Nghiệp vụ lưu trữ

Quản trị mạng lưới hệ thống Quản trị

2020 – 09-28 T21 : 15 : 01-04 : 00

2020-09-28T21:15:01-04:00

http://ttltls.hanam.gov.vn/vi/news/nghiep-vu-luu-tru/nghiep-vu-luu-tru-14.htmlhttp://hanam.vnptweb.vn/SiteFolders/ccvtlt/4710/anhtintuc/lt1.jpg

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Nam

http://ttltls.hanam.gov.vn/uploads/logohanam-vtlt.png

Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng cho công tác báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm theo quy định.

THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 
Thống kê tài liệu lưu trữThống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm quan trọng của công tác làm việc lưu trữ, triển khai tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp thêm phần nâng cao chất lượng cho công tác làm việc báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm theo lao lý .

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc tích lũy, ghi chép lại các số liệu định kỳ hàng năm về tài liệu lưu trữ. Thông qua hiệu quả thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các cơ quan nắm được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ và báo cáo giải trình thống kê định kỳ theo lao lý của pháp lý .
Thống kê nhà nước về lưu trữ được pháp luật tại Điều 27 của Luật Lưu trữ và pháp luật chính sách báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được Bộ Nội vụ hướng dẫn thực thi tại Thông tư số 09/2013 / TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 .
Mặt khác, thực thi tốt nghiệp vụ thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ làm cơ sở để đề ra giải pháp, giải pháp thiết kế xây dựng chương trình, kế hoạch nhằm mục đích tổ chức triển khai quản trị tốt tài liệu lưu trữ góp thêm phần tăng trưởng công tác làm việc văn thư, lưu trữ .
Trong khoanh vùng phạm vi của bài viết về Chuyên đề ” Thống kê tài liệu lưu trữ ” chúng tôi xin ra mắt nội dung nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ để giúp cho các cơ quan, tổ chức triển khai có các giải pháp xác lập, ship hàng, góp thêm phần nâng cao chất lượng việc báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm theo pháp luật .
CHUYÊN ĐỀ ” THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ”
I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ
1. Khái niệm
Thống kê trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là vận dụng các chiêu thức và công cụ để xác lập đúng mực về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và mạng lưới hệ thống dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị chức năng thống kê đã pháp luật và được bộc lộ trên các loại sổ sách thống kê .
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định và thắt chặt việc tổ chức triển khai sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các giải pháp phân loại, giải pháp hệ thống hóa tài liệu và bảo vệ năng lực tra tìm tài liệu nhanh gọn, thuận tiện, đồng thời có cơ sở kiến thiết xây dựng kế hoạch nghiệp vụ tương thích với nhu yếu đơn cử của kho lưu trữ .
Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan, tổ chức triển khai báo cáo giải trình, cơ quan quản trị các cấpcó cơ sở để kiến thiết xây dựng quy hoạch và kế hoạch tăng trưởng công tác làm việc văn thư, lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi từng địa phương, từng ngành và khoanh vùng phạm vi cả nước .
2. Nguyên tắc
Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung chuyên sâu, thống nhất và bảo vệ tính thừa kế trên các quy trình tiến độ việc làm. Tất cả tài liệu dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê ; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng người tiêu dùng quản trị của cơ quan, đơn vị chức năng nhưng hiện đang dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ .
Cơ quan, tổ chức triển khai có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chính sách thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo giải trình thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm báo cáo giải trình .
I. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ
1. Đối tượng và nội dung thống kê
Trong các phòng, kho lưu trữ, đối tượng người tiêu dùng thống kê nhu yếu những nội dung đơn cử như sau :
a ) Công tác văn thư
– Văn bản chỉ huy và hướng dẫn nghiệp vụ công tác làm việc văn thư ( Quy chế công tác làm việc VTLT ; Danh mục hồ sơ cơ quan … )
– Tổ chức văn thư : ( phòng, tổ, bộ phận )
