Chương 1 CÁC NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản rất đầy đủ của tài liệu tại đây ( 1.28 MB, 122 trang )

được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu,

tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ” [12, 173].

Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm

1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là “quá trình ghi chép số

lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các

lưu trữ” [13, 77].

Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tập thể các tác

giả bộ môn lưu trữ học, khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất

bản năm 1990 định nghĩa như sau: “Thống kê tài liệu là sử dụng những

phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số

lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng” [11, 145].

Phân tích các định nghĩa trên, chúng ta có thể thấy các định nghĩa đều

bao hàm nội dung là áp dụng các phương pháp thống kê để nhằm mục đích

nắm được số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ. Tuy nhiên, xét về mặt nội

hàm của khái niệm, các khái niệm này đều chưa chính xác ở những điểm sau:

Trong các khái niệm nêu trên, đối tượng công tác thống kê quá rộng,

vượt khỏi phạm vi khái niệm tài liệu lưu trữ. Đối tượng thống kê trong các

định nghĩa này thuộc phạm vi khái niệm thống kê công tác lưu trữ. Thống kê

tài liệu lưu trữ chỉ cung cấp các số liệu về tài liệu lưu trữ, bởi vì đối tượng tài

liệu lưu trữ chỉ là tài liệu lưu trữ, do vậy, thống kê tài liệu lưu trữ không cung

cấp số liệu về tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản.

Thống kê tài liệu lưu trữ không cho phép chúng ta nắm được chính xác

chất lượng của đối tượng thống kê, đó là tài liệu lưu trữ. Nó chỉ có thể cho

phép chúng ta nắm được các thông tin về số lượng, khối lượng, thành phần

của tài liệu lưu trữ, còn về nội dung của chúng, thống kê chỉ đề cập đến một

cách khái quát, tuỳ thuộc vào từng cấp độ và đối tượng của thống kê.

19

Như vậy, về mặt thuật ngữ, hiện tại chúng ta chưa có một khái niệm

thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu đưa ra

một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ là hết sức

cần thiết. Với đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại

tài liệu lưu trữ” do Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương làm Chủ nhiệm cùng tập thể

các nhà nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Cục Lưu trữ Nhà

nước tiến hành, khái niệm này được hiểu như sau: “Thống kê tài liệu lưu trữ

là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài

liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài

liệu lưu trữ” [31, 10].

Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước

hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. Chúng tôi cho

rằng,

trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống

kê công tác lưu trữ. Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong

những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ. Thống kê công tác lưu

trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học

và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài

liệu lưu trữ. Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng

hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, khái niệm mới của các

nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề

cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu

trữ. Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng “thống kê tài liệu lưu trữ là

quá trình ghi chép…” có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn

có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp

20

dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc

ghi chép, tính toán giản đơn.

Mới đây nhất, trong cuốn “Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các

Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga” và cuốn “Những nguyên tắc công tác

chủ yếu của các lưu trữ cơ quan” do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất

bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu

là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và

đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ

của tài liệu, trạng thái vật lý của tài liệu [86, 98].

Trong lưu trữ cơ quan, việc thống kê tài liệu được hiểu theo ba nội

dung sau:

– Đó là sự xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong những đơn

vị thống kê đã được ấn định và đăng ký chúng vào các công cụ thống kê;

– Thống kê tài liệu được hiểu là sự đăng ký chúng từ khi thu vào lưu

trữ, sự hiện diện, số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong

đơn vị thống kê.

– Thống kê tài liệu trong lưu trữ cơ quan là một trong những phương

pháp bảo đảm cho công tác bảo quản, kiểm tra sự có mặt của tài liệu trong

kho. [87, 48].

Như vậy, có thể nhận thấy rằng khái niệm này đã chỉ ra khá rõ ràng và

chuẩn xác đối tượng và phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ: đó là sự hiện

diện về số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong các đơn vị

thống kê trong kho lưu trữ.

