Tổng quan về kỹ năng tin học văn phòng cần phải nắm vững

Bạn là sinh viên đang chuẩn bị đi làm, bạn là nhân viên văn phòng đang tìm kiếm các mẹo để nâng cao trình độ kỹ năng? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để biết thêm các thông tin liên quan đến tin học cơ bản, các hàm excel thường dùng trong văn phòng, làm thế nào để học tin học văn phòng nhanh chóng? Với những thông tin về tin học văn phòng cơ bản, tin học văn phòng excel chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tiến bộ sau khi đọc và thực hành những gì bài viết này cung cấp. Cùng 123job.vn học tin học cơ bản ngay nhé!

I. Tin học văn phòng là gì?

Học tin học văn phòng một cách thành thạo

Tin học văn phòng là một nghành, kỹ năng và kiến thức quen thuộc mà mỗi người tất cả chúng ta cần có và thành thạo trong đời sống 4.0 lúc bấy giờ. Tin học văn phòng cơ bản gồm có những kiến thức và kỹ năng cơ bản như :

• Khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, giải nén file,… 
• Sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,…
• Sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, làm việc,…

II. Vai trò của tin học văn phòng 

1. Vai trò của tin học cơ bản

Khi cuộc cách mạng công nghệ khoa học kỹ thuật bùng nổ, máy tính là phát minh quan trọng góp phần đưa thế giới xích gần nhau hơn. Tin học văn phòng giúp con người khai thác thông tin nhanh, hiệu quả hơn, đồng thời quản lý số lượng lớn dữ liệu mà không tốn nhiều chi phí, cơ sở vật chất. Tin học cơ bản còn giúp học sinh, sinh viên trong công việc học hành, tìm hiểu nhiều thông tin về thế giới, xã hội bên ngoài,… Học tin học cơ bản đã trở thành môn không thể thiếu trong các trường học trên khắp thế giới.

Tin học cơ bản là thành tựu phát triển công nghệ to lớn đối với cuộc sống con người, giúp con người nâng cao hiểu biết, nhận thức thế giới quan, đóng góp vào sự phát triển kinh tế trong nước cũng như quốc tế. Tin học văn phòng còn giúp con người làm việc nhanh chóng, thuận tiện hơn nhờ các thuật toán, giảm lao động tay chân, giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng.

2. Vai trò của tin học văn phòng

Tin học văn phòng cơ bản là hiểu biết, thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint

• Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…
• Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa,…
• Kỹ năng Powerpoint để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung trên máy chiếu, tạo sự hấp dẫn, thu hút, chuyên nghiệp.

III. Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bất cứ ai cũng cần có

Các kỹ năng và kiến thức cơ bản về tin học văn phòng cần có

1. Kỹ năng Word trong tin học văn phòng

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ cập nhất lúc bấy giờ, nó được cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình diễn trang trí về phông chữ, sắc tố, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video, … Bên cạnh nó còn có công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn từ để tương hỗ người dùng. Word có nhiều bản theo những năm update, nó lưu tệp tin với đuôi. doc .

Học tin học cơ bản của Word gồm những tính năng sau:

• Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
• Lập, chèn bảng: có cột, hàng, căn đoạn, tab, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền,…
• Chèn hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, hình khối,…
• In: căn chỉnh khổ giấy, lề in, đầu trang, cuối trang, số trang
• Trộn văn bản
• Bảo mật file
• Thao tác xóa trang 

2. Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng

Microsoft Excel là công cụ giải quyết và xử lý bảng tính, tạo lập bởi những dòng, cột, để nhập tài liệu, công thức thống kê giám sát. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, giải quyết và xử lý bảng và thống kê giám sát theo những hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có .

Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel:

• Tạo định dạng bảng tính dữ liệu: định dạng số, bảng, xóa cột, hàng,…
• Sử dụng các hàm excel thường dùng trong văn phòng thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count,…
• Lọc dữ liệu
• Vẽ biểu đồ
• Tạo link
• Thiết lập bảo mật

3. Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng

Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Học tin học cơ bản là học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này. 

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó để :

• Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ Mindmap,…
• Tạo link
• Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Xuất file định dạng PDF

IV. Những kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng không thể thiếu

1. Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay tương hỗ bạn soạn thảo văn bản nhanh gọn, linh động, những người đã quen và thành thạo thậm chí còn còn không cần nhìn bàn phím cũng hoàn toàn có thể đánh máy một cách thuần thục. Trong những trường hợp gấp, cần văn bản nhanh gọn, bạn cần ghi chép lại những lời thoại trong cuộc họp thì kỹ năng và kiến thức này thực sự phát huy được hiệu suất cao của nó, giúp bạn hoàn thành xong văn bản chỉ trong thời hạn ngắn nhất. Đây cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ăn được điểm trong mắt sếp mình, sếp sẽ tin yêu và nhìn nhận cao về sự chuyên nghiệp của bạn .

2. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính

Trên bàn phím có những phím tắt hoặc tổng hợp phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn để copy, tàng trữ tài liệu, tìm thông tin, gửi thông tin, … hiệu suất cao nhất

Các kiến thức và kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên cấp dưới văn phòng

3. Sử dụng email thành thạo

Sử dụng email không chỉ là việc nhập văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi là xong, kiến thức và kỹ năng trình diễn trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác chiến lược, người mua. Email trong việc làm mang tính sang chảnh, thông dụng nên bạn cần sử dụng chúng một cách thành thạo .

Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email… Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc. 

4. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo

Nhắc đến tin học văn phòng thì không thể không nhắc đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:

• Phải nhập được văn bản
• Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
• Sử dụng chức năng Tab trong word
• Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
• Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
• Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất
• Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
• Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
• Tạo trang trình chiếu để thuyết trình
• Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide

5. Sao lưu dữ liệu

Với công nghệ tiên tiến 4.0 lúc bấy giờ, những công ty đều lựa chọn tàng trữ thông tin vào mạng lưới hệ thống máy tính vì tính bảo mật thông tin cao, tiết kiệm chi phí ngân sách in ấn, diện tích quy hoạnh khoảng trống tàng trữ, … Chính thế cho nên bạn cần biết sắp xếp những tài liệu theo từng file, từng ổ có mạng lưới hệ thống, logic, dễ nhìn .

6. Sử dụng phần mềm diệt virus

Virus xâm nhập máy tính do bạn tải hoặc truy vấn những ứng dụng bên ngoài, nó sẽ đánh cắp hoặc tàn phá những tài liệu quan trọng được tàng trữ trong ổ cứng máy tính. Chính thế cho nên bạn cần biết sử dụng những ứng dụng diệt virus để quản trị, bảo vệ tốt máy tính của mình .

V. Kết luận

Trên đây là các thông tin liên quan đến tin học cơ bản, các hàm excel thường dùng trong văn phòng, làm thế nào để học tin học văn phòng nhanh chóng? Kỹ năng tin học văn phòng không chỉ quan trọng đối với người đi làm mà còn rất cần đối với các bạn học sinh, sinh viên. Với những thông tin về tin học văn phòng cơ bản, tin học văn phòng excel chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tiến bộ sau khi đọc và thực hành những gì bài viết này cung cấp. Đồng thời hãy luôn tích cực trau dồi học tin học cơ bản và những kỹ năng mềm để thăng tiến trong sự nghiệp nhé!

Source: https://vh2.com.vn
Category : Tin Học