Tổng hợp quy trình sửa chữa tài sản, máy móc dành cho doanh nghiệp

I. Quy trình sửa chữa

1. Mục đích

Quy trình sửa chữa được tạo lập nhằm hướng dẫn các bước sửa chữa tài sản, máy móc cho công ty, doanh nghiệp.

2. Phạm vi

Quy trình sửa chữa được vận dụng cho nhân viên cấp dưới kỹ thuật – bảo dưỡng .

3. Nội dung

3.1. Viết phiếu yêu cầu sửa chữa

Nhu cầu sửa chữa tài sản, máy móc có thể phát sinh trong các trường hợp sau: 

• Người sử dụng phát hiện tài sản, máy móc bị hư hỏng
• Người khác phát hiện (phải báo ngay cho người sử dụng biết tài sản, máy móc bị hư hỏng)

Khi có nhu yếu muốn sửa chữa gia tài hoặc trang thiết bị, người đề xuất sẽ phải viết phiếu nhu yếu sửa chữa

Nguyên tắc viết phiếu yêu cầu sửa chữa: Ngay khi phát hiện hư hỏng, người phát hiện phải ngay lập tức báo lại cho người sử dụng. Theo đó thì người sử dụng phải ghi phiếu yêu cầu sửa chữa và thông báo cho phụ trách ngay lập tức, tránh chuyển sang ngày hôm sau.

Quy định sửa chữa gia tài, máy móc là vô cùng quan trọng so với doanh nghiệp

3.2. Duyệt cho sửa chữa

* Thẩm quyền duyệt cho sửa chữa:

• Đối với trường hợp phát sinh có chi phí từ 1 triệu VNĐ trở lên đối với văn phòng, công ty hoặc 3 triệu VNĐ trở lên với chi nhánh thì sẽ do giám đốc duyệt cho sửa chữa
• Đối với toàn bộ các công việc không phát sinh chi phí hoặc có chi phí phát sinh dưới 1 triệu VNĐ thì sẽ do Trưởng phòng hành chính duyệt, nhưng tổng giá trị không được vượt quá 15 triệu VNĐ/tháng.
• Đối với chi nhánh, toàn bộ các công việc không phát sinh chi phí hoặc có chi phí phát sinh dưới 3 triệu VNĐ thì sẽ do giám đốc khối duyệt nhưng không được quá 15 triệu/tháng.

* Nhiệm vụ của người duyệt sửa chữa:

• Nội dung xem xét duyệt cho sửa chữa bao gồm: Loại tài sản hư hỏng, mức độ hỏng và lý do hư hỏng
• Quản lý, xem xét các nội dung trong phiếu yêu cầu cho sửa chữa, sau đó bổ sung hoặc sửa chữa các nội dung trong phiếu, xác nhận vào phiếu và cuối cùng là chuyển lại cho người yêu cầu.

3.3. Chuyển thông tin cho phòng HCQT

• Người yêu cầu sửa chữa chuyển phiếu cho nhân viên lễ tân thuộc phòng HCQT
• Nhân viên lễ tân có trách nhiệm nhận phiếu, ký vào sổ nhận của người giao, sau đó chuyển thông tin cho nhân viên kỹ thuật bắt đầu thực hiện sửa chữa, lưu thông tin vào máy.

3.4. Xác định đơn vị sửa chữa

• Việc sửa chữa có thể do kỹ thuật viên nội bộ hoặc do đơn vị bên ngoài sửa chữa
• Đối với trường hợp sửa chữa nội bộ thì chuyển phiếu yêu cầu cho kỹ thuật viên thực hiện
• Đối với trường hợp bắt buộc phải sửa chữa bên ngoài thì phòng HCQT có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, tổ chức ký hợp đồng dịch vụ theo quy trình mua hàng của công ty, quy trình đánh giá nhà cung ứng
• Sau khi đã ký kết hợp đồng, phòng HCQT giao phiếu yêu cầu sửa chữa và nội dung công việc cho một kỹ thuật viên đại diện cho công ty làm việc trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ.

3.5. Kiểm tra hiện trạng

• Kỹ thuật viên phải đến trực tiếp hiện trường để xem xét tình trạng của tài sản, máy móc
• Kỹ thuật viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung đề nghị, hiện trạng của tài sản, máy móc cần sửa chữa có đúng với phiếu yêu cầu hay không. Nếu không đúng, hay còn thiếu…thì trao đổi trực tiếp với trưởng bộ phận sử dụng để chỉnh sửa lại nội dung phiếu đề nghị sửa chữa.

