Nội dung, mục đích, biện pháp Bảo quản tài liệu lưu trữ – https://vh2.com.vn

Nghiệp vụ Bảo quản tài liệu lưu trữ.

1. Khái niệm, ý nghĩa tính năng của bảo quản tài liệu lưu trữ

1.1. Khái niệm

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng những giải pháp khoa học kỹ thuật để lê dài tuổi thọ và bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm mục đích ship hàng những nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu.

1.2. Ý nghĩa tác dụng

Thực tế bảo quản tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan, tổ chức triển khai lúc bấy giờ do 1 số ít nguyên do như thời hạn tài liệu h ́ ình thành đã lâu, những yếu tố trong tự nhiên bất lợi cho công tác làm việc bảo quản, việc thiếu ý thức giữ gìn, bảo vệ tài liệu, thiếu kho tàng và trang thiết bị bảo quản thì ở nhiều cơ quan một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ đã bị hư hỏng hoặc đứng trước rủi ro tiềm ẩn xuống cấp trầm trọng, hư hỏng. Trước tình hình đó, bảo quản tài liệu lưu trữ là một trách nhiệm cấp thiết được đặt ra với những cơ quan, tổ chức triển khai vì nếu không có giải pháp bảo quản tốt thì những tài liệu này hoàn toàn có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không hề phục sinh được. Về mặt địa lý nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa gió mùa nên những yếu tố ảnh hưởng tác động của tự nhiên như nhiệt độ, nhiệt độ cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng nhỏ v.v … ảnh hưởng tác động phá hoại rất lớn so với tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một trách nhiệm rất khó khăn vất vả và phức tạp và phải được triển khai tiếp tục. Đối với cơ quan, tổ chức triển khai, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ giúp giữ lại được vật chứng về quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, ship hàng cho công tác làm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để xử lý những việc làm hàng ngày của cơ quan, tổ chức triển khai cũng như Giao hàng cho nghiên cứu và điều tra vĩnh viễn. Đối với vương quốc, bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được triển khai tốt sẽ góp thêm phần bảo tồn nguồn di sản văn hóa truyền thống của dân tộc bản địa, di sản tư liệu của Thế giới. Qua đó giúp cho người dân nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác làm việc lưu trữ.

2. Nội dung công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1. Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

Việc thiết kế xây dựng và tái tạo kho lưu trữ là trách nhiệm số 1 của công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Đối với lưu trữ lịch sử dân tộc thì phải lập dự án Bất Động Sản thiết kế xây dựng kho lưu trữ chuyên được dùng để bảo quản vĩnh viễn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử vẻ vang. Đối với lưu trữ cơ quan hoàn toàn có thể tái tạo những phòng hiện có thành kho lưu trữ.

2.2. Trang bị trang thiết bị kỹ thuật bảo quản

Đây là điều kiện kèm theo thiết yếu về cơ sở vật chất nhằm mục đích thực thi công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Bao gồm những trang thiết bị cơ bản và những trang thiết bị tương hỗ.

2.3. Xử lý kỹ thuật bảo quản

Xử lý kỹ thuật bảo quản trong lưu trữ là việc vận dụng những giải pháp khoa học kỹ thuật hiện đại phối hợp với những kinh nghiệm tay nghề truyền thống lịch sử nhằm mục đích hạn chế tối đa quy trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, phòng chống những tác nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ, lê dài tuổi thọ của tài liệu.

2.4. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ

Là việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu lưu trữ.

