Những thao tác excel cơ bản cho kế toán và văn phòng

Excel là một công cụ văn phòng tuyệt vời và không hề thiếu, đặc biệt quan trọng là với những bạn là kế toán. Trong Excel có rất nhiều tính năng hay mà không phải ai cũng biết hết. Những tính năng tưởng chừng rất đơn thuần nhưng lại vô cùng quan trọng với những người tiếp tục thao tác với bảng tính Excel. Hôm nay mình sẽ trình làng những thao tác excel cơ bản nhưng rất hữu dụng để mọi thứ trở nên thuận tiện hơn khi bạn thao tác với bảng tính Excel nhé .

Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

Hiện / ẩn những phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007 trở về sau. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.

Chọn tổng thể tài liệu

Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:
Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu (Ctrl+C)
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên menu (hoặc Alt+E -> sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.

Chuyển qua lại giữa những bảng tính Excel khác nhau

Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa những bảng tính hoàn toàn có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa những bảng tính một cách thuận tiện. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa những tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7 .

Tạo một Shortcut Menu mới

Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, ví dụ điển hình như Copy hay Cut, bạn hoàn toàn có thể thiết lập như sau :

File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.

Cách thêm một đường chéo trong ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

Ẩn hoặc hiện dòng

Khi thao tác với những bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn tất cả chúng ta hãy cho ẩn bớt những dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào những dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh gọn .

Ẩn dòng đi mọi người hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu Format –> Row –> Hide hoặc chúng ta có thể nhấn chọn chuột phải chọn và chọn đến Hide.
Muốn hiển thị lại dòng đã ẩn hãy bôi đen hai dòng gần nhất với vùng đã ẩn (nếu ẩn dòng 4 thì bạn phải bôi đen dòng 3 và 5 như hình dưới) –> Format –> Row –> Unhide Hoặc sau khi đã bôi đen hai dòng liền kề hãy nhấn chọn chuột phải –> Unhide.

Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Bạn hoàn toàn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật tiêu tốn lãng phí thời hạn nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng ( hoặc x cột ) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống .

Di chuyển và sao chép tài liệu trong ô một cách nhanh gọn

Để chuyển dời tài liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột tài liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang hình tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo tài liệu sang cột khác .

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

Xóa ô tài liệu trống một cách nhanh gọn

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.

Tìm kiếm với Will Card

Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc như đinh về hiệu quả tìm kiếm thì hoàn toàn có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ .
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng dấu ? để thay thế sửa chữa cho một chữ mà bạn không nhớ đúng chuẩn trong một chuỗi tài liệu mà bạn muốn tìm .
Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung Excel nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Excel hay Exxel thì bạn hoàn toàn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ : Ex ? el .
Bên cạnh đó, bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, ví dụ điển hình bạn không rõ là Dantaichinh. com hay Dantaichinh. vn thì hoàn toàn có thể tìm kiếm dạng Dantaichinh *

Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột

Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khi đó, một cửa sổ hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records only và nhấn OK.

Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”.

Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất kể phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến những cạnh của Sheet theo những hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng tài liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống .

Ẩn trọn vẹn tài liệu

Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn tài liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide, nhưng làm cách nào để ẩn một ô tài liệu ? Cách tốt nhất và thuận tiện nhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells .
Hãy chọn vùng tài liệu cần ẩn và vào trang chủ -> Font -> Open Format Cells -> Number Tab -> Custom -> Type, sau đó gõ ; ; ; và nhấn OK .

Ghép nối văn bản với và

Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu &. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức =B3&C3&D3&E3 và có được kết quả Bột ngọt100250002500000 trong ô F3.

Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những hàm dưới đây để quy đổi chữ hoa, chữ thường :

• Upper: Viết hoa tất cả
• Lower: Viết thường tất cả
• Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi

Nhập vào giá trị mở màn với 0

Khi nhập vào một giá trị khởi đầu với số 0, Excel sẽ tự động hóa xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format Cells, yếu tố hoàn toàn có thể được xử lý thuận tiện bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập .

Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct

Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác.
Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown. Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn OK.

Xem thống kê về số liệu

Hầu hết mọi người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel, như trung bình, tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn thì có thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.

Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp

Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm chi phí thời hạn hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi tên .
Trên đây là những thao tác excel cơ bản nhưng cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm chi phí thời hạn, công sức của con người và đẩy nhanh tiến trình việc làm .
Xem thêm : 50 mẹo vặt excel hay cho dân kế toán | 101 phím tắt trong Excel cực kỳ hữu dụng | Những phím tắt Word cực kỳ hữu dụng

4.5 / 5 – ( 24 bầu chọn )
Originally posted năm nay – 07-28 21:51:01 .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Ứng Dụng