Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ có phải các bạn đang tìm kiếm tài liệu kham thảo liên quan về công tác văn thư và công tác lưu trữ hay không, nếu vậy thì bạn không nên bỏ lỡ bài viết này, bài viết này khá chi tiết và cụ thể, tổng hợp những nội dung liên quan đến công tác văn thư và công tác lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời các bạn kham thảo bài viết dưới đây nhé.

Qúa trình làm báo cáo thực tập, các bạn học viên có thể xem qua dịch vụ thuê viết khóa luận tốt nghiệp của Luận Văn Trust để được hỗ trợ tư vấn đè tài và báo giá viết báo cáo trọn gói nhé.

1. Công tác văn thư

1.1. Khái niệm công tác văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của những loại văn bản, gồm có cả văn bản do những nhân, mái ấm gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả, … ) và văn bản do những cơ quan Nhà nước phát hành ( chiếu, chỉ, sắc, lệnh, … ) để Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị, quản lý việc làm chung. Thuật ngữ ngày được sử dụng khá thông dụng dưới những triều đại Phong kiến Nước Trung Hoa và gia nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ cập trong những cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc cho Vua trong công tác công văn, sách vở cũng được gọi là Văn thư Phòng .

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là cơ quan) dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận,… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc.

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn abrn, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng, nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

1.2. Tổ chức công tác văn thư

Hình thức tổ chức triển khai văn thư có tầm tác động ảnh hưởng không nhỏ đến hàng loạt quy trình giải quyết và xử lý văn bản, sách vở cơ quan đến hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan đến tác dụng hoạt động giải trí của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức triển khai phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho tương thích trên cơ sở nghiên cứu và phân tích cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, số lượng văn bản đi và đến, tính năng, trách nhiệm của từng cơ quan .

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.

Hình thức văn thư tập trung chuyên sâu : Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, xử lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành, những khâu khác của công tác văn thư đều tập trung chuyên sâu vào một đầu mối : Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Còn những đơn vị chức năng tổ chức triển khai khác của cơ quan không sắp xếp bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư. Hình thức này thường được vận dụng tại những cơ quan, đơn vị chức năng có cơ cấu tổ chức phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, sách vở ít .

Hình thức văn thư phân tán: Áp dụng hình thức này khi hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan. Hình thức này thông thường được dụng các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp nhiều văn bản đi – đến, có nhiều cơ sở cách xa nhau.

Hình thức văn thư hỗn hợp : Với hình thức tổ chức triển khai này, vừa có văn thư chung của toàn cơ quan đặt thường trực văn phòng hoặc phòng Hành chính ( gọi là văn thư cơ quan hay văn thư TT ) ; vừa sắp xếp bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở những đơn vị chức năng thường trực. Giữa văn thư cơ quan và văn thư của những đơn vị chức năng có sự phân công cụ thể về giải quyết và xử lý văn bản. Nghĩa là có những khâu công tác, những loại văn bản thì phân cho văn thư cơ quan giải quyết và xử lý, có những khâu công tác, những loại văn bản được giao cho văn thư những đơn vị chức năng giải quyết và xử lý .

1.3. Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu nhanh gọn :
Quá trình quản trị việc làm của cơ quan nhờ vào rất nhiều vào việc kiến thiết xây dựng văn bản, tổ chức triển khai quản trị và xử lý văn bản. Dó đó, kiến thiết xây dựng văn bản nhanh gọn, xử lý văn bản kịp thời sẽ góp thêm phần vào việc xử lý nhanh mọi việc làm của mỗi cơ quan .
Nội dung mỗi văn bản đều tiềm ẩn một vấn đề nhất định, nếu xử lý văn bản chậm làm giảm quy trình tiến độ xử lý việc làm chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những vấn đề được nêu ra trong mỗi văn bản .
Yêu cầu đúng mực :

Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải đúng mực tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải trọn vẹn chính và số liệu phải không thiếu, chứng cứ rõ ràng .
+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản phát hành phải có rất đầy đủ những yếu tố do Nhà nước pháp luật, mẫu trinh bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước phát hành .
+ Chính xác về những khẩu kỹ thuật, nhiệm vụ : nhu yếu về tính đúng mực phải được không cho một cách vừa đủ trong những khẩu nhiệm vụ như đánh máy văn bản, ĐK và chuyển giao văn bản. Yêu cầu đúng chuẩn còn phải được bộc lộ trong việc thực thi đúng những chính sách pháp luật của Nhà nước .
Yêu cầu bí hiểm :
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều yếu tố thuộc khoanh vùng phạm vi bí hiểm của cơ quan, bí hiểm của Nhà nước. Vì vậy, trong quy trình triển khai thiết kế xây dựng văn bản và tổ chức triển khai xử lý văn bản phải bảo vệ giữ gìn bí hiểm .

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mặt nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản.

Yêu cầu tân tiến :
Việc thực thi những nội dung đơn cử của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng những phương tiện đi lại và kỹ thuật văn phòng tân tiến. Vì vậy nhu yếu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo vệ cho công tác quản trị Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có hiệu suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày này trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công : văn thư và thực thi trang bị những thiết bị văn phòng .

1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

Vị trí :

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Ý nghĩa :

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp thêm phần xử lý việc làm của cơ quan nhanh gọn, đúng mực, nâng cao chất lượng. đúng chủ trương, đúng chính sách, giữ gìn được bí hiểm của Đảng và Nhà nước ; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt sách vở không thiết yếu và hạn chế việc tận dụng sơ hở trong việc quản trị văn bản để làm những việc trái pháp lý .

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ. Nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiều; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp. gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh.

XEM THÊM ==>  Trách Nhiệm Phân Quyền Trong Quản Lý Văn Bản Điện Tử

1.5. Nội dung công tác văn thư

1.5.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản

Những công văn sách vở, tài liệu được hình thành trong hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan Nhà nước, những tổ chức triển khai chính trị, xã hội, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, những đơn vị chức năng vũ trang … Gọi chung là văn bản. Công tác thiết kế xây dựng văn bản gồm có những việc làm đơn cử sau :
Soạn thảo văn bản : Căn cứ vào công dụng quyền hạn của cơ quan và những mục tiêu nhu yếu nhất định để làm ra một văn bản nhằm mục đích xử lý một việc làm đơn cử hoặc kiểm soát và điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó .
Trình duyệt văn bản : Tất cả những bản thảo đều phải được trình duyệt trước khi đưa ra đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và phát hành. Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt và ký văn bản theo thẩm quyền được giao và phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý về văn bản ký .
Bổ sung và giải quyết và xử lý kỹ thuật văn bản : Trong quy trình xem xét nếu thấy thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng về thể thức thì chánh văn phòng sẽ nhu yếu bổ trợ, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy và in sao văn bản .
Ký và phát hành văn bản : Văn bản sau được chánh văn phòng kiểm tra nhu yếu bổ trợ chỉnh sửa lần cuối rồi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm những thủ tục phát hành .

