Đề cương bài giảng: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC

1. Tên môn học: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
2. Số tín chỉ: 2 (30 tiết)
3. Trình độ: Kiến thức chuyên ngành
4. Phân bổ thời gian:

– Lên lớp : 25 tiết
– Thực hành làm bài tập : Làm tiểu luận ở nhà ( đề tài tự chọn )
– Tự học, tự nghiên cứu và điều tra : Đọc tài liệu tìm hiểu thêm do giảng viên đưa trước
– Thảo luận nhóm, thuyết trình : 5 tiết
– Đi thực tiễn tìm hiểu và khám phá công tác làm việc lưu trữ tại một số ít Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, lưu trữ những cơ quan, tổ chức, đơn vị chức năng sự nghiệp và kinh tế tài chính

5. Điều kiện tiên quyết

– Đã học xong chương trình đại cương và cơ sở ngành

6. Tính chất môn học

– Bắt buộc

7. Mục tiêu môn học

Trang bị cho sinh viên những kỹ năng và kiến thức cơ bản về Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ : Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là gì ? Mục đích ý nghĩa của nó, đặc biệt quan trọng trình làng cho sinh viên những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức quản trị việc khai thác sử dụng tài liệu. Từ đó, giáo dục, rèn luyện cho sinh viên tự điều tra và nghiên cứu, học hỏi cả về lý luận và thực hành thực tế để trở thành những cán bộ làm công tác làm việc lưu trữ không những nắm vững những lý luận chung về công tác làm việc lưu trữ mà còn có kinh nghiệm tay nghề thành thạo phân phối nhu yếu của xã hội về nguồn lực cán bộ làm công tác làm việc lưu trữ nói riêng và về nguồn lực quản trị hành chính – văn phòng nói chung trong khuynh hướng thay đổi và hội nhập lúc bấy giờ .

8. Nhiệm vụ của sinh viên

– Dự lớp : Tối thiểu 80 % tổng số tiết học .
– Đọc giáo trình, tài liệu tìm hiểu thêm : Đọc tài liệu do giảng viên trình làng, hướng dẫn trước và làm tóm tắt .
– Tiểu luận, thuyết trình : Làm tiểu luận và tham gia thuyết trình tại lớp .

9. Tài liệu học tập.

– Sách, giáo trình chính :
+ Lý luận và thực tiễn công tác làm việc lưu trữ, Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, NXB Đại học và Giáo dục đào tạo chuyên nghiệp, TP.HN, 1990 .
+ Công tác lưu trữ Nước Ta, Cục Lưu trữ Nhà nước, TP. Hà Nội, 1987 .
+ Giáo trình lưu trữ, NXB Văn hóa – tin tức, Thành Phố Hà Nội, 2001

• Tài liệu tham khảo:

1. Công tác văn thư – lưu trữ, TS. Dương Văn Khảm, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004.
2. Nguyễn Ứng Long (chủ biên), Cẩm nang văn khố, Tủ sách văn khố, Sài Gòn, 1972.
3. Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu, TS. Dương Văn Khảm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2004.
4. Nguyễn Văn Hàm, Môn học công bố học tài liệu văn kiện, Trường Đại học Tổng hợp, Hà Nội, 1982.
5. Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, TS. Dương Văn Khảm, Hà Nội, 1989.
6. Công tác hành chính – văn phòng trong các cơ quan nhà nước, Tạ Hữu Ánh, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002.
7. Quản lý hành chính văn phòng, LS. Võ Thành Vị, NXB Thống kê, Hà Nội, 1998.
8. Cục Lưu trữ Nhà Nước, Kỷ yếu Hội thảo khoa học xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hà Nội, 1994.
9. Quản trị hành chính văn phòng – lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, 2005.
10. Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Lần 2, Hà Nội, 2004.
11. Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Những vấn đề của Khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía nam trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, TP. Hồ Chí Minh, 2005.
12. Những văn bản về công tác Văn thư – Lưu trư, Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (tuyển chọn), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004.

• Các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ:

1. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.
2. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư.
4. Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

• Các tạp chí khoa học:

1. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ.
2. Tạp chí Dấu ấn thời gian.
3. Tạp chí quản lý nhà nước.
4. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên.

– Đánh giá trong quy trình học ( cần mẫn ) .
+ Tham dự lớp tối thiểu 80 % tổng số tiết học .
+ Thảo luận theo nhóm .
+ Bản thu hoạch : Thực hiện theo nhóm .
+ Thuyết trình : Đại diện nhóm .
– Đánh giá khi thi hết môn học .

11. Thang điểm: 10/10.

– Điểm cần mẫn : 20 % tổng số điểm .
– Điểm thi hết môn : 80 % tổng số điểm .

12. Nội dung chi tiết môn học.
13. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
14. Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quy trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ ship hàng cho nhu yếu nghiên cức lịch sử dân tộc và nhu yếu điều tra và nghiên cứu xử lý những trách nhiệm hiện hành của những cơ quan, tổ chức và những cá thể .

2. Mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

– Biến những thông tin quá khứ tiềm ẩn trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu hữu dụng ship hàng cho sự nghiệp chính trị, kinh tế tài chính, tăng trưởng văn hóa truyền thống, khoa học, kỹ thuật và điều tra và nghiên cứu lịch sử dân tộc .
– Biến những giá trị tiềm năng có trong tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như ý thức cho nhân dân .
– Là cầu nối giữa những lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của những lưu trữ trong xã hội .
– Là động lực can đảm và mạnh mẽ thôi thúc những công tác nghiệp vụ lưu trữ tăng trưởng .
– Mang lại quyền lợi thiết thực cho xã hội, cho những kho lưu trữ, vì thế tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn ý thức .

