Microsoft Access là gì? Cách dùng Microsoft Access

Access là một phần mềm giúp bạn tạo ra và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Access rất nổi tiếng trong mảng phân tích thông kê và cùng Vietnix tìm hiểu ngay phần mềm Access là gì? Làm thế nào để sử dụng Access?

Microsoft Access là gì?

Access là viết tắt của phần mềm Microsoft Access một phần mềm giúp quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS – Relational Database Management System) giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin dữ liệu dạng bảng (RAD – Rapid Application Development).

>> Xem thêm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì? Top 9 DBMS phổ biến

Microsoft Access là gì?

Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.

Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.

4 đối tượng chính trong Microsoft Access

4 đối tượng người tiêu dùng chính trong Microsorf Accerss gồm có table, query, form và report. Chúng được cho phép bạn tạo ra bất kể cơ sở tài liệu nào theo nhu yếu sử dụng .

Table (Bảng)

Bảng là đối tượng người tiêu dùng cơ sở dùng để tàng trữ những tài liệu có mối quan hệ ngặt nghèo với nhau. Mỗi bảng sẽ gồm có nhiều cột và hàng chứa thông tin về những chủ thể nhất định. Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh kiểu tài liệu giữa những hàng và cột theo nhu yếu sử dụng .

Form (Biểu mẫu)

Biểu mẫu là đối tượng người tiêu dùng tương hỗ quy trình nhập, sửa đổi và hiển thị thông tin thuận tiện, thuận tiện. Nó cũng hoàn toàn có thể được sử dụng để điều khiển và tinh chỉnh một ứng dụng. Biểu mẫu giúp tài liệu bảo vệ tính đồng điệu, đồng nhất và có tổ chức triển khai .
Form (Biểu mẫu)
Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng biểu mẫu để hướng dẫn người dùng phân phối tài liệu đúng chuẩn và đúng định dạng. Dữ liệu từ biểu mẫu hoàn toàn có thể được phân phối cho một hoặc nhiều bảng tương quan .

Query (Truy vấn)

Truy vấn là đối tượng người tiêu dùng được cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất tài liệu từ một hoặc nhiều bảng. Khi tạo truy vấn, bạn cần lựa chọn những điều kiện kèm theo đơn cử nhằm mục đích tìm kiếm đúng chuẩn tài liệu bạn cần .

Report (Báo cáo)

Báo cáo được sử dụng để trình diễn một đối tượng người tiêu dùng bằng cách định dạng, thống kê giám sát, tổng hợp từ những tài liệu có sẵn. Từ đó giúp những cơ sở tài liệu trở nên dễ đọc hơn. Bạn hoàn toàn có thể tạo báo cáo giải trình từ bất kể bảng, biểu mẫu hoặc truy vấn nào .

Chức năng chính của Microsoft Access

Phần mềm Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn.

Chức năng của Microsoft Access
Với mạng lưới hệ thống Microsoft Access, người dùng hoàn toàn có thể tăng trưởng một mạng lưới hệ thống quản trị thông tin dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Access còn hoàn toàn có thể giúp quản trị tài liệu trong một số ít mảng của doanh nghiệp lớn như quản trị thông tin trạng thái bán hàng, quản trị đơn hàng, thông tin loại sản phẩm, thông tin đặt hàng, …
Bên cạnh đó, Access còn hoàn toàn có thể tương hỗ năng lực tăng trưởng giao diện người dùng cơ bản và thuận tiện hơn trong quy trình nhập tài liệu và lưu vào những bảng .

Một số chức năng chính của Access là:

• Chức năng tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
• Chức năng lưu trữ thông tin.
• Chức năng nhắc nhở cập nhật thông tin.
• Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
• Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Sử dụng Access khi nào? Tại sao cần sử dụng Microsoft Access?

Phần mềm Access được sử dụng rất nhiều trong việc làm lúc bấy giờ đặc biệt quan trọng là so với những ai học hay thao tác tương quan đến ngành kế toán, kinh tế tài chính, kinh tế tài chính, … Đây là những ngành nghề phải nhập tài liệu cũng như quản trị tài liệu như quản trị kho, mẫu sản phẩm, thông tin nhân sự, thông tin người mua đều cần đến Access .
Bên cạnh đó, sử dụng Microsoft Access mang tới nhiều quyền lợi thiết thực như :

• Công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả: Microsoft Access được thiết kế cho mọi đối tượng sử dụng để quản lý dữ liệu cho tất cả các ngành nghề. Đặc biệt nếu bạn sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng có liên kết với nhau thì đây sẽ là công cụ tuyệt vời để thống kê và quản trị chúng.
• Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng kể cả khi không rành IT: Microsoft Access có đầy đủ công cụ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dễ dàng ngay cả khi không am hiểu lĩnh vực IT, thiết kế. Điều này rất phù hợp đối với những người mới bắt đầu học tập và tìm hiểu về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, ngôn ngữ SQL,…
• Phần mềm hoàn toàn miễn phí: Hiện tại, Microsoft đã phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho Web và Di Động khá hoàn thiện. Phần mềm này nằm trong bộ công cụ văn phòng Office Online. Bạn có thể tải chúng tại Office.com (phiên bản Web) hoặc download ứng dụng trên CH Play, App Store (phiên bản di động).

