5 Bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả cho doanh nghiệp

Sự kiện truyền thông và các event thành công phụ thuộc rất nhiều đến kế hoạch được nghiên cứu và sắp xếp trước đó. Để có thể lập kế hoạch truyền thông và sự kiện thành công cần có năng lực, nguồn lực về tài chính và con người. Một kế hoạch truyền thông, sự kiện muốn thành công cần phải thực hiện theo các bước đi một cách khoa học và có chuẩn bị chi tiết từ trước. Mona Media sẽ chia sẻ các bước lập kế hoạch cho truyền thông sự kiện chuyên nghiệp để tăng khả năng thành công cao hơn cho bạn ở nội dung bên dưới.

Kế hoạch truyền thông, sự kiện là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản kế hoạch chi tiết cụ thể, chuyên nghiệp được tạo ra từ nghiên cứu và điều tra tình hình, nhân lực, kinh tế tài chính, thị trường để tìm hiểu và khám phá về đối tượng người tiêu dùng, tiềm năng và đưa ra các phương pháp truyền thông thích hợp. Chiến lược này sẽ được vạch ra theo từng tiến trình, khuôn khổ khác nhau và thực thi thực thi dựa trên những giám sát, thực thi có quy mô, bảo vệ tính chuyên nghiệp cao .

Tại sao nên lập kế hoạch truyền thông, sự kiện

Khi lập kế hoạch truyền thông và sự kiện hoàn hảo bạn sẽ thu về nhiều lợi ích như:

• Tạo sự thành công nhất định, tránh được các sự cố và lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra. Đặc biệt là sẽ tránh được sự lãng phí về tài chính, nhân lực khi có sự sắp xếp và lên kế hoạch khoa học.
• Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện thì người thực hiện có thể đánh giá được mức độ thành công, rút kinh nghiệm và có những bước thay đổi chuyên nghiệp hơn cho những lần tiếp theo.
• Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông thì người thực hiện cũng thường lên các tình huống và các biện pháp ứng phó tốt khi có sự cố xảy ra.

Truyền thông và Marketing online ảnh hưởng rất nhiều đến các chính sách tiếp cận đối tác, khách hàng. Lên kế hoạch càng cụ thể, tìm hiểu càng chi tiết thì cơ hội thành công để thu hút các nhóm đối tượng sẽ càng cao.

Các bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện

Một kế hoạch truyền thông sự kiện thành công xuất sắc sẽ nhờ vào vào các yếu tố chính như :

• Chiến lược về thông điệp truyền thông với các slogan ấn tượng: Message strategy.
• Các ý tưởng sáng tạo để xây dựng chiến lược độc đáo: Creative strategy.
• Nguồn phát thông điệp hay còn gọi là phương thức và kênh truyền thông sẽ lựa chọn: Message source.

1. Xác định mục tiêu, đối tượng của truyền thông cho sự kiện sắp tới

Tất cả các sự kiện truyền thông đều có đối tượng người dùng đơn cử. Bạn cần phải thống kê giám sát mức độ tương quan, đối tượng người dùng cần hướng đến để có mức thời hạn, ngân sách cũng như xu thế kế hoạch tương thích với đối tượng người dùng đó.

Các yếu tố như độ tuổi, vị trí xã hội, sở thích, nhu cầu của khách hàng cần được nắm rõ. Khi xây dựng được chân dung khách hàng bạn sẽ xác định được mục tiêu mà mình cần hướng đến để tạo sự hài lòng và thu hút, kích thích mong muốn của khách hàng để chuyển đổi hành động là gì.

2. Xác định các kênh truyền thông bạn sẽ sử dụng

Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông để tổ chức triển khai sự kiện. Các hoạt động giải trí diễn ra vào thời gian nào, đối tượng người dùng mà bạn hướng đến thường theo dõi kênh truyền thông nào để triển khai cho tương thích. Hiện nay hầu hết người mua đều am hiểu về công nghệ tiên tiến, sử dụng nhiều thiết bị truy vấn internet phong phú và sở hữu mạng xã hội, biết về mọi kênh tin tức. Xác định được kênh truyền thông sẽ triển khai kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ mang lại hiệu suất cao cao nhất .Các kênh sự kiện được sử dụng nhiều nhất lúc bấy giờ là Youtube, Facebook, Zalo hoặc Instagram … Website là một trong những kênh thông tin quan trọng mà bạn không nên bỏ lỡ. Ngoài ra, hoàn toàn có thể triển khai truyền thông Offline trải qua các hình thức như tờ rơi, poster, standee …

3. Xây dựng 2 đến 3 phương án để thử nghiệm và lập báo cáo

Xác định Budget và chiến thuật truyền thông cần phải có nhiều phương án dự phòng. Không chỉ nên đầu tư vào 1 phương án. Cần có phương án A, B, C và thực hiện đo lường kết quả, xem mức độ hiệu quả để đưa phương án ưu tiên hàng đầu. Nếu kế hoạch có sự thay đổi vẫn có phương án dự phòng để giúp sự kiện diễn ra thông suốt.