Xuất phát từ những lý giải và thông tin trên, chúng tôi cho rằng, khái

niệm thống kê tài liệu lưu trữ có thể được hiểu một cách chung nhất như sau:

21

“Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình vận dụng những nguyên tác,

phương pháp và phương tiện nghiệp vụ thống kê để xác định rõ ràng và chính

xác số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu theo các đơn vị

thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong các kho

lưu trữ”.

Khái niệm này cho phép chúng ta xác định tương đối rõ ràng mục đích,

phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như phương pháp cơ bản trong

thống kê tài liệu lưu trữ.

Theo chúng tôi, chỉ khi nào hiểu rõ được khái niệm này, các nhà lưu trữ

mới có thể tiến hành xây dựng hệ thống công cụ thống kê và các phương pháp

thống kê phù hợp, nhằm nắm được chính xác, đầy đủ số liệu thống kê phục vụ

cho công tác quản lý cũng như tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ. Nắm chắc

khái niệm thống kê tài liệu là một trong những điều kiện quan trọng khi

nghiên cứu ứng dụng máy tính vào thống kê tài liệu, là cơ sở để xác định rõ

mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng của thống kê.

1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu

Theo khái niệm đã phân tích trên đây, mục đích cơ bản của thống kê tài

liệu lưu trữ là nhằm xác định số lượng của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị

thống kê, phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ.

Một trong những chức năng quan trọng của các kho lưu trữ là phải nắm

được cụ thể thành phần tài liệu thuộc diện quản lý, từ đó có phương hướng bổ

sung những tài liệu còn thiếu vào kho lưu trữ. Các kết quả thống kê tài liệu

lưu trữ có thể giúp cho các nhà quản lý kho lưu trữ xác định được phương

hướng này một cách đầy đủ, chính xác.

Trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các kết quả của thống kê tài liệu

lưu trữ giúp cho các kho lưu trữ chủ động hơn trong phục vụ các yêu cầu khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở hệ thống công cụ thống kê, các nhà

22

lưu trữ có thể xây dựng các công cụ tra cứu khoa học cho các kho lưu trữ,

phục vụ tra tìm tài liệu một cách thuận lợi, chính xác.

Trên cơ sở các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ có

thể xác định nhiệm vụ đặt ra cho ngành mình trong từng năm hay dài hạn như

các kế hoạch về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu, tu bổ phục chế,

làm bảo hiểm hay xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ…

1.1.3. Yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu

1.1.3.1. Yêu cầu

– Cũng như trong bất cứ một lĩnh vực khoa học nào khác của đời sống

xã hội, thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói

riêng đòi hỏi phải cụ thể và chính xác. Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ

phải bảo đảm cung cấp những số liệu chính xác, cụ thể về khối lượng, thành

phần tài liệu của từng phông hay trong toàn kho lưu trữ.

– Công tác thống kê tài liệu lưu trữ còn đòi hỏi phải kịp thời và toàn

diện. Yêu cầu này đòi hỏi các cơ quan hoặc kho lưu trữ phải thực hiện công

tác thống kê tài liệu lưu trữ đúng thời hạn quy định, đáp ứng các yêu cầu đặt

ra của công tác quản lý tài liệu lưu trữ.

– Thống kê tài liệu lưu trữ phải khoa học, các công cụ thống kê phải

phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu thực tế. Tính khoa học của hệ thống công

cụ thống kê biểu hiện ở sự áp dụng hiệu quả các công cụ này trong thực tế:

đơn giản, dễ áp dụng, chính xác, phản ánh được nhiều loại đối tượng thống kê

khác nhau của tài liệu lưu trữ.

1.1.3.2. Nguyên tắc của thống kê tài liệu lưu trữ

a) Thống kê tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của

công tác lưu trữ, do vậy, nó cũng phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của

23

công tác lưu trữ. Một trong những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc tập

trung thống nhất.

Theo nguyên tắc này, nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện

dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ cao nhất trong hệ thống về

mặt tổ chức cũng như nghiệp vụ. Theo quyền hạn của mình, cơ quan quản lý

lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác thống

kê ở các cơ quan lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, tập hợp và xử lý các số liệu

thống kê để gửi lên cơ quan quản lý cao hơn.