1.5.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản

* Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ những công văn, sách vở, tài liệu, thư từ sách báo, đơn từ … do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến .
Quy trình giải quyết và xử lý văn bản đến :
Bước 1 : Kiểm tra sơ bộ văn bản đến
Khi tiếp đón văn bản đến cơ quan, đơn vị chức năng mình cán bộ văn thư nhận trực tiếp văn bản phải kiểm tra sợ bộ xem ngoài bì văn bản đó có gửi đúng cho cơ quan mình không ? Số lượng văn bản có đủ không ? Nếu thiếu phải hỏi lại người chuyển văn bản cho đơn vị chức năng mình .
Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không ? Nếu có tín hiệu bị rách nát, bị bóc văn bản bên trong hay không ? Nếu có phải báo lại cho người đảm nhiệm văn thư cơ quan và phải lập văn bản với người đưa văn bản đến .
Bước 2 : Phân loại sơ bộ văn bản đến
Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi đến cơ quan mình, bộ phận văn thư phải triển khai phân loại những văn bản nhận thành hai loại :
Loại phải ĐK : Tất cả những văn bản, sách vở gửi cho cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những cán bộ có chức vụ chỉ huy trong cơ quan
Loại không phải ĐK : gồm toàn bộ những thư riêng, sách báo, tạp chí …
Bước 3 : Bóc bì văn bản
Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư phải chú ý quan tâm đến những nguyên tắc sau :
Những phong bì có tín hiệu “ khẩn ”, “ thượng khẩn ”, “ hoả tốc ” phải được bóc bì trước để xử lý kịp thời .
Khi bóc bì văn bản phải nhẹ nhàng không được làm rách nát văn bản bên trong, không được làm mất phần số và ký hiệu văn bản đã ghi ở ngoài phong bì, không được làm mất tín hiệu bưu điện trên phong bì .
Đối với văn bản thường : Khi thực thi bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách nát văn bản, phải so sánh ký hiệu văn bản đã được ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không ?
Bước 4 : Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
Mục đích của việc làm đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến là để xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan .
Bước 5 : Xin quan điểm phân phối văn bản
Cán bộ văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan để xin quan điểm phân phối văn bản. Sau khi được thủ trưởng cơ quan cho quan điểm phân phối văn bản thì cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến những đơn vị chức năng, cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý .
Bước 6 : Vào sổ văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là việc làm bắt buộc phải triển khai trước khi chuyển giao văn bản đến những đơn vị chức năng và những cá thể có tương quan. Vào sổ văn bản đến nhằm mục đích mục tiêu nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung văn bản cũng như biết được đối tượng người tiêu dùng xử lý văn bản đến. Khi vào sổ tránh đánh trùng hoặc bỏ sót sẽ gây khó khăn vất vả cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể ĐK văn bản đến bằng những hình thức vào sổ, thẻ ĐK hoặc máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào số ngày đó .
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai tiếp đón dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau :
01 sổ ĐK văn bản mật .
01 sổ ĐK chung cho toàn bộ những loại văn bản gửi đến cơ quan .
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm trên 5000 văn bản đến trong một năm thì lập những sổ ĐK cụ thể hơn :
01 sổ ĐK những văn bản quy phạm pháp luật .
01 sổ ĐK văn bản thường .
01 sổ ĐK văn bản mật .
01 sổ ĐK đơn thư .
Bước 7 : Phân phối chuyển giao văn bản đến
Tất cả những văn bản đến cơ quan sau khi có quan điểm phân phối của người đảm nhiệm phải được chuyển giao ngay tới người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo vệ những nhu yếu sau :
Nhanh chóng, đúng đối tượng người tiêu dùng, ngặt nghèo .
Khi chuyển văn bản, cán bộ văn thư phải giao tận nơi cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý không nhờ người khác hoặc đơn vị chức năng khác nhận hộ .
Bước 8 : Tổ chức xử lý và theo dõi văn bản đến của cơ quan
Đối với văn bản thường nội dung việc làm trong văn bản thuộc khoanh vùng phạm vi nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể, đơn vị chức năng nào thì do đơn vị chức năng, cá thể ấy trực tiếp xử lý .
Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét, xử lý nhanh gọn đặc biệt quan trọng là những việc làm khẩn cấp, thiết yếu phải xin quan điểm chỉ huy. Khi có quan điểm chỉ huy ghi trên văn bản thì không đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản vấn đáp dựa trên quan điểm chỉ huy của chỉ huy. Đối với văn bản mật .
Việc tổ chức triển khai và xử lý văn bản mật thì cán bộ văn thư phải trao tận nơi văn bản mật cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý, không được tự ý bóc văn bản khi có tín hiệu chỉ mức độ mật .
Đối với những người được giữ và biết về nội dung văn bản mật thì phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau :
Chỉ phổ cập những yếu tố bí hiểm trong khoanh vùng phạm vi người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý .
Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác. Nếu nhất thiết phải mang đi công tác phải có sự chấp thuận đồng ý của chỉ huy, không giao cho người khác gửi hộ, không để bất kể nơi nào không có người nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn .
Không được, sao chụp ghi chép những điều bí hiểm trong văn bản, không được trao đổi những điều bí hiểm trong văn bản trong điều kiện kèm theo không bảo đảm an toàn .
Theo dõi kiểm tra xử lý văn bản đến, mục tiêu nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao, quy trình tiến độ xử lý việc làm của cơ quan .
Thủ trưởng cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra việc xử lý văn bản so với pháp luật, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước .
Người đảm nhiệm công tác văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và quá trình chuyển giao văn bản. Có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra việc xử lý văn bản so với thời hạn pháp luật .

* Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi

Tất cả những loại văn bản gồm có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu hành chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan tổ chức triển khai phát hành được gọi chung là văn bản đi .
Quy trình giải quyết và xử lý văn bản đi :
Bước 1 : Đăng ký văn bản đi
Công việc của cán bộ văn thư ghi chép thông tin thiết yếu của văn bản đi vào những phương tiện đi lại ĐK, để quản trị ngặt nghèo văn bản đi của cơ quan và để tra tìm văn bản được nhanh gọn .
Việc ĐK này phải được triển khai những thủ tục sau :
Đánh số lên văn bản : Số của văn bản là số ĐK số thứ tự trong năm kể từ ngày đầu năm, với những cơ quan hoạt động giải trí theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả những văn bản đi của cơ quan đều ĐK tập trung chuyên sâu ở văn thư để lấy số chung theo mạng lưới hệ thống số ở cơ quan, không được lấy số riêng theo từng đơn vị chức năng tổ chức triển khai soạn thảo ra văn bản .
Ghi ngày tháng lên văn bản : Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được ĐK vào những phương tiện đi lại ĐK. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong phương tiện đi lại ĐK phải giống nhau, phải ghi rõ rang đúng chuẩn .
Đăng ký văn bản đi : Tuỳ theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít để lập số ĐK cho tương thích .
Đối với những cơ quan, tổ chức triển khai phát hành dưới 500 văn bản đi trong một năm thì chỉ nên lập hai số sau : 01 sổ ĐK văn bản mật ; 01 sổ ĐK chung cho toàn bộ những loại văn bản đi .

Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 văn bản đến 2000 văn bản trong một năm thì lập các số sau: 01 số đăng ký văn bản quy phạm pháp luật; 01 số đăng ký văn bản thường; 01 số đăng ký văn bản mật.

Bước 2 : Chuyển giao văn bản đi
Các văn bản đi sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan thì phải được chuyển giao nhanh gọn, không được chậm trễ về thời hạn gây ách tắc trong giải quyết và xử lý cũng như việc xử lý việc làm .
Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, tránh nhầm lẫn .
Những văn bản có tín hiệu mật phải được chuyển trước, những văn bản có nội dung quan trọng thì phải gửi kèm theo phiếu gửi .
Bước 3 : Sắp xếp quản trị văn bản lưu
Trong hoạt động giải trí của bất kể cơ quan nào cũng phải phát hành văn bản để gửi đi và đều phải lưu lại tối thiểu 2 bản, một bản lưu lại bộ phận văn thư cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ việc làm của cán bộ trình độ .
Cách sắp xếp sắp xếp : so với văn bản ĐK chung và đánh số tổng hợp thì việc sắp xếp những văn bản lưu chỉ dựa vào số và thời hạn phát hành để thực thi việc sắp xếp. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên, văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp ở dưới .
Việc dữ gìn và bảo vệ và ship hàng điều tra và nghiên cứu : Văn thư cơ quan phải sắp xếp những tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá hoặc lên tủ và có nghĩa vụ và trách nhiệm dữ gìn và bảo vệ những tập văn bản lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Nhân viên văn thư phải có nghĩa vụ và trách nhiệm ship hàng nghiên cứu và điều tra, sử dụng tra cứu những văn bản lưu đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu văn bản đó .

