Những doanh nhân bận rộn sắp xếp lịch làm việc như thế nào? – Happy Live

Đối với những doanh nhân, những nhà quản lý hàng trăm nhân viên và hàng chục dự án, việc có một cách thật tin cậy để lập kế hoạch trong ngày là cực kỳ quan trọng đối với hiệu quả công việc.

Nếu bạn muốn có một cuộc phỏng vấn xin việc làm với Li Fan, trưởng phòng ban kỹ thuật của hãng Pinterest thì bạn phải đợi đến thứ sáu .

Bà Fan phân loại những loại cuộc họp của bà theo ngày trong tuần. Thứ hai là cho những cuộc họp nhóm lớn và thứ ba là để gặp mặt từng người một. Thứ tư và thứ năm dành cho những nhu yếu đột xuất hoặc những cuộc họp hàng tháng về những thể loại khác nhau .

Nguyên nhân? Bà muốn cắt giảm thời gian cần để điều chỉnh sang một công việc mới. “Điều này cho phép tôi mất ít thời gian hơn để chuyển đổi bối cảnh khi tôi chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác,” bà nói.

Đối với bà, chiến lược là rất quan trọng. Với hạn chót gấp gáp cho trang mạng hàng tỷ hình ảnh, bà làm việc tích cực để có thể tiếp cận được một đội ngũ hơn 450 kỹ sư phần mềm tại trụ sở chính của công ty tại San Francisco. Bà liên tục cập nhật hàng chục dự án, vì vậy bà lên lịch các gói (khoảng? khối?) thời gian liên tiếp cho từng ngày, cùng với một buổi họp hàng tháng “hỏi tôi bất cứ điều gì” với các nhân viên của bà. “Tôi không bao giờ muốn tỏ ra mình quá bận rộn khi trao đổi về sản phẩm, kinh doanh hoặc phát triển chuyên môn.”

Bà Fan không phải là người duy nhất có kế hoạch để bảo vệ việc làm hàng ngày. Đối với một số ít trong số những người bận rộn nhất quốc tế, việc có một cách thật đáng tin cậy để lập kế hoạch trong ngày là cực kỳ quan trọng so với hiệu suất cao việc làm. Và trong khi một số ít người hoàn toàn có thể có trợ lý, người giúp việc mái ấm gia đình và, nói chung, linh động hơn với lịch hàng ngày, thì mạng lưới hệ thống lập kế hoạch phức tạp của họ hoàn toàn có thể giúp tất cả chúng ta xử lý tốt nhất một ngày chật cứng việc làm .

Xây dựng một kế hoạch bằng cách để trống việc làm

Giám đốc quản lý Anthony Casalena của hãng Squarespace nỗ lực để có hơn một nửa ngày mà không có bất kể nghĩa vụ và trách nhiệm gì và kiến thiết xây dựng những gói ( khoảng chừng ? khối ? ) thời hạn trống trong lịch việc làm của mình .

Thời gian trống là một cách để lấp vào đó những cuộc họp bất chợt và những việc làm khác mà không bị vỡ kế hoạch vì những việc không lường. Để giữ được kế hoạch, Casalena sử dụng lịch Google có mã màu để lên kế hoạch cho cả ngày. Bằng cách đó, ông thuận tiện nhận ra đâu là khoảng trống thiết yếu nhất. Ông cũng tự gửi mình email những điều nhắc nhở để rồi sau đó điền vào lịch biểu trực tuyến của mình .
Và không chỉ là việc văn phòng, Casalena nói rằng ông kế hoạch hóa gần hết đời sống ngoài văn phòng, gồm có những dịch vụ giặt là và quét dọn, giao nhận thực phẩm và những việc vặt khác. Tại nơi làm việc, ông sắp xếp việc theo giờ. Ông không dùng trợ lý .

Tránh bị tái diễn việc làm

Đối với 1 số ít người, thủ pháp là chống lại sự quấy rầy, dù đó là những cuộc trò chuyện trực tiếp hay email, mà nó Open giả danh như thể là việc khẩn cấp và làm mất cả ngày .
Đối với Casalena, thực hành thực tế “ hộp thư đến, trống ” ( xóa những email còn lại vào cuối mỗi ngày ), có nghĩa là ông không sa lầy vào những tin nhắn chưa mở. Thay vào đó, hộp thư trống sẽ giúp ông trấn áp tốt hơn lịch biểu làm việc. “ Công việc có vẻ như đâu vào đấy, ” ông nói .

