Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hoá Đơn Điện Tử Đầu Vào Trên Phần Mềm Hoá Đơn Điện Tử iHOADON

26/05/2020 11:01:06

Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp, chính vì thế việc lưu trữ hóa đơn phục vụ việc quản trị, so sánh, thanh kiểm tra là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của kế toán. Nhằm tương hỗ các đơn vị chức năng quản trị, lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào thuận tiện, thuận tiện, EFY Nước Ta sẽ hướng dẫn các bạn triển khai việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử – iHOADON

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đã xuất

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011 / TT-BTC thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau :

• Người bán, người mua sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn lao lý của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ mạng lưới hệ thống của tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức triển khai trung gian này cũng phải thực thi lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên .

  Bạn đang đọc: Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hoá Đơn Điện Tử Đầu Vào Trên Phần Mềm Hoá Đơn Điện Tử iHOADON

• Người bán, người mua là đơn vị chức năng kế toán và tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp hóa đơn điện tử có nghĩa vụ và trách nhiệm sao lưu tài liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin .

  ( Ví dụ như : bút nhớ ( đĩa flash USB ), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong ) hoặc triển khai sao lưu trực tuyến để bảo vệ tài liệu của hóa đơn điện tử .

Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử : Người mua, người bán hàng cần lưu trữ song song file gốc của hóa đơn ( XML ) và bản biểu lộ của hóa đơn điện tử ( PDF, IMAGE, … ). Và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử cũng bảo vệ tuân thủ theo luật lưu trữ chứng từ kế toán là 10 năm .
Đối với bên bán, hóa đơn điện tử sau khi xuất được lưu trữ trực tiếp trên mạng lưới hệ thống xuất hóa đơn nên thuận tiện với việc quản trị, so sánh. Tuy nhiên với bên mua, sau khi nhận được hóa đơn mua hàng thì hầu hết đều phải vận dụng giải pháp bằng tay thủ công phiền phức, tốn thời hạn, dễ thất lạc .

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

2. Quản lý hóa đơn điện tử mua vào theo chiêu thức bằng tay thủ công

Người mua hàng nhận được hóa đơn từ bên bán hàng có giải pháp lưu trữ như sau :

• Khách hàng nhận được hóa đơn qua email : Người mua hoàn toàn có thể

  tải

  hóa đơn theo định dạng PDF hoặc file xml về lưu trữ trên máy tính

• Nếu người mua hàng không nhận hóa đơn điện tử mà nhận hóa đơn giấy thì lưu trữ giống hóa đơn giấy .

  Xem thêm: Giải Pháp Lưu Dữ Liệu Camera Trên Mạng [Miễn Phí 100%]

Nhược điểm của các giải pháp này tựa như như hóa đơn giấy, đó là rất dễ bị bỏ sót hóa đơn, tài liệu hóa đơn sẽ được lưu trữ tại ổ cứng máy tính nên vẫn hoàn toàn có thể xảy ra thực trạng bị mất do bị hỏng ổ cứng, máy tính bị virus … Và các doanh nghiệp, tổ chức triển khai phải tìm đến một giải pháp lưu trữ tối ưu hơn .

3. Lưu trữ hóa đơn

mua

vào trên ứng dụng EFY – iHOADON

Nhà cung ứng hóa đơn điện tử EFY-iHOADON đã đưa ra công dụng lưu trữ hóa đơn đầu vào ngay trên phầm mềm iHOADON .
Đối với bên bán và bên mua cùng sử dụng giải pháp iHOADON, chỉ bằng thao tác xuất hóa đơn của bên bán, ngay lập tức bên mua được tự động hóa update hóa đơn đã mua hàng về mạng lưới hệ thống, không còn thời hạn chờ, cũng không còn thao tác gửi bằng tay thủ công .
Ngoài ra, iHOADON tương hỗ doanh nghiệp, tổ chức triển khai quản trị hóa đơn mua vào từ các bên bán hàng khác dưới dạng file gốc XML bảo vệ đặc thù pháp lý theo lao lý của pháp lý .
Sau đây EFY Nước Ta xin hướng dẫn người mua sử dụng công dụng Quản lý hóa đơn mua hàng trực tiếp trên ứng dụng iHOADON :

Bước 1: Trên iHOADON, người dùng vào phần Quản lý hóa đơn và chọn Hóa đơn mua hàng

Bước 2:  Tại danh sách Hóa đơn mua hàng:

• Đối với hóa đơn mua hàng được xuất từ iHOADON thì mạng lưới hệ thống tự động hóa đồng điệu về. Người dùng hoàn toàn có thể kiểm tra so sánh trực tiếp .

• Với hóa đơn khác, người dùng chọn Thêm để Thêm một hóa đơn hoặc Thêm nhiêu hóa đơn trong một lần .

Bước 3: Tại màn hình cập nhật hóa đơn, người dùng nhấn vào biểu tượng tải file lên để tải file XML lên, đồng thời hiển thị ra tất cả các nội dung trong hóa đơn đó.

Bước 4: Người dùng có thể lưu trữ kèm theo cả bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới các dạng PDF, ảnh, excel phù hợp với việc  đọc thông tin và nhận diện thương hiệu của bên bán.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cụ thể các thao tác thưc hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử – iHOADON. Các kế toán và doanh nghiệp cần chớp lấy để việc lưu trữ hóa đơn nguồn vào thuận tiện, thuận tiện, giúp doanh nghiệp thuận tiện quản trị và tra cứu hóa đơn, tránh thất lạc, sai sót .

XEM THÊM HƯỚNG DẪN TẠI ĐÂY

Trang PTH

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2