1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

– Là một trong những hình thức hầu hết được vận dụng thông dụng nhất trong những lưu trữ vương quốc, những lưu trữ cơ cơ quan .
– Ưu điểm :
+ Người đọc hoàn toàn có thể trực tiếp sử dụng tài liệu lưu trữ, cùng một lúc hoàn toàn có thể điều tra và nghiên cứu nhiều văn bản thiết yếu có nội dung tương quan với nhau .
+ Phòng đọc có điều kiện kèm theo ship hàng phần đông fan hâm mộ ra mắt cho họ nhiều tài liệu tương quan đến chủ đề của họ .

            + Các lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mất mát hư hỏng, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia

+ …
– Yêu cầu so với phòng đọc .
+ Quy mô
+ Vị trí
+ Trang thiết bị
– Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ Giao hàng tại phòng đọc
+ Tiếp nhận fan hâm mộ
+ Giải đáp thác mắc của fan hâm mộ
+ Quản lý tài liệu và trang thiết bị
+ …
– Yêu cầu so với fan hâm mộ
– Nội quy phòng đọc
– Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu

2. Thông báo giới, thiệu tài liệu lưu trữ.

Là một hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang tính dữ thế chủ động và được vận dụng phổ cập trong những lưu trữ .
Mục đích nhằm mục đích trình làng thông tin cho những cơ quan, người nghiên cứu và điều tra những tài liệu khoa học, lịch sử vẻ vang hiện đang được dữ gìn và bảo vệ trong những lưu trữ .
Thông qua hình thức này người nghiên cứu và điều tra hoàn toàn có thể nắm được nội dung, thành phần tài liệu trong kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu và điều tra Giao hàng công tác làm việc .
Có ba hình thức thông tin trình làng tài liệu
+ Bản thông tin tài liệu lưu trữ
+ Bản trình làng tài liệu lưu trữ theo chuyên đề
+ Mục lục tài liệu lưu trữ tho chuyên đề

3. Cấp chứng thực lưu trữ.

Là văn bản do cơ quan lưu trữ cấp để xác định nội dung của tài liệu lưu trữ theo nhu yếu của cơ quan, tổ chức và cá thể .
Cấp chứng thực tài liệu gồm có :
+ Cấp xác nhận bản sao tài liệu lưu trữ
+ Cấp xác nhận nội dung tài liệu lưu trữ
Ngoài ra những lưu trữ còn cấp những trích lục, sao lục tài liệu lưu trữ kèm theo chứng thực tài liệu lưu trữ .

4. Triển lãm tài liệu lưu trữ.

Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích :

• Tuyên truyền giáo dục
• Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu

Các hình thức triển lãm : tiếp tục hoặc định kỳ
Triển lãm phải bảo vệ những nhu yếu sau :

• Phải có chủ đề và tư tưởng rõ ràng
• Phải đảm bảo mỹ thuật

Các việc làm phải triển khai khi tổ chức triển lãm

• Chon chủ đề
• Lập kế hoạch
• Lập phương án trưng bày
• Trình bày mỹ thuật triễn lãm
• Thuyết minh triễn lãm
• …

5. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các báo, tạp chí, các buổi phát thanh, truyền hình

Nội dung của những bài báo nhằm mục đích ra mắt những sự kiện lịch sử dân tộc của Đảng, của dân tộc bản địa, của những địa phương, của những nhân vật tiêu biểu vượt trội …
Thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát hiện

6. Công bố tài liệu lưu trữ

– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm mục đích tuyên truyền những chủ trương, đường lối, chủ trương của Đảng và pháp lý của Nhà nước được đề ra trong từng thời kỳ lịch sử vẻ vang đơn cử .
– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phân phối những thông tin quá khứ chứa trong tài liệu lưu trữ mà những người sử dụng chưa có điều kiện kèm theo tiếp cận để sử dụng vào những mục đích, trách nhiệm khác nhau .
– Công bố tài liệu lưu trữ còn góp thêm phần tích cực bảo vệ vững chãi chủ quyền lãnh thổ Quốc gia, chống lại những thế lực phản động trong và ngoài nước thủ đoạn xâm lăng chủ quyền lãnh thổ nước ta nhất là những vùng biên giới, hải đảo .
– Công bố tài liệu lưu trữ còn góp thêm phần ship hàng đắc lực cho công tác làm việc tuyên truyền, giáo dục truyền thống lịch sử cách mạng cho quần chúng nhân dân nhất là những thế hệ thanh, thiếu niên, học viên, sinh viên trong những trường học .
– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm mục đích gắn liền hoạt động giải trí của những kho lưu trữ – nơi tập chung những tài liệu lưu trữ của Quốc gia với thực tiễn công tác làm việc điều tra và nghiên cứu của những giới khoa học kể những giới khoa học xã hội và khoa học tự nhiên, nhưng trước hết là khoa học lịch sử vẻ vang .

III. Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1. Khái niệm quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là việc theo dõi những tác dụng sử dụng những tài liệu lưu trữ để giúp những cơ quan lưu trữ nắm được đúng mực những hiệu quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó nghiên cứu và phân tích đặc thù, tình hình sử dụng tài liệu của fan hâm mộ để những cơ quan lưu trữ có địa thế căn cứ kiến thiết xây dựng kế hoạch ship hàng fan hâm mộ có hiệu suất cao .

2. Nội dung và phương pháp quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

– Dùng “ Phiếu sử dụng tài liệu ”
– Dùng “ Sổ thống kê hiệu quả sử dụng tài liệu ”

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2