Mẫu biên bản bàn giao văn thư và hướng dẫn soạn thảo chi tiết nhất

Biên bản bàn giao văn thư là gì ? Biên bản bàn giao văn thư dùng để làm gì ? Mẫu biên bản bàn giao văn thư 2021 ? Hướng dẫn soạn thảo chi tiết cụ thể nhất mẫu biên bản bàn giao văn thư ? Quy định về quản trị, sử dụng, bàn giao văn thư ?

Công tác văn thư là công tác nổi bật trong những tổ chức triển khai, cơ quan nhà nước, khi số lượng hồ sơ, tài liệu đồ sộ, buộc những đơn vị chức năng này phải thực thi hoạt động giải trí lưu trữ, quản trị, sử dụng một cách ngặt nghèo và hiệu suất cao nhất. Thực tế, khi sử dụng xong một tài liệu thì những cá thể thường có nghĩa vụ và trách nhiệm bàn giao cho bên khác có thẩm quyền tiếp đón để liên tục xử lý việc làm hoặc để lưu trữ, hoạt động giải trí bàn giao này phải được lập biên bản và được hai bên xác nhận. Mẫu biên bản này được phát hành kèm theo Nghị định 30/2020 / NĐ-CP pháp luật về công tác văn thư, Luật Dương Gia sẽ hướng dẫn một cách đơn cử, chi tiết cụ thể nhất trong bài viết dưới đây.

1. Biên bản bàn giao văn thư là gì?

Bàn giao văn thư có thể được diễn ra trong nhiều trường hợp ví dụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.

Biên bản bàn giao văn thư là văn bản do cá thể ( tham gia buổi bàn giao ) lập với nội dung cơ bản là ghi nhận hàng loạt quy trình, vấn đề, loại hồ sơ, tài liệu được giao giữa bên giao và bên nhận.

2. Biên bản bàn giao văn thư dùng để làm gì?

Biên bản bàn giao văn thư được dùng làm địa thế căn cứ để chứng tỏ tính trong thực tiễn của sự kiện, việc ghi chép lại nội dung bàn giao nhằm mục đích xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể trong việc sử dụng và quản trị hồ sơ, tài liệu, là địa thế căn cứ để nhìn nhận tính hợp pháp, hài hòa và hợp lý trong hoạt động giải trí công tác văn thư khi đây là mẫu văn bản được pháp luật tại nghị định 30/2020 của nhà nước.

3. Mẫu biên bản bàn giao văn thư.

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

______

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

____________________

Xem thêm: Mẫu biên bản cam kết, giấy cam kết, tờ cam kết mới nhất năm 2022

…, ngày … tháng … năm …

BIÊN BẢN

Bàn giao hồ sơ, tài liệu

________________ Căn cứ Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác văn thư ; Căn cứ … … … ( Danh mục hồ sơ năm …, Kế hoạch tích lũy tài liệu … ), Chúng tôi gồm : BÊN GIAO : ( tên cá thể, đơn vị chức năng giao nộp hồ sơ, tài liệu )

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, công việc, tài sản mới nhất năm 2022

Ông ( bà ) : … … … … … … .. Chức vụ công tác : … … … … …. BÊN NHẬN : ( Lưu trữ cơ quan ) Ông ( bà ) : … … … … …. Chức vụ công tác : … … … … … .. Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau : 1. Tên khối tài liệu giao nộp : … … … … .. 2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu : … … … … ..

Xem thêm: Mẫu biên bản, văn bản thoả thuận, hợp đồng thoả thuận mới nhất năm 2022

3. Số lượng tài liệu : a ) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy – Tổng số hộp ( cặp ) : … … … … – Tổng số hồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ) : … … … … .. Quy ra mét giá : … … …. mét. b ) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử – Tổng số hồ sơ : – Tổng số tệp tin trong hồ sơ : … … … … 4. Tình trạng tài liệu giao nộp : … … … …

Xem thêm: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thông dụng chuẩn và mới nhất năm 2022

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản ; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản. /.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

( Ký và ghi rõ họ và tên )

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

( Ký và ghi rõ họ và tên )

4. Hướng dẫn soạn thảo chi tiết nhất mẫu biên bản bàn giao văn thư.

Ở phần trên cùng bên trái của mẫu biên bản, người lập biên bản ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức và tên đơn vị chủ quản.