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là những văn bản, công văn, tài liệu phát hành trong nội bộ cơ quan. Để quản trị tốt văn bản nội bộ, phần trong cột gồm những mục sau : nội dung, số ký hiệu, ngày ký, trích yếu, người nhận, nơi nhận. Các nhiệm vụ tiếp theo giống như cách xử lý so với văn bản thường .

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật

Đối với văn bản mật đi : Văn bản mật đi cũng phải ĐK vào sổ riêng. Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật như : mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo cũng phải thực thi giống như văn bản thường .
Đối với văn bản mật đến : Văn bản mật đến được ĐK vào một sổ riêng, không ĐK chung vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có dấu chỉ mức độ mật thì văn thư không được bóc bì mà chỉ được ĐK số, ký hiệu ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống. Nếu được người có nghĩa vụ và trách nhiệm được cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được bổ trợ vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực thi mới được phép bóc bì văn bản mật. Các nhiệm vụ tiếp theo giống như cách xử lý so với văn bản thường .

1.5.3. Công tác tổ chức quản lý và xử dụng con dấu

Con dấu phải giao cho cán bộ văn thủ đủ an toàn và đáng tin cậy và có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn và đóng dấu tại cơ quan đơn vị chức năng. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của chỉ huy cơ quan .
Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ .
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải huỷ văn đóng dấu tại cơ quan đơn vị chức năng. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của chỉ huy cơ quan .
Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào những văn bản, sách vở của cơ quan đơn vị chức năng. Con dấu phải được dữ gìn và bảo vệ trong hòm tủ có khoá cả trong và ngoài giờ thao tác. Không được tuỳ tiện mang con dấu theo người .
Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo cáo giải trình ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy ghi nhận ĐK mẫu dấu đồng thời thông tin huỷ bỏ con dấu bị mất .
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự quy đổi về tổ chức triển khai hay tên tổ chức triển khai thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo lao lý số 58/2001 / NĐ – CP ngày 24/08/2001 của nhà nước .
Phải sử dụng đúng mẫu mực do nhà nước lao lý ( màu đỏ ), không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu .
Việc quản trị và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó thủ trưởng cơ quan phải pháp luật đơn cử việc sử dụng và quản trị con dấu một cách ngặt nghèo theo pháp luật của pháp lý. Văn phòng phải nghiên cứu và điều tra đề xuất kiến nghị dự thảo quy định báo cáo giải trình thủ trưởng cơ quan phát hành để thực thi thống nhất .
Dấu chỉ mức độ “ mật ” chỉ rõ mức độ mật của vấn đề nêu ra trong nội dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật gồm có 3 loại : “ mật ”, “ tối mật ”, “ tuyệt mật ” và do người ký văn bản quyết định hành động .
Dấu chỉ mức độ “ khẩn ” chỉ rõ sự thiết yếu phải chuyển ngay văn bản tới tay người nhận. Dấu chỉ mức độ “ khẩn ” gồm 3 loại : Khẩn – Thượng khẩn – Hoả tốc do người ký văn bản quyết định hành động .

