Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: – Tài liệu text

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

GVHD: Nguyễn Thị Trà

Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước.

b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:

 Chức năng:

Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung

tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức

Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư

hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận

Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức

Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa

Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu

sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng.

 Nhiệm vụ:

Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và

quyền hạn sau:

–

Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;

–

Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn

nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II;

–

Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi

quản lý của Trung tâm II;

–

Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc

biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ

chức lưu trữ khác có nhu cầu;

–

Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

10

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

–

GVHD: Nguyễn Thị Trà

Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu

trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước;

–

Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư

liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;

–

Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí

của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục

trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

 Cơ cấu tổ chức:

Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ

quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng

như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

quy định. Cụ thể như sau:

− Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại

hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho.

− Phòng Chỉnh lý tài liệu:

Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu

và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.

− Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:

Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài

liệu của Trung tâm II.

− Phòng Bảo quản tài liệu:

Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài

liệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.

− Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu

nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm

− Phòng Hành chính – Tổ chức:

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

11

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

GVHD: Nguyễn Thị Trà

Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán

bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất

phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.

− Phòng Kế toán:

Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của

trung tâm. Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước.

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA II

BAN GIÁM ĐỐC

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

Chỉnh

lý tài

liệu

Phòng

Thu

thập,

Bổ sung

tài liệu

Phòng

Tin học

và Công

cụ tra

cứu

Phòng

Bảo

quản

tài liệu

Phòng

Tổ chức

sử dụng

tài liệu

Phòng

Hành

chính Tổ chức

Phòng

Kế

toán

Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

gồm 65 người:

− Ban Gián đốc:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó

Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ

nhiệm.

+

Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân

trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung,

trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan.

+

Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp

vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác

chỉnh lý và thu thập tài liệu.

− Các phòng nghiệp vụ:

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

12

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

+

GVHD: Nguyễn Thị Trà

Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu

trữ viên và 01 Trung cấp)

+

Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07

Trung cấp)

+

Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư

tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật).

+

Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03

Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ)

+

Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ

viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp)

+

Phòng Hành chính – Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên

viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ

kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ)

+

Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung

cấp

II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN

THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

CỦA CƠ QUAN

1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:

− Phòng Hành chính – Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị – Tổ

chức) được thành lập ngày 01/8/1995.

− Hiện nay Phòng Hành chính – Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán

bộ văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp

ngành Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp.

− Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá

trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến

công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng

dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày

càng trở tốt hơn

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

13

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

GVHD: Nguyễn Thị Trà

Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với

nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác

2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:

a) Việc quản lý văn bản đến:

− Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ

Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

− Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản.

− Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến

để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau.

− Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện

đại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước.

Quy trình tiếp nhận :

Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau,

nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi

bằng đường bưu điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng,

hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,

ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.

Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn

nguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì

không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận.

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn

thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến.

Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại

những thông tin cơ bản của văn bản.

Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng

thời ấn định số lượng bản cần sao chụp.

Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi

nhận văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý

kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

14

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2