Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Các bước thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Khoản 1 Điều 31 pháp luật về kỹ thuật và Định mức kinh tế tài chính – kỹ thuật về công tác làm việc thu nhận, lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ và phân phối thông tin, tài liệu tài nguyên và thiên nhiên và môi trường Thông tư 03/2022 / TT-BTNMT ( có hiệu lực hiện hành từ 15/04/2022 ) những bước thực thi chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong nghành tài nguyên và môi trường tự nhiên như sau :
a ) Lập kế hoạch chỉnh lý và soạn thảo những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu : lịch sử dân tộc đơn vị chức năng hình thành phông, lịch sử vẻ vang phông ; hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu ; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ ;
b ) Giao nhận tài liệu, luân chuyển đến khu vực chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu ;

c) Phân loại tài liệu;

d ) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, triển khai xong hồ sơ : lập hồ sơ so với tài liệu rời lẻ hoặc chỉnh sửa, hoàn thành xong hồ sơ so với tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ phối hợp xác lập giá trị tài liệu, xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ ;
đ ) Biên mục phiếu tin : gồm có thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trong kho và nội dung thông tin miêu tả theo Phụ lục II phát hành kèm theo Thông tư này ;
e ) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin ;
g ) Hệ thống hóa phiếu tin theo hướng dẫn phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin ;
h ) Biên mục hồ sơ : Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ ; Đánh số tờ so với tài liệu có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên ; Lập mục lục so với hồ sơ, tài liệu có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ ; Gán mã hồ sơ ; Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc .
i ) Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ ;
k ) Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ ; đánh số chính thức lên bìa hồ sơ ;
l ) Sắp xếp hồ sơ vào hộp ( cặp ), làm nhãn hộp ( cặp ) ;
m ) Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và chuyển giao tài liệu sau chỉnh lý ;

n) Hoàn chỉnh, bàn giao hồ sơ phông (bao gồm cả việc viết lời nói đầu; lập bảng tra cứu hồ sơ; in mục lục, nhân bản; đóng quyển mục lục) và lập Báo cáo kết quả chỉnh lý.

Sản phẩm thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Khoản 2 Điều này loại sản phẩm thực thi chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong nghành nghề dịch vụ tài nguyên và môi trường tự nhiên gồm có :
a ) Kế hoạch chỉnh lý tài liệu ( mẫu BM. 04 ) ;
b ) Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông và lịch sử dân tộc phông ( mẫu BM. 05 ) ;
c ) Hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu ( mẫu BM. 06 ) ;
d ) Hướng dẫn phân loại tài liệu ( mẫu BM. 07 ) ;
đ ) Phiếu tin ( mẫu BM. 08 ) ;
e ) Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng ( mẫu BM. 09 ) ;
g ) Danh mục hồ sơ, tài liệu ( mẫu BM. 10 ) ;
h ) Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn ( mẫu BM. 13 ) ;

i) Biên bản giao nhận tài liệu chỉnh lý (mẫu BM.03);

k ) Báo cáo kiểm tra chỉnh lý tài liệu ;
l ) Báo cáo hiệu quả chỉnh lý ( mẫu BM. 14 ) .
Trân trọng !