Quy tắc đặt tên file, folder – Viện kiểm sát nhân dân tỉnh An Giang

Trong thời đại công nghệ 4.0 như lúc bấy giờ, việc soạn thảo và tàng trữ các file trên máy vi tính ( PC hay Laptop ) đã trở nên thông dụng. Tuy nhiên, việc đặt tên và tổ chức triển khai file, thư mục ( thư mục ) như thế nào cho hài hòa và hợp lý, hiệu suất cao và hạn chế những rủi ro đáng tiếc thì không phải ai cũng triển khai đúng. Đa phần người dùng Nước Ta thường mắc phải một số ít lỗi khi đặt tên file, thư mục như : Đặt tên bằng tiếng Việt có dấu, đặt tên quá dài, tạo quá nhiều thư mục lồng vào nhau …. Việc đặt tên như vậy sẽ thuận tiện cho người sử dụng tiếng Việt, tuy nhiên sẽ gây khó khăn vất vả, hạn chế, thậm chí còn gây ra lỗi trong tìm kiếm, copy, sơ tán file và nhất là khi hồi sinh ( recovery ) file bị xóa … do đa số các ứng dụng, hệ điều hành ( OS ) đều do các công ty quốc tế tăng trưởng trên các nền tảng ngôn từ lập trình nhất định ( ngôn từ lập trình là ngôn từ không có dấu ), hầu hết bằng tiếng Anh ( English ) và không tương hỗ tốt trọn vẹn tiếng Việt. Ngoài ra, Font tiếng Việt thường không được tích hợp sẵn trong các hệ điều hành cũng như các chương trình mà phải setup thêm các Fonts tiếng Việt vào mới sử dụng được ( Một số lỗi nổi bật mà tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhìn thấy như : Khi ta gửi kèm file ( attach file ) đặt tên bằng tiếng Việt có dấu qua 1 số ít mạng lưới hệ thống mail hay một số ít chương trình, khi tải về về, file sẽ bị lỗi tên và đổi thành tên khác không có dấu … )

Vì vậy để thực hiện đặt tên file, folder thật sự hợp lý, hiệu quả và hạn chế phát sinh lỗi, cần chú ý một số nguyên tắc sau:

– Nên đặt tên bằng chữ không dấu, hoàn toàn có thể sử dụng dấu “ – ” hay “ _ ” sửa chữa thay thế các khoảng trống. ( vd : thay vì đặt tên “ báo cáo giải trình tháng. doc ” nên đặt là “ bao cao thang.doc ” hay “ bao_cao_thang. doc ” ) .

– Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu, có ý nghĩa ; hạn chế tối thiểu việc đặt tên quá dài ( vd : thay vì đặt tên “ Thong tu lien tich so 01 ve thi hanh hao an dan su.doc ” nên đặt là “ TTLT01 THADS ” ) .

– Đối với các file cần sắp xếp theo thời gian, địa điểm, có thể thêm địa điểm, ngày, giờ vào tên file để dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm (vd: thay vì “picture1.png” nên đặt là “DaLat_11.07.2020_picture1.png”).

– Nên chú ý quan tâm thứ tự sắp xếp tên trong hệ điều hành ( vd : trong window sẽ sắp xếp ưu tiên theo thứ tự : “ ký tự đặt biệt ” => “ số ” => “ ký tự thường ” ; nghĩa là các file được sắp xếp theo thứ tự “ @. doc ” => “ 1.doc ” => “ a.doc ” ) .

– Không nên tạo quá nhiều lớp thư mục lồng vào nhau ( vd : D : \ FolderA \ FolderB \ FolderC \ FolderD \ FolderE \ FolderF \ FolderG \ FolderH … ) .

Tác giả : Bảo Lê
Nguồn tin : Văn phòng ( D )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Ứng Dụng