Sáng kiến: Quản lý công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ

Mỗi hồ sơ lưu trữ đều gắn với một cá nhân cụ thể, một sự việc cụ thể, là tập hợp các văn bản tài liệu được các cơ quan tiến hành tố tụng thu thập và lập trong quá trình giải quyết vụ án, được sắp xếp theo một trình tự nhất định để phục vụ cho việc giải quyết vụ án, đồng thời để phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác tài liệu lâu dài, góp phần không nhỏ vào công tác chỉ đạo, điều hành tại đơn vị; có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cán bộ, Kiểm sát viên, bởi vì đây là tâm huyết, là thành quả lao động của bản thân mỗi đồng chí trong cả một quá trình giải quyết công việc.

– Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Lưu trữ hồ sơ vụ án.

– Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến:

Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Đặc biệt, đối với Ngành kiểm sát nhân dân là cơ quan tư pháp với chức năng thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp, có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất thì công tác lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Bởi vì, mỗi hồ sơ lưu trữ đều gắn với một cá nhân cụ thể, một sự việc cụ thể, là tập hợp các văn bản tài liệu được các cơ quan tiến hành tố tụng thu thập và lập trong quá trình giải quyết vụ án, được sắp xếp theo một trình tự nhất định để phục vụ cho việc giải quyết vụ án, đồng thời để phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác tài liệu lâu dài, góp phần không nhỏ vào công tác chỉ đạo, điều hành tại đơn vị.

Mỗi hồ sơ lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cán bộ, Kiểm sát viên, bởi vì đây là tâm huyết, là thành quả lao động của bản thân mỗi đồng chí trong cả một quá trình giải quyết công việc.
Tuy nhiên, trong thời gian qua, công tác lưu trữ chưa thực sự được chú trọng, quan tâm. Việc lưu trữ hồ sơ không theo đúng trình tự, sắp xếp hồ sơ lưu trữ không khoa học, gây khó khăn cho công tác điều hành, tra cứu, thống kê báo cáo tại đơn vị.

– Mô tả các giải pháp cũ thường làm:

Từ năm 2017, việc lưu trữ hồ sơ án các vụ án, vụ việc trên các lĩnh vực tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Đak Đoa chưa thực sự quan tâm, chỉ đạo sát sao, hồ sơ lưu trữ không được sắp xếp, bảo quản theo đúng trình tự quy định. Mỗi kiểm sát viên được giao nhiệm vụ thực hành quyền công tố, kiểm sát điều tra, kiểm sát xét xử vụ án, các vụ việc nào thì thường kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ đối với hồ sơ mình giải quyết nên dẫn đến tình trạng khi tra cứu hồ sơ của những năm trước rất khó khăn, thậm chí là thất lạc hồ sơ. Không ai chịu trách nhiệm, không ít các trường hợp các vụ việc tạm đình chỉ sau đó phục hồi để giải quyết thì không tìm thấy hồ sơ kiểm sát trước đó…
Đối với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, thông báo rút kinh nghiệm, Văn bản đi đến của đơn vị ….thì hầu như không được đóng thành từng tập, của cán bộ nào thì cán bộ đó tự nghiên cứu, tự lưu trữ. 
Hơn nữa, tại đơn vị được bố trí một biên chế Kế toán kiêm nhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ nhưng không được Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo nên nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ không hoạt động, tủ lưu trữ hồ sơ được cấp về đơn vị nhưng cũng không được lắp rắp phục vụ cho công tác lưu trữ. Đơn vị chưa khai thác hết nguồn lực về con người và vật chất sẵn có, chưa nhận thức được đúng đắn tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ nên đối với những yêu cầu báo cáo của cấp trên liên quan đến nhiều năm hoạt động sẽ rất khó khăn trong việc thu thập tài liệu, số liệu, thường tìm người chứ không tìm hồ sơ.