Nguyên tắc này còn biểu hiện sự thống nhất về các yếu tố mô tả cũng

như các ký hiệu dùng để cố định kết quả thống kê tài liệu lưu trữ. Điều này

bảo đảm tính liên tục trong thống kê, tính nhất quán và khả năng bổ sung lẫn

nhau về số liệu giữa các công cụ thống kê được lập ra ở từng cấp độ thống kê.

Biểu hiện rõ nhất của nguyên tắc tập trung thống nhất là các quy trình,

phương pháp thống kê tài liệu trong các cơ quan lưu trữ phải dựa trên cơ sở

sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về lưu trữ. Có

như vậy, các số liệu thống kê mới bảo đảm nhất quán, tạo điều kiện thuận lợi

cho việc thống kê ở các cấp độ cao hơn.

b) Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản

Công tác thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dựa vào mạng lưới

các kho lưu trữ đã được quy định cho toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia. Ngược

lại, hệ thống các công cụ thống kê lại chính là phương tiện để cố định vị trí

bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ, bảo đảm giữ gìn cho các khối tài liệu

không bị xáo trộn trong quá trình di chuyển và sử dụng chúng.

Sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ không những

là nguyên tắc mà còn là một yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm thực hiện

nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu trong từng lưu trữ. Nguyên tắc này yêu cầu

sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, có nghĩa là

24

phải bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức vật lý tài liệu theo các

cấp độ phân loại khác nhau, từ phân loại trong từng phông lưu trữ tới phân

loại trong toàn kho lưu trữ và mạng lưới các kho lưu trữ. Việc tổ chức khoa

học tài liệu trong từng phông hay tổ chức các phông tài liệu trong một kho lưu

trữ nhằm cố định vị trí của đối tượng thống kê theo phương án hệ thống hoá.

Phương án này tuỳ thuộc vào các đặc điểm của từng loại tài liệu (tài liệu

truyền thống, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…). Việc thống kê

tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp quản lý và theo phạm vi bảo quản sẽ

cho phép xác định được thành phần, khối lượng tài liệu theo từng cấp bậc,

từng phạm vi cụ thể, chỉ rõ vị trí bảo quản của từng khối tài liệu trong mối

liện hệ giữa chúng với các khối tài liệu khác có liên quan. Nó cũng cung cấp

cho cơ quan quản lý lưu trữ những số liệu tổng hợp để xem xét một cách toàn

diện tài liệu thuộc quyền quản lý của mình.

Để bảo đảm thực hiện nguyên tắc trên, khi tiến hành thống kê phải có

những số liệu thống kê nhất quán, phản ánh trung thực số lượng, thành phần

và nội dung của đối tượng thống kê, đồng thời tạo lập thông tin chính xác về

địa chỉ tra cứu tài liệu. Chỉ có như vậy, chúng ta mới nắm được chính xác số

lượng, thành phần, nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ theo các cấp độ thống

kê, phục vụ cho việc quản lý và tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ. Cần đặc biệt

chú ý tới điều kiện là một đối tượng thống kê nhất định chỉ là một địa chỉ duy

nhất để kiểm tra, tìm kiếm đối tượng đó trong lưu trữ. Nói một cách khác, mỗi

đối tượng thống kê đã được xác định thống kê một lần bằng một ký hiệu duy

nhất. Có nghĩa là ở mỗi cấp độ thống kê, một đối tượng thống kê chỉ có một

mã số thống kê. Mã số thống kê đó không được dùng để đánh cho một đối

tượng thống kê khác cùng cấp độ, ví dụ số phông lưu trữ chỉ được ghi một lần

khi nhập lần đầu tài liệu phông đó vào lưu trữ, nếu vì một điều kiện nào đó tài

liệu thuộc phông không còn trong kho nữa, thì số phông đó cũng không được

25

dùng để ghi cho phông tài liệu lưu trữ khác. Điều này rất quan trọng, vì nếu

không làm đúng theo nguyên tắc này thì việc tổng hợp số liệu thống kê cũng

như việc tra tìm một cách nhanh chóng và chính xác tài liệu lưu trữ theo yêu

cầu sẽ không thực hiện được, đặc biệt sẽ gây khó khăn cho sự ứng dụng công

nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.

c) Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê.

