Giải pháp cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào AN TOÀN và HIỆU QUẢ

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Hiện nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý nào? Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian và chi phí trong công việc.

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép hàng loạt các tài liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD, …

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và được số đông Doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội đem lại. So với Hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn, Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn.

1. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

1.1 Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Theo pháp luật của Luật Kế toán và Luật gioa dịch điện tử đã nêu : việc lưu trữ tài liệu hóa đơn điện tử cần triển khai trong 10 năm tựa như như khi doanh nghiệp sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ dữ thế chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào vào tài liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử .

1.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép hàng loạt các tài liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD, … Ngoài ra chúng còn hoàn toàn có thể lưu trữ trực tuyến để bảo vệ sự bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và cất giữ tài liệu của hoá đơn điện tử .
Hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) gồm có tối thiểu 2 file luôn đi cùng nhau là bản bộc lộ của hóa đơn ( file PDF ) và file dữ liệu hóa đơn ( phổ cập nhất là file XML )
Bản biểu lộ của hóa đơn ( file PDF ) là file biểu lộ nội dung kinh tế tài chính nhiệm vụ của HĐĐT ; có dạng như một tờ hóa đơn thường thì, tuy nhiên do chỉ là bản bộc lộ của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn ( file XML ) là file chứa tài liệu của hàng loạt hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi .

1.3 Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử phải được dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ bằng phương tiện đi lại điện tử .
• Các cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được quyền lựa chọn, vận dụng hình thức dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ HĐĐT tương thích với đặc trưng kinh doanh thương mại và năng lực công nghệ tiên tiến của mình .
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cung ứng tối thiểu 3 nhu yếu sau :
• Tính bảo đảm an toàn bảo mật thông tin, toàn vẹn, vừa đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị biến hóa, xô lệch trong suốt thời hạn lưu trữ ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo pháp luật của pháp lý về kế toán ;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có nhu yếu .
• HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo lao lý, nếu không có lao lý khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy .

2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ tài liệu phải thoả mãn các điều kiện kèm theo thiết yếu sau :

• Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Hoá đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

>> Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không ?

3. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào ?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011 / TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần triển khai như sau :
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn lao lý của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ mạng lưới hệ thống của tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức triển khai trung gian này cũng phải thực thi lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên .
Người bán, người mua là đơn vị chức năng kế toán và tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp hóa đơn điện tử có nghĩa vụ và trách nhiệm sao lưu tài liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin .
( Ví dụ như : bút nhớ ( đĩa flash USB ) ; đĩa CD và DVD ; đĩa cứng gắn ngoài ; đĩa cứng gắn trong ) hoặc triển khai sao lưu trực tuyến để bảo vệ tài liệu của hóa đơn điện tử

3.1 Cách lưu trữ hóa đơn đối với bên mua và bên bán

3.2 Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

1. Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
2. Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
3. Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

>> Như vậy theo pháp luật của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn lao lý của Luật Kế toán, thường thì là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in hoàn toàn có thể xảy ra thực trạng mất tài liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó hoàn toàn có thể xảy ra .
Khi triển khai lưu trữ hoá đơn điện tử, tài liệu hoá đơn lưu tại mạng lưới hệ thống của doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể bị mất do tài liệu bị xoá, máy tính lưu trữ tài liệu bị virus xâm nhập tác động ảnh hưởng đến tài liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng .
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có giải pháp dự trữ lưu trữ tài liệu ở nơi khác thì việc mất trọn vẹn tài liệu hoá đơn là không hề tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó hoàn toàn có thể Phục hồi lại được tài liệu bắt đầu .
>> Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà sản xuất uy tín, có kinh nghiệm tay nghề lâu năm về kinh tế tài chính kế toán và có mạng lưới hệ thống bảo mật thông tin bảo đảm an toàn nhất .

