Báo cáo kết quả 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ (2012-2014) –

Thứ ba – 30/06/2015 14:10

BÁO CÁO
Kết quả 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ (2012-2014)
I. KẾT QUẢ 3 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
1. Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ
a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Luật lưu trữ
Ngày 11/11/2011, kỳ họp thứ 2, Quốc hội Khóa XIII thông qua Luật Lưu trữ đã đánh dấu sự thay đổi về chất trong quản lý công tác lưu trữ của cả nước, là cơ sở pháp lý cao nhất cho việc triển khai thực hiện công tác này tại các địa phương trên toàn quốc.
Tại thành phố Hải Phòng, nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện này, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo triển khai tích cực các hoạt động tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ tới các cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố.
Thành phố đã tổ chức 6 lớp tập huấn, tuyên truyền Luật Lưu trữ và các văn bản mới sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực tới lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính); lãnh đạo và công chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ các quận, huyện;  công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố. Sở Nội vụ cũng đã phân bổ kinh phí cho 15 lớp phổ biến, tuyên truyền về Luật Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện cho các đối tượng là lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các phòng chuyên môn; các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.
Bên cạnh việc tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ tới từng nhóm đối tượng kể trên, Luật Lưu trữ cũng được liên tục đăng tải trên Website của Chi cục Văn thư – Lưu trữ như một hình thức tuyên truyền hiệu quả, sâu rộng không chỉ đến các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức mà còn tới mỗi người dân thành phố. Tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện, Luật Lưu trữ được tuyên truyền trên đài phát thanh địa phương, có tác dụng phổ biến sâu rộng đến cộng dồng dân cư nói chung và đội ngũ công chức viên chức nói riêng.
Từ những hoạt động tuyên truyền đó, công tác lưu trữ đã dần thay đổi nhận thức, gắn liền với công tác của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Các cơ quan, tổ chức đã từng bước quan tâm đầu tư con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, gắn công tác lưu trữ với hoạt động chung của cả cơ quan, tổ chức.
b) Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố
Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, trở thành căn cứ pháp lý cao nhất điều chỉnh công tác lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành và chỉ đạo Sở Nội vụ ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, cụ thể như sau:
– Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ (năm 2014; 2015);
+ Các Quyết định thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử thành phố (các năm 2012 đến 2015).
+ Báo cáo số 90/BC-UBND ngày 07/6/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
+ Công văn số 5587/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo khoa học;
+ Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 về việc triển khai thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
+ Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
+ Quyết định số 693/2015/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
– Văn bản của Sở Nội vụ
+ Công văn thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ  (năm 2012; 2013);
+ Thông báo về việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng hàng năm (2012 đến 2015);
+ Kế hoạch số 941/KH-SNV ngày 01/6/2012 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố (từ tháng 8/2010 đến tháng 8/2012);
+  Công văn số 973/SNV-VTLT ngày 06/6/2012 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
+ Công văn số 1012/SNV-VTLT ngày 05/6/2013 của Sở Nội vụ về việc tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống lụt, bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu;
+ Công văn số 2300/SNV-VTLT ngày 18/11/2013 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND quận Kiến An;
+ Kế hoạch số 178/KH-SNV ngày 16/01/2014 về việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);
+ Kế hoạch số 785/KH-SNV ngày 02/4/2014 tổ chức Hội nghị triển khai xây dựng và thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện;
+ Công văn số 64/SNV-VP ngày 30/6/2014 về việc xét tặng kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”;
+ Công văn số 1945/SNV-VTLT ngày 04/8/2014 tham gia ý kiến dự thảo Thông tư Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
+ Công văn số 2198/SNV-VTLT ngày 04/9/2014 cung cấp thông tin nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2000 đến nay;
+ Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày18/9/2014 về việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
+ Công văn số 2396/SNV-VTLT ngày 24/9/2014 tham gia ý kiến dự thảo Thông tư hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
+ Báo cáo số 2778/BC-SNV ngày 03/11/2014 tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại thành phố Hải Phòng;
+ Kế hoạch số 3063/KH-SNV ngày 08/12/2014 tổ chức Hội nghị tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);
+ Báo cáo số 3261/BC-SNV ngày 29/12/2014 tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);
+ Công văn số 354/SNV-VTLT ngày 28/01/2015 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố;
+ Công văn số 499/SNV-SXD ngày 10/02/2015 của liên sở Sở Nội vụ – Sở Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cũng ban hành nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể một số nghiệp vụ lưu trữ như: Hướng dẫn xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử; hướng dẫn thực hiện thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; hướng dẫn xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:
+ Hướng dẫn số 18/HD-CCVTLT ngày 20/02/2012 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ về việc nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử năm 2012;
+ Công văn số 59/CCVTLT-QLVTLT ngày 24/4/2012 của Chi cục Văn thư – lưu trữ về việc hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các quận,  huyện.
+ Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 07/2012/TT-BNV;
+ Báo cáo số 84/BC-CCVTLT ngày 26/4/2014 tình hình thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
+ Kế hoạch số 221/KH-CCVTLT ngày 29/9/2014 phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bảo tàng hải quân tổ chức Hội thảo khoa học và triển lãm tài liệu lưu trữ biển đảo;
   + Báo cáo số 244/BC-CCVTLT ngày 29/10/2014 kết quả 3 năm thực hiện Quyết định 1779/QĐ-UBND và triển khai kế hoạch năm 2015;
+ Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020.
c) Kết quả tổ chức thực hiện
Hệ thống văn bản quy phạm và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nói trên đã tạo ra cơ sở thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố thực hiện công tác lưu trữ thống nhất, đúng quy định, góp phần từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này trên toàn thành phố.
2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
a) Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác lưu trữ
Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ chuyển từ Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố sang Sở Nội vụ, đánh dấu 1 bước chuyển mới trong quản lý nhà nước về công tác này. Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hưỡng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tổng số 19 biên chế, bao gồm Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và 3 phòng chức năng: Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ; Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng ; Phòng Hành chính – Tổng hợp. Trong đó có 13 Đại học và trên Đại học (04 chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng), 04 Cao đẳng, Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ, 02 Trung cấp chuyên ngành khác.
– Tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Hiện nay có 167 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, trong đó trình độ đào tạo chuyên môn như sau:
+ Đại học: 103 người.
+ Cao đẳng: 30 người.
+ Trung cấp: 34 người.
Trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 20 người.