– Nhân sự làm công tác làm việc văn thư
– Văn bản đi, văn bản đến
– Hồ sơ việc làm
– Trang thiết bị dùng cho văn thư
b ) Công tác lưu trữ
– Văn bản chỉ huy và hướng dẫn nghiệp vụ công tác làm việc lưu trữ ( Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ ; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan ; Nội quy kho Lưu trữ … )
– Tổ chức lưu trữ
– Nhân sự làm công tác làm việc lưu trữ
– Tài liệu lưu trữ ( Số lượng tài liệu của từng phông, của kho ; Thành phần tài liệu ; Tình hình tài liệu ) .
– Thu thập và loại hủy tài liệu
– Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
– Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ
c ) Nghiên cứu khoa học về công tác làm việc văn thư, lưu trữ
2. Phạm vi và chiêu thức thống kê
Thống kê trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được triển khai ở các khoanh vùng phạm vi khác nhau : thống kê trong khoanh vùng phạm vi một kho lưu trữ ; thống kê trong khoanh vùng phạm vi một ngành, một địa phương ; thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ .
Thống kê trong khoanh vùng phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích chớp lấy về nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tình hình tài liệu … trong từng phòng, kho lưu trữ .
Thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ nhằm mục đích tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ … trong khoanh vùng phạm vi địa phương, cả nước .
Thống kê trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hầu hết được thực thi phối hợp trong quy trình triển khai các nội dung nghiệp vụ như : tích lũy, chỉnh lý, dữ gìn và bảo vệ tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được triển khai định kỳ hàng năm theo pháp luật của nhà nước .
III. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHÍNH
1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ
a ) Khái niệm
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, được phát hành theo Quyết định số 02 / QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ nhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ). Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những lao lý sau :
– Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào kho lưu trữ .
– Mỗi lần nhập được đánh một số ít thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít .
– Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tiễn tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ .
b ) Tác dụng của Sổ nhập tài liệu lưu trữ ( TLLT )
– Sổ nhập TLLT giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị chức năng, cá thể đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, thực trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ .
– Các số liệu thống kê trong sổ nhậpTLLT giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ trợ tích lũy tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và thiết kế xây dựng kế hoạch công tác làm việc lưu trữ cho tương thích .
2. Sổ xuất tài liệu lưu trữ
a ) Sổ xuất trong thời điểm tạm thời tài liệu lưu trữ
Sổ xuất trong thời điểm tạm thời TLLT là sổ dùng để thống kê việc xuất những tài liệu lưu trữ Giao hàng cho các mục tiêu như : cho mượn sử dụng, đưa tài liệu ra chỉnh lý, phục chế, trùng tu hoặc sao chụp …
Sổ xuất trong thời điểm tạm thời TLLT : Giúp cho cơ quan quản trị lưu trữ nắm được những dịch chuyển về tài liệu trong kho lưu trữ để quản trị ngặt nghèo, theo dõi để thu về những tài liệu đã hết thời hạn cho mượn mà cá thể, đơn vị chức năng chưa trả và giúp bộ phận lưu trữ có kế hoạch bổ trợ nhằm mục đích hoàn hảo phông lưu trữ .
b ) Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ
Sổ xuất hẳn TLLT là sổ dùng để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ mà không tịch thu lại, được dùng để thống kê những tài liệu được xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ .
Sổ xuất hẳn TLLT giúp cơ quan quản trị lưu trữ nắm được số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu đã chuyển khỏi kho lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ đề ra những kế hoạch, giải pháp thích hợp trong công tác làm việc quản trị cũng như dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ .
3. Sổ ĐK các phông lưu trữ
Sổ ĐK các phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ / các sưu tập lưu trữ và các thông tin khác tương quan tới phông lưu trữ được giao nộp vào kho lưu trữ nhằm mục đích quản trị ngặt nghèo tình hình các phông lưu trữ trong kho .

