Cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính hiệu quả

Bạn đã từng gặp phải các vấn đề về việc sắp xếp và lưu trữ những tệp/file tài liệu trên máy tính. Bạn đang còn lưu trữ quá nhiều file tài liệu trên máy tính, nhưng không biết sắp xếp và lưu trữ sao cho hợp lý. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết bên dưới để có được những cách lưu trữ hồ sơ, file tài liệu trên máy tính giúp mang lại nhiều tiện lợi và hiệu quả hơn trong công việc.

Sắp xếp và lưu trữ file theo tên

Đây là một trong những cách hữu hiệu nhất trong việc sắp xếp và lưu trữ. Giúp bạn thuận tiện tìm kiếm những file tài liệu trong lúc cần. Thông thường nên lựa chọn cách đặt tên file bằng tiếng Việt không dấu và nên lựa chọn những tên ngắn và dễ nhớ nhất .

Một cách khác mà được nhiều người lựa chọn là phân file tài liệu theo sơ đồ với nhiều cấp khác nhau : hạng mục cha – hạng mục con, … Cách thức này giúp bạn thuận tiện quản trị được mạng lưới hệ thống tài liệu, hồ sơ lớn trên máy tính .

Có thể lựa các cách đặt tên file dựa theo ngày tháng. Điều này cũng giúp bạn thuận tiện quản trị được số lượng lớn những file và tài liệu, hoàn toàn có thể sắp xếp và phân chia hài hòa và hợp lý và đạt được hiệu suất cao nhất trong việc làm .

Nếu số lượng file tài liệu của bạn nhiều, bạn hoàn toàn có thể sử dụng cách nén tệp, theo chủ đề của file. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí được khoảng trống lưu trữ mà và giảm số lượng file tài liệu tồn dư. Những cung cụ giúp ích cho bạn là rar, zip. Ngoài ra, còn có một vài công cụ, ứng dụng khác cho năng lực nén hiệu suất cao hơn .

Đối với các nén file hồ sơ, tài liệu thích hợp sử dụng cho những file mà bạn ít khi mở ( lưu trữ dài hạn ). Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần giải nén ra là được .

Lưu trữ tài liệu trên đám mây

tin tức dưới đây, chúng tôi xin ra mắt cho bạn một vài dịch vụ lưu trữ tài liệu trực tuyến dành cho bạn .

Google Drive

Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây trọn vẹn không lấy phí và được rất nhiều sử dụng thông dụng lúc bấy giờ. Chỉ cần tạo một thông tin tài khoản google là bạn hoàn toàn có thể đăng nhập tải lên và lưu trữ tài liệu trên đây .

Đối với thông tin tài khoản cá thể, bạn hoàn toàn có thể sử dụng lưu trữ với 15GB dung tích. Nếu bạn sử dụng chỉ để lưu trữ những tài liệu việc làm cá thể thì với dung tích trên thì trọn vẹn đủ so với bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là doanh nghiệp và cần lưu trữ với số lượng lớn các file, tài liệu thì bạn nên sử dụng gói tăng cấp lên đến 100GB – 1TB .

Về giao diện của Google Drive đơn thuần, dễ sử dụng. Cho phép tải lên hầu hết những loại tệp / file lúc bấy giờ. Có thể phân loại theo từng mục – mục con. Dễ dàng quản trị và sắp xếp tài liệu một cách hiệu suất cao .

Ngoài ra, google drive còn tích hợp thêm một số ít công cụ trực tuyến đi kèm như : google tài liệu, google trang tính, google biểu mẫu, google trang trình chiếu và rất nhiều ứng dụng tương hỗ khác. Sử dụng với những tính năng không kém gì các ứng dụng văn phòng của Microsoft. Rất thích hợp cho đối tượng người dùng văn phòng .

Đặc biệt Google Drive hoàn toàn có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại di động. Phần mềm trên điện thoại di động còn giúp lưu trữ hình ảnh, danh bạ và mọi tài liệu của điện thoại thông minh một cách tự động hóa .

Onedrive

Onedrive cũng là một công cụ lưu trữ tài liệu trực tuyến, được tăng trưởng và quản trị bởi Microsoft. Cho phép lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu và mọi thứ khác trên điện thoại di động hay máy tính .

Đối với Onedrive thì người dùng hoàn toàn có thể sử dụng bằng thông tin tài khoản Microsoft, không lấy phí với mức dung tích là 5GB. Ngoài ra, nếu nhu yếu lưu trữ của bạn cao hơn thì hoàn toàn có thể lựa chọn mua với các gói tăng cấp .

Với các công dụng chính cũng tương tự như như Google Drive : Chia sẻ, phân loại, lưu trữ, sắp xếp, … Tiện ích trong việc liên kết trực tiếp với các ứng dụng của Microsoft như : Word, PowerPoint, Excel, … Có thể sử dụng trên điện thoại di động, giúp lưu trữ những tài liệu quan trọng của điện thoại cảm ứng. Chức năng tự đồng điệu hóa khi có tài liệu mới. Và đặc biệt quan trọng là năng lực bảo mật thông tin tương đối tốt, tránh bị đánh cắp tài liệu .

Dropbox

Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây sử dụng thích hợp cho hệ quản lý Mac, PC và cho các thiết bị di động lúc bấy giờ. Bạn hoàn toàn có thể tải ứng dụng về máy và sử dụng không lấy phí với mức dung tích là 2GB .

Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể tăng cấp gói dung tích sử dụng lên 1TB dung tích, với mức giá là 9.99 đô / tháng .

Một số tính năng hữu dụng của Dropbox :

– Dễ dàng san sẻ thông tin, file tài liệu đến bất kể đâu .
– Có thể sử dụng để phân loại quyền thao tác .
– Lưu trữ tài liệu một cách bảo đảm an toàn .
– Chức năng tự động hóa đồng điệu hóa từ máy tính ( điện thoại cảm ứng ) lên Dropbox .
– Giao diện thuận tiện sử dụng và thao tác .

iCloud

iCloud là một tính năng lưu trữ được Apple cung ứng. Thích hợp sử dụng cho Mac và IOS. Với dung tích không lấy phí là 5GB, bạn hoàn toàn có thể tăng cấp thêm với gói lưu trữ cao hơn. Ứng dụng tích hợp sẵn 1 số ít tính năng lưu trữ, đồng nhất hóa tự động hóa danh bạ, hình ảnh, tài liệu, video, … An tâm khi sử dụng, bởi Apple bảo mật thông tin rất tốt, tránh tài liệu bị đánh cắp .

Một số tính năng rất hữu dụng của icloud và hoàn toàn có thể sao lưu và backup dữ liệu, chuyển tài liệu qua các thiết bị. Đặc biệt với tính năng tìm iphone và bảo mật thông tin thông tin tài khoản cực kỳ tốt .

Bài viết trên chúng tôi đã chỉ ra một vài mẹo nhỏ giúp ích trong việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính. Mang lại hiệu quả hơn trong việc sao lưu và sắp xếp file tài liệu. Ngoài ra, chúng tôi cũng gợi ý cho bạn những dịch vụ/phần mềm/ứng dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống cũng như trong công việc.

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2