Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì? Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Việc quy đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã khiến nhiều doanh nghiệp gặp những yếu tố tương quan đến việc bảo vệ tính hợp lệ của hóa đơn. Nắm bắt được nhu yếu đó, bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ mang đến câu vấn đáp cho câu hỏi “ Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì ? ”

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn bộc lộ những thông tin dưới dạng tài liệu điện tử, do bên người bán sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ đảm nhiệm việc tạo lập. Mục đích lập hóa đơn điện tử là để ghi nhận những thông tin nguồn vào ( thông tin sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ ; ký số ; ký điện tử ; … ) của một nhiệm vụ bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ bằng phương tiện đi lại điện tử .

Vậy làm thế nào để nhận diện được đâu là một hóa đơn điện tử hợp lệ? Cùng tìm hiểu ngay thông tin dưới đây với VIN-HOADON nhé!

Các đặc điểm nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Nội dung của hóa đơn

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần bảo vệ những thông tin sau :

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn ;
2. Tên liên hóa đơn vận dụng so với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in triển khai theo hướng dẫn của Bộ Tài chính ( Khoản này được hướng dẫn bởi Khoản 2, Điều 4 Thông tư 78/2021 / TT-BTC ) ;
3. Số hóa đơn ;
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán ;
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ;
6. Tên, đơn vị chức năng tính, số lượng, đơn giá sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ ; thành tiền chưa có thuế giá trị ngày càng tăng, thuế suất thuế giá trị ngày càng tăng, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng theo từng loại thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị ngày càng tăng, tổng tiền giao dịch thanh toán đã có thuế giá trị ngày càng tăng ;
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua ;
8. Thời điểm lập hóa đơn ;
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử ;
10. Mã của cơ quan thuế so với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ;
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại ( nếu có ) và những nội dung tương quan ( nếu có ) ;
12. Tên, mã số thuế của tổ chức triển khai nhận in hóa đơn so với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in ;
13. Chữ viết, chữ số và đồng xu tiền biểu lộ trên hóa đơn .

Ngoài ra, những đơn vị chức năng cần quan tâm về nội dung để bảo vệ tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số lỗi sai thường gặp ở những doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử :

• Trường hợp cần ghi thêm chữ quốc tế thì chữ quốc tế được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. ( Theo điểm a khoản 6 điều 10 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP ) .
• Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán khi khởi tạo và phát hành hóa đơn : hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng nhà nước cung ứng đủ điều kiện kèm theo tự in .

Thời điểm lập hóa đơn

Theo pháp luật tại Điều 9 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, thời gian lập hóa đơn điện tử của một số ít trường hợp thông dụng sau đây :

Trường hợp 1: Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)

– Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp 2: Cung cấp dịch vụ

– Thời điểm lập hóa đơn : thời gian triển khai xong việc phân phối dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền .
* Lưu ý : Nếu người bán có thu tiền trước hoặc thu trong khi phân phối dịch vụ thì thời gian lập hóa đơn là thời gian thu tiền .

Trường hợp 3: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

– Thời điểm lập hóa đơn : mỗi lần giao hàng hoặc chuyển giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng .

Định dạng hóa đơn điện tử

Theo pháp luật tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tiêu chuẩn kỹ thuật dùng để lao lý kiểu tài liệu, chiều dài tài liệu của những trường thông tin, nhằm mục đích mục tiêu truyền nhận, tàng trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng văn bản của hóa đơn điện tử được lao lý là ngôn từ XML ( eXtensible Markup Language ) .
Vậy định dạng hóa đơn điện tử gồm những thành phần nào ? Có 02 thành phần bắt buộc mà mọi hóa đơn điện tử cần tuân thủ để bảo vệ tính hợp lệ của hóa đơn :

• Thành phần chứa tài liệu nhiệm vụ hóa đơn điện tử ;
• Thành phần chứa tài liệu chữ ký số .

Ngoài ra, nếu đơn vị chức năng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ thêm 01 thành phần định dạng hóa đơn điện tử, đó là : thêm thành phần chứa tài liệu tương quan đến mã cơ quan thuế .

Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ 

Ngoài việc bảo vệ tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, những doanh nghiệp, tổ chức triển khai, cá thể kinh doanh thương mại cần phải chú ý quan tâm một số ít nội dung tương quan đến lao lý về nhiệm vụ kế toán .
– Hóa đơn điện tử đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên :

• Để được khấu trừ thuế GTGT và được xem là ngân sách hợp lý tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải triển khai thanh toán giao dịch những hóa đơn này bằng hình thức giao dịch chuyển tiền .
• Trường hợp mua sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ của một nhà phân phối có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế so với trường hợp có chứng từ thanh toán giao dịch qua ngân hàng nhà nước .

– Hóa đơn giao dịch thanh toán nhiều lần : doanh nghiệp phải thực thi giao dịch thanh toán bằng hình thức giao dịch chuyển tiền nếu thành toán nhiều lần cho một hóa đơn, gồm có cả lần đặt cọc tiên phong .
– Hóa đơn điện tử đầu vào mua và bán gia tài cố định và thắt chặt : doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi mua xe hơi chở người dưới 9 chỗ, có giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên, trừ trường hợp sử dụng cho mục tiêu vận tải đường bộ .
– Hóa đơn điện tử nguồn vào kê khai từ năm trước nhưng lại hạch toán vào năm sau sẽ không được khấu trừ thuế GTGT .
– Hóa đơn điện tử nguồn vào của dự án Bất Động Sản : doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi thuế GTGT của dự án Bất Động Sản đến thời gian quyết toán thì bị hủy .
Bài viết vừa qua là những thông tin mà VIN-HOADON đã thực thi giải đáp vấn đáp thắc mắc “ Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì ? ”. Hãy liên tục theo dõi và ủng hộ chúng tôi ở những bài viết khác để update nhanh nhất những kỹ năng và kiến thức có ích về hóa đơn điện tử nhé !

Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:

Source: https://vh2.com.vn
Category : Điện Tử