Tiếp đến, người lập biên bản ghi địa điểm, ngày tháng năm, ví dụ : TP. Hà Nội, ngày 27/5/2021

Xem thêm: Luật sư tư vấn thuế khi chuyển nhượng nhà đất trực tuyến miễn phí

Ghi những thông tin giữa bên giao và bên nhận ( gồm có tên cá thể, nếu là đơn vị chức năng thì ghi tên đại diện thay mặt và chức vụ ) Ghi những thông tin về hồ sơ, tài liệu, gồm có số lượng, tên, thời hạn sử dụng tài liệu hồ sơ. Cuối biên bản hai bên ký và ghi rõ họ tên. 5. Quy định về quản trị, sử dụng, bàn giao văn thư ? Văn thư được hiểu dưới góc nhìn là một hoạt động giải trí, một công tác là : “ Công tác văn thư ” gồm có những việc làm về soạn thảo, ký, phát hành văn bản ; quản trị, lưu trữ văn bản và những tài liệu khác hình thành trong hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành của Bộ ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm. Nếu hiểu dưới góc nhìn nội dung, văn thư hoàn toàn có thể được hiểu là những sách vở, tài liệu, hồ sơ tương quan đến hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Công tác văn thư có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, do đó việc quản trị phải phân phối những nguyên tắc, nhu yếu nhất định theo Điều 4, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP pháp luật về công tác văn thư như sau :

Nguyên tắc

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính và quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới năm 2022

Công tác văn thư được triển khai thống nhất theo lao lý của pháp lý.

Yêu cầu

– Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo lao lý của pháp lý : Đối với văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo lao lý của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ; so với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành địa thế căn cứ Nghị định này để lao lý cho tương thích ; so với văn bản hành chính được triển khai theo pháp luật tại Chương II Nghị định này. – Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý. – Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn Bản đến có những mức độ khẩn : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. – Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, giải quyết và xử lý. – Người được giao xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. – Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị, sử dụng theo pháp luật của pháp lý .

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm phiếu mới và chuẩn nhất năm 2022

– Hệ thống phải cung ứng những lao lý tại phụ lục VI Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan. Bản chất của nguyên tắc và nhu yếu đã đặt ra một xu thế chung cho mọi hoạt động giải trí trong công tác văn thư. Đảm bảo việc quản trị được thống nhất, ngặt nghèo và thuận tiện tìm kiểm, chớp lấy thông tin. Bên cạnh việc đặt ra nguyên tắc, nhu yếu, thì pháp luật về nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể cũng là điều trọn vẹn hài hòa và hợp lý trong mối đối sánh tương quan giữa nội dung và thủ tục, đơn cử, tại Điều 6 Nghị định 30/2020 lao lý : – Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được giao có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy thực thi đúng pháp luật về công tác văn thư ; chỉ huy việc điều tra và nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư. – Cá nhân trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm có tương quan đến công tác văn thư phải triển khai đúng pháp luật tại Nghị định này và những pháp luật của pháp lý có tương quan. – Văn thư cơ quan có trách nhiệm + Đăng ký, thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. + Tiếp nhận, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giao văn bản đến .

Xem thêm: Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác, nội dung làm việc mới nhất năm 2022

+ Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. + Quản lý Sổ ĐK văn bản. + Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai ; những loại con dấu khác theo pháp luật. Trên cơ sở lao lý chung, tại Điều 31, Nghị định 30/2020 lao lý về nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan – Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai ; chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. – Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính + Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan so với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới. + Tổ chức triển khai việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai .

Xem thêm: Mẫu biên bản xác nhận công nợ, bàn giao công nợ mới nhất năm 2022

– Trách nhiệm của đơn vị chức năng và cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai + Người đứng đầu đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng vào Lưu trữ cơ quan. + Trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm, mỗi cá thể phải lập hồ sơ về việc làm và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ ; bảo vệ nhu yếu, chất lượng của hồ sơ theo pháp luật trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

+ Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

+ Trường hợp đơn vị chức năng hoặc cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để ship hàng việc làm thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đồng ý chấp thuận bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. + Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hàng loạt hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác cho đơn vị chức năng, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức triển khai. Nếu như nguyên tắc, nhu yếu là khuynh hướng chung, thì việc gắn nghĩa vụ và trách nhiệm với những tổ chức triển khai, cá thể là quy trình hiện thực hóa những xu thế đó, thực tiễn những hoạt động giải trí công tác văn thư có thực sự hiệu suất cao hay không nhờ vào vào đặc thù trình độ, ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể, người đứng đầu cơ quan.

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2