1.5.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ

Hồ sơ là tập gồm hàng loạt ( hoặc một ) văn bản tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người tiêu dùng đơn cử được hình thành trong quy trình xử lý việc làm thuộc phạm vị công dụng, trách nhiệm của một cơ quan hoặc một cá thể .
Nội dung và giải pháp lập hồ sơ :
Tất cả những công văn đi, đến đều phải có bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan. Nếu văn bản đi của cơ quan thường là một trong số những bản chính có đủ chữ ký và con dấu được lưu tại bộ phận văn thư. Nếu văn bản đến cơ quan thì bản chính gửi cho ban ngành tính năng trực tiếp còn một bản sao lưu lại bộ phận văn thư cơ quan .
Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành được thực thi như sau :
Lập hạng mục hồ sơ : Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong một thời hạn nhất định ( thường là một năm ). Để lập hồ sơ được dữ thế chủ động, đúng mực và rất đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ảnh hoạt động giải trí đa phần của cơ quan phải có sự sẵn sàng chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư phải lập bản dự kiến chính là bản hạng mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký phát hành. Phân loại những đề mục trong hạng mục hồ sơ để lập và lưu trữ theo những hạng mục đó .
Tiêu đề của hồ sơ : Tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, đúng mực, phản ảnh khái quát nội dung vấn đề. Sau khi dự kiến được sắp xếp theo thứ tự thì những hồ sơ về những việc làm được tổng hợp được xếp lên trên, những hồ sơ về việc làm đơn cử xếp ở dưới. Thông thường có những những sắp xếp sau : Sắp xếp theo thứ tự thời hạn ; theo số văn bản ; theo trình tự xử lý việc làm ; theo mức độ quan trọng của văn bản ; theo vần vần âm .
Yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ :
Lập hồ sơ phải phản ánh tính năng, trách nhiệm của đơn vị chức năng hoặc của cơ quan, tổ chức triển khai. Văn bản tài liệu được tích lũy vào hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hay trình tự xử lý việc làm. Tổ chức việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .
Sau khi hồ sơ xử lý xong thì được để lại phòng hoặc để lại tổ công tác một năm để theo dõi điều tra và nghiên cứu khi thiết yếu, sau khi hoàn hảo hồ sơ đó mới nộp vào lưu trữ .
Khi nộp hồ sơ tài liệu vào cơ quan, những đơn vị chức năng xem xét những hồ sơ nào phải được dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và vĩnh viễn. Những hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ trong thời điểm tạm thời để lại đơn vị chức năng, hết hạn thì nhìn nhận lại. Nếu không cần lưu thì huỷ theo pháp luật. Các cán bộ lưu trữ địa thế căn cứ vào nhiệm vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn hảo những khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn dữ gìn và bảo vệ, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ kiểm tra tìm ship hàng cho việc nghiên cứu và điều tra sử dụng .
Như vậy việc làm lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong công tác văn thư vì nó tác động ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu suất cao công tác lưu trữ. Công việc cần phải được triển khai tiếp tục để kịp thời bổ trợ nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ nhằm mục đích Giao hàng nhu yếu tra cứu và sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị chức năng .

2. Công tác lưu trữ

2.1. Khái niệm công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở những cơ quan đơn vị chức năng đặt ra nhu yếu khách quan phải tổ chức triển khai lựa chọn, tích lũy, sắp xếp khoa học, dữ gìn và bảo vệ tốt, tra tìm nhanh gọn để Giao hàng nhu yếu xử lý những việc làm trình độ và tổ chức triển khai quản lý và điều hành hoạt động giải trí của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không hề thiếu trong hoạt động giải trí của từng cơ quan đơn vị chức năng, của cỗ máy nhà nước .

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học. Để lựa chọn được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp.