Nguyên tắc này trước đây chưa được đề cập đến trong lý luận công tác lưu

trữ. Các nhà nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống

kê các loại tài liệu lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra nguyên tắc

này trên cơ sở các văn bản pháp lý của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia và

thực tiễn công tác lưu trữ. Có thể coi đây là một trong những nguyên tắc rất

quan trọng bởi vì, các số liệu thống kê đều phản ánh trung thực về nơi bảo

quản tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, kể cả những tài liệu

chứa thông tin bí mật nhà nước. Cho nên, thực hiện nguyên tắc bảo mật số

liệu thống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm chung của cơ quan lưu trữ theo

quy định của văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà

nước. Nguyên tắc này được đề ra cũng nhằm bảo đảm cung cấp thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao trách

nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.

Thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ thống kê và đặc

biệt khi ứng dụng tin học trong công tác này, cần tính đến khả năng bảo vệ bí

mật về số liệu thống kê cơ bản. Khi các yêu cầu về khai thác thông tin trên

mạng và thông tin trên Internet càng trở nên phổ biến thì việc xây dựng các

chương trình bảo mật các số liệu và các thông tin có ý nghĩa bí mật nhà nước

được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết cho các nhà lưu trữ và các chuyên gia

xử lý thông tin trên máy tính.

1.2. Nội dung và phƣơng pháp thống kê tài liệu lƣu trữ

26

1.2.1. Các đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ

Như đã nêu trong phần khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê tài

liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành

phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ

thống kê tài liệu lưu trữ. Như vậy, chúng ta cần phải hiểu một cách đầy đủ và

đúng đắn về đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ.

Theo các nhà nghiên cứu thì việc xác định các đơn vị thống kê tài liệu

lưu trữ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu và cấp độ thống kê. Tài liệu

lưu trữ rất đa dạng về loại hình: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật,

tài liệu nghe nhìn như ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, đĩa CD…, tài liệu điện tử.

Quá trình thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành theo 4 cấp độ khác nhau:

cấp độ hồ sơ, cấp độ mục lục hồ sơ, cấp độ phông lưu trữ và cấp độ các lưu

trữ. Mỗi loại hình tài liệu và mỗi cấp độ thống kê đều có những đơn vị thống

kê nhất định.

Trong phạm vi một cơ quan quản lý lưu trữ hoặc ngay trong một kho

lưu trữ, phông lưu trữ là một cấp độ để thống kê tài liệu trong phạm vi toàn

kho. Trong phạm vi một kho hay trong từng phông lưu trữ, đơn vị thống kê

chủ yếu được sử dụng là hồ sơ và đơn vị bảo quản. Bởi vì, có trường hợp, một

hồ sơ có một hoặc nhiều đơn vị bảo quản, nếu chỉ thống kê theo hồ sơ thì sẽ

không nắm được chính xác trong phông hoặc trong kho có bao nhiêu đơn vị

bảo quản. Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu theo đơn vị hồ sơ hay đơn vị bảo

quản cũng còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu hay từng yêu cầu quản lý

của mỗi kho lưu trữ.

Chẳng hạn, đối với tài liệu hành chính, đơn vị thống kê cơ bản là hồ sơ

hay đơn vị bảo quản theo đúng nghĩa chuẩn của từ này. Nhưng đối với các

loại tài liệu đặc thù khác như ảnh, phim điện ảnh thì đơn vị thống kê ở cấp độ

tương đương hồ sơ lại không hẳn là hồ sơ theo đúng nghĩa của từ này. Như

27

vậy, để hiểu một cách chính xác về khái niệm đơn vị thống kê trong lưu trữ,

cần phải xác định rõ đơn vị thống kê dùng cho loại hình tài liệu và được sử

dụng cho từng cấp độ thống kê đó.