Cột 1 : dùng để thống kê hàng loạt các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập tiên phong của phông đó vào kho lưu trữ .
Cột 2 : ghi ngày tháng của lần nhập tiên phong của phông vào kho lưu trữ .
Cột 3 : ghi tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hình thành phông. Nếu tên đổi khác nhiều lần thì ghi tên ở đầu cuối .
Cột 4 : nếu là phông đóng thì ghi thời hạn mở màn và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời hạn mở màn hoạt động giải trí .
4. Phiếu phông lưu trữ
“ Phiếu phông ” dùng để ghi những biến hóa về tên gọi của phông ; thống kê số lượng, thành phần và những đổi khác về số lượng và thành phần của phông đó. Phiếu phông được lập trong lần nhập tài liệu tiên phong của phông vào kho lưu trữ. Trong mục “ Tên phông ” phải liệt kê theo trình tự thời hạn tổng thể các tên gọi của đơn vị chức năng hình thành phông. Phiếu phông được dữ gìn và bảo vệ theo số thứ tự đã ĐK trong Danh sách phông, số thứ tự đó được dùng để đánh ở góc trên cùng bên phải của Phiếu phông .
Mẫu phiếu phông lưu trữ

5. Sổ Mục lục hồ sơ
Mục lục hồ sơ lưu trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định và thắt chặt trật tự các hồ sơ theo giải pháp hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ .
Mục lục hồ sơ có tính năng trình làng nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định và thắt chặt trật tự hệ thống hoá hồ sơ trong phông, xác lập vị trí của từng đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ trong phông. Các phòng, kho lưu trữ hoàn toàn có thể sử dụng mục lục hồ sơ làm công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ ship hàng nghiên cứu và điều tra sử dụng. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản trị ngặt nghèo, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý .
Cấu tạo của bản mục lục hồ sơ gồm có : Tờ bìa, Tờ nhan đề ; Tờ mục lục ; Lời nói đầu ; Bảng chữ viết tắt ; Bảng kê các hồ sơ ; Bảng hướng dẫn ; Phần kết thúc .
a ) Tờ nhan đề :
– Tên cơ quan hay tổ chức triển khai lưu trữ : ghi như Bìa
– Tên phông lưu trữ ; ghi như Bìa
– Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số : Ghi số tiên phong và số hồ sơ ở đầu cuối của quyển “ Mục lục ” .
– Phông số : Viết số thứ tự của phông được cố định và thắt chặt theo list phông trong kho lưu trữ .
– Mục lục số ( quyển số ) : Ghi số thứ tự của Mục lục hồ sơ trong phông .
– Số trang : ghi số lượng trang của quyển “ Mục lục hồ sơ ”
– Thời hạn dữ gìn và bảo vệ : Ghi thời hạn dữ gìn và bảo vệ của quyển Mục lục hồ sơ. Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của Mục lục hồ sơ là vĩnh viễn .
b ) Tờ mục lục ( của mục lục hồ sơ ) :
Tờ mục lục là bảng liệt kê các phần, chương, mục trong nội dung “ Mục lục hồ sơ ” tương ứng với các phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện .
c ) Lời nói đầu :
Lời nói đầu trong mỗi bản mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu và điều tra, sử dụng tài liệu lưu trữ của phông được thuận tiện. Đối với những phông lưu trữ có các đơn vị chức năng tổ chức triển khai, thành phần và khối lượng tài liệu phức tạp, phần đông lời nói đầu phải ra mắt khái quát sự biến hóa của các đơn vị chức năng tổ chức triển khai trong phông cũng như diễn biến phức tạp của tình hình tài liệu .
Nội dung “ Lời nói đầu ” gồm có các yếu tố thông tin như sau :
– “ Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông ” : Nêu tóm tắt về :
+ Điều kiện lịch sử vẻ vang và nguyên do sinh ra ;
+ Ngày, tháng, năm xây dựng, biến hóa và giải thể của đơn vị chức năng hình thành phông ;
+ Chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chức năng hình thành phông ;
+ Vị trí của đơn vị chức năng hình thành phông trong mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai nhà nước. Mối quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới và cùng cấp ;
+ Phạm vi hoạt động giải trí của đơn vị chức năng hình thành phông ;
+ Các đơn vị chức năng, tổ chức triển khai với sự đổi khác theo từng thời kỳ ( nếu có ) .
– “ Lịch sử phông ” : Nêu tóm tắt về :
+ Khối lượng tài liệu của toàn phông tính theo mét giá ( nếu chưa chỉnh lý ) và số lượng hồ sơ, đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ( nếu đã chỉnh lý ) ;
+ Thời gian khởi đầu và kết thúc của tài liệu trong phông ;
+ Số lần nhập, số lượng nhập và thời hạn nhập ;
+ Tình trạng tài liệu ( mức độ thiếu, đủ ; thực trạng vật lý, sự dịch chuyển … ) ;
+ Thành phần và nội dung đa phần của tài liệu trong phông .
– Đặc điểm chính trong quy trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ .
d ) Bảng kê hồ sơ :
Phần thống kê hồ sơ của Mục lục hồ sơ là thành phần chính của mục lục dùng để thống kê các hồ sơ và dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu .

Cột 1 : Ghi số của từng cặp, hoặc số của từng hộp hồ sơ
Cột 2 : Là chữ số Ả Rập được đánh cố định và thắt chặt cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo giải pháp phân loại. Số thứ tự của hồ sơ kết hợp với số phông và số mục tạo thành địa chỉ tra tìm của hồ sơ đó .
Chú ý : Mỗi hồ sơ chỉ được ghi 1 số ít thứ tự. Nếu hồ sơ đó có nhiều tập thì mỗi tập được đánh 1 số ít thứ tự riêng .
Cột 3 : Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó. Trường hợp nhiều hồ sơ có cùng một tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ ” nt ” và chỉ ghi những điểm khác nhau như : Tập 1 …, Tập …
Cột 5 : Ghi tổng số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh số thứ tự .
Cột 6 : Ghi những đặc thù đáng chú ý quan tâm về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ ; đặc thù trong việc quản trị hồ sơ lưu trữ .
đ ) Bảng hướng dẫn : Bảng hướng dẫn là bảng kê tên các sự vật, yếu tố, địa điểm, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tính năng giúp cho việc tra tìm thông tin được xu thế nhanh gọn .
e ) Phần kết thúc
– Mục lục hồ sơ có : … … … tờ
– Gồm : … … … … … hồ sơ
– Từ số : … … … đến số : … … ..
– Trong đó : có … .. số trùng ; … … …. số khuyết
Người đảm nhiệm Người lập

