08 Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-07-2022

Theo khoản 1, khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 hóa đơn điện tử quy định:

“1. Nghị định 123 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01-7-2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01-7-2022.

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12-9-2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) kể từ ngày 01-11- 2020”.

Như vậy, nghị định này chỉ bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01-7-2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01-11-2020.

Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 60 còn quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30-6-2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19-10-2020.

>>> Xem thêm: Nghị định 123 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đã quy định: Đối tượng áp dụng HĐĐT thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019. Dưới đây là những đối tượng áp dụng Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

Trường hợp 1 : Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế khi bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 ( trừ trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh ) .
• Hộ kinh doanh thương mại, cá thể kinh doanh thương mại có quy mô về lệch giá, lao động cung ứng từ mức cao nhất về tiêu chuẩn của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp lý về tương hỗ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải triển khai chính sách kế toán và nộp thuế theo chiêu thức kê khai và những trường hợp xác lập được lệch giá khi bán sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ .

Trường hợp 2 : Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Với những doanh nghiệp được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro đáng tiếc về thuế cao và ĐK sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ gồm có :

• Doanh nghiệp kinh doanh thương mại ở những nghành nghề dịch vụ như : Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, kinh tế tài chính tín dụng thanh toán, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh thương mại ẩm thực ăn uống, thương mại, vận tải đường bộ hàng không, đường đi bộ, đường tàu, đường thủy, đường thủy .
• Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính đã hoặc sẽ triển khai thanh toán giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện đi lại điện tử, thiết kế xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có mạng lưới hệ thống ứng dụng kế toán, ứng dụng lập HĐĐT cung ứng lập, tra cứu HĐĐT, tàng trữ tài liệu HĐĐT theo quy định và bảo vệ việc truyền tài liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế .

Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123 về hóa đơn điện tử?

Trường hợp 3 : Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh.

>>> Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

3. Định dạng của hóa đơn điện tử (Khoản 1, 2, 4, 5 Điều 12)

Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu tài liệu, chiều dài tài liệu của những trường thông tin ship hàng truyền nhận, tàng trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn từ định dạng văn bản XML ( extensible Markup Language ) .

• Theo khoản 2, Điều 12 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP đã quy định định dạng HĐĐT gồm 02 thành phần : Thành phần chứa tài liệu nhiệm vụ HĐĐT và thành phần chứa tài liệu chữ ký số. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa tài liệu tương quan đến mã cơ quan thuế .
• Tổ chức, doanh nghiệp bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi chuyển tài liệu HĐĐT đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải cung ứng nhu yếu sau :
• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý: Theo Nghị định 123 năm 2020, HĐĐT phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Điều 17)

Theo Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đã quy định:

Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, tổ chức triển khai khác, hộ kinh doanh thương mại, cá thể kinh doanh thương mại thuộc đối tượng người tiêu dùng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, nếu truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng thông tin tài khoản đã được cấp khi ĐK để triển khai :

• Lập hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ .
• Ký số trên những hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã .

Doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, tổ chức triển khai khác, hộ, cá thể kinh doanh thương mại sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế trải qua tổ chức triển khai phân phối dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy vấn vào trang thông tin điện tử của tổ chức triển khai cung ứng dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng ứng dụng HĐĐT của đơn vị chức năng để thực thi :

• Lập hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ .
• Ký số trên những hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức triển khai cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã .

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.

5. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Điều 18)

Việc lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 18 Nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì?

6. 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 16)

Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, tổ chức triển khai khác, hộ kinh doanh thương mại, cá thể kinh doanh thương mại thuộc những trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế :

• Chấm dứt hiệu lực hiện hành mã số thuế .
• Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác định và thông tin không hoạt động giải trí tại địa chỉ đã ĐK .
• Thông báo với cơ quan quản trị nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh thương mại .
• Có thông tin của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực thi cưỡng chế nợ thuế .
• Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông tin cho cơ quan thuế .
• Trường hợp có hành vi lập HĐĐT Giao hàng mục tiêu bán khống sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức triển khai, cá thể bị cơ quan chức năng phát hiện và thông tin cho cơ quan thuế .

• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.