2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Thứ nhất, tổ chức triển khai khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp những khâu nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ tương quan đến việc phân loại, xác lập giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học ship hàng thuận tiện, nhanh gọn, đúng chuẩn cho công tác tra tìm tài liệu .
Nội dung của tổ chức triển khai khoa học tài liệu gồm : tích lũy, bỏ sung tài liệu ; phân loại tài liệu ; xác lập giá trị tài liệu ; chỉnh lý tài liệu ; tổ chức triển khai những công cụ tra tìm tài liệu và một số ít công tác hỗ trợ khác của những ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có tương quan .
Thứ hai, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu. Đây là điều kiện để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức triển khai và triển khai những giải pháp, trong đó hầu hết là những giải pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ bảo đảm an toàn và lê dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm mục đích ship hàng tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai .
Thực tế đã chứng tỏ rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ chúng. Để lưu giữ tài liệu sống sót được bền vững, không bị sờn, rách nát, hư hỏng hoặc mất mát bởi ảnh hưởng tác động của tự nhiên và con người thì phải vận dụng những giải pháp kỹ thuật tiên tiến và phát triển, phải có chính sách dữ gìn và bảo vệ ngặt nghèo .
Thứ ba, tổ chức triển khai khai thác và sử dụng có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Để bảo vệ công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu suất cao cao cần nghiên cứu và điều tra nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội ; phân loại đối tượng người dùng fan hâm mộ ; nghiên cứu và điều tra kiến thiết xây dựng những công cụ tra cứu khoa học tài liệu và vận dụng những giải pháp, tổ chức triển khai nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu suất cao cao. Điều đó yên cầu nhà nước cần có những lao lý đơn cử về khai thác, sử dụng tài liệu ; trình độ của cán bộ lưu trữ việc ứng dụng những khoa học văn minh vào công tác lưu trữ, đặc biệt quan trọng là việc ứng dụng công nghệ thông tin .

2.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thì có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý:

Ý nghĩa chính trị : Ở bất kể thời đại nào những giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệu lưu trữ để chống lại những giai cấp đối kháng nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của giai cấp mình. Tài liệu lưu trữ cung ứng những thông tin thiết yếu, đáng tin cậy để nghiên cứu và điều tra tổng kết rút ra kinh nghiệm tay nghề công tác để chỉ huy cơ quan đề ra phương hướng, những quyết định hành động quản trị tương thích với chủ trương chủ trương của Đảng và Nhà nước .
Ý nghĩa kinh tế tài chính : Sử dụng tài liệu lưu trữ để tìm hiểu tài nguyên vạn vật thiên nhiên như địa chất, khí tượng, thuỷ văn, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển … làm cơ sở cho việc tăng trưởng kinh tế tài chính từng vùng, từng ngành. Sử dụng tài liệu lưu trữ để làm địa thế căn cứ cho việc kiến thiết xây dựng kế hoạch để tăng trưởng kinh tế tài chính xã hội hàng năm, nhiều năm. Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh quy trình tiến độ phong cách thiết kế và kiến thiết, để quản trị và thay thế sửa chữa những khu công trình thiết kế xây dựng cơ bản .
Ý nghĩa nghiên cứu và điều tra khoa học : Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết những quy luật hoạt động và sự tăng trưởng những sự kiện hoạt động. Tài liệu lưu trữ là một sử liệu đặc biệt quan trọng quan trọng và đúng mực, để xác định những sự kiện lịch sử dân tộc, Phục hồi lại thực sự của lịch sử dân tộc giúp cho những thế hệ mai sau hiểu đúng lịch sử dân tộc dân tộc bản địa. Tài liệu lưu trữ còn gọi là gia tài văn hoá dân tộc bản địa. Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được uỷ ban thường vụ Quốc Hội trải qua ngày 04/04/2000 nêu rõ tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc bản địa có giá trị đặc biệt quan trọng với sự nghiệp thiết kế xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Không chỉ vậy tài liệu lưu trữ còn phản ánh những thành quả lao động phát minh sáng tạo cả về vật chất lẫn niềm tin của nhân dân ta qua những thời kỳ lịch sử dân tộc đó là những chứng tích về văn hoá cùng với những loại di sản văn hoá khác như những di chỉ khảo cổ, những hiện vật trong bảo tang, những khu công trình kiến trúc, hội hoạ, … Tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người những loại văn tự rất có giá trị .
Như vậy : Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi phương diện nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử vẻ vang .