– Trong quá trình thực hiện các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại thành phố có phát sinh một số khó khăn như: Việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng với tiêu chuẩn chức danh, nghề nghiệp được quy định, do đó ảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện nhiệm vụ. Hiệu quả của công tác đào tạo, tập huấn cũng bị hạn chế bởi cán bộ làm văn thư, lưu trữ liên tục được luân chuyển công tác, chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện nghiệp vụ còn nhiều khó khăn; đặc biệt đội ngũ làm quản lý nhà nước tại các quận, huyện cũng trong tình trạng tương tự, khiến cho việc triển khai các quy định, hướng dẫn của thành phố tại địa bàn quận, huyện cũng còn nhiều hạn chế, kết quả công tác văn thư, lưu trữ của các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chưa đi vào nề nếp; tài liệu tích đống, bó gói nhiều, chưa phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ.
c) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Hàng năm, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đều tham mưu cho Sở Nội vụ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới về công tác này đến lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) các cơ quan, tổ chức; những người làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận, huyện (trung bình 2 lớp/năm). Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thường xuyên phối hợp chặt chẽ với Phòng Nội vụ các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức cấp xã, phường, thị trấn (nội dung chủ yếu tập trung vào một số vấn đề cơ bản như: soạn thảo văn bản; công tác lập hồ sơ và thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; xác định giá trị; bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị).
Từ năm 2012 đến nay, thành phố đã tổ chức được 8 lớp tập huấn nghiệp vụ và tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; cử cán bộ trực tiếp tập huấn cho 19 lớp do Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố tổ chức.
Thông qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn đã nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác này, giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ được thống nhất, hiệu quả; góp phần đưa công tác lưu trữ của thành phố dần đi vào nề nếp.
 
3. Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ
a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm đã được tập huấn, hướng dẫn nhưng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn là một khâu yếu. Hầu hết các cơ quan chưa lập được Danh mục hồ sơ, cho đến nay, mới chỉ có 24 cơ quan, tổ chức lập được Danh mục hồ sơ hàng năm, trong đó có những Danh mục hồ sơ chưa đầy đủ về thành phần hồ sơ, tài liệu; chưa hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện đến các phòng, ban và từng cán bộ, công chức; vì vậy hiệu quả thực hiện chưa cao.
Lập hồ sơ công việc là một trong những nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Lập hồ sơ giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức, viên chức; giúp cơ quan, tổ chức quản lý văn bản và công việc được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Mặc dù có vai trò quan trọng nhưng hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan, tổ chức vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Tại một số cơ quan, tổ chức, chuyên viên lập hồ sơ dưới dạng trình ký nên chưa đảm bảo tính đầy đủ của hồ sơ. Một số công chức, viên chức lập hồ sơ theo công việc, tuy nhiên chưa sắp xếp và hoàn thiện hồ sơ (viết bìa, xác định giá trị…). Văn bản lưu được văn thư tập hợp trong các cặp, chưa được hoàn chỉnh theo quy trình lập hồ sơ.
Từ thực tế tài liệu tồn đọng, chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 1779/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn thành phố Hải Phòng giai đoạn 2012 – 2017 với tổng kinh phí là 49.482.831.989 đồng, trong đó nhóm các sở, ban, ngành của thành phố là 5.797.750.952 đồng. Việc triển khai thực hiện Đề án đã giúp cho các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, chuẩn bị nộp lưu khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về lưu trữ lịch sử khi có Quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố.
Việc thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một trong những yếu tố rất quan trọng tạo thuận lợi cho việc chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ. Trong những năm qua, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn thành phố đã có nhiều tiến bộ, đã có khoảng 70% các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, số lượng tài liệu thu về chưa đầy đủ theo thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu, chủ yếu là tài liệu lưu ở văn thư và một số tài liệu của các phòng chuyên môn, riêng tài liệu kế toán và tổ chức cán bộ hầu như không thu thập được về lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, đa số tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, do đó hiệu quả của công tác này vẫn chưa đạt được theo yêu cầu. Với thực trạng công tác cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như hiện nay, việc triển khai lập hồ sơ, chỉnh lý khối tài liệu này gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy mặc dù đã thu thập được tài liệu về lưu trữ cơ quan nhưng khả năng phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu còn hạn chế, chưa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
 
b) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Hiện nay, diện tích kho lưu trữ lịch sử của thành phố không đảm bảo diện tích để thu thập và bảo quản khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử tại UBND các quận, huyện (trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực), do đó chủ trương chỉ đạo, hướng dẫn các quận, huyện tập trung chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu trong kho, lập mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn riêng, chuẩn bị nộp về lưu trữ lịch sử thành phố khi đảm bảo các yêu cầu về cơ sở vật chất bảo quản. Bên cạnh đó, thành phố đang xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố theo hướng dẫn tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 135/QĐ-BNV ngày 06/3/2015 của Bộ Nội vụ đính chính Thông tư số 17/2014/TT-BNV, do đó thành phố hiện nay chưa thu tài liệu lưu trữ lịch sử từ các nguồn thuộc cấp huyện.
Thực hiện quy định về công tác thu thập hồ sơ về lưu trữ lịch sử và nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố đều ban hành các Quyết định giao nộp hồ sơ đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đồng thời chỉ đạo Sở Nội vụ hướng dẫn về mặt nghiệp vụ. Do đó các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu, giao nộp về lưu trữ lịch sử đúng thời gian quy định. Từ năm 2012 đến 2014, lưu trữ lịch sử thành phố đã tiếp nhận hồ sơ lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của 7 cơ quan, tổ chức, bao gồm: Văn phòng UBND thành phố, Công ty TNHH MTV Điện chiếu sáng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thống kê; Sở Tài chính; Chi cục Thú ý và Cục Thuế thành phố. Năm 2015 tiếp tục thực hiện thu tài liệu của 2 cơ quan là Viện Quy hoạch và Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng. Tuy nhiên, do công tác lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ về lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế, nên số lượng hồ sơ thu về còn ít, chất lượng hồ sơ thu chưa cao, hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phản ánh hết chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. trung bình hàng năm thu về lưu trữ lịch sử 5 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
Bên cạnh việc thực hiện Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng, hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các Quyết định thu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án, giúp nâng cao chất lượng của hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử được tốt hơn.
Kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện nay có 53 phông, tương đương 774 mét tài liệu, thời gian từ 1955 đến 2007, toàn bộ tài liệu thuộc loại hình tài liệu nền giấy (bao gồm tài liệu hành chính, chuyên môn), chưa có loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. Số lượng và chất lượng tài liệu hàng năm thu về còn hạn chế (trung bình 5 mét tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn), tuy nhiên chất lượng nhiều hồ sơ chưa cao do việc lập hồ sơ công việc ở chuyên viên và chỉnh lý hồ sơ tại lưu trữ cơ quan chưa tốt, tài liệu chưa đầy đủ theo đúng trình tự giải quyết công việc. Nhiều tài liệu do không được bảo quản tốt nên đã bị ố, giòn, chữ mờ khó đọc…
 
c) Công tác chỉnh lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Thực hiện Luật Lưu trữ (tài liệu thu về lưu trữ lịch sử có giá trị vĩnh viễn), lưu trữ lịch sử thành phố đã thống nhất đối với những hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 thuộc Phông Ủy ban hành chính tỉnh Kiến An, Ủy ban hành chính thành phố Hải Phòng do tình trạng vật lý kém, chữ mờ khó đọc, tài liệu có giá trị vĩnh viễn không nhiều, chủ yếu là giá trị lịch sử, do đó giữ nguyên trạng để đảm bảo tính ổn định của Phông. Hồ sơ, tài liệu từ năm 1976 đến nay hiện đang ở trong kho (có thời hạn bảo quản lâu dài; vĩnh viễn) phải chỉnh lý lại. Kết quả cho đến nay, số lượng tài liệu trong tình trạng tồn đọng qua nhiều năm đã cơ bản được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị. Hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí từ 70-90 triệu để chỉnh lý, nâng cấp các phông, xây dựng mục lục tra cứu và số hóa tài liệu. Kết quả, từ năm 2012, lưu trữ lịch sử thành phố đã chỉnh lý toàn bộ tài liệu tồn năm 2006, một phần tài liệu năm 2007 phông Ủy ban nhân dân thành phố; nâng cấp hồ sơ, tài liệu từ năm 2000 đến năm 2004, 2006, 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố, phục chế tài liệu phông Sở Nội vụ phục vụ số hóa. Đã số hóa 41.000 biểu ghi, tương đương 130.800 trang văn bản. Từ những kết quả đó, chất lượng hồ sơ, tài liệu các phông được nâng lên, việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác và sử dụng cũng hiệu quả, năng suất hơn, góp phần phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ.
d) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện là kho tạm thời với diện tích 270 m2, bao gồm các trang thiết bị bảo quản: 985 giá cố định, 39400 hộp đựng tài liệu, 08 máy điều hòa nhiệt độ, 06 máy hút ẩm, 01 máy hút bụi, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động, 39 bình chữa cháy, 03 xe đẩy tài liệu và 04 thang chuyên dụng. Hiện nay, thành phố đang chỉ đạo triển khai các bước thực hiện Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng .
Định kỳ 2 lần/năm khử trùng tài liệu trong kho. Công tác vệ sinh tài liệu, giá, hộp, cặp thường xuyên, hàng tháng đồng thời tích cực thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu nhằm bảo quản tài liệu, tránh tình trạng xuống cấp của tài liệu do tra cứu sử dụng thường xuyên.
Ngoài 53 phông với 774 mét tài liệu giấy (bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn và khoa học kỹ thuật), kho lưu trữ lịch sử thành phố còn đang bảo quản 26 mét báo và công báo phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng. Một số phông có tài liệu là bản vẽ thiết kế có kích thước lớn, hiện nay trong kho chưa có trang thiết bị phục vụ bảo quản loại hình tài liệu này. Tuy nhiên hiện nay, lưu trữ lịch sử vẫn đang áp dụng các biện pháp bảo quản tốt nhất trong điều kiện có thể để phục vụ khai thác và đảm bảo tài liệu không bị hư hại thêm.
đ) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử
Tại Lưu trữ lịch sử, công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu luôn được quan tâm, ban hành quy chế khai thác, nội quy khai thác, có phòng tra cứu, phục vụ độc giả riêng và đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng như: Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc – Khai thác; Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên Website của Chi cục, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng; Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ; Xây dựng thư mục chuyên đề; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Chứng thực tài liệu lưu trữ; Sao chụp tài liệu lưu trữ; phục vụ tài liệu từ xa, qua đường bưu điện…
Bên cạnh các loại sổ tra cứu truyền thống (Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, Mục lục hồ sơ), lưu trữ lịch sử thành phố đã ứng dụng và thực hiện tra tìm tài liệu trên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đồng thời áp dụng quy trình ISO vào quá trình phục vụ độc giả. Đặc biệt, đã số hóa 41.000 biểu ghi (130.800 trang văn bản) tài liệu của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ năm 1986 đến 1999, 2003, 2005, 2006, 2008. Việc số hóa tài liệu đã bước đầu cho thấy kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình phục vụ độc giả.
Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, lưu trữ lịch sử thành phố đã tổ chức 3 cuộc triển lãm tài liệu. Năm 2013 với chuyên đề “Địa giới hành chính thành phố Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ”. Năm 2014, phối hợp với Bảo tàng Hải quân triển lãm tài liệu lưu trữ về biển đảo. Năm 2015, nhân kỷ niệm 60 năm ngày giải phóng Hải Phòng và lễ hội Hoa phượng đỏ – Hải Phòng 2015, lưu trữ lịch sử thành phố tổ chức triển lãm chuyên đề “Hải Phòng 60 năm xây dựng và phát triển qua tài liệu lưu trữ”. Các cuộc triển lãm thu hút đông đảo cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân thành phố cũng như các tỉnh, thành phố khác quan tâm, đánh giá cao. Năm 2014, thành phố cũng đã tổ chức lễ trao nhận hồ sơ đi B cho các quận, huyện (359 hồ sơ), phục vụ việc trao tới tay những cán bộ đi B của thành phố Hải Phòng.
Tóm lại, Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hải Phòng luôn thực hiện phục vụ độc giả với nhiều hình thức, giúp cho công tác phục vụ độc giả đảm bảo nhanh chóng, đúng người, đúng đối tượng, không có tình trạng để tồn đọng, gây phiền hà, sách nhiễu.Vì vậy độc giả biết đến nhiều hơn với lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trung bình hàng năm phục vụ 785 lượt độc giả với 1521 hồ sơ. Tổng số phí khai thác và sử dụng tài liệu thu về hàng năm đạt gần 20 triệu đồng.
4. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
Nhằm tạo cơ sở cho công tác đánh giá thực tế, phục vụ công tác định hướng trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, định kỳ 2 năm 1 lần, thành phố tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các quận, huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với tổng số 152  cơ quan, đơn vị (15 quận, huyện và 137 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố). Các chỉ tiêu kiểm tra được xây dựng chi tiết theo từng nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý, chỉ đạo cũng như đầu tư cơ sở vật chất cho công tác này. Kiểm tra chéo đã giúp các cơ quan, tổ chức học tập, trao đổi kinh nghiệm, chủ động mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Sau mỗi kỳ kiểm tra đều tổ chức tổng kết, tham mưu công tác khen thưởng, tạo động lực cho các cơ quan, tổ chức phấn đấu thực hiện ngày càng tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ.
Bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ đã được đưa vào nội dung thanh tra hàng năm về công tác nội vụ tại Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Trong năm 2014 và 6 tháng đầu năm 2015 đã thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại 9 cơ quan, đơn vị gồm: Ban Tôn giáo; Ban Thi đua Khen thưởng; Sở Xây dựng; Viện Quy hoạch; Trường Trung cấp nghề xây dựng; Thanh tra Sở xây dựng; Trường trung cấp nghề Giao thông vận tải; Sở Thông tin và truyền thông; Trung tâm Thông tin và Truyền thông.