–  Mô tả nội dung của sáng kiến:

Xác định công tác lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng, nên ngay từ đầu năm đơn vị đã triển khai thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, văn bản của đơn vị. Dưới sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng, công tác lưu trữ hồ sơ thuộc bộ phận Văn phòng đã đi vào hoạt động có hiệu quả.
– Về cơ sở vật chất: Đơn vị đã cho lắp rắp tủ hồ sơ lưu trữ, đặt tại phòng làm việc của Kế toán. Tủ hồ sơ lưu trữ được chia ngăn và đánh số cụ thể đối với từng lĩnh vực (VD: hồ sơ án hình sự gồm dãy thứ nhất và thứ hai, kí hiệu : I, II; hồ sơ án dân sự xếp vào ngăn thứ ba, kí hiệu: III…).
– Về nhân lực: Bộ phận Văn phòng, trong đó đồng chí Kế toán kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ sẽ trực tiếp thực hiện việc lưu trữ hồ sơ.
– Nhiệm vụ cụ thể:
+ Đồng chí Viện trưởng trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị, đồng thời quán triệt đến toàn thể cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị kiểm tra lại hồ sơ vụ án, vụ việc của những năm trước để đưa vào lưu trữ, bắt đầu hoạt động lưu trữ đối với những hồ sơ vụ án hình sự của những năm trước.
+ Đối với bộ phận Văn phòng có trách nhiệm lập biểu mẫu Quản lý hồ sơ lưu trữ án hình sự theo từng năm dựa trên phần mềm Excel, trong đó thể hiện các nội dung bao gồm: Mã số vụ án, tên Bị cáo, Tội danh, Kiểm sát viên, vị trí lưu hồ sơ…
+ Cán bộ làm công tác lưu trữ: Nghiên cứu các văn bản quy định về công tác lưu trữ hồ sơ. Trực tiếp sắp xếp hồ sơ lưu trữ vào Tủ lưu trữ hồ sơ. Phối hợp với các cán bộ, Kiểm sát viên trong đơn vị tiến hành lưu trữ hồ sơ đầy đủ và đúng quy trình.

– Quy trình thực hiện: Gồm các bước sau:

Bước 1: Các cán bộ, Kiểm sát viên có nhiệm vụ kiểm tra các tài liệu có trong hồ sơ vụ án và sắp xếp lại theo đúng trình tự, thủ tục quy định, đồng thời đánh số bút lục và lập bảng kê những tài liệu có trong hồ sơ vụ án. Sau đó, chuyển hồ sơ vụ án đến Cán bộ làm công tác lưu trữ.
Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ vụ án do Kiểm sát viên chuyển đến, Cán bộ làm công tác lưu trữ sẽ gắn mã số cho từng hồ sơ vụ án cụ thể đối với từng năm, mã số hồ sơ vụ án dựa trên số thụ lý hồ sơ (Vd: MSVA-15.003; MSVA-16.012; MSVA-17.001…), đồng thời nhập mã số vụ án và các thông tin cần thiết vào phần mềm Excel đã lập trước đó.
Bước 3: Cán bộ lưu trữ sẽ sắp xếp hồ sơ vụ án theo đúng thứ tự như đã ghi trong Phần mềm.
 Khi cán bộ, Kiểm sát viên muốn tra cứu nội dung hồ sơ vụ án thì chỉ cần cung cấp mã số vụ án hoặc tên bị cáo. Trên cơ sở đó, Cán bộ làm công tác lưu trữ sẽ tìm kiếm trong Phần mềm quản lý hồ sơ vụ án hình sự để có kết quả.

– Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu và đang áp dụng: Tháng 01/2017.

– Những thông tin cần được bảo mật: Hồ sơ lưu trữ bảo mật theo quy chế bảo mật hồ sơ của ngành.

– Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Tủ hồ sơ lưu trữ, Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ án hình sự trên Excel.

– Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:
Cho đến thời điểm hiện nay, các hồ sơ vụ án hình sự của Viện kiểm sát nhân dân huyện Đak Đoa trong những năm 2015, 2016 về cơ bản đã được đưa vào lưu trữ theo đúng quy định, tạo điều kiện thuận tiện cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cũng như công tác tra cứu, báo cáo thống kê của đơn vị.

– Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của đơn vị, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể cả áp dụng thử: Được tập thể đơn vị đánh giá cao, tạo kỹ năng quản lý khoa học, phục vụ tốt cho công tác truy xuất, thống kê, báo cáo.

– Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Tập thể cơ quan cùng thực hiện.
 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Chế Tạo