Để có được hòm thư đến ( Inbox ) trống, ông vấn đáp những email trong thời hạn giữa những cuộc họp hoặc khi chuyển từ trách nhiệm này sang trách nhiệm khác. Thay vì để email chất đống, ông kiểm tra chúng mỗi giờ vài lần và xóa, hoặc vấn đáp, hoặc tàng trữ chúng trong ứng dụng Gmail để theo dõi .

Vào cuối ngày, ông kiểm tra đảm bảo không còn lại email nào. Khi tự làm công việc cần tập trung của mình, ông ngắt khỏi máy điện thoại. “Tôi không hăm hở đọc email,” ông nói.

Tối đa hóa thời hạn ăn và đi làm

Đối với Emmanuel Arnaud, giám đốc quản lý và điều hành những trang du lịch GuestToGuest và HomeExchange, có ba trẻ nhỏ dưới bảy tuổi nghĩa là không hề làm việc muộn ở văn phòng .

Ông quản lý các nhóm nhân viên ở California và Croatia từ văn phòng ở Paris nên cần thiết phải sắp xếp công việc qua nhiều múi giờ. Để tận dụng tối đa từng khoảnh khắc xa nhà, Arnaud đã bắt đầu đi xe đạp đến văn phòng thay vì dùng phương tiện công cộng. Việc đi xe đạp cho phép ông gọi điện cho các đồng nghiệp hoặc thành viên hội đồng quản trị. “Khi cơ thể di chuyển, ta bàn bạc công việc dễ dàng hơn,” ông nói thêm.

Arnaud cũng dùng bữa trưa và bữa sáng để tổ chức triển khai những cuộc họp. Các cuộc gặp gỡ trực tiếp và cuộc gọi điện thoại thông minh trong thời hạn nghỉ tự nhiên đó được cho phép ông tập trung chuyên sâu vào những sáng tạo độc đáo mang tính kế hoạch khi ở văn phòng .
Để giữ động lực suốt ban ngày, Arnaud giảm cường độ khi ở nhà. Ông không khi nào vấn đáp những cuộc gọi hoặc email và chỉ làm việc làm của những dự án Bất Động Sản mà ông đang cố gắng nỗ lực triển khai xong như thể việc thuyết trình cho những thành viên hội đồng quản trị hoặc những việc khác “ mà tập trung chuyên sâu vào nó lúc này là hài hòa và hợp lý và không bị làm phiền. ”

‘ Tất bật ’

Dành thời hạn để tâm lý giữa hai trách nhiệm đã giúp cho giám đốc điều hành quản lý Grant Langston của hãng eHarmony tập trung chuyên sâu được trong suốt cả ngày. Là người hướng nội chỉ huy website hẹn hò có trụ sở tại California, ông thường thấy rằng những cuộc họp liên tục là rất stress .

Thay vì mất tập trung hoặc cảm thấy căng thẳng do yêu cầu liên tục phải giao thiệp, ông thêm thời gian vào mỗi buổi sáng. Ông cũng phân bổ thời gian ngừng nghỉ tăng thêm hai lần trong ngày giữa các giờ họp để tạo ra cái ông gọi là quan điểm “đành rồi chạy.”

Trong thời hạn nghỉ, Langston tập trung chuyên sâu vào trách nhiệm việc làm, nhưng không liên lạc với người khác. “ Tôi phải chắc như đinh rằng tôi đã khỏe trở lại và thấy rằng 20 phút chỉ để được yên tĩnh hoặc để đọc, ” Langston, người khởi đầu giải pháp này sau khi tiếp quản chức vụ giám đốc quản lý và điều hành. “ Tôi ngồi với một cây bút và tập giấy và tôi chỉ nghĩ về những yếu tố, tôi không thải nguồn năng lượng, thay vào đó tôi tạo ra nguồn năng lượng trong bản thân mình. ”
Nguồn Đài truyền hình BBC

Có thể bạn quan tâm:

Combo sách Thiết kế cuộc đời thịnh vượng – Cẩm nang phát triển bản thân dành riêng cho giới trẻ

👉 ĐẶT SÁCH NGAY👈

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nhân