Nguyễn Văn A Nguyễn Thị B
IV. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỔ TRỢ
1. Sổ ĐK mục lục hồ sơ
Sổ ĐK Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ sơ trong từng phông lưu trữ và trong từng kho lưu trữ, được phát hành theo Quyết định số 73 / QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 của Cục Lưu trữ nhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ) .
Sổ ĐK Mục lục hồ sơ là công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong phòng kho lưu trữ giúp cho việc quản trị ngặt nghèo các cuốn Mục lục hồ sơ, là công cụ tương hỗ cho việc tra tìm tài liệu trong phòng kho lưu trữ .
2. Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thẻ là một loại công cụ tra cứu khoa học, trong đó nguồn thông tin về tài liệu được tập hợp theo ngành, chuyên đề, sự vật ( yếu tố ), thời hạn … Thẻ được thiết kế xây dựng so với một nhóm tài liệu, một bộ phận của phông, một phông hay nhiều phông mà không phụ thuộc vào vào thời hạn sản sinh ra tài liệu, giải pháp phân loại hay giải pháp hệ thống hoá tài liệu .
Thẻ có tính năng cung ứng thông tin về nội dung, thành phần tài liệu của một phông hoặc nhiều phông, của một kho hoặc nhiều kho lưu trữ. Khác với mục lục hồ sơ, thẻ không có tính năng thống kê, thẻ chỉ có tính năng tra tìm thông tin và được kiến thiết xây dựng không phụ thuộc vào vào việc tổ chức triển khai tài liệu trong kho lưu trữ .
3. Biên bản kiểm kê thực trạng tài liệu lưu trữ trong kho
Biên bản kiểm kê thực trạng tài liệu lưu trữ ( TLLT ) dùng để ghi chép các thông tin chi tiết cụ thể về TLLT trong kho, được thực thi định kỳ hàng năm. Qua việc kiểm kê sẽ xác lập được tình hình thực tiễn của TLLT, từ đó có giải pháp tương thích trong việc quản trị, khai thác, sử dụng cũng như trùng tu, phục chế TLLT .
4. Biên bản chuyển giao hồ sơ, tài liệu
Biên bản chuyển giao hồ sơ, tài liệu dùng để ghi nhận việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa đơn vị chức năng có hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu trữ với bộ phận đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu, nhằm mục đích ghi chép lại toàn bộ các thông tin tương quan tới các hồ sơ, tài liệu đó để quản trị được ngặt nghèo .
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
– Căn cứ … .. ;
– Căn cứ …
Hôm nay, ngày … … … tháng … … .. năm … … …, chúng tôi gồm :
Đại diện lưu trữ cơ quan / tổ chức triển khai … … … … .. … … … … … … … … …
1 … … ..
2 … … ..
3 … … …
Đại diện … ( tên cơ quan nộp lưu )
1 … … …
2 … … …
3 … … …
Cùng thống nhất giao tài liệu vào lưu trữ nhà nước như sau :
1. Tên khối tài liệu
2. Thời gian tài liệu
3. Số lượng tài liệu
4. Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu
5. Các văn bản khác
6. Tình trạng tài liệu … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Biên bản này lập thành 03 bản : Bên giao giữ 01 bản và 01 bản gửi cho cơ quan quản trị lưu trữ .

Người nhận Người giao
( Họ tên, chữ ký ) ( Họ tên, chữ ký )
Chứng thực cuả cơ quan
Đại diện lưu trữ lịch sử dân tộc Đại diện cơ quan lưu nộp
( Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu ) ( Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu )
5. Phiếu nhu yếu sử dụng tài liệu lưu trữ
Phiếu nhu yếu sử dụng tài liệu lưu trữ là phiếu dùng để xác nhận các thông tin, nhu yếu của fan hâm mộ trong việc sử dụng TLLT để phân phối ship hàng cho fan hâm mộ, đồng thời giúp cho công tác làm việc thống kê việc sử dụng TLLT .
V. CÔNG TÁC BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU, SỔ SÁCH THỐNG KÊ LƯU TRỮ
Việc dữ gìn và bảo vệ các sổ sách, biểu mẫu thống kê công tác làm việc lưu trữ và tài liệu lưu trữ phải bảo vệ các pháp luật :
– Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai .

– Không được sửa chữa, tẩy xóa trong sổ sách thống kê. Khi cần, chỉ người có trách nhiệm mới được sửa chữa. Việc sửa chữa trong sổ sách thống kê phải thật rõ ràng (không xóa, tẩy mà chỉ được gạch một gạch ngang hoặc gạch chéo để đọc được). Sửa chữa chỗ nào phải ký ra ngoài lề cạnh chỗ đó.

– Các loại sổ sách thống kê phải được dữ gìn và bảo vệ riêng. Chìa khoá của các tủ để sổ sách thống kê chỉ được giao cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ, không mang ra ngoài nơi thao tác và không giao cho người không có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ .
– Sổ sách thống kê chỉ có người có nghĩa vụ và trách nhiệm mới được sử dụng, không cho người ngoài xem, không dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho người sử dụng tài liệu. / .
( Chuyên đề được tổng hợp từ Thông tư số 09/2013 / TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Quy định chính sách báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và các văn bản pháp lý khác hướng dẫn về lập sổ trong công tác làm việc thống kê ) .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2