  Xem thêm: Ukraine cảnh báo đánh chìm các tàu chiến Nga

Lưu ý: Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Trình tự triển khai ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

• Bước 1 :Cơ quan thuế quản trị trực tiếp gửi thông tin đến người nộp thuế thuộc những trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử đề xuất người nộp thuế báo cáo giải trình hoặc bổ trợ thông tin, tài liệu tương quan đến việc sử dụng HĐĐT .
• Bước 2 :Người nộp thuế báo cáo giải trình hoặc bổ trợ thông tin, tài liệu không quá 02 ngày thao tác kể từ ngày cơ quan thuế ra thông tin. Người nộp thuế hoàn toàn có thể đến cơ quan thuế báo cáo giải trình trực tiếp hoặc bổ trợ thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản .
• Bước 3 :Người nộp thuế liên tục sử dụng HĐĐT hoặc báo cáo giải trình bổ trợ .
• Bước 4 :Hết thời hạn báo cáo giải trình bổ trợ theo thông tin mà người nộp thuế không báo cáo giải trình, bổ trợ thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông tin ý kiến đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng HĐĐT và giải quyết và xử lý theo quy định .

7. Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Khi nào chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy ?

Theo khoản 1, Điều 7 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được quy đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong những trường hợp như :

• Khi có nhu yếu nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính phát sinh .
• Theo nhu yếu của cơ quan quản trị thuế, cơ quan truy thuế kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, tìm hiểu và theo quy định của pháp lý về thanh tra, kiểm tra và tìm hiểu .

Khi nào chuyển hóa đơn điện tử thành giấy?

Yêu cầu quy đổi thành hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Giá trị hóa đơn giấy sau khi quy đổi

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định này quy định :

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được quy đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp lý về kế toán, pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử .
• Không có hiệu lực hiện hành để thanh toán giao dịch, giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có liên kết chuyển tài liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định .

8. 05 biểu mẫu về hóa đơn điện tử vận dụng từ ngày 01-07-2022

• Mẫu 01 / ĐKTĐ-HĐĐT : Tờ khai ĐK / biến hóa thông tin sử dụng hóa đơn điện tử .
• Mẫu 04 / SS-HĐĐT : Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót .
• Mẫu 06 / ĐN-PSĐT : Đơn đề xuất cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh .
• Mẫu 01 / TH-HĐĐT : Bảng tổng hợp tài liệu hóa đơn điện tử .
• Mẫu 03 / DL-HĐĐT : Tờ khai tài liệu hóa đơn, chứng từ sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ bán ra .

Để dễ dàng trong việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, quý khách hàng có thể tham khảo giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST. Những lý do nên lựa chọn Fast e-Invoice:

Fast e-Invoice có những điểm nổi bật, khác biệt so với một số phần mềm hóa đơn điện tử khác:

• Cho phép phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp hoặc trải qua liên kết với những ứng dụng tác nghiệp của FAST .Trường hợp người mua mua ứng dụng tác nghiệp ( kế toán, ERP ) và phần mềm hóa đơn điện tử của FAST thì chỉ thao tác với 1 đối tác chiến lược duy nhất và không phải trả thêm phí liên kết giữa 2 ứng dụng .

• Cho thể lựa chọn sử dụng bản Online hoặc bản người mua tự setup .Đối với những doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn và có đội ngũ tin học riêng thì hoàn toàn có thể lựa chọn bản thiết lập .

• Có thể lựa chọn ký số bằng Token hoặc HSM.
  Đối với những doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn thì hoàn toàn có thể lựa ký số bằng HSM .

• Mobile App : Trải nghiệm thân thiện, tiện nghi và trực quan .
  Quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động .

• Cho phép người bán khai báo quyền tra cứu hóa đơn cho người mua không số lượng giới hạn số người dùng truy vấn .

Fast e-Invoice được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín:

• Tổng cục thuế ghi nhận là tổ chức triển khai nhận, truyền, tàng trữ tài liệu hóa đơn điện tử và tổ chức triển khai cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử cung ứng Thông tư 78/2021 / TT-BTC .
• Thương Hội ứng dụng và dịch vụ CNTT Nước Ta ( VINASA ) trao giải Sao Khuê 2019 và giải Sao Khuê 2022 cho mẫu sản phẩm ứng dụng tiêu biểu vượt trội .

• Cục bản quyền tác giả Việt Nam cấp bản quyền Fast e-Invoice.

  Xem thêm: Bài giảng điện tử là gì? Phân biệt bài giảng điện tử và giáo án điện tử

• Được bảo lãnh từ tổ chức triển khai tín dụng thanh toán hợp pháp .

Bên cạnh đó, Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp các khách hàng dễ dàng lập, phát hành và quản lý chứng từ mà không cần phải sử dụng thêm 1 phần mềm khác.

Trên đây là những thông tin doanh nghiệp cần quan tâm về Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ. Nếu hành khách có vướng mắc về hóa đơn điện tử hoặc ứng dụng kế toán hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được giải đáp cụ thể .