên máy tính như thế nào và bạn đã tạo những gì? Bạn
có làm việc với những phần mềm chỉnh sửa ảnh, lướt web, viết truyện ngắn,
nghiên cứu bài tiểu luận hay chơi game? Những folder bạn tạo trong Documents
(gọi là “My Documents” trong Windows XP) có thể dễ dàng giúp người khác đoán
được loại dữ liệu bạn hay sử dụng.

– Sử dụng thư mục con: Sau khi đã có ý tưởng về loại dữ liệu bạn tạo và muốn
lưu, hãy tạo các thư mục và thư mục con để lưu trữ file. Hãy nhớ sử dụng tên dễ
hiểu, logic. Ví dụ, bên trong Documents, bạn có thể tạo một số folder khác như
Projects, QuanTriMang, Download. Sau đó, bên trong folder Projects, bạn có thể
tạo thêm một số thư mục con cho mỗi một dự án riêng.

– Xóa các file định kỳ: Sau khi đã thiết lập hệ thống file, hãy kiểm tra và
xóa chúng thường xuyên. Các tác vụ duy trì thường duyên, ví như xóa file cũ
hoặc file trùng, folder trùng và đảm bảo các file quan trọng được đặt ở đúng
folder, sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tránh phiền phức.

Đặc biệt, các folder email có xu hướng khó kiểm soát hơn cho người dùng, vậy
nên hãy dành chút thời gian để sắp xếp và duy trì chúng. Microsoft Outlook 2010
cung cấp cho người dùng các tính năng rất tiện ích để giúp bạn luôn có Inbox
gọn gàng.

Mẹo:

– Để tạo một thư mục con trong Windows 7, Windows Vista, hoặc Windows XP, phải
chuột vào bất kì folder nào, kích New, rồi kích tiếp Folder. Điền tên cho
folder mới rồi nhấn ENTER.

– Để tạo một thư mục trong Windows 7, trong Windows Explorer, kích New Folder ở
trên cùng của bất kì thư viện hay folder nào. Cũng trong Windows 7, kiểu thư
viện mới sẽ giúp việc quản lý các file trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Windows 7 giúp việc theo dõi các file và thư mục trở nên thuận tiện hơn .

2. Dọn dẹp ổ cứng

Sau khi đã sắp xếp các file và thư mục cũng như quét dọn màn hình hiển thị desktop, giờ đã đến lúc bạn sắp xếp tài liệu. Windows phân phối 2 công cụ – Disk Cleanup và Disk Defragmenter – hoàn toàn có thể giúp bạn giải phóng dung tích ổ cứng và giúp máy tính thao tác hiệu suất cao hơn, hoạt động giải trí nhanh hơn .

– Disk Cleanup sẽ nén các file cũ lại để giải
phóng ổ cứng.

– Disk Defragmenter sẽ quét ổ cứng và hợp nhất các file đã bị chia nhỏ trên toàn ổ cứng .
Việc sử dụng những công cụ này tiếp tục hay không là tùy ở bạn, nhưng sẽ tốt hơn nếu chạy chúng tối thiểu mỗi tháng một lần. Người dùng Windows Vista quan tâm : Disk Defragmenter được lên lịch tự động hóa để chạy mỗi tuần một lần ( ngày chủ nhật lúc 4 h sáng ). Nếu muốn, bạn hoàn toàn có thể đổi khác thời hạn sao cho tương thích hoặc tắt nó trọn vẹn .
( St )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2