3.6. Tiến hành sửa chữa

a. Trường hợp kỹ thuật viên có thể tự sửa chữa

• Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm tự sửa theo nghiệp vụ của mình
• Sau đó nhân viên kỹ thuật bàn giao lại công việc cho bộ phận sử dụng, ghi phiếu nghiệm thu và có chữ ký của các bên
• Đối với các loại thiết bị, máy còn bảo hành thì kỹ thuật viên sẽ liên hệ đơn vị bảo hành hoặc đơn vị bảo trì (đã ký hợp đồng với công ty) để tiến hành sửa chữa. Còn nếu trong trường hợp không có đơn vị bảo hành, đơn vị bảo trì thì nhân viên kỹ thuật sẽ liên hệ với một nhà cung ứng để tiến hành sửa chữa như bình thường.

b. Nếu nhân viên kỹ thuật không thể tự sửa nhưng còn thời hạn bảo hành

• Trong trường hợp này thì nhân viên kỹ thuật phải liên hệ với đơn vị bảo hành đến để tiến hành sửa chữa
• Nhân viên kỹ thuật phải trực tiếp giám sát quá trình sửa chữa máy móc, thiết bị. Sau khi sửa chữa xong phải lập biên bản nghiệm thu và có chữ ký của các bên (kể cả bên bảo hành).

c. Trường hợp kỹ thuật viên không thể tự sửa và không còn thời hạn bảo hành thì tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhân viên kỹ thuật ghi rõ tình trạng hư hỏng vào trong phiếu sửa chữa

Bước 2: Nhân viên kỹ thuật lập phương án sửa chữa và trình Trường phòng HCQT duyệt

Bước 3: Trưởng phòng trình phương án cho Giám đốc duyệt (trừ trường hợp với loại sửa chữa cần duyệt chi phí và Giám đốc đã có uỷ quyền cho Trưởng phòng). Đối với các nội dung sửa chữa mà công ty đã có hợp đồng từ trước hoặc đã được Giám đốc phê duyệt nhà cung cấp thì không phải phê duyệt

Bước 4: Nhân viên kỹ thuật tìm kiếm nhà cung cấp, lập hồ sơ đánh giá và trình người có thẩm quyền duyệt

Bước 5: Kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát, theo dõi quá trình sửa chữa, sau khi sửa xong phải lập biên bản nghiệm thu và có chữ ký của các bên, bao gồm cả đơn vị sửa chữa.

d. Trường hợp đối với những tài sản, trang thiết bị đòi hỏi phải vận hành sau một thời gian nhất định mới xác định được việc sửa chữa đã hoàn chỉnh hay chưa: Sau từ 5 – 10 ngày, bên sửa chữa và nhân viên bảo trì tiến hành lập biên bản nghiệm thu theo biểu mẫu của công ty.

e. Trường hợp đối với hư hỏng nhẹ: Người sử dụng chỉ cần báo cho nhân viên bảo trì sửa chữa.

3.7. Kết thúc sửa chữa

• Kỹ thuật viên có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin sửa chữa máy móc, tài sản vào sổ theo dõi sửa chữa
• Kỹ thuật viên lập biên bản nghiệm thu (theo mẫu) hoặc biên bản nghiệm thu đã có sẵn của nhà cung cấp.
• Kỹ thuật viên phải ghi rõ lý do hư hỏng và trong trường hợp lỗi do người sử dụng thì phải phối hợp với Trưởng phòng để quy trách nhiệm cho người sử dụng.

II. Biểu mẫu quy trình quản lý sửa chữa

1. Phiếu yêu cầu sửa chữa

Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa

2. Sổ theo dõi sửa chữa

Mẫu sổ theo dõi sửa chữa

3. Biên bản nghiệm thu

Mẫu biên bản nghiệm thu

III. Kết luận

Sửa chữa vật dụng, máy móc, thiết bị điện tử trong doanh nghiệp là khâu vô cùng quan trọng để quản lý và vận hành việc làm thuận tiện, nhanh gọn. Doanh nghiệp cần liên tục bảo trì, sửa chữa máy móc kịp thời để duy trì chất lượng, bảo vệ công suất của máy móc. Khi sửa chữa cần ghi lại nội dung sửa chữa để theo dõi và có hướng thay thế sửa chữa nếu cần, cũng như kiểm tra chất lượng, kinh tế tài chính tương thích .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Sửa Chữa