Trên cơ sở các đợt thanh tra đã giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức xác định những nội dung còn hạn chế, những việc cần phải làm để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này. Đồng thời cũng giúp đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố để phục vụ cho việc quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng hiệu quả sâu rộng hơn.
5. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ
Trong những năm qua, việc triển khai nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ của thành phố chưa được triển khai do các điều kiện về cơ sở vật chất và kinh phí thực hiện. Trong những năm tới sẽ tổ chức nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại thành phố ngày càng hiện đại, hiệu quả; đồng thời tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học về văn thư, lưu trữ cấp Bộ, ngành Trung ương khi có yêu cầu.
Do tác động của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nên việc số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu thực hiện trên sổ sách truyền thống. Riêng lưu trữ lịch sử của thành phố đã triển khai số hóa tài liệu phông Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng với số lượng 130.800 trang văn bản, nâng cao hiệu quả, chất lượng, tiết kiệm thời gian tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Trong những năm qua, công nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự trưởng thành và phát triển của ngành văn thư, lưu trữ cả nước nói chung và của thành phố Hải Phòng nói riêng. Việc sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đã giúp cho công tác quản lý văn bản đi, đến ở văn thư trở nên nhanh và thuận lợi hơn, công tác tra tìm văn bản, phục vụ sử dụng tài liệu ở giai đoạn văn thư cũng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm vẫn tồn tại song song cũng với quản lý văn bản trên sổ sách theo phương pháp truyền thống.
Thành phố Hải Phòng hiện nay đã áp dụng việc gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử thành phố tại UBND quận, huyện; các Sở ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố. Tuy nhiên, quá trình thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập. Hầu hết các cơ quan, tổ chức hiện nay đều chỉ dừng lại ở việc nhận văn bản qua hộp thư điện tử, sau đó lại in ra và đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao như văn bản giấy. Mọi quy trình xử lý văn bản đều được thực hiện trên giấy cho đến khi phát hành văn bản đi thì gửi qua hộp thư điện tử. Như vậy, 1 công việc cần giải quyết khi hình thành tài liệu sẽ có 1 văn bản đến và 1 văn bản đi là văn bản điện tử, còn lại những văn bản thể hiện việc triển khai công việc đó (giao việc, phối hợp giữa các đơn vị liên quan, các đơn vị cấp dưới) thì đều thể hiện trên văn bản giấy. Do đó, không thống nhất về loại hình tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết 1 công việc (vừa có văn bản giấy, vừa có văn bản điện tử), gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ công việc.
                Mặt khác, hiện nay việc xác định giá trị pháp lý của văn bản điện tử vẫn còn nhiều vấn đề chưa thống nhất, mới chỉ dừng lại ở việc chấp nhận tính pháp lý trong tiếp nhận văn bản đến, nhưng trong quá trình xử lý công việc, khi cần có sự liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị khác (kho bạc, tài chính, bảo hiểm…) thì văn bản điện tử lại chưa được chấp nhận như bản chính văn bản giấy trong giao dịch, gây khó khăn cho thực hiện nhiệm vụ.
                Hiện nay, Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin truyền thông chưa thống nhất quy định các chức năng cơ bản, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử cũng như trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử như theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Với thực trạng như vậy, trong gần 2 năm qua, đã có nhiều tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức không được lập hồ sơ do thành phần tài liệu không đồng nhất, ảnh hưởng rất lớn đến việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức.
6. Chế độ thông tin, báo cáo
Để phục vụ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ trên địa bàn, cũng như phục vụ tổng hợp thông tin báo cáo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thành phố luôn chủ động trong việc chỉ đạo xây dựng và thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ. Mặc dù đa số các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã tích cực thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số ít cơ quan, tổ chức chậm trễ trong việc báo cáo, cá biệt có những cơ quan, tổ chức không gửi báo cáo. Bên cạnh đó, chất lượng các báo cáo cũng chưa đảm bảo, một số nội dung báo cáo sơ sài, chưa đáp ứng được yêu cầu, đặc biệt là báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm.
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG
1. Ưu điểm
– Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đang dần được hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho các hoạt động quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ.
– Tổ chức bộ máy làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đang từng bước được củng cố và kiện toàn, góp phần tham mưu có hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước, từng bước nâng cao chất lượng công tác này trên địa bàn thành phố.
– Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về công tác lưu trữ đang từng bước được nâng cao, góp phần tích cực vào các hoạt động nhằm xây dựng và phát triển công tác này trên phạm vi toàn thành phố.
2. Hạn chế
– Đội ngũ công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ còn thiếu và yếu, chưa phù hợp với khối lượng công việc thực tế. Một số công chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ các quận, huyện chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên còn hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ.
– Số lượng cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tại UBND các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
– Công chức, viên chức tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, do đó ảnh hưởng rất lớn đến các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ.
– Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu (Diện tích kho tàng chật hẹp, thiếu thốn các trang thiết bị bảo quản).
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được triển khai sâu rộng và có hiệu quả.
III. NHỮNG ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ CỦA ĐỊA PHƯƠNG
1. Về xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Hiện nay, việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ mặc dù đã được các cơ quan có thẩm quyền ban hành khá đầy đủ, tuy nhiên vẫn còn một số nội dung quy định chưa thống nhất, chưa phù hợp với các quy định có liên quan dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức thực hiện tại địa phương. Vì vậy, đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu, sớm tham mưu cho Bộ Nội vụ phối hợp với các Bộ, ngành liên quan ban hành một số quy định cụ thể như: Quy định, hướng dẫn việc quản lý, lập hồ sơ tài liệu điện tử; hướng dẫn việc giải mật tài liệu lưu trữ; thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…
2. Về tổ chức bộ máy tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và biên chế làm công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố
Đề nghị Bộ Nội vụ có quy định, hướng dẫn cụ thể việc bố trí biên chế làm công tác lưu trữ đối với từng cấp cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Đối với Ủy ban nhân dân các cấp; các Sở, ban, ngành thuộc thành phố; các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành…để phù hợp với yêu cầu và khối lượng công việc.
3. Về chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu cho Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy định việc thực hiện chế độ phụ cấp ngành nghề đặc thù đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ như theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Luật Lưu trữ: “Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”.
4. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng
Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tích cực tổ chức các cuộc Hội thảo khoa học, các buổi tập huấn nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện văn bản mới nhằm tạo cơ hội cho các tỉnh, thành phố được trao đổi nghiệp vụ, những khó khăn, hạn chế, giải pháp trong công tác lưu trữ của các cơ quan, địa phương, giúp cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nắm rõ hơn về tình hình tại các địa phương để có định hướng tham mưu hiệu quả cho Bộ Nội vụ trong công tác quản lý nhà nước về lưu trữ.
5. Về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ
Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành phố Hải Phòng đã giao cho Sở Nội vụ xây dựng Dự án xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay trong việc triển khai thực hiện là thành phố không bố trí được nguồn kinh phí thực hiện Dự án xây dựng. Vì vậy, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đề nghị Bộ Nội vụ xem xét, cấp kinh phí từ Trung ương để thành phố có cơ sở triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng./.