3. Các nguyên do gây hư hại tài liệu lưu trữ

3.1. Nguyên nhân do vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin

Về vật mang tin thì trong những kho lưu trữ lúc bấy giờ có nhiều loại tài liệu lưu trữ như : tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm v.v … Những loại tài liệu này lại được biểu lộ bằng nhiều vật tư mang tin khác nhau trong đó tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn. Đối với tài liệu giấy nguyên do bị hư hỏng hoàn toàn có thể do những chất cấu thành nên tài liệu. Giấy là một lớp mỏng dính gồm những sợi Xen-lu-lô, Lig-nin và một số ít chất khác link ngặt nghèo với nhau. Các chất trên được pha chế theo những tỷ suất khác nhau tạo thành những loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy đổi khác theo tỷ suất cấu thành của nó. Loại giấy nào có cấu thành xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng có độ bền cơ học cao, dễ đàn hồi và có đặc thù hoá học không thay đổi nên bảo quản được lâu. Những loại giấy có nhiều chất Lig-nin sẽ bị mất màu ố vàng vì chất Lig-nin là chất kém bền vững và kiên cố về mặt hoá học và có năng lực quang hoá khi bị ảnh hưởng tác động bởi ánh sáng. Chủ yếu lúc bấy giờ quy trình làm văn bản đều sử dụng giấy công nghiệp, là loại giấy gồm nhiều thành phần như xen-lu-lô, he-mi-xen-lu-lô, lignin, những hợp chất hữu cơ, vô cơ khác … dễ bị nhiễm axit nên có tuổi thọ thấp. Về vật liệu ghi tin và giải pháp ghi tin thì so với tài liệu giấy đa phần là mực với những giải pháp ghi tin là viết tay, sao ánh sáng, in laze, chụp photocoy để bộc lộ chữ viết, đường nét và hình vẽ trên giấy. Mực gồm nhiều loại như : mực nho, mực viết thường, mực in, mực dấu, mực sao in ánh sáng, bút chì v.v … Độ bền của mực phụ thuộc vào vào thành phần hoá học của những vật liệu tạo ra chúng. Thành phần của mực gồm có : chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hoà tan thì đường nét, hình vẽ càng bền. Những loại mực viết phổ cập lúc bấy giờ được sản xuất từ muối sắt kẽm kim loại hoặc nhựa cây có màu. Trong những loại mực đó, độ axit càng lớn thì càng bị ảnh hưởng tác động của ánh sáng, nhiệt độ và nhiệt độ cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy. Đối với loại mực in có tỷ suất chất keo nhiều hơn nên trong quy trình đánh máy, intypô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhoè hay bay màu hơn mực viết khi bị tác động ảnh hưởng của ánh sáng, nhiệt độ và nhiệt độ. Tuy nhiên, nếu sử dụng những loại mực kém chất lượng, không đúng chủng loại của những loại máy in, máy photocopy sẽ làm tài liệu bị bay màu, mờ chữ nhanh sau một thời hạn bảo quản. Đối với loại mực in dùng cho máy Fax rất dễ phai màu và khó bảo quản vĩnh viễn.

3.2. Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên

Trong công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ, điều kiện kèm theo tự nhiên là một nguyên do quan trọng gây hư hỏng tài liệu, gây nên những ảnh hưởng tác động có hại so với tài liệu lưu trữ và làm cho công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn vất vả và phức tạp. Các yếu tố như nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, vi sinh vật … đều có những tác động ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ. Cụ thể như sau :

3.2.1. Độ ẩm

Độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất so với tài liệu lưu trữ. Khi tài liệu bị ẩm thì tài liệu sẽ mục dần. Ở nước ta nhiệt độ tương đối trung bình từ 80 % đến 90 %, vùng núi thì nhiệt độ càng lớn. Độ ẩm cao sẽ tạo điều kiện kèm theo cho những chất khí trong môi trường tự nhiên và những chất hoá học của tài liệu dễ bị hoà tan, làm cho chữ viết bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bết dính. Ngoài ra, nhiệt độ cao còn làm dung môi cho những hoá chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện kèm theo cho nấm mốc, côn trùng nhỏ, vi sinh vật tăng trưởng.

3.2.2. Nhiệt độ không khí

Do nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa ẩm gió mùa nên nhiệt độ trung bình hàng năm cao trên 200C, lượng bức xạ lớn. Nhiệt độ cao làm cho tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có những tác động ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu vì nhiệt độ cao làm ngày càng tăng mức độ hư hỏng. Đối với tài liệu giấy, ở nhiệt độ cao giấy bị giòn, dễ bị gãy nát, tăng nhanh vận tốc phản ứng hoá học làm giấy bị axit hóa, mờ chữ, ố vàng. Nhiệt độ cao làm cho tài liệu ảnh bị chảy rữa những lớp nhũ tương, biến dạng, nhoè hình ảnh. Tài liệu phim và tài liệu ghi âm khi nhiệt độ cao tác động ảnh hưởng làm cho phim bị khô giòn, chóng hỏng, bết dính và mờ hình ảnh, biến hóa size hình học của phim. Ngoài ra, so với phim có cấu trúc đế phim bằng Nitơrat Xen-lu-lô sẽ gây cháy nổ ở nhiệt độ cao ( 410C ). Trong trường hợp nhiệt độ thấp hay nhiệt độ biến hóa bất ngờ đột ngột cũng tác động ảnh hưởng tới độ bền cơ học của tài liệu vì tài liệu lưu trữ thường có tính hút ẩm, rất dễ hút và nhả hơi nước. Sự đổi khác về nhiệt độ và nhiệt độ tương đối hàng ngày và theo mùa hoàn toàn có thể làm tài liệu lưu trữ bị nở ra hoặc co lại. Bên cạnh đó, yếu tố nhiệt độ cũng là điều kiện kèm theo cho những côn trùng nhỏ, nấm mốc tăng trưởng phá hoại tài liệu.

3.2.3. Ánh sáng

Có 2 nguồn ánh sáng là tự nhiên và tự tạo. Mặc dù tổng thể những bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím ( UV ) là có hại nhất so với những tài liệu lưu trữ vì cường độ nguồn năng lượng cao của nó. Ánh sáng mặt trời có tỷ suất tia cực tím cao làm biến hóa cấu trúc của giấy, cấu trúc phân tử mực và chất kết dính từ đó gây ra tác động ảnh hưởng quang hoá làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc mầu. Ánh sáng ảnh hưởng tác động tới tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình làm mất đi hình ảnh, âm thanh.

3.2.4. Bụi

Bụi là tác nhân phá hoại tài liệu đáng quan tâm. Bụi có nhiều loại như bụi tự nhiên ( đất, cát ), bụi cơ khí ( từ những nhà máy sản xuất, nhà máy sản xuất, khu công nghiệp ), bụi vi sinh vật. Bụi tự nhiên và bụi cơ khí bám vào tài liệu, cọ xát và làm thành những vết xước hư hại tài liệu. Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, mốc, côn trùng nhỏ tăng trưởng và phá hoại tài liệu.

3.2.5. Vi sinh vật và sinh vật

Điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa ở nước ta rất tương thích cho côn trùng nhỏ và những loài gặm nhấm sống và tăng trưởng mạnh. Côn trùng và những loài gặm nhấm mặc dầu nhỏ bé nhưng có sức phá hoại lớn so với tài liệu. Bởi vì có những loài côn trùng nhỏ lấy tài liệu lưu trữ làm thức ăn và thiên nhiên và môi trường sống của chúng. Cũng có những loài cắn phá và gặm nhấm tài liệu như một đặc tính tự nhiên và việc làm tổ của chúng cũng gây hư hại lớn so với tài liệu và những phương tiện đi lại bảo quản. Trong kho lưu trữ thường gặp những loài côn trùng nhỏ thông dụng như mối, mọt, bọ ba đuôi … và những loại gặm nhấm như chuột, gián … Ngoài ra, nấm mốc cũng là một nguyên do gây hư hại đáng kể so với tài liệu lưu trữ. Các bào tử nấm luôn thường trực trong thiên nhiên và môi trường. Nấm mốc Open và phá hoại tài liệu lưu trữ làm tài liệu lưu trữ có những đốm trắng, xám đen hoặc vàng xanh hình tròn trụ. Nấm mốc làm tài liệu giấy bị mờ nhoè chữ, tài liệu ảnh bị nhoè và mờ hình ảnh làm ảnh không đẹp và nhanh hỏng, tài liệu ghi âm, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi hình bị tác động ảnh hưởng đến chất lượng ảnh và âm thanh và hoàn toàn có thể làm hỏng những tài liệu đó.

3.3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

Là nguyên do do bản thân con người trong quy trình bảo quản tài liệu gây ra. Có những nguyên do có ý thức, có mục tiêu và có nguyên do là do thiếu ý thức hoặc do khách quan tạo ra. Chẳng hạn như kẻ địch phá hoại, đánh cắp tài liệu lưu trữ, sự cẩu thả, thiếu nghĩa vụ và trách nhiệm của những nhân viên cấp dưới lưu trữ và người sử dụng tài liệu, phương tiện đi lại bảo quản thiếu thốn, không đủ điều kiện kèm theo tối thiểu để bảo quản như giá, tủ, hộp, cặp và những phương tiện đi lại khác. Đặc biệt là không có nhà kho chuyên được dùng để bảo quản tài liệu. Việc chấp hành không đúng hoặc không nghiêm chính sách lao lý của Nhà nước về công tác làm việc lưu trữ nói chung và công tác làm việc bảo quản nói riêng. Trong công tác làm việc tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu không có quá trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tổn thất, hư hại tài liệu.

4. Các giải pháp cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ

4.1. Xây dựng các văn bản quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

– Nội quy ra vào kho – Nội quy sử dụng tài liệu – Quy định chính sách kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu lưu trữ – Quy định Chế độ làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu và tài liệu – Quy định chính sách phòng cháy, chữa cháy – Quy định thiên nhiên và môi trường trong kho lưu trữ – Các quá trình, quy phạm trong thao tác, sử dụng hóa chất.

4.2. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ

Kho lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong thực tiễn tất cả chúng ta gặp những dạng kho lưu trữ sau : Kho lưu trữ chuyên được dùng là dạng kho được kiến thiết xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo pháp luật. Kho lưu trữ chuyên được dùng là khu công trình gồm có : khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực giải quyết và xử lý nhiệm vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp ráp thiết bị kỹ thuật và khu vực ship hàng công chúng. Kho lưu trữ chuyên sử dụng phải bảo vệ được những nhu yếu chung sau đây : – Về khu vực : thuận tiện giao thông vận tải ; có địa chất không thay đổi, xa những chấn động nền ; có vị trí cao, thoát nước nhanh ; không ở gần những khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự trữ để lan rộng ra khi thiết yếu. – Bảo đảm cấu trúc vững chắc ; bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. – Thiết kế hài hòa và hợp lý, liên hoàn tương thích với những mô hình tài liệu và những quy trình tiến độ nhiệm vụ lưu trữ. – Đáp ứng những nhu yếu về mỹ quan của khu công trình văn hoá. Những nhu yếu đơn cử so với kho lưu trữ chuyên sử dụng xem Thông tư số : 09/2007 / TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên sử dụng. Kho lưu trữ không chuyên được dùng ( kho lưu trữ tái tạo ) là dạng kho lưu trữ đặt trong trụ sở thao tác của những cơ quan, tổ chức triển khai. Đối với dạng kho này cần bảo vệ những nhu yếu sau : – Về khu vực : chọn phòng kho bảo quản cung ứng được những nhu yếu về bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ ; không sắp xếp kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan ; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực khí ẩm, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho luân chuyển tài liệu. – Về diện tích quy hoạnh phòng kho : bảo vệ đủ diện tích quy hoạnh để bảo quản tài liệu. – Về môi trường tự nhiên trong phòng kho bảo quản : bảo vệ những nhu yếu về nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, khí độc. – Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối bảo đảm an toàn. – Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

4.3. Trang bị các trang thiết bị bảo quản

Trang thiết bị bảo quản trong kho vừa là phương tiện đi lại để bảo quản tài liệu vừa là phương tiện đi lại để quản trị hồ sơ, tài liệu. Thông thường trong một kho lưu trữ thường có những phương tiện đi lại bảo quản sau :

4.3.1. Giá bảo quản tài liệu lưu trữ

Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được cấu trúc từ những thép tấm mỏng dính mạ kẽm được sơn chống ghỉ sét và sơn màu, cũng hoàn toàn có thể làm từ thép không gỉ hoặc sắt kẽm kim loại khác tùy theo nhu yếu. Việc sử dụng vật tư làm giá bằng sắt kẽm kim loại sẽ tránh được ảnh hưởng tác động của côn trùng nhỏ, ẩm mốc. Mặt khác sử dụng loại giá lắp ghép sẽ thuận tiện tháo, lắp, vận động và di chuyển. Lưu ý là giá sau lắp hoàn hảo phải ngay ngắn, chắc như đinh, những tấm đợt, thanh giằng, ốc link phải chắc như đinh, cân đối. Theo TCVN 9253 : 2012 về giá bảo quản tài liệu lưu trữ ( Shelf for presevervation of archival records ) phát hành theo Quyết định số : 1687 / QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn vương quốc thì giá có size 2000 mm x 1230 mm x 400 mm với sai số là ± 2 mm. Thép tấm làm khung giá có độ dày là 40 mm, những tấm đợt có độ dày là 25 mm và những thanh giằng có độ dày là 30 mm. Độ chịu tải của giá tối thiểu là 30 kg.

4.3.2. Tủ

Trong việc bảo quản ở những kho lưu trữ được sử dụng nhiều loại tủ như tủ đựng hồ sơ, tủ đựng bản can, map, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ … Tủ hồ sơ chỉ thích hợp với những tài liệu bảo quản tại những phòng thao tác hiện hành. Đối với tài liệu quan trọng thì hoàn toàn có thể dùng tủ sắt hoặc thiết bị bảo quản đặc biệt quan trọng khác.

4.3.3. Hòm đựng tài liệu

Hòm đựng tài liệu cũng là phương tiện đi lại bảo quản thiết yếu cho nhu yếu bảo quản và luân chuyển tài liệu. Vật liệu làm hòm hoàn toàn có thể bằng gỗ hoặc sắt kẽm kim loại. Khi phong cách thiết kế hòm cần chú ý quan tâm đến những yếu tố chống ẩm, mối, chuột … Khi luân chuyển tài liệu đi nơi khác thì phải sử dụng hòm chắc như đinh chịu lực.

4.3.4. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ

Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ giúp giúp tránh bụi và ảnh hưởng tác động của ánh sáng chiếu vào tài liệu, hộp cũng được sử dụng cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu. Theo TCVN 9252 : 2012 về hộp bảo quản tài liệu lưu trữ ( Box for presevervation of archival records ) phát hành theo Quyết định số : 1687 / QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn vương quốc hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm bằng những tông có kích cỡ là 350 mm x 250 mm x 125 mm với sai số ± 2 mm. Hộp có dạng hình chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng của hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp phải được làm từ vật tư không ăn mòn, dầy 3 mm. Nắp hộp mở ra có chiều dài là 129 mm. Ở mỗi cạnh bên của hộp, cách nắp hộp khoảng chừng 50 mm và cách mặt trên 30 mm có một lỗ hình tròn trụ với đường kính 30 mm để tạo sự thông thoáng.

4.3.5. Bìa hồ sơ lưu trữ

Theo TCVN 9251 : 2012 về bìa hồ sơ lưu trữ ( File covers ) phát hành theo Quyết định số : 1687 / QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn vương quốc, bìa hồ sơ có kích cỡ 650 mm x 320 mm ( không tính size phần tai trên và tai dưới ) với sai số được cho phép ± 2 mm. Bìa hồ sơ gồm 5 phần : tờ đầu có size 320 mm x 230 mm, phần gáy có size 320 mm x 40 mm, tờ sau có size 320 mm x 230 mm, phần tai trên và tai dưới có kích cỡ 230 mm x 100 mm, phần tai cạnh có size 320 mm x 150 mm. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ có size khác size A4 thì hoàn toàn có thể đổi khác kích cỡ bìa hồ sơ lưu trữ cho tương thích. Các thành phần trên bìa hồ sơ được trình diễn thống nhất về tên gọi, kiểu chữ và size. Ngoài những trang thiết bị bảo quản nêu trên, để làm tốt công tác làm việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ theo điều kiện kèm theo kinh phí đầu tư hoàn toàn có thể góp vốn đầu tư những phương tiện đi lại và thiết bị thích hợp như : Hệ thống báo động ; thiết bị phòng và chống cháy ( thiết bị báo khói, thiết bị báo cháy, cát, bao tải dập lửa, bình chữa cháy ) ; thiết bị thông gió, thiết bị chống ẩm ( máy điều hoà, quạt thông gió, máy hút ẩm ) ; thiết bị đo nhiệt độ và nhiệt độ ( ẩm kế, nhiệt kế ) ; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu ( máy hút bụi, máy lọc bụi ), những phương tiện đi lại luân chuyển như : thang máy, xe đẩy ; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, hành lang cửa số.

4.4. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho

Đây là trách nhiệm mà lưu trữ viên hạng IV cần triển khai khi bảo quản tài liệu lưu trữ. Việc sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu, giúp cho cán bộ lưu trữ nắm được địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu từ đó quản trị và ship hàng tốt những nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài ra, việc sắp xếp khoa học tài liệu còn giúp cho việc giải quyết và xử lý nhanh gọn những sự cố và phòng, chống những yếu tố phá hoại tài liệu. Đối với những kho bảo quản nhiều phông lưu trữ thì trước hết tài liệu được sắp xếp theo khối phông. Khối phông lưu trữ gồm có những phông lưu trữ độc lập hoàn hảo có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc thù giống nhau, để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức triển khai sử dụng. Tiếp đó tài liệu được sắp xếp theo phông lưu trữ. Tài liệu của phông nào được sắp xếp theo phông lưu trữ đó, không được để lẫn tài liệu của phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. Trong khoanh vùng phạm vi một phông, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự của hồ sơ trong phông. Các hồ sơ này sắp xếp trong những cặp, hộp được đánh số thứ tự và xếp lên những khoang giá theo lao lý từ trên xuống dưới, từ trái qua phải và phải bảo vệ nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ lấy. Đối với những giá trong kho cần được sắp xếp sao cho tiết kiệm ngân sách và chi phí diện tích quy hoạnh, thông thoáng kho tàng, thuận tiện cho phương tiện đi lại luân chuyển và đi lại đồng thời thuận tiện cho công tác làm việc làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu. Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 m. Các hàng giá được đặt vuông góc với hành lang cửa số, cách mặt tường từ 0,4 – 0,6 m. Lối đi giữa những hàng giá từ 0,7 – 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 – 1,4 m. Đối với những kho bảo quản nhiều phông, sử dụng nhiều giá để tài liệu thì cần lập bảng hướng dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng hướng dẫn nơi để tài liệu theo giá. Các bảng hướng dẫn này được làm thành những tấm thẻ bìa cứng có cùng size và sắp xếp theo từng bảng hướng dẫn. Mỗi khi có nhu yếu sắp xếp lại tài liệu trong kho thì những tấm thẻ cần được đổi khác theo sự sắp xếp mới.

4.5. Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

4.5.1. Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin

Để bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu chống lại rủi ro tiềm ẩn tài liệu bị xuống cấp trầm trọng, lão hoá và tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ ( độ PH từ 6-10 ). Trong điều kiện kèm theo lúc bấy giờ, về cơ bản những cơ quan, tổ chức triển khai đều đã được trang bị những thiết bị văn phòng do đó để bảo vệ tài liệu được bảo quản lâu bền hơn thì quy trình làm ra văn bản bên cạnh việc lựa chọn loại giấy thì cũng cần chú ý quan tâm đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt và giải pháp ghi tin có độ bền cao.

4.5.2. Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên

4.5.2.1. Đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ

Vì nhiệt độ là yếu tố phá hoại mạnh nhất so với tài liệu lưu trữ do đó trong công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ bảo vệ nhiệt độ thích hợp trong kho lưu trữ là yếu tố cần chăm sóc số 1. Trong điều kiện kèm theo cơ sở vật chất hoàn toàn có thể, cơ quan nên trang bị những thiết bị phòng, chống ẩm như máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Số lượng và hiệu suất của máy hút ẩm, máy điều hoà không khí tuỳ thuộc vào diện tích quy hoạnh, độ kín của kho và vào nhu yếu duy trì chính sách nhiệt độ – nhiệt độ để bảo quản tài liệu phòng đó. Cần trang bị đủ máy và những phương tiện đi lại đi kèm khác để bảo vệ những máy hoàn toàn có thể hoạt động giải trí liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm. Nếu chưa có điều kiện kèm theo trang bị máy móc, cơ quan hoàn toàn có thể vận dụng 1 số ít giải pháp truyền thống cuội nguồn sau :

a. Thông gió

Áp dụng trong điều kiện kèm theo không khí trong kho khí ẩm hơn không khí ngoài trời. Có hai cách thông gió là thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy. Khi vận dụng giải pháp này cần chú ý quan tâm : – Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C

– Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho

– Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho. – Về chính sách thông gió : không khí trong kho phải được lưu thông với vận tốc khoảng chừng 5 m / giây. Đây là giải pháp đơn thuần, rẻ tiền nhưng điểm yếu kém là khi thông gió bụi và côn trùng nhỏ có điều kiện kèm theo xâm nhập vào kho.

b. Bao gói cách ly độ ẩm

Là giải pháp dữ thế chủ động để tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu khô được cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói. Có thể cho thêm vào túi Silicagen và chất chống nấm mốc. Biện pháp này hầu hết vận dụng so với tài liệu ảnh.

c. Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu

Trong trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bão, lụt thì dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu ở nhiệt độ không quá 35-36 oC. Lưu ý không được dùng than, củi và sấy tài liệu. Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, bản sao in … tuyệt đối không được sấy. Chế độ ẩm tiêu chuẩn cần duy trì trong kho nhằm mục đích bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là : Tài liệu giấy nhiệt độ 50 % ( ± 5 % ) ; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ : nhiệt độ 45 % ( ± 5 % ).

4.5.2.2. Duy trì nhiệt độ bảo quản thích hợp

Quy định về nhiệt độ bảo quản so với từng loại tài liệu lưu trữ : Tài liệu giấy nhiệt độ : 20 ºC ( ± 2 ºC ) ; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ : 16 ºC ( ± 2 ºC ). Để bảo vệ được nhiệt độ nêu trên thì tại những kho lưu trữ cần trang bị những thiết bị trấn áp và duy trì nhiệt độ gồm có : nhiệt kế, quạt thông gió, điều hoà cục bộ, điều hoà TT.

4.5.2.3. Hạn chế ánh sáng trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Do ánh sáng và đặc biệt quan trọng là ánh sáng tự nhiên gây nhiều tác động ảnh hưởng không tốt cho tài liệu lưu trữ nên trong công tác làm việc bảo quản cần quan tâm 1 số ít yếu tố sau : Đối với kho lưu trữ đặt trong trụ sở cơ quan, về khu vực cần tránh hướng Tây, chọn phòng có ít hành lang cửa số. Sử dụng rèm chắn sáng với sắc tố tương thích. – Tài liệu cần để trong những cặp, hộp kín – Trong kho hầu hết dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật thiết yếu, không bật điện liên tục trong kho. – Độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.

4.5.2.4. Phòng, chống bụi

Trước hết khu vực thiết kế xây dựng kho lưu trữ cần chú ý quan tâm không kiến thiết xây dựng ở những nơi có nhiều bụi như khu vực ven biển hoặc gần khu công nghiệp. – Tài liệu cần được bảo quản trong bìa, cặp, hộp kín. – Thường xuyên vệ sinh kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu liên tục. Việc vệ sinh kho bảo quản và vệ sinh tài liệu lưu trữ trên giấy được triển khai theo quy trình tiến độ hướng dẫn tại Thông tư số 15/2011 / TT-BNV ngày 11/11/2011 pháp luật định mức kinh tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy. Lưu ý : Nồng độ bụi trong kho phải < 5 mg / m3.