4. Sáng tạo ý tưởng và thông điệp truyền thông

Ý tưởng cho các sự kiện truyền thông, đặc biệt quan trọng là các thông điệp trải qua slogan rất quan trọng. Các thông điệp này thường là các nội dung chương trình, đặc biệt quan trọng là lời lôi kéo hành vi. Một số slogan gây ấn tượng mạnh tạo thành khẩu hiệu mà chỉ cần nghe đến người mua sẽ bị lôi cuốn ngay. Yếu tố này vô cùng quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông mà bạn cần góp vốn đầu tư cụ thể, cẩn trọng .

5. Dự tính kinh phí cho kế hoạch truyền thông, sự kiện

Kinh phí, nhân lực và năng lực rủi ro đáng tiếc cần được thanh tra rà soát chi tiết cụ thể. Khi lập kế hoạch cần bảo vệ tốt về kinh tế tài chính, nhân lực. Đặc biệt là cần khám phá tốt về năng lực thành công xuất sắc cũng như ứng phó với mọi trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra .

Mô hình SMCRFN

Mô hình SMCRFN đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm nền tảng khi thiết kế xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện. Viết tắt của SMCRFN được tạo nên bởi các yếu tố như :

• S (Source – Nguồn) hay còn được biết đến trong lĩnh vực xây dựng truyền thông chính là cá nhân, tổ chức và đối tượng thực hiện kế hoạch để lan tỏa đến công chúng, khách hàng.
• M (Massage – Thông điệp) là phần nội dung chính, slogan, khẩu hiệu để khách hàng mục tiêu bị thu hút, lôi cuốn với kế hoạch và sự kiện.
• C (Channel- Kênh) tức là phương thức truyền đạt, kênh sẽ tổ chức sự kiện.
• R (Receiver – người nhận) tức là đối tượng khách hàng sẽ hướng đến.
• F (Feedback – Phản hồi) của khách hàng để doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công, điểm còn hạn chế để định hướng và điều chỉnh kế hoạch tốt hơn cho lần sau.
• N (Noise – Nhiễu) là thuật ngữ dùng để nói về các yếu tố phát sinh ngoài mong muốn làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Những công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông, sự kiện

​1. SWOT

SWOT là quy mô được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh gồm có các yếu tố :

• Strengths: Điểm mạnh của sự kiện truyền thông của ban.
• Weaknesses: Điểm hạn chế của sự kiện sắp tới. Chẳng hạn như: thực trạng, đối thủ, chất lượng dịch vụ…
• Opportunities: Nắm bắt các cơ hội để tạo nên sự thành công.
• Threats: Lường trước được các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sự kiện truyền thông.

Khi hiểu rõ về quy mô này sẽ thuận tiện nắm được các điểm mấu chốt để lập kế hoạch sự kiện tuyệt vời.

2. BCG

Khác với SWOT có xu thế tìm hiểu và khám phá thế mạnh, điểm yếu từ nội lực thì BCG lại tập trung chuyên sâu vào những thời cơ bên ngoài. Thuật ngữ BCG là quy mô viết tắt của cụm từ tiếng Anh Boston Consulting Group. Nguồn lực cạnh tranh đối đầu, lợi thế thị trường và các thời cơ bên ngoài sẽ được nghiên cứu và phân tích cụ thể để lập kế hoạch với nhiều thời cơ thành công xuất sắc hơn .

3. M.Porter

Mô hình “Năm lực lượng” M.Porter được tạo ra để xây dựng và đánh giá các mối quan hệ, đối thủ nặng ký khi thực hiện truyền thông, sự kiện. Các vấn đề về đối thủ cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh sẽ được tìm hiểu kỹ. Từ chiến lược này, bạn có thể lên các chiến lược về giá, khả năng phục vụ, chất lượng cùng ý tưởng độc đáo để tạo nên sự kiện đặc biệt.

4. BSC

Cuối cùng là BSC được nhìn nhận là công cụ hướng đến sự tăng trưởng cân đối Balance Score Card. Với kế hoạch BSC doanh nghiệp sẽ nhìn nhận thiên chức, tầm nhìn và điều tra và nghiên cứu về con người, văn hóa truyền thống để tổ chức triển khai sự kiện. Thế mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng được trải qua yếu tố kinh tế tài chính và khám phá về trở ngại tiếp cận người mua …

Tiếp cận được các mô hình này sẽ giúp bạn đưa ra các bước lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo và chuyên nghiệp hơn. Chúc doanh nghiệp thành công cho các kế hoạch truyền thông, sự kiện sắp tới!

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông