Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (959.64 KB, 35 trang )

MỤC LỤC
MỤC LỤC………………………………………………………………………………………………1
A. PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………………1
B. PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………………………………6
Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2…………………….6
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của trường Tiểu học Mỹ Đình 2…………………………………………………………..6
1.1.1. Lịch sử hình thành…………………………………………………………………….6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn………………………………………………..7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………………….8
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2………………………………………………..9
1.2.1. Chức năng………………………………………………………………………………..9
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………………………………9
1.2.3. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………………..10
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức………11
2.1. Hoạt động quản lý…………………………………………………………………….11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ…………………………………………………………………13

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị…………………………….15
3.1. Nhận xét, đánh giá……………………………………………………………………..16
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan,tổ chức……………………………………………………………………………………18
3.3. Một số khuyến nghị…………………………………………………………………..18
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức…………………………………………………………..19
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường. …………………………….21
C. PHẦN KẾT LUẬN……………………………………………………………………………23
D. PHỤ LỤC…………………………………………………………………………………………28

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà
nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý Nhà
nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin
bằng văn bản.
Công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn tốt bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế được
quan liêu giấy tờ và những việc làm trái pháp luật.
Công tác văn thư giúp đảm bảo giữ gìn đầy đủ mọi chứng cứ về hoạt động
của cơ quan cũng như của từng cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
Theo kế hoạch của Nhà trường nói chung và của Khoa Văn thư – Lưu trữ
nói riêng, em đã có thời gian hơn bốn tuần kiến tập (từ ngày 01/06 đến
17/06/2016) tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2.
Nội dung kiến tập gồm có: quan sát tình hình tổ chức và cán bộ làm công
tác văn thư, tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, tình hình thực hiện
nội dung công tác văn thư tại cơ quan. Trong đó, về công tác văn thư bao gồm:
xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản

1

đến, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản lý và sử
dụng con dấu.
Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian kiến tập như trên đã
không chỉ giúp em hoàn thiện hơn kiến thức có sẵn mà còn mang lại cho em
những kiến thức thực tế mới lạ.
Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày tất cả những gì đã thấy,
được chính tay mình làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thời
gian kiến tập tại cơ quan.
Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị
cho em một số kiến thức cơ bản.
Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước.
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, là
trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao
tiếp và các hoạt động khác của cơ quan. Văn thư là một công việc không thể
thiếu trong các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong các trường học
nói riêng. Vai trò của công tác văn thư đối với công tác quản lý hành chính Nhà
nước là rất quan trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành
đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành,
sử dụng và lưu trữ văn bản. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bất
kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể
thiếu giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Với tính chất đặc thù của ngành
giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị
định… là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư trong trường học
phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn
bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng
nắm bắt kịp thời các thông tin để có hướng giải quyết; thực hiện một cách chính

xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ
họat động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm
2

các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác
hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Trong quá
trình thực hiện công tác văn thư ở trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính
xác, hiện đại và bí mật.
Việc lưu trữ và soạn thảo văn bản là một việc làm không thể thiếu trong
các trường học nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung. Các hồ
sơ, tài liệu văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá
trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc
của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do
việc tiếp nhận soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn
thận ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác văn thư
cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản, phục vụ
tốt cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường
học nói chung. Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà
trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác phải đảm bảo tính
thực tiễn một cách toàn diện. Do đó, công tác văn thư phải được coi trọng.
Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo
nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,
đường lối, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượng
giáo giục theo mục tiêu ngành đề ra.
Từ những điều vừa nêu trên và qua thời gian kiến tập, em nhận thấy để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu

công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết
và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một
cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn năng
động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp
cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng
đường lối, đúng chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra
3

công việc trong cơ quan được chặt chẽ.
Ngoài nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, bản thân em
còn nhận thấy được công tác văn thư tại Văn phòng Trường Tiểu học Mỹ Đình
còn tồn tại những điểm bất cập. Những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan,
vừa do điều kiện khách quan. Nghiên cứu về công tác văn thư của Trường Tiểu
học Mỹ Đình nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại trường và đưa ra một số
kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tại
trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Từ đó thấy
được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn.
Trong thời gian kiến tập vừa qua em đã gặp được nhiều thuận lợi nhờ sự
giúp đỡ của Nhà trường, của các thầy cô đã giảng dạy chúng em, đặc biệt có sự
hướng dẫn chỉ bảo trực tiếp, nhiệt tình của các cô chú cán bộ của bộ phận Văn
thư trường học. Bên cạnh đó em vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn như việc vận
dụng kiến thức đã học vào thực tế còn chưa thành thạo, chưa nắm bắt tốt tiến
trình công việc nói chung và nghiệp vụ văn thư tại cơ quan nói riêng.
Việc Nhà trường cùng Khoa em đang theo học lên kế hoạch kiến tập cho
toàn thể sinh viên năm hai nói chung cũng như em nói riêng là vô cùng ý nghĩa,
bởi đây sẽ là cơ sở, là nền móng tạo điều kiện cho chúng em tiếp thu kiến thức
mới, rút kinh nghiệm cho đợt thực tập sau này và phục vụ cho công việc của
chúng em trong tương lai.
Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới cô Vũ Thị

Thu Hà – cán bộ văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình giúp đỡ, đôn
đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập này. Em xin trân trọng cảm
ơn ban lãnh đạo nhà trường và toàn thể các cô chú trong phòng văn thư của
trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình chỉ dẫn, tạo điều kiện thuận lời cho em
trong suốt thời gian kiến tập tại trường. Và em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới
cô Trịnh Thị Kim Oanh cùng các giảng viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ,
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảng
kiến thức cơ bản và đào tạo điều kiện tổ chức đợt kiến tập này cho chúng em.
Em xin hứa sẽ cố gắng học tập tốt hơn nữa, đem những kiến thức đã được
4

trang bị ở trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề, công việc
sau này của em.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016
Sinh viên

Phạm Thị Hạ

5

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.
1.1.1. Lịch sử hình thành
Mỹ đình trước kia là một xã ven đô đang trong quá trình đô thị hóa nhanh.
Diện tích đất tự nhiên của xã gần 500 ha gồm 4 thôn, 4 khu chung cư và 34 cơ

quan, đơn vị, trường học đóng trên địa bàn. Dân số trên địa bàn xã trên 50 nghìn
người.
Cùng với việc thành lập Quận Nam Từ Liêm ngày 1 tháng 4 năm 2013
theo Nghị quyết 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ về việc
điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 2 quận và 23
phường, xã Mỹ Đình được chia thành hai phường: Phường Mỹ Đình 1 có diện
tích 228.2 ha với 24.987 nhân khẩu và phường Mỹ Đình 2 có diện tích 197 ha
với 26.991 nhân khẩu.
Phường Mỹ Đình 2 gồm 15 tổ dân phố.
Phường nằm trong khu vực có tốc độ phát triển đô thị nhanh, lực lượng
lao động dồi dào, có lợi thế về vị trí địa lý, nằm ở trung tâm của quận Nam Từ
Liêm. Với lợi thế ấy, địa bàn phường rất thuận lợi trong việc giao thông, phát
triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần
của nhân dân. Các điều kiện đó là nguồn lực mạnh mẽ để phát triển các loại hình
kinh doanh, dịch vụ, kết hợp với phát triển làng nghề truyền thống. Song, đi kèm
với sự phát triển hạ tầng, kinh tế, chính trị là sự gia tăng về dân số cơ học.
Trường Tiểu học công lập Mỹ Đình được thành lập năm 1956 với diện
tích ban đầu chỉ 4800m2. Năm 2011-2012, trường được xây mới theo QĐ số
2180/QĐ–UBND của UBND huyện Từ Liêm. Trường có diện tích 13 480m 2
nằm tại Thôn Phú Mỹ xã Mỹ Đình – Huyện Từ Liêm – Hà Nội.
Nhà trường có một cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp. Toàn trường có
bốn khu nhà cao tầng.
•

33 phòng học văn hóa với các thiết bị dạy học hiện đại: máy chiếu, tivi,
6

đầu video, máy projector, máy tính nối mạng…
•

9 phòng học chức năng: phòng máy tính, phòng thư viện, phòng LAB

học Tiếng Anh, phòng học nhạc, phòng học mĩ thuật, phòng học đa năng.
•

Nhà thể chất và khu bếp với đầy đủ trang thiết bị hiện đại đảm bảo điều

kiện tốt nhất cho học sinh học tập và rèn luyện.
•

Sân chơi rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ, an toàn.

•

Phòng kho sách – Phòng văn thư.

Từ khi thành lập, trường đã vượt qua nhiều khó khăn, không ngừng phát
triển cả về số lượng và chất lượng, cơ sở vật chất ngày càng khang trang, đội
ngũ giáo viên đều có trình độ trên chuẩn, năng lực chuyên môn vững vàng, luôn
yêu nghề, tâm huyết với công việc…Chính vì vậy, nhiều năm liền, nhà trường
luôn được công nhận Tập thể lao động Tiên tiến cấp Huyện.
Để tạo điều kiện cho học sinh Nhà trường phát triển toàn diện, nhằm phát
huy hơn nữa những thành tích đã đạt được, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục,
cấp ủy Đảng, chính quyền nhân dân xã Mỹ Đình, tập thể cán bộ giáo viên, nhân
viên nhà trường quyết tâm xây dựng trường đạt danh hiệu: TRƯỜNG CHUẨN
QUỐC GIA MỨC ĐỘ 1 năm 2013.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
•

Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo

mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành.
•

Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật, trẻ

em đã bỏ học đến trường, thực hiện phổ cập giáo dục và chống mù chữ cho cộng
đồng. Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý các hoạt động
giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền. Tổ chức kiểm tra và
công nhận hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường và
trẻ em trong địa bàn trường được phân công phụ trách.
•

Xây dựng, phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục và

Đào tạo và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương.
7

•

Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục.

•

Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh.

•

Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực

hiện hoạt động giáo dục.
•

Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia

các hoạt động xã hội trong cộng đồng.
•

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của Pháp

luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức gồm có:
•

Hội đồng trường (gồm 13 thành viên)

•

Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng và 02 Phó hiệu trưởng

•

Tổ chuyên môn (gồm 7 tổ): tổ khối 1, 2, 3, 4, 5; tổ Văn – Thể – Mỹ; tổ

Văn phòng

•

Đội ngũ giáo viên gồm 44 người

•

Đội ngũ Tổng phụ trách Đội TNTP có 01 người

•

Đội ngũ công nhân viên gồm 14 người

•

Tổ chức Đảng (chi bộ); đoàn thể (công đoàn, Đoàn thanh niên)

•

Hội đồng thi đua – khen thưởng – kỷ luật

•

Hội đồng tư vấn.

8

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC MỸ ĐÌNH 2

Chi bộ

Công
đoàn

Ban Giám
hiệu

Đoàn
TNCS

Đoàn
TNTP

Hội cha
mẹ học
sinh

Tổ Văn
phòng

Tổ Văn Thể – Mỹ

Tổ chuyên
môn

Thư viện

Tổ 1

Thiết bị

Tổ 2

Y tế

Tổ 3

Kế toán

Tổ 4

Thủ quỹ

Tổ 5

Văn thư
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.
1.2.1. Chức năng
Bộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có chức năng thu thập,
cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác văn thư ở
trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã được các cơ quan quan tâm nên đã tổ chức thực
hiện dần đi vào nề nếp và đạt một số kết quả nhất định, bảo đảm cung cấp thông
tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành; tạo điều kiện cho
việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ cho công tác văn thư phát triển.
9

Công tác văn thư ở trường bao gồm các nhiệm vụ sau:
•

Tiếp nhận,đăng kí văn bản đến.

•

Trình,chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,cá nhân sau khi có ý kiến

của lãnh đạo đơn vị phụ trách văn thư.
•

Giúp lãnh đạo đơn vị phụ trách văn thư theo dõi đôn đóc việc giải

quyết văn bản đến.
•

Tiếp nhận các văn bản trình người có thẩm quyền xem xét duyệt,ký ban

•

Kiểm tra thể thức,hình thức và kĩ thuật trình bày; ghi số,ngày,tháng;

hành.
đóng dấu mức độ khẩn,mật.
•

Đăng kí,làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi.

•

Sao văn bản theo chức năng,nhiệm vụ,ủy quyền của Ban giám hiệu.

•

Sắp xếp,bảo quản và phục vụ cho việc tra cứu,sử dụng bản lưu

•

Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng kí,quản lý văn bản.

•

Bảo quản,sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác.

•

Áp dụng các thành tựu khoa học,thông tin vào công tác văn thư.

•

Cung cấp thông tin cần thiết cho Hiệu trưởng để phục vụ cho hoạt động

quản lý của nhà trường.
•

Là cầu nối giữa Hiệu trưởng với các cán bộ nhân viên.
Để thực hiện những nhiệm vụ này rất cần sự đồng thuận, chia sẻ kịp

thời của các cán bộ nhân viên trong trường, sự chung tay, góp sức và sự đánh
giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không xem nhẹ công tác này và phủ
nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ để công tác
văn thư của trường ngày càng có vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quan
trọng vốn có: Bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng
tin cậy, phục vụ mục đích,nhu cầu của các cán bộ nhân viên.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 chỉ có một cán bộ văn
thư kiêm nhiệm.
10

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức
2.1. Hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý của trường Tiểu học Mỹ Đình 2,hiện nay hầu hết
các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực
đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và
tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do
đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý là rất quan trọng được
thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ
quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và

đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,
tổ chức và các bí mật quốc gia.
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở trường phải
đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết
công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức
11

độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản
nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách
nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải
quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
– Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công
việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, dẫn chứng
phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành
phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành.
– Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý
văn bản…
c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập
trung mang tính chính trị của công tác văn thư.
d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các

phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là
một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan. Tuy nhiên, quá trình hiện
đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức,
trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa
công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Vì vậy, mỗi cán bộ nhân viên trong Nhà trường đều phải có một nhận
thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những
biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp
và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua
công tác văn thư còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị
chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn
thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng
và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ
12

thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…
Công tác văn thư tại trường TH Mỹ Đình 2 được quản lý theo hình thức
tập trung. Phòng văn thư là đầu mối tiếp nhận mọi văn bản đến cơ quan, cũng
như làm thủ tục phát hành văn bản ra bên ngoài.
Công tác văn thư tại trường được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Hiệu
trưởng.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội
dung nhất định. Để cho công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự phân
công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các cơ

quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác,
ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt,
đối với Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng
thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2 công tác văn thư là khâu nghiệp vụ
đưa cán bộ chuyên môn đến gần hơn với việc quản lý và tra tìm văn bản. Mặc
dù ở trường chỉ có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhưng vẫn đảm bảo đúng
quy trình quy định của Nhà nước về việc giao nộp và lưu giữ văn bản.
Công tác văn thư trường học gồm các công việc sau:
– Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được cán bộ văn thư xử lý
như sau:
+ Nhận văn bản đến;
+ Kiểm tra, phân loại, bóc bì,đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng đến;
13

+ Trình văn bản đến cho Hiệu trưởng;
+ Đăng ký văn bản đến vào sổ quản lý văn bản đến;
+ Chuyển giao văn bản đến cho các tổ chuyên môn;
+ Theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến.
– Quản lý văn bản đi:
Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2, văn bản đi chủ yếu là văn bản hành
chính thông thường. Việc quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn
bản;

+ Đóng dấu văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi vào sổ quản lý văn bản đi;
+ Chuyển giao văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
– Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Việc lập hồ sơ được thực hiện như sau:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hô sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Trong trường học hình thành 3 loại hồ sơ:
– Hồ sơ công việc: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề một sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
– Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản QPPL về từng mặt công
tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công
việc hàng ngày.
– Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ
thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…).
– Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Xây dựng và ban hành văn bản là bước đầu tiên trong toàn bộ công tác
14

văn thư. Nội dung của xây dựng và ban hành văn bản của cơ quan gồm có:
+Thảo văn bản: Để làm tốt bước này, cán bộ soạn thảo văn bản phải
chuẩn bị, tìm các thông tin có liên quan tới nội dung ban hành văn bản. Sau đó
chọn lọc ra những thông tin chính, quan trọng để tiến hành thảo văn bản.
+ Lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan;
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;

+ Bản thảo sau khi lấy ý kiến bổ sung từ các ban, đơn vị có liên quan sẽ
trình lên lãnh đạo, xem xét, sửa chữa, và bổ sung nếu cần thiết;
+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
+ Ký và ban hành văn bản.
Văn bản được bản được ban hành nếu thuộc thẩm quyền của ai thì người
đó trực tiếp kí. Nếu người kí vắng mặt thì cấp dưới có quyền kí thay trong phạm
vi quyền hạn của mình. Văn bản sau khi đã được ký thì đưa về bộ phận Văn thư
để đóng dấu, sao chép và ban hành văn bản.
Các loại văn bản do trường ban hành phong phú về thể loại, thông thường
là: quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, văn bản hướng dẫn của cơ quan,
công văn của cơ quan, công văn của văn phòng.
– Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được giao cho cán bộ văn thư
giữ và việc đóng dấu được thực hiện tại cơ quan. Con dấu dùng xong được cất
vào tủ và khóa cẩn thận.

15

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị.
3.1. Nhận xét, đánh giá.
Trong những ngày đi kiến tập tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 vừa qua,
bản thân em cảm thấy kiến thức mà mình đã tiếp nhận được qua bài giảng của
thầy cô có nhiều sự khác biệt. Bên cạnh đó em cũng học hỏi được những kinh
nghiệm và các thao tác thực hiện của cán bộ văn thư,đồng thời mỗi cơ quan,tổ
chức đều có một cách thức làm việc và hoạt động phù hợp với chức năng,nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị mình.
Sau hơn hai tuần kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ hết sức tận tình từ
các cán bộ nhân viên trong cơ quan nói chung và cán bộ văn thư nói riêng đã
trực tiếp hướng dẫn cho em. Chính vì vậy,bản thân em đã học hỏi được rất nhiều

điều qua lần khảo sát thực tế này,không chỉ riêng bản thân em mà tất cả các bạn
sinh viên đang theo học ngành Văn thư – Lưu trữ cũng đã ghi nhận cho mình
những kiến thức thực tế cũng như kiến thức xã hội khác.
Hiện tại ở mỗi trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư,
nhưng hiện nay còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Còn
người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng
để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu
quả tối ưu nhất.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu,
quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần
phải nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên, em nhận ra rằng ngoài kiến thức ghi nhận trong sách vở thì tại
cơ quan em kiến tập thì công tác văn thư nơi đây có hiều ưu điểm và nhược
điểm như sau:
a. Về ưu điểm:
•

Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
16

được quy định tại Thông thư số 01/2011/TT-BNV ngày 15/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
•

Phòng làm việc của cán bộ văn thư được bố trí gọn gàng,có đầy đủ các

trang thiết bị làm việc như : máy tính,máy in,điện thoại,tủ đựng tài liệu. Điều
này đã tạo điều liện thuận lợi cho việc giải quyết công việc một cách nhanh
chóng.
•

Cán bộ văn thư đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản hướng dẫn kịp

thời và đầy đủ đến các phòng, ban, cơ quan và đơn vị trực thuộc Sở triển khai
thực hiện như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng
ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu… góp
phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại từ nhiều
năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài
liệu lưu trữ…
•

Về cơ bản tại trường đã hình thành trong suy nghĩ của mỗi cán bộ,công

chức,viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư.
•

Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư

liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng
thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục
vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
b. Về nhược điểm:
•

Do kiêm nhiệm công việc nên cán bộ văn thư không có nhiều thời gian

để đầu tư cho công việc dẫn đến hiệu quả chưa cao,chưa có sự tích cực.
•

Một số văn bản soạn thảo đôi khi còn sai sót về thể thức khi trình cho

Hiệu trưởng kí.
•

Do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu,quá trình sắp xếp,quản lý tài liệu vẫn

còn nhiều hạn chế,bên cạnh đó là ý thức,trách nhiệm về công tác văn thư trong
cơ quan còn trì trệ,thiếu tính cầu thị,làm việc theo thói quen.
•

Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo

dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công,việc bóc bì và xem địa chỉ,ngày tháng
gấp gáp,không cẩn thận. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì
17

thiếu nhân lực và nhiều lý do khác.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan,tổ chức.
Nhằm thực hiện một số giải pháp để nâng cao chất lượng và khắc phục
những khó khăn bất cập trong công tác văn thư,lưu trữ. Từng bước hoàn thiện
công tác văn thư lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo,điều hành cải cách hành
chính trong giai đoạn mới. Với những vấn đề còn tồn tại trong công tác văn thư
lưu trữ tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 em xin đề ra một số biện pháp nâng cao
chất lượng công tác văn thư tại cơ quan như sau:

Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư của bán bộ
công chức tại cơ quan. Thực hiện nghiêm túc các quy trình,trình tự quản lý văn
bản đi đến theo đúng quy định của Nhà nước.
Hai là: Xây dựng các văn bản quản lý văn thư,lưu trữ thống nhất đồng bộ
có hiệu lực thực hiện.
Ba là: Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất đẻ xây dựng công tác văn thư.
Bốn là: Ap dụng các biện pháp lưu trữ tài liệu điện tử nhằm nâng quá quá
trình hiệu quả công việc.
Năm là: Tăng cường việc kiểm tra quá trình thực hiện công tác văn thư tại
phòng lưu trữ.
Sáu là: Đảm bảo giữ gìn đầy đủ tài đủ tài liệu của cơ quan, nội dung các
văn bản phải chính xác để khi cần thiết tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ
quan.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm
quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác
của mỗi cơ quan, tổ chức.
3.3. Một số khuyến nghị.
Qua công tác kiểm tra và thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ
18

quan, tổ chức cho thấy:
Công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ
chức chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban hành văn bản
còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn
bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn
bản đến chưa chặt chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc

chưa tốt. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ
sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống,
bỏ trong bao tải, thùng cattong… chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai
thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục
vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ
chức còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân là do Hiệu trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực
sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư; đội ngũ
cán bộ làm công tác văn thư về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ
chuyên môn; nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin
báo cáo chậm được thực hiện; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa phản ánh đúng
tình hình của cơ quan, tổ chức.
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông
tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu
trong văn thư.
Do đó em xin đề ra một số khuyến nghị sau:
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản và đăng ký văn
bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua
mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể
19

trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải
quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi
khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp

của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ
quan liêu giấy tờ. Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu
suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý.
Qua đó em xin kiến nghị một số ý kiến góp phần phát triển công tác văn
thư tại cơ quan như sau:
•

Có kế hoạch tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ cho

cán bộ văn thư. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy,tại chức hoặc thông
qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
•

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho
lưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
•

Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm

quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường

mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản
giấy ngày càng gia tăng.
•

Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các

văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức,
trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
20

3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường.
•

Đổi mới quản lý công tác văn thư.

•

Mỗi một cán bộ văn thư đều phải có trách nhiệm thúc đẩy sự phát triển

cho ngành lưu trữ tại cơ quan mình.
•

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền,phổ biến pháp luật về văn thư,lưu trữ.

•

Nắm vững các quy định của Nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ để áp

dụng vào công việc.
•

Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức Văn thư cơ

quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức Văn thư.
•

Công chức Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập

nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác Văn thư; rèn luyện cho mình
những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác Văn
thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương
tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong
cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần
trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác Văn thư là
phải bảo đảm bí mật văn bản. Do đó ngoài việc nắm vững các danh mục tuyệt
mật, tối mật, mật trong ngành Kiểm sát nhân dân để xử lý đúng quy trình, Văn
thư cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn.
Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức
đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do
đó, điều đầu tiên phải làm là để mọi người, nhất là Văn thư cơ quan phải nhận
thức đúng về tầm quan trọng của công tác Văn thư, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò
của công tác Văn thư trong hoạt động của cơ quan.
Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở các
tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư; thể hiện ở
niềm tin của cán bộ nhân viên đối với công tác Văn thư; sự quán triệt thực hiện
nghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư.
Công chức Văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác Văn thư,
yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt

21

trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị
đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một
cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì Văn thư phải
góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ
đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có
sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác Văn thư thì Văn thư cơ quan và
toàn thể cán bộ, công chức sẽ nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.

22

C. PHẦN KẾT LUẬN
Trong suốt 2 tuần đi kiến tập tại Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đối với cá
nhân em – đây là một quá trình xây dựng lại kiến thức trong 3 năm Đại học. Bởi
tất cả những gì em được biết chỉ là qua sách vở,chỉ được nghe mà không được
chứng kiến. Tuy nhiên,đây là lần học hỏi và tìm tòi sâu sắc nhất để em cảm thấy
yêu ngành nghề mà mình đã lựa chọn và quyết tâm theo đuổi.
Đối với Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 công tác văn thư cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo

thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
trường.
Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài
lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và
trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.
Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới
có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của
những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu
tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác
văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Qua lần kiến tập này em đã nhìn thấy về công tác văn thư bao gồm các
nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập
23

A. PHẦN MỞ ĐẦUCông tác văn thư là một bộ phận gắn liền với những hoạt động giải trí chỉ huy, điềuhành việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai. Hiệu quả hoạt động giải trí quản trị của những cơquan, tổ chức triển khai một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà lúc bấy giờ trong những cơ quan, tổ chức triển khai, công tác văn thưngày càng được chăm sóc nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hànhchính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trungđổi mới. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ phân phối kịpthời, rất đầy đủ, đúng mực những thông tin thiết yếu ship hàng trách nhiệm quản trị Nhànước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị chức năng nói riêng. Công tác quản trị Nhànước yên cầu phải có rất đầy đủ thông tin thiết yếu, được cung ứng từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin hầu hết nhất, đúng chuẩn nhất là thông tinbằng văn bản. Công tác văn thư nếu được triển khai tốt sẽ góp thêm phần xử lý công việccủa cơ quan được nhanh gọn, đúng chuẩn, nâng cao chất lượng, đúng chínhsách, đúng chính sách, giữ gìn tốt bí hiểm của Đảng, của Nhà nước, hạn chế đượcquan liêu sách vở và những việc làm trái pháp lý. Công tác văn thư giúp bảo vệ giữ gìn vừa đủ mọi chứng cứ về hoạt độngcủa cơ quan cũng như của từng cá thể giữ những nghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau trong cơquan. Công tác văn thư bảo vệ giữ gìn vừa đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện kèm theo làmtốt công tác lưu trữ. Theo kế hoạch của Nhà trường nói chung và của Khoa Văn thư – Lưu trữnói riêng, em đã có thời hạn hơn bốn tuần kiến tập ( từ ngày 01/06 đến17 / 06/2016 ) tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2. Nội dung kiến tập gồm có : quan sát tình hình tổ chức triển khai và cán bộ làm côngtác văn thư, tình hình quản trị và chỉ huy công tác văn thư, tình hình thực hiệnnội dung công tác văn thư tại cơ quan. Trong đó, về công tác văn thư gồm có : thiết kế xây dựng và phát hành văn bản, quản trị văn bản đi, quản trị và xử lý văn bảnđến, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản trị và sửdụng con dấu. Từ những kiến thức và kỹ năng đã được học cùng với thời hạn kiến tập như trên đãkhông chỉ giúp em hoàn thành xong hơn kiến thức và kỹ năng có sẵn mà còn mang lại cho emnhững kiến thức và kỹ năng thực tiễn mới lạ. Với bài báo cáo giải trình của mình, em xin được trình diễn toàn bộ những gì đã thấy, được chính tay mình làm so với kim chỉ nan đã được học ở trường trong suốt thờigian kiến tập tại cơ quan. Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bịcho em một số ít kỹ năng và kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác văn thư so với sự tăng trưởng của quốc gia. Văn thư là một bộ phận thực thi công dụng giúp việc, Giao hàng cho cơ quan, làtrụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức thao tác, là khu vực giaotiếp và những hoạt động giải trí khác của cơ quan. Văn thư là một việc làm không thểthiếu trong những cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong những trường họcnói riêng. Vai trò của công tác văn thư so với công tác quản trị hành chính Nhànước là rất quan trọng. Từ việc chỉ huy, điều hành quản lý, quyết định hành động đến việc thi hànhđều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, phát hành, sử dụng và lưu trữ văn bản. Trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai bấtkỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thểthiếu giúp cho cơ quan hoạt động giải trí có hiệu suất cao. Với đặc thù đặc trưng của ngànhgiáo dục, việc tiếp đón những loại văn bản, công văn, thông tư, thông tư, nghịđịnh … là rất nhiều nên nó yên cầu người làm công tác văn thư trong trường họcphải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp ; phải biết sắp xếp, phân loại và giải quyết và xử lý những vănbản nhận được một cách khoa học, nhanh gọn và đúng mực giúp hiệu trưởngnắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng xử lý ; triển khai một cách chínhxác và kịp thời nhằm mục đích giúp nhà trường triển khai xong tốt trách nhiệm. Công tác văn thư là công tác nhằm mục đích bảo vệ thông tin văn bản, phục vụhọat động quản trị, quản lý và điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồmcác việc về soạn thảo, phát hành văn bản, quản trị văn bản và những tài liệu kháchình thành trong quy trình hoạt động giải trí của nhà trường ; lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào lưu trữ, quản trị và sử dụng con dấu trong văn thư. Trong quátrình thực thi công tác văn thư ở trường cần bảo vệ tính nhanh gọn, chínhxác, tân tiến và bí hiểm. Việc lưu trữ và soạn thảo văn bản là một việc làm không hề thiếu trongcác trường học nói riêng và những cơ quan hành chính Nhà nước nói chung. Các hồsơ, tài liệu văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn phân phối những thông tin có giátrị pháp lý, đúng mực và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việccủa nhà trường được thực thi nhanh hay chậm, đúng mực hay không đều doviệc đảm nhiệm soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩnthận ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, triển khai tốt công tác văn thưcũng sẽ góp thêm phần thực thi tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản, phục vụtốt cho hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Thu thập và giải quyết và xử lý thông tin là việc làm liên tục so với những trườnghọc nói chung. Hiệu trưởng trường học muốn quản trị tốt những hoạt động giải trí của nhàtrường một cách kịp thời yên cầu phải có thông tin đúng chuẩn phải bảo vệ tínhthực tiễn một cách tổng lực. Do đó, công tác văn thư phải được coi trọng. Công tác văn thư hành chính bảo vệ thực thi tốt sẽ giúp cho lãnh đạonhà trường triển khai những trách nhiệm quản trị nhà trường đúng theo quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượnggiáo giục theo tiềm năng ngành đề ra. Từ những điều vừa nêu trên và qua thời hạn kiến tập, em nhận thấy đểlàm tốt trách nhiệm công tác văn thư yên cầu người làm công tác này cần phải hiểucông tác văn thư là hàng loạt việc làm về soạn thảo, phát hành, tổ chức triển khai giải quyếtvà quản trị văn bản theo khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm và tính năng của những đơn vị chức năng mộtcách nhanh gọn, đúng chuẩn và bí hiểm. Người làm công tác này phải luôn năngđộng, phát minh sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm mục đích giúpcho việc xử lý việc làm ở cơ quan được nhanh gọn, đúng chuẩn, đúngđường lối, đúng chính sách ; đồng thời giúp cho việc quản trị, chỉ huy và kiểm tracông việc trong cơ quan được ngặt nghèo. Ngoài nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, bản thân emcòn nhận thấy được công tác văn thư tại Văn phòng Trường Tiểu học Mỹ Đìnhcòn sống sót những điểm chưa ổn. Những chưa ổn này vừa do ý muốn chủ quan, vừa do điều kiện kèm theo khách quan. Nghiên cứu về công tác văn thư của Trường Tiểuhọc Mỹ Đình nhằm mục đích nhìn nhận thực trạng hoạt động giải trí tại trường và đưa ra một sốkiến nghị, giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí của công tác văn thư tạitrường cho tương thích với đặc thù và tình hình hoạt động giải trí chung. Từ đó thấyđược nghĩa vụ và trách nhiệm, nghĩa vụ và trách nhiệm của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn. Trong thời hạn kiến tập vừa mới qua em đã gặp được nhiều thuận tiện nhờ sựgiúp đỡ của Nhà trường, của những thầy cô đã giảng dạy chúng em, đặc biệt quan trọng có sựhướng dẫn chỉ bảo trực tiếp, nhiệt tình của những cô chú cán bộ của bộ phận Vănthư trường học. Bên cạnh đó em vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn vất vả như việc vậndụng kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tiễn còn chưa thành thạo, chưa chớp lấy tốt tiếntrình việc làm nói chung và nhiệm vụ văn thư tại cơ quan nói riêng. Việc Nhà trường cùng Khoa em đang theo học lên kế hoạch kiến tập chotoàn thể sinh viên năm hai nói chung cũng như em nói riêng là vô cùng ý nghĩa, bởi đây sẽ là cơ sở, là nền móng tạo điều kiện kèm theo cho chúng em tiếp thu kiến thứcmới, rút kinh nghiệm tay nghề cho đợt thực tập sau này và Giao hàng cho việc làm củachúng em trong tương lai. Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn thâm thúy của mình tới cô Vũ ThịThu Hà – cán bộ văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình trợ giúp, đônđốc, động viên em hoàn thành xong tốt báo cáo giải trình kiến tập này. Em xin trân trọng cảmơn ban chỉ huy nhà trường và toàn thể những cô chú trong phòng văn thư củatrường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện kèm theo thuận lời cho emtrong suốt thời hạn kiến tập tại trường. Và em cũng xin được gửi lời cảm ơn tớicô Trịnh Thị Kim Oanh cùng những giảng viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ TP. Hà Nội đã phân phối cho em những kỹ năng và kiến thức nền tảngkiến thức cơ bản và đào tạo và giảng dạy điều kiện kèm theo tổ chức triển khai đợt kiến tập này cho chúng em. Em xin hứa sẽ cố gắng nỗ lực học tập tốt hơn nữa, đem những kỹ năng và kiến thức đã đượctrang bị ở trường và thực tiễn để góp phần hết mình cho ngành nghề, công việcsau này của em. Em xin trân thành cảm ơn ! Thành Phố Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016S inh viênPhạm Thị HạB. PHẦN NỘI DUNGChương 1 : Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 21.1. Lịch sử hình thành, tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổchức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.1.1. 1. Lịch sử hình thànhMỹ đình trước kia là một xã ven đô đang trong quy trình đô thị hóa nhanh. Diện tích đất tự nhiên của xã gần 500 ha gồm 4 thôn, 4 khu nhà ở và 34 cơquan, đơn vị chức năng, trường học đóng trên địa phận. Dân số trên địa phận xã trên 50 nghìnngười. Cùng với việc xây dựng Quận Nam Từ Liêm ngày 1 tháng 4 năm 2013 theo Nghị quyết 132 / NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của nhà nước về việcđiều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để xây dựng 2 Q. và 23 phường, xã Mỹ Đình được chia thành hai phường : P. Mỹ Đình 1 có diệntích 228.2 ha với 24.987 nhân khẩu và phường Mỹ Đình 2 có diện tích quy hoạnh 197 havới 26.991 nhân khẩu. Phường Mỹ Đình 2 gồm 15 tổ dân phố. Phường nằm trong khu vực có vận tốc tăng trưởng đô thị nhanh, lực lượnglao động dồi dào, có lợi thế về vị trí địa lý, nằm ở TT của Q. Nam TừLiêm. Với lợi thế ấy, địa phận phường rất thuận tiện trong việc giao thông vận tải, pháttriển kinh tế tài chính, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống vật chất và tinh thầncủa nhân dân. Các điều kiện kèm theo đó là nguồn lực can đảm và mạnh mẽ để tăng trưởng những loại hìnhkinh doanh, dịch vụ, tích hợp với tăng trưởng làng nghề truyền thống lịch sử. Song, đi kèmvới sự tăng trưởng hạ tầng, kinh tế tài chính, chính trị là sự ngày càng tăng về dân số cơ học. Trường Tiểu học công lập Mỹ Đình được xây dựng năm 1956 với diệntích bắt đầu chỉ 4800 mét vuông. Năm 2011 – 2012, trường được xây mới theo QĐ số2180 / QĐ – UBND của Ủy Ban Nhân Dân huyện Từ Liêm. Trường có diện tích quy hoạnh 13 480 m 2 nằm tại Thôn Phú Mỹ xã Mỹ Đình – Huyện Từ Liêm – TP. Hà Nội. Nhà trường có một cơ sở vật chất khang trang, sạch sẽ và đẹp mắt. Toàn trường cóbốn khu nhà cao tầng liền kề. 33 phòng học văn hóa truyền thống với những thiết bị dạy học văn minh : máy chiếu, tivi, đầu video, máy projector, máy tính nối mạng … 9 phòng học công dụng : phòng máy tính, phòng thư viện, phòng LABhọc Tiếng Anh, phòng học nhạc, phòng học mĩ thuật, phòng học đa năng. Nhà thể chất và khu nhà bếp với khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại đảm bảo điềukiện tốt nhất cho học viên học tập và rèn luyện. Sân chơi thoáng rộng, thoáng mát, thật sạch, bảo đảm an toàn. Phòng kho sách – Phòng văn thư. Từ khi xây dựng, trường đã vượt qua nhiều khó khăn vất vả, không ngừng pháttriển cả về số lượng và chất lượng, cơ sở vật chất ngày càng khang trang, độingũ giáo viên đều có trình độ trên chuẩn, năng lượng trình độ vững vàng, luônyêu nghề, tận tâm với việc làm … Chính vì thế, nhiều năm liền, nhà trườngluôn được công nhận Tập thể lao động Tiên tiến cấp Huyện. Để tạo điều kiện kèm theo cho học viên Nhà trường tăng trưởng tổng lực, nhằm mục đích pháthuy hơn nữa những thành tích đã đạt được, phân phối nhu yếu thay đổi giáo dục, cấp ủy Đảng, chính quyền sở tại nhân dân xã Mỹ Đình, tập thể cán bộ giáo viên, nhânviên nhà trường quyết tâm kiến thiết xây dựng trường đạt thương hiệu : TRƯỜNG CHUẨNQUỐC GIA MỨC ĐỘ 1 năm 2013.1.1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạnTrường Tiểu học Mỹ Đình 2 có trách nhiệm và quyền hạn sau đây : Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giải trí giáo dục đạt chất lượng theomục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáodục và Đào tạo phát hành. Huy động trẻ nhỏ đi học đúng độ tuổi, hoạt động trẻ nhỏ khuyết tật, trẻem đã bỏ học đến trường, triển khai phổ cập giáo dục và chống mù chữ cho cộngđồng. Nhận bảo trợ và giúp những cơ quan có thẩm quyền quản trị những hoạt độnggiáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền. Tổ chức kiểm tra vàcông nhận hoàn thành xong chương trình tiểu học cho học viên trong nhà trường vàtrẻ em trong địa phận trường được phân công đảm nhiệm. Xây dựng, tăng trưởng nhà trường theo những lao lý của Bộ Giáo dục đào tạo vàĐào tạo và trách nhiệm tăng trưởng giáo dục của địa phương. Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục. Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới và học viên. Phối hợp với mái ấm gia đình, những tổ chức triển khai và cá thể trong hội đồng thựchiện hoạt động giải trí giáo dục. Tổ chức cho cán bộ quản trị, giáo viên, nhân viên cấp dưới và học viên tham giacác hoạt động giải trí xã hội trong hội đồng. Thực hiện những trách nhiệm và quyền hạn khác theo lao lý của Phápluật. 1.1.3. Cơ cấu tổ chứcCơ cấu tổ chức triển khai gồm có : Hội đồng trường ( gồm 13 thành viên ) Ban Giám hiệu : 01 Hiệu trưởng và 02 Phó hiệu trưởngTổ trình độ ( gồm 7 tổ ) : tổ khối 1, 2, 3, 4, 5 ; tổ Văn – Thể – Mỹ ; tổVăn phòngĐội ngũ giáo viên gồm 44 ngườiĐội ngũ Tổng đảm nhiệm Đội TNTP có 01 ngườiĐội ngũ công nhân viên gồm 14 ngườiTổ chức Đảng ( chi bộ ) ; đoàn thể ( công đoàn, Đoàn người trẻ tuổi ) Hội đồng thi đua – khen thưởng – kỷ luậtHội đồng tư vấn. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC MỸ ĐÌNH 2C hi bộCôngđoànBan GiámhiệuĐoànTNCSĐoànTNTPHội chamẹ họcsinhTổ VănphòngTổ Văn Thể – MỹTổ chuyênmônThư việnTổ 1T hiết bịTổ 2Y tếTổ 3K ế toánTổ 4T hủ quỹTổ 5V ăn thư1. 2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của bộ phận vănthư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.1.2. 1. Chức năngBộ phận văn thư của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có tính năng tích lũy, cung ứng thông tin ship hàng cho hoạt động giải trí quản trị của nhà trường. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạnThực hiện những lao lý của pháp lý, thời hạn qua công tác văn thư ởtrường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã được những cơ quan chăm sóc nên đã tổ chức triển khai thựchiện dần đi vào nề nếp và đạt 1 số ít hiệu quả nhất định, bảo vệ cung ứng thôngtin kịp thời Giao hàng cho sự chỉ huy, chỉ huy và quản lý ; tạo điều kiện kèm theo choviệc tra cứu, điều tra và nghiên cứu ship hàng cho công tác văn thư tăng trưởng. Công tác văn thư ở trường gồm có những trách nhiệm sau : Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến. Trình, chuyển giao văn bản đến cho những đơn vị chức năng, cá thể sau khi có ý kiếncủa chỉ huy đơn vị chức năng đảm nhiệm văn thư. Giúp chỉ huy đơn vị chức năng đảm nhiệm văn thư theo dõi đôn đóc việc giảiquyết văn bản đến. Tiếp nhận những văn bản trình người có thẩm quyền xem xét duyệt, ký banKiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật trình diễn ; ghi số, ngày, tháng ; hành. đóng dấu mức độ khẩn, mật. Đăng kí, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi. Sao văn bản theo công dụng, trách nhiệm, chuyển nhượng ủy quyền của Ban giám hiệu. Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng cho việc tra cứu, sử dụng bản lưuQuản lý sổ sách và cơ sở tài liệu đăng kí, quản trị văn bản. Bảo quản, sử dụng con dấu của trường và những loại con dấu khác. Áp dụng những thành tựu khoa học, thông tin vào công tác văn thư. Cung cấp thông tin thiết yếu cho Hiệu trưởng để ship hàng cho hoạt độngquản lý của nhà trường. Là cầu nối giữa Hiệu trưởng với những cán bộ nhân viên cấp dưới. Để thực thi những trách nhiệm này rất cần sự đồng thuận, san sẻ kịpthời của những cán bộ nhân viên cấp dưới trong trường, sự chung tay, góp phần và sự đánhgiá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không xem nhẹ công tác này và phủnhận những góp phần của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ để công tácvăn thư của trường ngày càng có vị trí xứng danh và phát huy được tầm quantrọng vốn có : Bảo đảm thông tin, phân phối những tài liệu, tư liệu, số liệu đángtin cậy, Giao hàng mục tiêu, nhu yếu của những cán bộ nhân viên cấp dưới. 1.2.3. Cơ cấu tổ chứcCơ cấu tổ chức triển khai của Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 chỉ có một cán bộ vănthư kiêm nhiệm. 10C hương 2 : Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức2. 1. Hoạt động quản lýTrong hoạt động giải trí quản trị của trường Tiểu học Mỹ Đình 2, lúc bấy giờ hầu hếtcác việc làm từ chỉ huy, điều hành quản lý, quyết định hành động, thi hành so với những lĩnh vựcđều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, phát hành vàtổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Dođó, vai trò của công tác văn thư so với hoạt động giải trí quản trị là rất quan trọng đượcthể hiện ở 4 điểm sau : Thứ nhất, góp thêm phần quan trọng bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí quản trị ; cung ứng những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng đáng tin cậy ship hàng những mục tiêu chínhtrị, kinh tế tài chính, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung ứng những thông tin quá khứ, những địa thế căn cứ, những vật chứng Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị của những cơquan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và xử lý giải quyết và xử lý nhanh gọn và phân phối được những nhu yếu của tổ chức triển khai, cá thể. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện đi lại theo dõi, kiểm tra việc làm mộtcách có mạng lưới hệ thống, qua đó cán bộ, công chức hoàn toàn có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực thi tốt những tiềm năng quản trị : hiệu suất, chất lượng, hiệu suất cao vàđây cũng là những tiềm năng, nhu yếu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta lúc bấy giờ. Thứ ba, tạo công cụ để trấn áp việc thực thi quyền lực tối cao của những cơ quan, tổ chức triển khai. Góp phần giữ gìn những địa thế căn cứ, dẫn chứng về hoạt động giải trí của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Thứ tư, góp thêm phần bảo vệ bí hiểm những thông tin có tương quan đến cơ quan, tổ chức triển khai và những bí hiểm vương quốc. Trong quy trình thực thi nội dung của công tác văn thư ở trường phảiđảm bảo những nhu yếu dưới đây : a. Nhanh chóng là nhu yếu so với công tác văn thư. Quá trình giải quyếtcông việc của những cơ quan phụ thuộc vào nhiều vào việc thiết kế xây dựng văn bản và tổchức quản trị, xử lý văn bản. Khi thực thi nhu yếu này phải xem xét mức11độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để thiết kế xây dựng và ban hành văn bảnnhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu tráchnhiệm xử lý, không để sót việc, chậm việc và phải lao lý rõ thời hạn giảiquyết và đơn giản hóa thủ tục xử lý văn bản. b. Chính xác – Về nội dung : nội dung văn bản phải cung ứng nhu yếu xử lý côngviệc và không trái với những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, dẫn chứngphải trung thực, số liệu phải không thiếu, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hànhphải đúng về thể loại, đúng mực về thẩm quyền phát hành. – Về nhiệm vụ văn thư : triển khai đúng chính sách công tác văn thư và cáckhâu nhiệm vụ đơn cử như đánh máy văn bản, ĐK, chuyển giao và quản lývăn bản … c. Bí mật là nhu yếu quản trị so với công tác văn thư, là biểu lộ tậptrung mang tính chính trị của công tác văn thư. d. Hiện đại : Việc thực thi công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng văn minh. Hiện đại hóa công tác văn thư làmột trong những tiền đề nhằm mục đích nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu yếu cấp bách của mỗi những cơ quan. Tuy nhiên, quy trình hiệnđại hóa công tác văn thư phải được triển khai từng bước, tương thích với tổ chức triển khai, trình độ cán bộ và điều kiện kèm theo của từng cơ quan, tổ chức triển khai. Nói đến văn minh hóacông tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng tân tiến. Vì vậy, mỗi cán bộ nhân viên cấp dưới trong Nhà trường đều phải có một nhậnthức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để hoàn toàn có thể đưa ra nhữngbiện pháp tương thích nhằm mục đích đưa công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị chức năng đi vào nề nếpvà nâng cao hiệu suất cao quản trị của những cơ quan, đơn vị chức năng. Tuy nhiên, thời hạn quacông tác văn thư còn thể hiện một số ít hạn chế như : Lãnh đạo những cơ quan, đơn vịchưa thực sự chăm sóc đến công tác quản trị và hoạt động giải trí thuộc nghành vănthư, lưu trữ ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượngvà chưa phân phối nhu yếu về trình độ nhiệm vụ ; việc ứng dụng công nghệ12thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế … Công tác văn thư tại trường TH Mỹ Đình 2 được quản trị theo hình thứctập trung. Phòng văn thư là đầu mối tiếp đón mọi văn bản đến cơ quan, cũngnhư làm thủ tục phát hành văn bản ra bên ngoài. Công tác văn thư tại trường được đặt dưới sự quản trị trực tiếp của Hiệutrưởng. 2.2. Hoạt động nghiệp vụCông tác văn thư gồm có nhiều nội dung với những mức độ phức tạpkhác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và năng lực, mỗi người trong cáccơ quan, tổ chức triển khai đảng, tổ chức triển khai chính trị-xã hội hoàn toàn có thể tham gia vào những nộidung nhất định. Để cho việc làm thực thi được thuận tiện, cần phải có sự phâncông, phân nhiệm rõ ràng, đơn cử cho từng người, từng bộ phận trong những cơquan, tổ chức triển khai. Các cơ quan, tổ chức triển khai dù lớn hay nhỏ, muốn triển khai tính năng, nhiệmvụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để thông dụng những chủ trương, chủ trương, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ xảy ra trong hoạt động giải trí hàng ngày. Đặc biệt, so với Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng tổ chức triển khai quản lý cỗ máy, có chức năngthông tin tổng hợp Giao hàng chỉ huy, chỉ huy thì công tác văn thư lại càng quantrọng, nó giữ vị trí trọng điểm trong công tác văn phòng. Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2 công tác văn thư là khâu nghiệp vụđưa cán bộ trình độ đến gần hơn với việc quản trị và tra tìm văn bản. Mặcdù ở trường chỉ có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhưng vẫn bảo vệ đúngquy trình pháp luật của Nhà nước về việc giao nộp và lưu giữ văn bản. Công tác văn thư trường học gồm những việc làm sau : – Quản lý văn bản đến : Văn bản đến của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được cán bộ văn thư xử lýnhư sau : + Nhận văn bản đến ; + Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng đến ; 13 + Trình văn bản đến cho Hiệu trưởng ; + Đăng ký văn bản đến vào sổ quản trị văn bản đến ; + Chuyển giao văn bản đến cho những tổ trình độ ; + Theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc xử lý văn bản đến. – Quản lý văn bản đi : Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2, văn bản đi đa phần là văn bản hànhchính thường thì. Việc quản trị văn bản đi được thực thi như sau : + Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình diễn văn bản, ghi số, ngày, tháng vănbản ; + Đóng dấu văn bản đi ; + Đăng ký văn bản đi vào sổ quản trị văn bản đi ; + Chuyển giao văn bản đi ; + Lưu văn bản đi. – Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan : Việc lập hồ sơ được thực thi như sau : + Mở hồ sơ ; + Thu thập, update văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hô sơ ; + Kết thúc và biên mục hồ sơ. Trong trường học hình thành 3 loại hồ sơ : – Hồ sơ việc làm : Là tập hợp văn bản, tài liệu có tương quan với nhau vềmột yếu tố một vấn đề hình thành trong quy trình xử lý việc làm thuộcchức năng, trách nhiệm của đơn vị chức năng. – Hồ sơ nguyên tắc : Là tập bản sao những văn bản QPPL về từng mặt côngtác nhiệm vụ nhất định dùng để tra cứu, làm địa thế căn cứ pháp lý khi xử lý côngviệc hàng ngày. – Hồ sơ nhân sự : Là tập văn bản, tài liệu có tương quan về một cá thể cụthể ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh … ). – Công tác kiến thiết xây dựng và ban hành văn bảnXây dựng và phát hành văn bản là bước tiên phong trong hàng loạt công tác14văn thư. Nội dung của thiết kế xây dựng và phát hành văn bản của cơ quan gồm có : + Thảo văn bản : Để làm tốt bước này, cán bộ soạn thảo văn bản phảichuẩn bị, tìm những thông tin có tương quan tới nội dung phát hành văn bản. Sau đóchọn lọc ra những thông tin chính, quan trọng để thực thi thảo văn bản. + Lấy quan điểm của những đơn vị chức năng có tương quan ; + Duyệt bản thảo, thay thế sửa chữa, bổ trợ bản thảo đã duyệt ; + Bản thảo sau khi lấy quan điểm bổ trợ từ những ban, đơn vị chức năng có tương quan sẽtrình lên chỉ huy, xem xét, thay thế sửa chữa, và bổ trợ nếu thiết yếu ; + Kiểm tra văn bản trước khi ký phát hành ; + Ký và phát hành văn bản. Văn bản được bản được phát hành nếu thuộc thẩm quyền của ai thì ngườiđó trực tiếp kí. Nếu người kí vắng mặt thì cấp dưới có quyền kí thay trong phạmvi quyền hạn của mình. Văn bản sau khi đã được ký thì đưa về bộ phận Văn thưđể đóng dấu, sao chép và phát hành văn bản. Các loại văn bản do trường phát hành đa dạng và phong phú về thể loại, thông thườnglà : quyết định hành động, kế hoạch, thông tin, báo cáo giải trình, văn bản hướng dẫn của cơ quan, công văn của cơ quan, công văn của văn phòng. – Quản lý và sử dụng con dấu : Con dấu của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được giao cho cán bộ văn thưgiữ và việc đóng dấu được triển khai tại cơ quan. Con dấu dùng xong được cấtvào tủ và khóa cẩn trọng. 15C hương 3 : Nhận xét, nhìn nhận và đưa ra khuyến nghị. 3.1. Nhận xét, nhìn nhận. Trong những ngày đi kiến tập tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 vừa mới qua, bản thân em cảm thấy kỹ năng và kiến thức mà mình đã tiếp đón được qua bài giảng củathầy cô có nhiều sự độc lạ. Bên cạnh đó em cũng học hỏi được những kinhnghiệm và những thao tác thực thi của cán bộ văn thư, đồng thời mỗi cơ quan, tổchức đều có một phương pháp thao tác và hoạt động giải trí tương thích với công dụng, nhiệmvụ của cơ quan đơn vị chức năng mình. Sau hơn hai tuần kiến tập em đã nhận được sự trợ giúp rất là tận tình từcác cán bộ nhân viên cấp dưới trong cơ quan nói chung và cán bộ văn thư nói riêng đãtrực tiếp hướng dẫn cho em. Chính thế cho nên, bản thân em đã học hỏi được rất nhiềuđiều qua lần khảo sát thực tiễn này, không riêng gì riêng bản thân em mà toàn bộ những bạnsinh viên đang theo học ngành Văn thư – Lưu trữ cũng đã ghi nhận cho mìnhnhững kỹ năng và kiến thức thực tiễn cũng như kỹ năng và kiến thức xã hội khác. Hiện tại ở mỗi trường học đều sắp xếp một nhân viên cấp dưới làm công tác văn thư, nhưng lúc bấy giờ còn một số ít nơi chưa thật sự chăm sóc đến yếu tố này. Cònngười đảm nhiệm trực tiếp việc làm còn lãnh đạm, không nắm hết được những kỹ năngđể xử lý việc làm nên dẫn đến tính đúng mực không cao và không có hiệuquả tối ưu nhất. Để có một văn bản mang tính đúng mực cao, yên cầu người đảm nhiệm côngtác văn thư cần phải có những kiến thức và kỹ năng về thiết kế xây dựng văn bản, cần nắm được cácphương pháp soạn thảo văn bản vừa khá đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗiloại văn bản đơn cử do Nhà nước lao lý. Để ship hàng tốt công tác điều tra và nghiên cứu, quản trị, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ yên cầu cầnphải nhanh gọn, đúng chuẩn. Tuy nhiên, em nhận ra rằng ngoài kỹ năng và kiến thức ghi nhận trong sách vở thì tạicơ quan em kiến tập thì công tác văn thư nơi đây có hiều ưu điểm và nhượcđiểm như sau : a. Về ưu điểm : Các văn bản được phát hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày16được pháp luật tại Thông thư số 01/2011 / TT-BNV ngày 15/01/2011 của Bộ Nộivụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản. Phòng thao tác của cán bộ văn thư được sắp xếp ngăn nắp, có không thiếu cáctrang thiết bị thao tác như : máy tính, máy in, điện thoại thông minh, tủ đựng tài liệu. Điềunày đã tạo điều liện thuận tiện cho việc xử lý việc làm một cách nhanhchóng. Cán bộ văn thư đã kiến thiết xây dựng và phát hành nhiều văn bản hướng dẫn kịpthời và vừa đủ đến những phòng, ban, cơ quan và đơn vị chức năng thường trực Sở triển khaithực hiện như : Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản ; lập sổ theo dõi, đăngký, quản trị văn bản đi, văn bản đến ; công tác quản trị và sử dụng con dấu … gópphần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xử lý những sống sót từ nhiềunăm nay như yếu tố tổ chức triển khai cán bộ, chính sách giao nộp tài liệu, chính sách dữ gìn và bảo vệ tàiliệu lưu trữ … Về cơ bản tại trường đã hình thành trong tâm lý của mỗi cán bộ, côngchức, viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư. Đảm bảo thông tin cho hoạt động giải trí quản trị ; phân phối những tài liệu, tưliệu, số liệu ñáng an toàn và đáng tin cậy ship hàng những trách nhiệm chính trị của nhà trường. Đồngthời cung ứng những thông tin quá khứ, những địa thế căn cứ, những vật chứng phụcvụ cho hoạt động giải trí quản trị của nhà trường. b. Về điểm yếu kém : Do kiêm nhiệm việc làm nên cán bộ văn thư không có nhiều thời gianđể góp vốn đầu tư cho việc làm dẫn đến hiệu suất cao chưa cao, chưa có sự tích cực. Một số văn bản soạn thảo đôi lúc còn sai sót về thể thức khi trình choHiệu trưởng kí. Do kho lưu trữ chưa đạt nhu yếu, quy trình sắp xếp, quản lý tài liệu vẫncòn nhiều hạn chế, cạnh bên đó là ý thức, nghĩa vụ và trách nhiệm về công tác văn thư trongcơ quan còn ngưng trệ, thiếu tính cầu thị, thao tác theo thói quen. Việc giải quyết và xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theodõi xử lý văn bản còn chậm, bằng tay thủ công, việc bóc bì và xem địa chỉ, ngày thánggấp gáp, không cẩn trọng. Công nghệ thông tin chưa được vận dụng thoáng đãng vì17thiếu nhân lực và nhiều nguyên do khác. 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữcủa cơ quan, tổ chức triển khai. Nhằm triển khai 1 số ít giải pháp để nâng cao chất lượng và khắc phụcnhững khó khăn vất vả chưa ổn trong công tác văn thư, lưu trữ. Từng bước hoàn thiệncông tác văn thư lưu trữ để ship hàng tốt hơn việc chỉ huy, quản lý cải cách hànhchính trong tiến trình mới. Với những yếu tố còn sống sót trong công tác văn thưlưu trữ tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 em xin đề ra một số ít giải pháp nâng caochất lượng công tác văn thư tại cơ quan như sau : Một là : Tăng cường ý thức pháp lý trong công tác văn thư của bán bộcông chức tại cơ quan. Thực hiện tráng lệ những quá trình, trình tự quản trị vănbản đi đến theo đúng lao lý của Nhà nước. Hai là : Xây dựng những văn bản quản trị văn thư, lưu trữ thống nhất đồng bộcó hiệu lực hiện hành thực thi. Ba là : Đầu tư kinh phí đầu tư và cơ sở vật chất đẻ thiết kế xây dựng công tác văn thư. Bốn là : Ap dụng những giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử nhằm mục đích nâng quá quátrình hiệu suất cao việc làm. Năm là : Tăng cường việc kiểm tra quy trình triển khai công tác văn thư tạiphòng lưu trữ. Sáu là : Đảm bảo giữ gìn vừa đủ tài đủ tài liệu của cơ quan, nội dung cácvăn bản phải đúng chuẩn để khi thiết yếu tài liệu sẽ là dẫn chứng pháp lý của cơquan. Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầmquan trọng vốn có nhằm mục đích bảo vệ thông tin, cung ứng những tài liệu, tư liệu, sốliệu đáng an toàn và đáng tin cậy, Giao hàng kịp thời và có hiệu suất cao cho hoạt động giải trí thực tiễn, điều tra và nghiên cứu lịch sử vẻ vang trên tổng thể những nghành đời sống chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, xãhội và góp thêm phần quan trọng trong việc hoàn thành xong những chỉ tiêu kế hoạch công táccủa mỗi cơ quan, tổ chức triển khai. 3.3. Một số khuyến nghị. Qua công tác kiểm tra và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại những cơ18quan, tổ chức triển khai cho thấy : Công tác quản trị và hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ tại 1 số ít cơ quan, tổchức chưa được chăm sóc đúng mức ; công tác soạn thảo và ban hành văn bảncòn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình diễn, làm giảm hiệu lực thực thi hiện hành của vănbản hành chính, gây khó khăn vất vả khi tiếp đón và xử lý văn bản, quản trị vănbản đến chưa ngặt nghèo, việc thiết kế xây dựng hạng mục hồ sơ và lập hồ sơ công việcchưa tốt. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được tích lũy rất đầy đủ, còn nhiều hồsơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong … chưa được chỉnh lý, sắp xếp ; việc tra tìm, khaithác, sử dụng tài liệu chưa phân phối kịp thời ; cơ sở vật chất, trang thiết bị phụcvụ công tác lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở những cơ quan, tổchức còn thiếu nhiều ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân là do Hiệu trưởng cơ quan, đơn vị chức năng chưa thựcsự chăm sóc đến công tác quản trị và hoạt động giải trí thuộc nghành nghề dịch vụ văn thư ; đội ngũcán bộ làm công tác văn thư về số lượng và chưa phân phối nhu yếu về trình độchuyên môn ; nhiều hướng dẫn về trình độ, nhiệm vụ và chính sách thông tinbáo cáo chậm được triển khai ; nội dung báo cáo giải trình còn sơ sài, chưa phản ánh đúngtình hình của cơ quan, tổ chức triển khai. Về cơ bản hoàn toàn có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm mục đích bảo vệ thôngtin văn bản, ship hàng hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức triển khai. Nộidung công tác này gồm có những việc về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản lývăn bản và những tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan ; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ; và quản trị, sử dụng con dấutrong văn thư. Do đó em xin đề ra một số ít khuyến nghị sau : 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chứcTrong thời gian lúc bấy giờ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư phần nhiều mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản và ĐK vănbản đi, đến ( thay cách ĐK bằng sổ ). Việc quản trị và giải quyết và xử lý văn bản quamạng máy tính còn chưa được tiến hành triệt để. Các khâu nhiệm vụ cụ thể19trong văn thư như soạn thảo và giải quyết và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giảiquyết văn bản được coi là một quá trình cần được kiểm soát và chấn chỉnh. Trong khi đó, mọikhâu trong quá trình nhiệm vụ của công tác văn thư đều hoàn toàn có thể nhờ sự trợ giúpcủa công nghệ thông tin để tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, công sức của con người và đặc biệt quan trọng là hạn chế tệquan liêu sách vở. Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệusuất việc làm, xử lý giải quyết và xử lý nhanh gọn và cung ứng được những nhu yếu củatổ chức, cá thể. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện đi lại theo dõi, kiểm tra côngviệc một cách có mạng lưới hệ thống, qua đó cán bộ, công chức hoàn toàn có thể kiểm tra, đúc rútkinh nghiệm góp thêm phần thực thi tốt những tiềm năng quản trị. Qua đó em xin đề xuất kiến nghị một số ít quan điểm góp thêm phần tăng trưởng công tác vănthư tại cơ quan như sau : Có kế hoạch tổ chức triển khai giảng dạy, tu dưỡng nâng cao trình độ cán bộ chocán bộ văn thư. Các hình thức đào tạo và giảng dạy hoàn toàn có thể là chính quy, tại chức hoặc thôngqua những lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức triển khai. Tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành tronghoạt động của những cơ quan, tổ chức triển khai là nguồn bổ trợ liên tục, hầu hết cholưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi việc làm của cơquan, tổ chức triển khai đều được văn bản hoá. Giải quyết xong việc làm, tài liệu đượclập hồ sơ vừa đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng lao lý sẽ tạo thuận tiện chocông tác lưu trữ thực thi những khâu nhiệm vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu bền hơn về sau. Ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư như phần mềmquản lý văn bản đi, văn bản đến, quản trị văn bản và lập hồ sơ trong môi trườngmạng nhằm mục đích tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn, sức lực lao động và hạn chế khối lượng văn bảngiấy ngày càng ngày càng tăng. Thường xuyên update, thông dụng, hướng dẫn, kiểm tra triển khai cácvăn bản lao lý của pháp lý trong công tác văn thư, lưu trữ cho những đơn vịtrực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức ; từng cá thể cần nâng cao nhận thức, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ. 203.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. Đổi mới quản trị công tác văn thư. Mỗi một cán bộ văn thư đều phải có nghĩa vụ và trách nhiệm thôi thúc sự phát triểncho ngành lưu trữ tại cơ quan mình. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ cập pháp lý về văn thư, lưu trữ. Nắm vững những lao lý của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để ápdụng vào việc làm. Nâng cao trình độ, trình độ nhiệm vụ cho công chức Văn thư cơquan ; rèn luyện những kỹ năng và kiến thức, phẩm chất cần có của công chức Văn thư. Công chức Văn thư phải tiếp tục nghiên cứu và điều tra, liên tục cậpnhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác Văn thư ; rèn luyện cho mìnhnhững kỹ năng và kiến thức thiết yếu để bảo vệ thực thi tốt những nhu yếu của công tác Vănthư, đó là kỹ năng và kiến thức sử dụng thành thạo máy vi tính, kiến thức và kỹ năng sử dụng những phươngtiện kỹ thuật văn phòng văn minh ; kiến thức và kỹ năng tiếp xúc, ứng xử ; rèn luyện phongcách thao tác nhanh gọn, đúng chuẩn, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thầntrách nhiệm so với việc làm. Một trong những nhu yếu của công tác Văn thư làphải bảo vệ bí hiểm văn bản. Do đó ngoài việc nắm vững những hạng mục tuyệtmật, tối mật, mật trong ngành Kiểm sát nhân dân để giải quyết và xử lý đúng tiến trình, Vănthư cơ quan còn phải cẩn trọng khi phát ngôn. Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thứcđúng thì hành vi đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành vi sẽ sai. Dođó, điều tiên phong phải làm là để mọi người, nhất là Văn thư cơ quan phải nhậnthức đúng về tầm quan trọng của công tác Văn thư, hiểu rõ hơn về vị trí, vai tròcủa công tác Văn thư trong hoạt động giải trí của cơ quan. Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, bộc lộ ở cáctin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư ; biểu lộ ởniềm tin của cán bộ nhân viên cấp dưới so với công tác Văn thư ; sự không cho thực hiệnnghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư. Công chức Văn thư phải tự nhìn nhận về hoạt động giải trí của công tác Văn thư, yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt21trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động giải trí của cơ quan sẽ bịđình trệ. Văn thư là nơi quản trị nguồn vào, đầu ra những mẫu sản phẩm thao tác của mộtcơ quan, tổ chức triển khai. Muốn mẫu sản phẩm có chất lượng, đạt nhu yếu thì Văn thư phảigóp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụđều có vị trí khác nhau. Những vị trí này link với nhau thành một tổ chức triển khai cósức mạnh. Khi đã nhận thức khá đầy đủ về công tác Văn thư thì Văn thư cơ quan vàtoàn thể cán bộ, công chức sẽ nổ lực phấn đấu để triển khai xong trách nhiệm. 22C. PHẦN KẾT LUẬNTrong suốt 2 tuần đi kiến tập tại Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 so với cánhân em – đây là một quy trình thiết kế xây dựng lại kiến thức và kỹ năng trong 3 năm Đại học. Bởitất cả những gì em được biết chỉ là qua sách vở, chỉ được nghe mà không đượcchứng kiến. Tuy nhiên, đây là lần học hỏi và tìm tòi thâm thúy nhất để em cảm thấyyêu ngành nghề mà mình đã lựa chọn và quyết tâm theo đuổi. Đối với Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 công tác văn thư cũng có vai trò đặcbiệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức triển khai có tính năng, trách nhiệm riêng nhưngđều có một đặc thù chung là trong quy trình hoạt động giải trí đều sản sinh những giấytờ tương quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi thiết yếu. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là địa thế căn cứ xác nhậnsự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bảnđã quan trọng, việc lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi những cơ quan, tổ chức triển khai được xây dựng, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là ” huyết mạch ” trọnghoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm mục đích đảm bảothông tin bằng văn bản ship hàng kịp thời cho việc chỉ huy, quản trị điều hànhcông việc, cho việc triển khai công dụng, trách nhiệm, tác động ảnh hưởng trực tiếp tới việcgiải quyết việc làm hằng ngày, tới chất lượng và hiệu suất cao hoạt động giải trí củatrường. Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, sống sót song song với chiều dàilịch sử của dân tộc bản địa, chiều dài lịch sử vẻ vang hình thành của những cơ quan, tổ chức triển khai vàtrách nhiệm triển khai thuộc về toàn bộ những cá thể trong một cơ quan, tổ chức triển khai. Nhưng lúc bấy giờ, trong tâm lý của không ít người, công tác này hình như mớicó từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là việc làm sự vụ, sách vở đơn thuần củanhững người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những chăm sóc, chú trọng, đầutư xứng danh. Đây là tâm lý, là ý niệm chưa đúng khi nhìn nhận về công tácvăn thư, lưu trữ, thiết yếu phải được nhìn nhận lại. Qua lần kiến tập này em đã nhìn thấy về công tác văn thư gồm có cácnội dung như : Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản trị và sử dụng con dấu, lập23

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2