2.4. Nội dung của công tác lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức triển khai khoa học tài liệu ; dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ. Để triển khai mục tiêu và trách nhiệm của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung đơn cử của công tác lưu trữ như sau :

2.4.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức: Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào, đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới,…

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho chỉ huy cơ quan trong việc :
+ Xây dựng kế hoạch tăng trưởng thời gian ngắn, dài hạn công tác lưu trữ ;
+ Soạn thảo những văn bản chỉ huy nhiệm vụ lưu trữ trong cơ quan ;
+ Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ đơn cử như : tích lũy tài liệu, phân loại tài liệu, xác lập giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức triển khai khai thác, sử dụng có hiệu suất cao tài liệu của cơ quan ; tư vấn cho chỉ huy về việc góp vốn đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; làm những báo cáo giải trình tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những góp phần của công tác lưu trữ so với sự tăng trưởng của cơ quan, của ngành, …

Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ: Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan. Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Vì vậy, trong một số cơ quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan bố trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành.

2.4.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ. Đồng thời, hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.

Cho đến nay ngành lưu trữ đã thiết kế xây dựng và phát hành một mạng lưới hệ thống văn bản khá khá đầy đủ, pháp luật những điều cơ bản tương quan đến quản trị nhà nước về công tác lưu trữ .
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Luật lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Luật lưu trữ sinh ra trên cơ sở thừa kế nội dung của những văn bản được phát hành trước đó có hiệu lực hiện hành pháp lý trong thời hạn dài lao lý tương đối vừa đủ những yếu tố về quản trị và sử dụng tài liệu lưu trữ ; Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ; Khen thưởng và giải quyết và xử lý vi phạm trong hoạt động giải trí lưu trữ .

2.4.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ. Các nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ như :
– Thu thập, bổ trợ tài liệu ;
– Phân loại tài liệu ;
– Xác định giá trị tài liệu ;
– Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ ;
– Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ;
– Chỉnh lý tài liệu ;
– Tổ chức dữ gìn và bảo vệ tài liệu ;
– Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ;
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ .
– Áp dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng trong công tác lưu trữ .
Việc triển khai thống nhất những nhiệm vụ lưu trữ trong những cơ quan, tổ chức triển khai đã được pháp luật trong những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ .

2.4.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, nhìn nhận trong lưu trữ là triển khai kiểm tra những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong những cơ quan, tổ chức triển khai theo một thời hạn thực thi nhất định .
Để thực thi việc kiểm tra, nhìn nhận, những cơ quan thường vận dụng những phương pháp như : Kiểm tra tiếp tục, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua những báo cáo giải trình bằng văn bản .

Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước.

Từ đó tổng hợp hiệu quả đưa ra những nhìn nhận đúng chuẩn về sự tăng trưởng ngành lưu trữ trong toàn nước đồng thời thiết kế xây dựng giải pháp, kế hoạch khắc phục những sống sót hạn chế nhằm mục đích mục tiêu kiến thiết xây dựng một ngành lưu trữ tăng trưởng bền vững và kiên cố phân phối được không thiếu những nhu yếu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ .
Ở mỗi cơ quan, tổ chức triển khai bộ phận làm công tác kiểm tra, nhìn nhận về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phfong lao lý .

3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ

Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Do đó, giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành vẫn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ, đúng đắn thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng.

Nếu những văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động giải trí của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan rất đầy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều kiện kèm theo sớm đưa tài liệu ship hàng những nhu yếu điều tra và nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những việc làm vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung chuyên sâu thực thi trách nhiệm chính của mình như tổ chức triển khai khoa học tài liệu, kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu khoa học, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu, …

Tình trạng phổ biến hiện nay là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh như tài liệu giao nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ,… gây nhiều khó khăn trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí làm cho một khối lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội,…bị tổn thất hoặc không thể đưa ra phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng.

Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp,… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một công tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan coi trọng đúng mức.

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ những thông tin được chúng tôi trình bày, thể hiện trong bài viết trên đều được kiểm chứng và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi và chúng tôi hy vọng với những thông tin mình vừa trình bày có thể giúp cho bài khóa luận của các bạn hoàn thành một cách hoàn chỉnh nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn chia sẻ rất nhiều bài viết với nhiều chủ đề khác nhau phục vụ cho bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, mời các bạn theo dõi website để cập nhật những bài viết mới nhất.

Số điện thoại : 0917.193.864

Zalo : 0917.193.864

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2