Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục – Lưu Hồ Sơ

Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục một cách khoa học là yếu tố quan trọng cần thiết vì những tài liệu này thường mang rất nhiều ý nghĩa về mặt nhân văn và định hướng đào tạo con người.

Đào tạo giáo dục là một trong những điều quyết định hành động đến sự tăng trưởng của một quốc gia. Chính thế cho nên những hồ sơ, tài liệu trong nghành này là những tài liệu vô cùng quan trọng và cần được dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ khoa học bảo vệ bảo đảm an toàn .
Trong bài viết này tất cả chúng ta cùng nhau tìm hiểu và khám phá về một tiến trình lưu trữ hồ sơ huấn luyện và đào tạo giáo dục đúng cách sẽ như thế nào nhé .

Thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

Tùy vào mỗi loại hình đào tạo và các cấp bậc khác nhau sẽ có các quy định lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục khác nhau. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Lưu trữ có thời hạn

Về loại hồ sơ này thì cũng có nhiều thời hạn phong phú khác nhau tùy vào quy định pháp lý và những đơn vị chức năng giáo dục. Thường sẽ có những tài liệu cơ bản sau :

• Những văn bản quy định, hướng dẫn gửi đến những đơn vị chức năng huấn luyện và đào tạo và cơ quan về công tác làm việc giáo dục : lưu trữ đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành .
• Các ghi nhận của trường mần nin thiếu nhi, đại trà phổ thông, cao đẳng, ĐH : thời hạn là 20 năm .
• Tương tự so với hồ sơ biên soạn, đánh giá và thẩm định, phê duyệt những tài liệu tu dưỡng, hướng dẫn đào tạo và giảng dạy của giáo dục mần nin thiếu nhi : cũng là 20 năm .
• Hồ sơ của học viên bậc tiểu học, trung học cơ sở và hồ sơ tuyển sinh : thời hạn lưu trữ là hết khóa .
• Danh sách tên và tác dụng thi nghề bậc đại trà phổ thông : 10 năm .
• Hồ sơ luận văn thạc sĩ : 30 năm .

Lưu trữ vĩnh viễn

Thường đây sẽ là những hồ sơ mang giá trị quan trọng so với đơn vị chức năng đào tạo và giảng dạy :

• Các thống kê về kế hoạch giảng dạy và tác dụng hàng năm
• Văn bản công nhận xây dựng hoặc đình chỉ của trường đào tạo và giảng dạy những cấp
• Hồ sơ thiết kế xây dựng, thẩm định và đánh giá, phát hành chương trình giáo dục phổ thông .
• Sổ đăng bộ những cấp tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, TT giáo dục liên tục .
• Hồ sơ tuyển sinh bậc trung học phổ thông như hồ sơ chỉ tiêu tuyển sinh và list trúng tuyển .
• Danh sách học viên đạt những giải học viên giỏi và đội tuyển tham gia Olympic trong nước và quốc tế của trường .

>>>Bài viết liên quan: 

• Những sách vở phê duyệt về những chương trình, giáo án được yêu cầu dùng để giảng dạy trong những đơn vị chức năng giảng dạy .
• Hồ sơ chấp thuận đồng ý cho những trường được phép đào tạo và giảng dạy những trình độ liên thông, văn bằng 2, hình thức giảng dạy từ xa .

• Quyết định, danh sách trúng tuyển và điểm chuẩn đầu vào của bậc đại học

  Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

• Quyết định, list được công nhận tốt nghiệp và cấp bằng ĐH .
• Hồ sơ luận án tiến sỹ .

Ngoài ra còn có các hình thức lưu theo hiệu lực pháp lý văn bản, lưu theo khóa học,…Không những vậy còn có rất nhiều loại giấy tờ khác được pháp luật ban hành về việc quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Để dễ dàng hơn trong việc bảo quản và quản lý chúng ta cùng tìm hiểu thêm về quy trình này nhé.

Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

Lượng hồ sơ cần lưu trữ luôn là rất nhiều cùng với đó là thời hạn lên đến 5 năm, 10 năm hoặc cũng hoàn toàn có thể là vĩnh viễn. Chính vì nguyên do này nếu như tất cả chúng ta không biết cách quản trị, dữ gìn và bảo vệ đúng cách sẽ rất dễ dẫn tới thực trạng hồ sơ bị thất lạc hay không tìm thấy khi cần sử dụng đến .
Chúng tôi sẽ cho bạn một vài gợi ý tìm hiểu thêm về cách lưu trữ nhé .

• Trước tiên, mỗi đơn vị chức năng huấn luyện và đào tạo cần có một bộ phận chuyên chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về yếu tố này .
• Bộ phận này sau khi tiếp đón lượng tài liệu cần phân loại và sắp xếp hồ sơ theo một quy tắc nhất định để thuận tiện trong việc tìm kiếm sau này .
• Hồ sơ cần được bảo vệ là đã xử lý xong và việc giờ đây chỉ là lưu trữ theo thời hạn quy định .
• Với loại tài liệu giáo dục huấn luyện và đào tạo này bạn nên lưu trữ theo từng năm và từng khóa học sẽ thuận tiện tìm kiếm hơn khi thiết yếu sau này .
• Đảm bảo kho lưu trữ tài liệu luôn thật sạch, khô ráo, không bị ảnh hưởng tác động bởi những yếu tố ngoại vi như mối, mọt, nấm mốc, …
• Có vừa đủ biên bản về quy trình nộp và hủy hồ sơ cùng với đó biên bản này cần được chia làm 2 bản, 1 cho nơi nộp và 1 cho nơi lưu trữ .
• Đối với hồ sơ giáo dục đã hết thời hạn, sẽ do người đứng đầu cơ quan giáo dục quyết định hành động về hình thức và thời hạn .

Bên trên là tất cả những quy định cũng như một số gợi ý về quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục. Mong rằng trong khuôn khổ bài viết sẽ có thể góp phần giúp bạn hiểu hơn về cách lưu trữ loại hồ sơ này.

Ngoài ra, một cách nữa để bạn có tối ưu tối đa không gian và thời gian đang rất được các đơn vị ưu tiên sử dụng hiện nay đó chính sử dụng các dịch vụ lưu hồ sơ. Với dịch vụ này bạn sẽ tiết kiệm được chi phí về việc tổ chức quản lý hồ sơ mà còn tiết kiệm được về không gian, thời gian khi cần đến để sử dụng. Liên hệ ngay với chúng tôi để có thể được giải đáp tất cả câu hỏi, băn khoăn của bạn về dịch vụ lưu hồ sơ này.

THÔNG TIN LIÊN HỆ :
+ Địa chỉ : B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Nước Ta
+ Điện thoại : 0286 258 9547 – 0286 258 9548

+ Email: [email protected]

+ Website : http://luuhoso.com/

Tác giả: Hoàng Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2