Theo các nhà lưu trữ học của các nước xã hội chủ nghĩa trước đây, đơn

vị thống kê tài liệu trong lưu trữ là đơn vị đo lường về số lượng tài liệu được

dùng trong công tác lưu trữ như tờ, hồ sơ, phông lưu trữ, bộ thiết kế, một

phần của phim điện ảnh, phim, microphim, tài liệu ghi âm, một mét dài tài

liệu… [77, thuật ngữ số 106]. Theo UNESCO, có thể đơn vị thống kê là những

đơn vị tính như: bản, tập, cái chiếc, giờ chiếu, giờ nghe (những đơn vị thống

kê văn hóa truyền thống nói chung và thống kê lưu trữ nói riêng) [46, 2-17].

Hoặc đối với tài liệu hành chính, đơn vị tính là số lượng phông, số lượng hồ

sơ, đơn vị bảo quản, số lượng mét giá để tài liệu lưu trữ.

Đối với tài liệu lưu trữ KHKT, đơn vị tính là số lượng công trình, số

lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản, số lượng mét, số lượng bản vẽ. Đối với tài liệu

ghi âm là số cuộn băng, số lượng đĩa, số giờ nghe/phát. Đối với tài liệu ảnh,

đơn vị tính là chiếc/tấm ảnh, chiếc/tấm phim âm bản… Đối với tài liệu điện tử

được tính bằng mêgabai…

Như vậy, có thể thấy rằng, đơn vị tính của thống kê tài liệu lưu trữ rất

đa dạng, phụ thuộc vào từng loại hình tài liệu được đưa ra thống kê và mục

đích của việc thống kê loại tài liệu đó. Việc xác định đúng đắn các đơn vị

thống kê trong từng cấp độ thống kê, đối với từng loại hình tài liệu sẽ tạo

thuận lợi cho quá trình đặt các bài toán xử lý số liệu khi đưa các thông tin này

vào máy tính để tự động hoá công tác thống kê.

1.2.2. Công cụ và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ

Qua nghiên cứu công tác thống kê tài liệu lưu trữ của các Viện Lưu trữ

Nhà nước Liên Xô (trước đây) cũng như của các cơ quan lưu trữ hiện nay, có

28

thể thấy tài liệu lưu trữ hành chính thường được thống kê bằng các công cụ

chủ yếu sau đây:

1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ

2. Danh sách phông

3. Phiếu phông và thẻ phông

4. Mục lục hồ sơ

5. Mục lục tài liệu văn kiện

6. Chứng từ kết thúc trong đơn vị bảo quản

7. Sổ nhập microphim tài liệu

8. Báo cáo tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Viện lưu

trữ

Ngoài các công cụ thống kê cơ bản nêu trên, các Viện lưu trữ Nhà nước

còn sử dụng các công cụ khác như: hồ sơ phông, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, sổ

thống kê các phông đã chuyển cho các Viện lưu trữ Nhà nước khác, sổ thống

kê những biến đổi thường ngày về khối lượng và thành phần tài liệu các

phông…

Theo lý luận lưu trữ Việt Nam, hệ thống các công cụ thống kê tài liệu

lưu trữ bao gồm 2 loại:

– Các công cụ thống kê chủ yếu: gồm sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ xuất

tài liệu lưu trữ, danh sách phông, phiếu phông, mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu

văn kiện, máo cáo tổng hợp.

– Các công cụ thống kê bổ trợ: gồm sổ đăng ký mục lục hồ sơ, hồ sơ

phông, các bộ thẻ.

Ngoài ra còn có các chỉ dẫn tài liệu trong kho hoặc các bản thống kê

tình trạng tài liệu, sổ thống kê tài liệu đặc thù như tài liệu nghe nhìn, tài liệu

quý hiếm, tài liệu bảo hiểm…. Các công cụ thống kê nêu trên có mối liên hệ

29

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2