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bảo đảm an toàn

Với hóa đơn mua vào, các bạn hoàn toàn có thể triển khai theo các bước sau để lưu trữ thông tin bảo đảm an toàn :

>> Xem thêm : Hướng dẫn giải quyết và xử lý mất hóa đơn đầu vào – đầu ra GTGT

5. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra bảo đảm an toàn

Đối với hóa đơn điện tử đầu ra, lưu trữ hóa đơn sẽ triển khai như sau :

• Bước 1: Bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin hóa đơn gồm: tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…
• Bước 2: Kiểm tra lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng sau khi ký hóa đơn.
• Bước 3: Lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung trên hóa đơn điện từ đó vào 1 file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu (nên chèn link hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần)
• Bước 4: Đồng bộ thư mục chứ file excel với Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

6. 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất 2021

6.1 Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để tránh thực trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty .

6.2 Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán đã quen với quá trình thao tác bằng tay thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của con người của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có ứng dụng xử lý hóa đơn điện tử đầu vào .

6.3 Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện từ này hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí ngân sách in ấn. Các khoản ngân sách chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một thư mục trên máy tính hoặc tạo thư mục trên google drive .

6.4 Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

6.5  Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Cách ở đầu cuối cũng là cách hiệu suất cao nhất đó là sử dụng ứng dụng quản trị hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện quản trị và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể :

• Khởi tạo E-Mail để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên ứng dụng .
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được .
• Tự động update thông tin lên ứng dụng kế toán .

Phần mềm quản trị hóa đơn điện tử đầu vào đã giúp kế toán thao tác hiệu suất cao như thế nào ?

• Tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào.
• Tự động tra cứu hóa đơn.
• Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn.
• Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán.
• Tự động lưu trữ hóa đơn tập trung.

>> Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn và khoa học cho kế toán 2021

7. MISA meInvoice – Lưu trữ hóa đơn tự động hóa – Quản lý tập trung chuyên sâu bảo đảm an toàn

7.1 Sử dụng hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào tập trung – lưu trữ dữ liệu nhất quán

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tâp trung trên cùng một địa chỉ duy nhất để giúp kế toán thuận tiện tìm kiếm, quản trị hóa đơn .

7.2 Tra cứu hóa đơn làm báo cáo tiện lợi

Hóa đơn của công ty sẽ tự động hóa đồng nhất với ứng dụng kế toán, giúp kế toán tiết kiệm chi phí thời hạn nhập liệu bằng tay thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào .
Đồng thời, tự động hóa nghiên cứu và phân tích, kiểm tra thộng tin hóa đơn, trạng thái hoạt động giải trí của người bán – bảo vệ tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn .

7.3 Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp phát của hóa đơn điện tử

MISA meInvoice sẽ giúp kế toán nghiên cứu và phân tích hóa đơn đầu vào tự động hóa tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà sản xuất, tự động hóa đọc hóa đơn từ hình ảnh chụp và file hóa đơn có sẵn .

Lý do bạn không hề bỏ lỡ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được kiến thiết xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Thành Phố Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Tỉnh Bình Dương, Thành Phố Bắc Ninh, … kiểm nghiệm chất lượng số 1 và khuyến nghị đơn vị chức năng lựa chọn .
MISA là đơn vị chức năng tiên phong và duy nhất đã ứng dụng thành công xuất sắc Blockchain vào phần mềm hóa đơn điện tử – MISA meInvoice giúp ngày càng tăng sự bảo đảm an toàn, minh bạch và đúng chuẩn của hóa đơn. Giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA đã nhận được sự nhìn nhận rất cao từ chỉ huy Bộ kinh tế tài chính, Tổng Cục thuế, Bộ tin tức và Truyền thông .

Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Nước Ta ứng dụng công nghệ Blockchain bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và chống làm giả hóa đơn
MISA vận dụng công nghệ tiên tiến Blockchain vào ứng dụng MISA meInvoice để ghi nhận hàng loạt lịch sử vẻ vang của các đổi khác và update toàn bộ các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều hoàn toàn có thể kiểm tra và xác nhận thông tin :

• Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…
• Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.
• Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Với công nghệ Blockchain được sử dụng trong Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA các tài liệu tương quan đến hóa đơn sẽ trọn vẹn được bảo mật thông tin và không hề bị đánh cắp, các thanh toán giao dịch, lịch sử dân tộc về hóa đơn sẽ không hề bị trá hình và biến hóa .

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

4.7 / 5 – ( 123 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2