a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Luật lưu trữNgày 11/11/2011, kỳ họp thứ 2, Quốc hội Khóa XIII thông qua Luật Lưu trữ đã đánh dấu sự thay đổi về chất trong quản lý công tác lưu trữ của cả nước, là cơ sở pháp lý cao nhất cho việc triển khai thực hiện công tác này tại các địa phương trên toàn quốc.Tại thành phố Hải Phòng, nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện này, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo triển khai tích cực các hoạt động tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ tới các cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố.Thành phố đã tổ chức 6 lớp tập huấn, tuyên truyền Luật Lưu trữ và các văn bản mới sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực tới lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính); lãnh đạo và công chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ các quận, huyện; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố. Sở Nội vụ cũng đã phân bổ kinh phí cho 15 lớp phổ biến, tuyên truyền về Luật Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện cho các đối tượng là lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các phòng chuyên môn; các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.Bên cạnh việc tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ tới từng nhóm đối tượng kể trên, Luật Lưu trữ cũng được liên tục đăng tải trên Website của Chi cục Văn thư – Lưu trữ như một hình thức tuyên truyền hiệu quả, sâu rộng không chỉ đến các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức mà còn tới mỗi người dân thành phố. Tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện, Luật Lưu trữ được tuyên truyền trên đài phát thanh địa phương, có tác dụng phổ biến sâu rộng đến cộng dồng dân cư nói chung và đội ngũ công chức viên chức nói riêng.Từ những hoạt động tuyên truyền đó, công tác lưu trữ đã dần thay đổi nhận thức, gắn liền với công tác của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Các cơ quan, tổ chức đã từng bước quan tâm đầu tư con người và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, gắn công tác lưu trữ với hoạt động chung của cả cơ quan, tổ chức.b) Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ trên địa bàn thành phốTừ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, trở thành căn cứ pháp lý cao nhất điều chỉnh công tác lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành và chỉ đạo Sở Nội vụ ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, cụ thể như sau:- Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ (năm 2014; 2015);+ Các Quyết định thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử thành phố (các năm 2012 đến 2015).+ Báo cáo số 90/BC-UBND ngày 07/6/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;+ Công văn số 5587/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo khoa học;+ Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 về việc triển khai thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;+ Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;+ Quyết định số 693/2015/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.- Văn bản của Sở Nội vụ+ Công văn thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ (năm 2012; 2013);+ Thông báo về việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng hàng năm (2012 đến 2015);+ Kế hoạch số 941/KH-SNV ngày 01/6/2012 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố (từ tháng 8/2010 đến tháng 8/2012);+ Công văn số 973/SNV-VTLT ngày 06/6/2012 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;+ Công văn số 1012/SNV-VTLT ngày 05/6/2013 của Sở Nội vụ về việc tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống lụt, bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu;+ Công văn số 2300/SNV-VTLT ngày 18/11/2013 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND quận Kiến An;+ Kế hoạch số 178/KH-SNV ngày 16/01/2014 về việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hải Phòng (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);+ Kế hoạch số 785/KH-SNV ngày 02/4/2014 tổ chức Hội nghị triển khai xây dựng và thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện;+ Công văn số 64/SNV-VP ngày 30/6/2014 về việc xét tặng kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”;+ Công văn số 1945/SNV-VTLT ngày 04/8/2014 tham gia ý kiến dự thảo Thông tư Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;+ Công văn số 2198/SNV-VTLT ngày 04/9/2014 cung cấp thông tin nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2000 đến nay;+ Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày18/9/2014 về việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;+ Công văn số 2396/SNV-VTLT ngày 24/9/2014 tham gia ý kiến dự thảo Thông tư hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;+ Báo cáo số 2778/BC-SNV ngày 03/11/2014 tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại thành phố Hải Phòng;+ Kế hoạch số 3063/KH-SNV ngày 08/12/2014 tổ chức Hội nghị tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);+ Báo cáo số 3261/BC-SNV ngày 29/12/2014 tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (từ tháng 01/2012 đến tháng 01/2014);+ Công văn số 354/SNV-VTLT ngày 28/01/2015 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố;+ Công văn số 499/SNV-SXD ngày 10/02/2015 của liên sở Sở Nội vụ – Sở Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cũng ban hành nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể một số nghiệp vụ lưu trữ như: Hướng dẫn xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử; hướng dẫn thực hiện thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; hướng dẫn xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:+ Hướng dẫn số 18/HD-CCVTLT ngày 20/02/2012 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ về việc nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử năm 2012;+ Công văn số 59/CCVTLT-QLVTLT ngày 24/4/2012 của Chi cục Văn thư – lưu trữ về việc hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các quận, huyện.+ Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 07/2012/TT-BNV;+ Báo cáo số 84/BC-CCVTLT ngày 26/4/2014 tình hình thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;+ Kế hoạch số 221/KH-CCVTLT ngày 29/9/2014 phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bảo tàng hải quân tổ chức Hội thảo khoa học và triển lãm tài liệu lưu trữ biển đảo;+ Báo cáo số 244/BC-CCVTLT ngày 29/10/2014 kết quả 3 năm thực hiện Quyết định 1779/QĐ-UBND và triển khai kế hoạch năm 2015;+ Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020.c) Kết quả tổ chức thực hiệnHệ thống văn bản quy phạm và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nói trên đã tạo ra cơ sở thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố thực hiện công tác lưu trữ thống nhất, đúng quy định, góp phần từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này trên toàn thành phố.a) Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác lưu trữThực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ chuyển từ Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố sang Sở Nội vụ, đánh dấu 1 bước chuyển mới trong quản lý nhà nước về công tác này. Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hưỡng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 1691/QĐ-UBND ngày 13/10/2010 thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ.Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tổng số 19 biên chế, bao gồm Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và 3 phòng chức năng: Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ; Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyên dụng ; Phòng Hành chính – Tổng hợp. Trong đó có 13 Đại học và trên Đại học (04 chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng), 04 Cao đẳng, Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ, 02 Trung cấp chuyên ngành khác.- Tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: Hiện nay có 167 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, trong đó trình độ đào tạo chuyên môn như sau:+ Đại học: 103 người.+ Cao đẳng: 30 người.+ Trung cấp: 34 người.Trong đó được đào tạo đúng chuyên ngành là 20 người.- Trong quá trình thực hiện các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại thành phố có phát sinh một số khó khăn như: Việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng với tiêu chuẩn chức danh, nghề nghiệp được quy định, do đó ảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện nhiệm vụ. Hiệu quả của công tác đào tạo, tập huấn cũng bị hạn chế bởi cán bộ làm văn thư, lưu trữ liên tục được luân chuyển công tác, chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện nghiệp vụ còn nhiều khó khăn; đặc biệt đội ngũ làm quản lý nhà nước tại các quận, huyện cũng trong tình trạng tương tự, khiến cho việc triển khai các quy định, hướng dẫn của thành phố tại địa bàn quận, huyện cũng còn nhiều hạn chế, kết quả công tác văn thư, lưu trữ của các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chưa đi vào nề nếp; tài liệu tích đống, bó gói nhiều, chưa phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ.c) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữHàng năm, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đều tham mưu cho Sở Nội vụ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới về công tác này đến lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) các cơ quan, tổ chức; những người làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận, huyện (trung bình 2 lớp/năm). Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thường xuyên phối hợp chặt chẽ với Phòng Nội vụ các quận, huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức cấp xã, phường, thị trấn (nội dung chủ yếu tập trung vào một số vấn đề cơ bản như: soạn thảo văn bản; công tác lập hồ sơ và thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; xác định giá trị; bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị).Từ năm 2012 đến nay, thành phố đã tổ chức được 8 lớp tập huấn nghiệp vụ và tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; cử cán bộ trực tiếp tập huấn cho 19 lớp do Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố tổ chức.Thông qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn đã nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác này, giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ được thống nhất, hiệu quả; góp phần đưa công tác lưu trữ của thành phố dần đi vào nề nếp.a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quanHàng năm đã được tập huấn, hướng dẫn nhưng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn là một khâu yếu. Hầu hết các cơ quan chưa lập được Danh mục hồ sơ, cho đến nay, mới chỉ có 24 cơ quan, tổ chức lập được Danh mục hồ sơ hàng năm, trong đó có những Danh mục hồ sơ chưa đầy đủ về thành phần hồ sơ, tài liệu; chưa hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện đến các phòng, ban và từng cán bộ, công chức; vì vậy hiệu quả thực hiện chưa cao.Lập hồ sơ công việc là một trong những nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Lập hồ sơ giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức, viên chức; giúp cơ quan, tổ chức quản lý văn bản và công việc được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Mặc dù có vai trò quan trọng nhưng hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan, tổ chức vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Tại một số cơ quan, tổ chức, chuyên viên lập hồ sơ dưới dạng trình ký nên chưa đảm bảo tính đầy đủ của hồ sơ. Một số công chức, viên chức lập hồ sơ theo công việc, tuy nhiên chưa sắp xếp và hoàn thiện hồ sơ (viết bìa, xác định giá trị…). Văn bản lưu được văn thư tập hợp trong các cặp, chưa được hoàn chỉnh theo quy trình lập hồ sơ.Từ thực tế tài liệu tồn đọng, chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 1779/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn thành phố Hải Phòng giai đoạn 2012 – 2017 với tổng kinh phí là 49.482.831.989 đồng, trong đó nhóm các sở, ban, ngành của thành phố là 5.797.750.952 đồng. Việc triển khai thực hiện Đề án đã giúp cho các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, chuẩn bị nộp lưu khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về lưu trữ lịch sử khi có Quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố.Việc thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một trong những yếu tố rất quan trọng tạo thuận lợi cho việc chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ. Trong những năm qua, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn thành phố đã có nhiều tiến bộ, đã có khoảng 70% các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, số lượng tài liệu thu về chưa đầy đủ theo thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu, chủ yếu là tài liệu lưu ở văn thư và một số tài liệu của các phòng chuyên môn, riêng tài liệu kế toán và tổ chức cán bộ hầu như không thu thập được về lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, đa số tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, do đó hiệu quả của công tác này vẫn chưa đạt được theo yêu cầu. Với thực trạng công tác cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như hiện nay, việc triển khai lập hồ sơ, chỉnh lý khối tài liệu này gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy mặc dù đã thu thập được tài liệu về lưu trữ cơ quan nhưng khả năng phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu còn hạn chế, chưa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.b) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sửHiện nay, diện tích kho lưu trữ lịch sử của thành phố không đảm bảo diện tích để thu thập và bảo quản khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử tại UBND các quận, huyện (trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực), do đó chủ trương chỉ đạo, hướng dẫn các quận, huyện tập trung chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu trong kho, lập mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn riêng, chuẩn bị nộp về lưu trữ lịch sử thành phố khi đảm bảo các yêu cầu về cơ sở vật chất bảo quản. Bên cạnh đó, thành phố đang xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố theo hướng dẫn tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 135/QĐ-BNV ngày 06/3/2015 của Bộ Nội vụ đính chính Thông tư số 17/2014/TT-BNV, do đó thành phố hiện nay chưa thu tài liệu lưu trữ lịch sử từ các nguồn thuộc cấp huyện.Thực hiện quy định về công tác thu thập hồ sơ về lưu trữ lịch sử và nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố đều ban hành các Quyết định giao nộp hồ sơ đối với một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đồng thời chỉ đạo Sở Nội vụ hướng dẫn về mặt nghiệp vụ. Do đó các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu, giao nộp về lưu trữ lịch sử đúng thời gian quy định. Từ năm 2012 đến 2014, lưu trữ lịch sử thành phố đã tiếp nhận hồ sơ lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của 7 cơ quan, tổ chức, bao gồm: Văn phòng UBND thành phố, Công ty TNHH MTV Điện chiếu sáng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thống kê; Sở Tài chính; Chi cục Thú ý và Cục Thuế thành phố. Năm 2015 tiếp tục thực hiện thu tài liệu của 2 cơ quan là Viện Quy hoạch và Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng. Tuy nhiên, do công tác lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ về lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế, nên số lượng hồ sơ thu về còn ít, chất lượng hồ sơ thu chưa cao, hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phản ánh hết chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. trung bình hàng năm thu về lưu trữ lịch sử 5 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.Bên cạnh việc thực hiện Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng, hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các Quyết định thu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án, giúp nâng cao chất lượng của hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử được tốt hơn.Kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện nay có 53 phông, tương đương 774 mét tài liệu, thời gian từ 1955 đến 2007, toàn bộ tài liệu thuộc loại hình tài liệu nền giấy (bao gồm tài liệu hành chính, chuyên môn), chưa có loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. Số lượng và chất lượng tài liệu hàng năm thu về còn hạn chế (trung bình 5 mét tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn), tuy nhiên chất lượng nhiều hồ sơ chưa cao do việc lập hồ sơ công việc ở chuyên viên và chỉnh lý hồ sơ tại lưu trữ cơ quan chưa tốt, tài liệu chưa đầy đủ theo đúng trình tự giải quyết công việc. Nhiều tài liệu do không được bảo quản tốt nên đã bị ố, giòn, chữ mờ khó đọc…c) Công tác chỉnh lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phốThực hiện Luật Lưu trữ (tài liệu thu về lưu trữ lịch sử có giá trị vĩnh viễn), lưu trữ lịch sử thành phố đã thống nhất đối với những hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 thuộc Phông Ủy ban hành chính tỉnh Kiến An, Ủy ban hành chính thành phố Hải Phòng do tình trạng vật lý kém, chữ mờ khó đọc, tài liệu có giá trị vĩnh viễn không nhiều, chủ yếu là giá trị lịch sử, do đó giữ nguyên trạng để đảm bảo tính ổn định của Phông. Hồ sơ, tài liệu từ năm 1976 đến nay hiện đang ở trong kho (có thời hạn bảo quản lâu dài; vĩnh viễn) phải chỉnh lý lại. Kết quả cho đến nay, số lượng tài liệu trong tình trạng tồn đọng qua nhiều năm đã cơ bản được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị. Hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí từ 70-90 triệu để chỉnh lý, nâng cấp các phông, xây dựng mục lục tra cứu và số hóa tài liệu. Kết quả, từ năm 2012, lưu trữ lịch sử thành phố đã chỉnh lý toàn bộ tài liệu tồn năm 2006, một phần tài liệu năm 2007 phông Ủy ban nhân dân thành phố; nâng cấp hồ sơ, tài liệu từ năm 2000 đến năm 2004, 2006, 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố, phục chế tài liệu phông Sở Nội vụ phục vụ số hóa. Đã số hóa 41.000 biểu ghi, tương đương 130.800 trang văn bản. Từ những kết quả đó, chất lượng hồ sơ, tài liệu các phông được nâng lên, việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác và sử dụng cũng hiệu quả, năng suất hơn, góp phần phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ.d) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phốKho lưu trữ lịch sử thành phố hiện là kho tạm thời với diện tích 270 m2, bao gồm các trang thiết bị bảo quản: 985 giá cố định, 39400 hộp đựng tài liệu, 08 máy điều hòa nhiệt độ, 06 máy hút ẩm, 01 máy hút bụi, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động, 39 bình chữa cháy, 03 xe đẩy tài liệu và 04 thang chuyên dụng. Hiện nay, thành phố đang chỉ đạo triển khai các bước thực hiện Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng .Định kỳ 2 lần/năm khử trùng tài liệu trong kho. Công tác vệ sinh tài liệu, giá, hộp, cặp thường xuyên, hàng tháng đồng thời tích cực thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu nhằm bảo quản tài liệu, tránh tình trạng xuống cấp của tài liệu do tra cứu sử dụng thường xuyên.Ngoài 53 phông với 774 mét tài liệu giấy (bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn và khoa học kỹ thuật), kho lưu trữ lịch sử thành phố còn đang bảo quản 26 mét báo và công báo phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng. Một số phông có tài liệu là bản vẽ thiết kế có kích thước lớn, hiện nay trong kho chưa có trang thiết bị phục vụ bảo quản loại hình tài liệu này. Tuy nhiên hiện nay, lưu trữ lịch sử vẫn đang áp dụng các biện pháp bảo quản tốt nhất trong điều kiện có thể để phục vụ khai thác và đảm bảo tài liệu không bị hư hại thêm.đ) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sửTại Lưu trữ lịch sử, công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu luôn được quan tâm, ban hành quy chế khai thác, nội quy khai thác, có phòng tra cứu, phục vụ độc giả riêng và đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng như: Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc – Khai thác; Khai thác, sử dụng tra cứu thông tin trên Website của Chi cục, cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng; Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ; Xây dựng thư mục chuyên đề; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Chứng thực tài liệu lưu trữ; Sao chụp tài liệu lưu trữ; phục vụ tài liệu từ xa, qua đường bưu điện…Bên cạnh các loại sổ tra cứu truyền thống (Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, Mục lục hồ sơ), lưu trữ lịch sử thành phố đã ứng dụng và thực hiện tra tìm tài liệu trên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đồng thời áp dụng quy trình ISO vào quá trình phục vụ độc giả. Đặc biệt, đã số hóa 41.000 biểu ghi (130.800 trang văn bản) tài liệu của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ năm 1986 đến 1999, 2003, 2005, 2006, 2008. Việc số hóa tài liệu đã bước đầu cho thấy kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình phục vụ độc giả.Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, lưu trữ lịch sử thành phố đã tổ chức 3 cuộc triển lãm tài liệu. Năm 2013 với chuyên đề “Địa giới hành chính thành phố Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ”. Năm 2014, phối hợp với Bảo tàng Hải quân triển lãm tài liệu lưu trữ về biển đảo. Năm 2015, nhân kỷ niệm 60 năm ngày giải phóng Hải Phòng và lễ hội Hoa phượng đỏ – Hải Phòng 2015, lưu trữ lịch sử thành phố tổ chức triển lãm chuyên đề “Hải Phòng 60 năm xây dựng và phát triển qua tài liệu lưu trữ”. Các cuộc triển lãm thu hút đông đảo cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân thành phố cũng như các tỉnh, thành phố khác quan tâm, đánh giá cao. Năm 2014, thành phố cũng đã tổ chức lễ trao nhận hồ sơ đi B cho các quận, huyện (359 hồ sơ), phục vụ việc trao tới tay những cán bộ đi B của thành phố Hải Phòng.Tóm lại, Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hải Phòng luôn thực hiện phục vụ độc giả với nhiều hình thức, giúp cho công tác phục vụ độc giả đảm bảo nhanh chóng, đúng người, đúng đối tượng, không có tình trạng để tồn đọng, gây phiền hà, sách nhiễu.Vì vậy độc giả biết đến nhiều hơn với lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trung bình hàng năm phục vụ 785 lượt độc giả với 1521 hồ sơ. Tổng số phí khai thác và sử dụng tài liệu thu về hàng năm đạt gần 20 triệu đồng.Nhằm tạo cơ sở cho công tác đánh giá thực tế, phục vụ công tác định hướng trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, định kỳ 2 năm 1 lần, thành phố tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các quận, huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với tổng số 152 cơ quan, đơn vị (15 quận, huyện và 137 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố). Các chỉ tiêu kiểm tra được xây dựng chi tiết theo từng nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý, chỉ đạo cũng như đầu tư cơ sở vật chất cho công tác này. Kiểm tra chéo đã giúp các cơ quan, tổ chức học tập, trao đổi kinh nghiệm, chủ động mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Sau mỗi kỳ kiểm tra đều tổ chức tổng kết, tham mưu công tác khen thưởng, tạo động lực cho các cơ quan, tổ chức phấn đấu thực hiện ngày càng tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ.Bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ đã được đưa vào nội dung thanh tra hàng năm về công tác nội vụ tại Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Trong năm 2014 và 6 tháng đầu năm 2015 đã thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại 9 cơ quan, đơn vị gồm: Ban Tôn giáo; Ban Thi đua Khen thưởng; Sở Xây dựng; Viện Quy hoạch; Trường Trung cấp nghề xây dựng; Thanh tra Sở xây dựng; Trường trung cấp nghề Giao thông vận tải; Sở Thông tin và truyền thông; Trung tâm Thông tin và Truyền thông.Trên cơ sở các đợt thanh tra đã giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức xác định những nội dung còn hạn chế, những việc cần phải làm để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này. Đồng thời cũng giúp đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố để phục vụ cho việc quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng hiệu quả sâu rộng hơn.Trong những năm qua, việc triển khai nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ của thành phố chưa được triển khai do các điều kiện về cơ sở vật chất và kinh phí thực hiện. Trong những năm tới sẽ tổ chức nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại thành phố ngày càng hiện đại, hiệu quả; đồng thời tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học về văn thư, lưu trữ cấp Bộ, ngành Trung ương khi có yêu cầu.Do tác động của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nên việc số hóa tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu thực hiện trên sổ sách truyền thống. Riêng lưu trữ lịch sử của thành phố đã triển khai số hóa tài liệu phông Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng với số lượng 130.800 trang văn bản, nâng cao hiệu quả, chất lượng, tiết kiệm thời gian tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Trong những năm qua, công nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự trưởng thành và phát triển của ngành văn thư, lưu trữ cả nước nói chung và của thành phố Hải Phòng nói riêng. Việc sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đã giúp cho công tác quản lý văn bản đi, đến ở văn thư trở nên nhanh và thuận lợi hơn, công tác tra tìm văn bản, phục vụ sử dụng tài liệu ở giai đoạn văn thư cũng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm vẫn tồn tại song song cũng với quản lý văn bản trên sổ sách theo phương pháp truyền thống.Thành phố Hải Phòng hiện nay đã áp dụng việc gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử thành phố tại UBND quận, huyện; các Sở ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố. Tuy nhiên, quá trình thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập. Hầu hết các cơ quan, tổ chức hiện nay đều chỉ dừng lại ở việc nhận văn bản qua hộp thư điện tử, sau đó lại in ra và đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao như văn bản giấy. Mọi quy trình xử lý văn bản đều được thực hiện trên giấy cho đến khi phát hành văn bản đi thì gửi qua hộp thư điện tử. Như vậy, 1 công việc cần giải quyết khi hình thành tài liệu sẽ có 1 văn bản đến và 1 văn bản đi là văn bản điện tử, còn lại những văn bản thể hiện việc triển khai công việc đó (giao việc, phối hợp giữa các đơn vị liên quan, các đơn vị cấp dưới) thì đều thể hiện trên văn bản giấy. Do đó, không thống nhất về loại hình tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết 1 công việc (vừa có văn bản giấy, vừa có văn bản điện tử), gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ công việc.Mặt khác, hiện nay việc xác định giá trị pháp lý của văn bản điện tử vẫn còn nhiều vấn đề chưa thống nhất, mới chỉ dừng lại ở việc chấp nhận tính pháp lý trong tiếp nhận văn bản đến, nhưng trong quá trình xử lý công việc, khi cần có sự liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị khác (kho bạc, tài chính, bảo hiểm…) thì văn bản điện tử lại chưa được chấp nhận như bản chính văn bản giấy trong giao dịch, gây khó khăn cho thực hiện nhiệm vụ.Hiện nay, Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin truyền thông chưa thống nhất quy định các chức năng cơ bản, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử cũng như trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử như theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.Với thực trạng như vậy, trong gần 2 năm qua, đã có nhiều tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức không được lập hồ sơ do thành phần tài liệu không đồng nhất, ảnh hưởng rất lớn đến việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức.Để phục vụ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ trên địa bàn, cũng như phục vụ tổng hợp thông tin báo cáo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thành phố luôn chủ động trong việc chỉ đạo xây dựng và thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ. Mặc dù đa số các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã tích cực thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số ít cơ quan, tổ chức chậm trễ trong việc báo cáo, cá biệt có những cơ quan, tổ chức không gửi báo cáo. Bên cạnh đó, chất lượng các báo cáo cũng chưa đảm bảo, một số nội dung báo cáo sơ sài, chưa đáp ứng được yêu cầu, đặc biệt là báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm.- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đang dần được hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho các hoạt động quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ.- Tổ chức bộ máy làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đang từng bước được củng cố và kiện toàn, góp phần tham mưu có hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước, từng bước nâng cao chất lượng công tác này trên địa bàn thành phố.- Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về công tác lưu trữ đang từng bước được nâng cao, góp phần tích cực vào các hoạt động nhằm xây dựng và phát triển công tác này trên phạm vi toàn thành phố.- Đội ngũ công chức làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ còn thiếu và yếu, chưa phù hợp với khối lượng công việc thực tế. Một số công chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ các quận, huyện chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên còn hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ.- Số lượng cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tại UBND các quận, huyện; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.- Công chức, viên chức tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, do đó ảnh hưởng rất lớn đến các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ.- Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu (Diện tích kho tàng chật hẹp, thiếu thốn các trang thiết bị bảo quản).- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được triển khai sâu rộng và có hiệu quả.Hiện nay, việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ mặc dù đã được các cơ quan có thẩm quyền ban hành khá đầy đủ, tuy nhiên vẫn còn một số nội dung quy định chưa thống nhất, chưa phù hợp với các quy định có liên quan dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức thực hiện tại địa phương. Vì vậy, đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu, sớm tham mưu cho Bộ Nội vụ phối hợp với các Bộ, ngành liên quan ban hành một số quy định cụ thể như: Quy định, hướng dẫn việc quản lý, lập hồ sơ tài liệu điện tử; hướng dẫn việc giải mật tài liệu lưu trữ; thay thế Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…Đề nghị Bộ Nội vụ có quy định, hướng dẫn cụ thể việc bố trí biên chế làm công tác lưu trữ đối với từng cấp cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Đối với Ủy ban nhân dân các cấp; các Sở, ban, ngành thuộc thành phố; các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành…để phù hợp với yêu cầu và khối lượng công việc.Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu cho Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy định việc thực hiện chế độ phụ cấp ngành nghề đặc thù đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ như theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Luật Lưu trữ: “Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”.Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tích cực tổ chức các cuộc Hội thảo khoa học, các buổi tập huấn nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện văn bản mới nhằm tạo cơ hội cho các tỉnh, thành phố được trao đổi nghiệp vụ, những khó khăn, hạn chế, giải pháp trong công tác lưu trữ của các cơ quan, địa phương, giúp cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nắm rõ hơn về tình hình tại các địa phương để có định hướng tham mưu hiệu quả cho Bộ Nội vụ trong công tác quản lý nhà nước về lưu trữ.Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành phố Hải Phòng đã giao cho Sở Nội vụ xây dựng Dự án xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay trong việc triển khai thực hiện là thành phố không bố trí được nguồn kinh phí thực hiện Dự án xây dựng. Vì vậy, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đề nghị Bộ Nội vụ xem xét, cấp kinh phí từ Trung ương để thành phố có cơ sở triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng./.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2