4.5.2.5. Phòng, chống vi sinh vật và sinh vật

Trong những loại vi sinh vật gây hại cho tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan trọng quan tâm đến nấm mốc. Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng giải pháp ký sinh, cộng sinh, hoại sinh. Nấm mốc duy trì sống sót bằng 3 yếu tố chính : thức ăn, nhiệt độ, nhiệt độ thích hợp. Để phòng chống nấm mốc, tài liệu trước khi đưa vào kho phải thật sạch, khô, đã được khử trùng. Đối với tài liệu lưu trữ trên nền giấy, quá trình khử trùng được triển khai theo hướng dẫn tại Quyết định số 150 / QĐ-VTLTNN ngày 08/7/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát hành Quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ trên nền giấy. Đối với kho cũng cần khử trùng và kiểm tra mức độ ô nhiễm trước khi đưa tài liệu vào. Biện pháp hiệu suất cao nhất là duy trì nhiệt độ và nhiệt độ hài hòa và hợp lý, thông khí tốt, bảo vệ khu vực lưu trữ thông thoáng, thật sạch. Ngoài ra, để phòng, chống nấm mốc thì kho tàng và những phương tiện đi lại bảo quản phải được làm vệ sinh thật sạch, liên tục quét, lau bụi để những bào tử nấm, mốc không bám vào tài liệu. Khi phát hiện tài liệu bị nấm mốc trước hết phải khống chế độ ẩm và nhiệt độ để hạn chế sự tăng trưởng nhanh của nó, sau đó dùng hóa chất để tàn phá. Đối với việc phòng, chống những loại sinh vật gây hại cho tài liệu lưu trữ thì cần quan tâm đến những loại côn trùng nhỏ và những loài gặm nhấm. Có nhiều loại côn trùng nhỏ trong đó những loại côn trùng nhỏ phá hoại tài liệu gồm nhậy cánh bạc, sâu non, nhộng trưởng thành của những loại cánh cứng, cánh phấn, gián, mối … Để phòng, chống côn trùng nhỏ thì phải tiếp tục kiểm tra, làm vệ sinh và khử trùng kho tàng, tài liệu. Có thể sử dụng hóa chất để phòng và hủy hoại côn trùng nhỏ nếu thiết yếu. Trong những loài côn trùng nhỏ thì mối là quân địch nguy hại nhất vì chúng phá hoại nhà cửa, kho tàng, phương tiện đi lại bảo quản và tài liệu lưu trữ. Biện pháp đa phần để phòng, chống mối là phát hiện, ngăn ngừa và phá bỏ đường xâm nhập của mối. Công việc này cần phải triển khai ngay từ khi kiến thiết xây dựng kho tàng. Đối với việc sắp xếp tài liệu trong kho thì tài liệu phải được để lên giá. Giá cần được kê cách xa tường 50 cm, cách mặt đất 20 cm, cách trần 80 cm để mối không có điều kiện kèm theo bắc cầu tới. Kho lưu trữ phải vệ sinh thật sạch, kiểm soát và điều chỉnh nhiệt độ và nhiệt độ thích hợp để mối không hoạt động giải trí được. Khi phát hiện có mối thì phải tìm hố nhử và sử dụng hóa chất để tàn phá. Trong những loài gặm nhấm thì chuột và gián là những loài gây hại tiếp tục so với tài liệu lưu trữ. Chuột là loại gặm nhấm khá nguy khốn, vận tốc sinh sản nhanh nên sức phá hoại rất lớn. Chuột cắn phá tài liệu, làm tổ và phóng uế làm bẩn tài liệu. Để phòng chuột đột nhập vào kho thì kho lưu trữ phải được che chắn chu đáo. Cống rãnh quanh khu vực kho phải được thông nòng. Các cửa thông hơi và những đường ống thông vào nhà kho phải làm lưới sắt bịt kín. Để chống chuột thì sử dụng hóa chất hoặc dùng bẫy. Đối với gián thì thường gặm nhấm những lớp hồ, keo trên gáy sách, cặp đựng tài liệu và tiết ra những chất lỏng như mực có màu đen làm hỏng những trang tài liệu khi chúng cư trú hoặc bò qua. Biện pháp phòng, chống gián là liên tục làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu được thật sạch. Khi đã phát hiện có gián trong kho tài liệu hoàn toàn có thể dùng băng phiến, long não để chống, đuổi gián.

4.5.2.6. Biện pháp phòng, chống cháy

Nguyên nhân gây cháy hoàn toàn có thể là do chủ quan cán bộ, nhân viên cấp dưới không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc trong kho, do kẻ tà đạo phá hoại gây nên cháy hoặc do khách quan chập điện. Để phòng cháy thì cơ quan lưu trữ cần có lao lý khắt khe về phòng cháy, chữa cháy ; những đường dẫn điện trong kho phải đặt ngầm hoặc bọc kín ; dụng cụ phòng, chữa cháy phải được trang bị không thiếu quanh khu vực kho. Lưu ý khi chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bọt tetraclorua cacbon. Ngoài ra cần chú ý quan tâm là việc phong cách thiết kế kho phải có cầu thang thoát hiểm, xung quanh kho cần bảo vệ diện tích quy hoạnh cho xe cứu hỏa hoàn toàn có thể tiếp cận khu vực kho và đường thoát cho xe luân chuyển tài liệu. Khi phát hiện kho tàng bị cháy, phải triển khai những giải pháp chữa cháy như : – Cách ly vật bị cháy – Làm lạnh cục bộ khu vực cháy – Làm ngạt hơi cháy Ngoài những giải pháp kỹ thuật nêu trên trong công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ còn vận dụng một số ít giải pháp khác. Cụ thể là với những tài liệu bị nhiễm axít tức là giấy có độ pH trên giấy nhỏ hơn giá trị trung tính ( pH < 7 ) thì hoàn toàn có thể lựa chọn chiêu thức khử ướt so với những tài liệu không bị phai màu hoặc phai mực hoặc chiêu thức khử khô so với những tài liệu bị mủn, phai màu hoặc phai mực. Về quá trình, khử axít cho tài liệu giấy được thực thi theo Quyết định số 230 / QĐ-VTLTNN ngày 20/11/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Quy trình và Hướng dẫn triển khai Quy trình khử axít cho tài liệu giấy.

5. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

5.1. Khái niệm bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo giải pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm mục đích lưu giữ bản sao đó dự trữ khi có rủi ro đáng tiếc xảy ra so với tài liệu lưu trữ.

5.2. Mục đích lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là giải pháp dữ thế chủ động phòng ngừa rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể huỷ hoại tài liệu lưu trữ trước những hiểm hoạ của thiên tai, cháy nổ, địch hoạ. Tuy nhiên việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu không bắt buộc phải triển khai cho toàn bộ tài liệu lưu trữ vì ngân sách góp vốn đầu tư cho hoạt động giải trí nhiệm vụ này khá lớn. Do đó, lúc bấy giờ việc lập bản sao bảo hiểm chỉ được triển khai với những tài liệu lưu trữ đặc biệt quan trọng quý, hiếm. Khi lập bản sao bảo hiểm cần ưu tiên lập bản sao bảo hiểm cho những phông / khối tài liệu có tần suất sử dụng cao, thực trạng vật lý kém. Khi xác lập và lựa chọn tài liệu thuộc diện bảo hiểm hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm công văn số 129 / VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn xác lập, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm.

5.3. Phương pháp lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Để lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ lúc bấy giờ đang vận dụng 1 số ít công nghệ tiên tiến sau : Công nghệ chụp microfilm, microfiches Công nghệ số hoá tài liệu và ghi sang đĩa CD-ROM, băng từ, thiết bị lưu trữ khác. Công nghệ số hoá và chuyển tài liệu số hoá sang microfilm bảo hiểm Đến thời gian hiện tại, công nghệ tiên tiến số hoá bằng máy quét chuyên được dùng, ghi tài liệu số hoá sang microfilm bảo hiểm được coi là giải pháp tối ưu. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phát hành 1 số ít văn bản về nội dung này, đơn cử gồm : Quyết định số 30 / QĐ-VTLTNN ngày 29/02/2008 phát hành Quy trình lập bản sao bảo hiểm trên microfilm đen trắng tráng bạc 35 mm và bản sao sử dụng kỹ thuật số so với tài liệu giấy bằng máy chụp quét lưỡng hệ ; Quyết định số 01 / QĐVTLTNN ngày 08/01/2009 phát hành Quy trình lập bản sao sử dụng công nghệ tiên tiến số hóa và chuyển ảnh sang microfilm ; Quyết định số 109 / QĐ-VTLTNN ngày 27/4/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát hành Quy định chính sách bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng microfilm.

6. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

6.1. Khái niệm tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ là giải pháp kỹ thuật trong bảo quản tài liệu lưu trữ được triển khai để xử lý tài liệu đã hư hỏng hoặc có rủi ro tiềm ẩn bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu là việc thực thi những giải pháp kỹ thuật nhằm mục đích lê dài tuổi thọ của tài liệu đang có rủi ro tiềm ẩn bị hư hỏng, nhằm mục đích ship hàng công tác làm việc khai thác và sử dụng tài liệu. Phục chế tài liệu là việc triển khai những giải pháp kỹ thuật nhằm mục đích hồi sinh lại những tài liệu đã bị hư hỏng do ảnh hưởng tác động của những yếu tố tự nhiên và con người, Giao hàng cho công tác làm việc khai thác và sử dụng tài liệu.

6.2. Mục đích tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

– Tu bổ tài liệu nhằm mục đích lê dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ đang có rủi ro tiềm ẩn bị hư hỏng. – Phục chế tài liệu nhằm mục đích Phục hồi lại đặc thù, giá trị khởi đầu đúng chuẩn của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên nền vật mang tin khác có cùng vật liệu của tài liệu gốc.

6.3. Nguyên tắc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc của việc trùng tu, phục chế tài liệu là không làm xô lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng khởi đầu của tài liệu và bảo vệ tính đúng mực của tài liệu được trùng tu, phục chế.

6.4. Quy trình tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Về quá trình trùng tu tài liệu lưu trữ được triển khai theo Quyết định số : 246 / QĐLTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước v / v phát hành Quy trình trùng tu TLLT. – Kiểm tra lựa chọn tài liệu – Giao nhận tài liệu – Kiểm tra xác lập tình hình bắt đầu của tài liệu và quyết định hành động giải pháp trùng tu – Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu – Bóc tài liệu dính bết – Làm phẳng tài liệu – Tẩy những vết ố bẩn trên tài liệu – Khử nấm mốc – Khử axít – Vệ sinh tài liệu – Thực hiện kỹ thuật trùng tu tài liệu – Kiểm tra nghiệm thu sát hoạch – Bàn giao, luân chuyển và sắp xếp tài liệu vào kho ( Nguồn : Tài liệu tu dưỡng tiêu chuẩn chức vụ lưu trữ viên tầm trung ( Hạng IV ), Bộ Nội vụ )

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2