Khi nào cần sử dụng Access

Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc. Dữ liệu thường được lưu trữ trong các ô. Thậm chí có thể thêm bất kỳ biểu đồ, đồ họa,… vào Excel để dễ nhìn hơn.

Excel sẽ khóa hàng loạt bảng tính sau khi được truy vấn. Điều này làm cho người khác không hề chỉnh sửa những mục khác hoặc thêm mục mới. Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi workbook này phải chứa tối thiểu một worksheet .
Excel và Access

Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu, sử dụng ID duy nhất và danh sách dữ liệu có thể chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về một lượng lớn các mục, tức là bạn có thể sử dụng chương trình này để lưu trữ.

Access được thiết kế để có nhiều người dùng làm việc trong cùng các file DB cùng với các mục đề phòng an toàn khác nhau để giúp bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như Record Level Locking. Cơ sở dữ liệu được tạo trong Access được lưu trong các bảng với phần mở rộng .mdb.

Sự khác nhau giữa Microsoft Excel và Microsoft Access

Cách sử dụng Microsoft Access

Dưới đat, Vietnix sẽ san sẻ cách sử dụng Microsoft Access cơ bản và những bước cụ thể để bạn dễ tưởng tượng và nắm được những thao tác khi sử dụng .

Tạo cơ sở dữ liệu

Bước 1: Truy cập trên thanh công cụ của Access > Chọn File > New.

Ở những bản update mới, có nhiều cơ sở tài liệu ở những dạng thức khác nhau. Bởi vậy, bạn hoàn toàn có thể chọn mở một cơ sở tài liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở tài liệu web trống .
Tạo cơ sở dữ liệu Access

Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung trong dữ liệu. Giúp bạn phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tên File khi đã lưu bằng cách nhấn chuột phải vào File (Trong Folder đã lưu) > Chọn Rename để thay đổi tên file mới.

Nhập dữ liệu

Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định thông tin dữ liệu và tìm một hình thức cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: Kiểu biểu mẫu, kiểu truy vấn, kiểu bảng, kiểu báo cáo.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt. Theo đó, bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép nội dung, dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.

Bước 3: Nhập dữ liệu khác, phầm mềm Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác.
Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau: Chọn Tab External Data > Chọn tập tin muốn nhập > Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu > Xác định vị trí lưu mới.

Nhập dữ liệu vào Access

Bước 4: Chèn cột, hình ảnh bằng các thanh công cụ trong Microsoft Access.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.

Bước 2: Chọn Tab > Database Tools > Relationship.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 3: Tạo mối quan hệ bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này tới bảng khác. Tiếp đó chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.

Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Bước 1: Mở công cụ Query Design > Create > Tiếp tục thiết kế truy vấn.

Tạo truy vấn

Bước 2: Chọn The Show Table > Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn > Nhấp Close.

Bước 3: Thêm trường được tạo ra > Nhấn chuột vào cột truy vấn > Design.

Bước 4: Thêm tiêu chuẩn cần thiết. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.

Bước 5: Nhấn chọn Design > Run để xem kết quả hoặc nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

Thêm tiêu chuẩn

Tạo và Dùng biểu mẫu

Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường người dùng sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát.

Bước 2: Nhấn chọn nút Form trong Tab mới. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.

Tạo và dùng biểu mẫu

Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Dựa vào nút mũi tên ở phía dưới cùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.

Tạo một báo cáo

Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn.
Bước 2: Nhập tab mới.
Bước 3: Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
Bước 4: Thêm trường vào báo cáo.
Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo.
Bước 6: Lưu và chia sẻ.

Câu hỏi thường gặp về Access

Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Excel là gì?

Microsoft Excel là ứng dụng sử dụng bảng tính để tạo biểu đồ, đồ thị, mô hình dạng bảng. Microsoft Access cũng là một ứng dụng hoạt động giải trí như một chương trình cơ sở tài liệu. Nó giúp tích lũy và phân loại tài liệu. Nó được sử dụng cho những bảng tính và thống kê giám sát kinh tế tài chính .

Access có tốt hơn Excel không?

Nói chung, Access tốt hơn cho việc quản trị tài liệu : Giúp bạn giữ cho tài liệu được ngăn nắp, dễ tìm kiếm và khả dụng cho nhiều người dùng đồng thời. Excel thường tốt hơn để nghiên cứu và phân tích tài liệu : Thực hiện những phép tính phức tạp, tò mò những hiệu quả hoàn toàn có thể xảy ra và tạo biểu đồ chất lượng cao .

Access có khó học không?

Microsoft Access là một công cụ dễ học được phong cách thiết kế để tạo những ứng dụng kinh doanh thương mại. Nó cũng phân phối những công cụ phong cách thiết kế cụ thể được cho phép bạn tạo ra những chương trình mê hoặc nhất. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những mẫu của riêng Access hoặc thậm chí còn tạo mẫu của riêng bạn .

Làm cách nào để khởi động Microsoft Access?

Như với hầu hết những chương trình Windows, Access hoàn toàn có thể được thực thi bằng cách điều hướng menu Bắt đầu ở góc dưới bên trái của Màn hình Windows. Để khởi đầu Access, hãy bấm vào nút Bắt đầu, sau đó là menu Chương trình, sau đó chuyển đến menu Microsoft Office và ở đầu cuối bấm vào mục menu Microsoft Access .

Lời kết

Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, Vietnix đã giúp bạn hiểu hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng của nó. Nếu có bất cứ vấn đề thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng!

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Phần Mềm