Quyết định 71/2020/QĐ-UBND công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bình Định

_____________ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNHCăn cứ Luật Tổ chức chính quyền sở tại địa phương ngày 19 tháng 6 năm năm ngoái ; Luật sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của Luật Tổ chức nhà nước và Luật Tổ chức chính quyền sở tại địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019 ;Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm năm ngoái ;Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 ;Căn cứ Nghị định số 01/2013 / NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của nhà nước pháp luật cụ thể thi hành một số ít điều của Luật Lưu trữ ;Căn cứ Nghị định số 99/2016 / NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm năm nay của nhà nước về quản trị và sử dụng con dấu ;Căn cứ Nghị định số 26/2020 / NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của nhà nước pháp luật cụ thể một số ít điều của Luật Bảo vệ bí hiểm nhà nước ;Căn cứ Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư ;Căn cứ Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử ;Căn cứ Thông tư số 24/2020 / TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an phát hành biểu mẫu sử dụng trong công tác làm việc bảo vệ bí hiểm nhà nước ;Theo đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 621 / TTr-SNV ngày 29 tháng 10 năm 2020 .

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2020.

Quyết định số 34/2012 / QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh phát hành Quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân những cấp và những ngành thuộc tỉnh ; Quyết định số 06/2014 / QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm năm trước của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của lao lý công tác làm việc văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân những cấp và những ngành thuộc tỉnh ( phát hành kèm theo Quyết định số 34/2012 / QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh ) ; Quyết định số 43/2019 / QĐ-UBND ngày 08 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh phát hành Quy chế đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, phát hành và quản trị văn bản điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước trên địa phận tỉnh Bình Định và Chỉ thị số 02/2011 / CT-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử dân tộc những cấp hết hiệu lực thực thi hiện hành kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý .

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

Về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Bình Định
(Ban hành kèm theo Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)

___________

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này lao lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ và quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ .1. Công tác văn thư tại Quy định này gồm có : Soạn thảo, ký phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác làm việc văn thư .2. Công tác lưu trữ tại lao lý này gồm có : tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu ; dữ gìn và bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị ; sử dụng tài liệu lưu trữ .

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này vận dụng so với những cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp nhà nước trên địa phận tỉnh Bình Định ( sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức triển khai ) .

Điều 3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Nguyên tắcCông tác văn thư, hoạt động giải trí lưu trữ được thực thi thống nhất theo pháp luật của pháp lý .2. Yêu cầua ) Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo lao lý của pháp lý .- Đối với văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo pháp luật của Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm năm nay của nhà nước lao lý cụ thể một số ít điều và giải pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ;- Đối với văn bản chuyên ngành được triển khai theo pháp luật của ngành, nghành nghề dịch vụ ;- Đối với văn bản hành chính được thực thi theo pháp luật tại Chương II Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư ( sau đây gọi là Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ) .b ) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp đón, ĐK, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý .c ) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có những mức độ khẩn : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được .d ) Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, giải quyết và xử lý .đ ) Người được giao xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .e ) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị, sử dụng theo pháp luật của pháp lý .g ) Hệ thống quản lý tài liệu điện tử ( sau đây gọi chung là Hệ thống ) phải cung ứng những pháp luật tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP và những lao lý của pháp lý có tương quan .h ) Người làm công tác làm việc lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn theo lao lý của pháp lý ; được đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng về trình độ nhiệm vụ lưu trữ ; được hưởng chính sách, quyền lợi và nghĩa vụ theo pháp luật của pháp lý .

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo lao lý của pháp lý có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy .2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải cung ứng không thiếu những lao lý của pháp lý .

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được giao có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy triển khai đúng lao lý về công tác làm việc văn thư, quản trị về lưu trữ ; đưa nội dung chấp hành pháp luật về công tác làm việc văn thư, lưu trữ vào tiêu chuẩn xét thi đua, khen thưởng hàng năm của cán bộ, công chức, viên chức .2. Cá nhân trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm có tương quan đến công tác làm việc văn thư, lưu trữ phải triển khai đúng Quy định này và những pháp luật của pháp lý có tương quan .a ) Thực hiện soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn .b ) Chấp hành lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ việc làm vào Lưu trữ cơ quan theo đúng pháp luật .3. Văn thư cơ quan có trách nhiệma ) Đăng ký, thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .b ) Tiếp nhận, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giao văn bản đến .c ) Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và ship hàng việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản .d ) Quản lý Sổ ĐK văn bản .đ ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai ; những loại con dấu khác theo pháp luật .4. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệma ) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .b ) Thu thập, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu, thống kê, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu lưu trữ .c ) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc ; tổ chức triển khai huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định hành động của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .

Chương II. SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

             Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính thực thi theo pháp luật tại Điều 8, Điều 9 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

              Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ công dụng, trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì soạn thảo văn bản .2. Trách nhiệm của đơn vị chức năng, cá thểa ) Đơn vị hoặc cá thể được giao chủ trì soạn thảo văn bản triển khai những việc làm : Xác định tên loại ( theo lao lý tại Điều 7 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ), nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo ; tích lũy, giải quyết và xử lý thông tin có tương quan ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn .b ) Trường hợp soạn văn bản mật, người soạn thảo phải đề xuất kiến nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xác lập bí hiểm nhà nước, độ mật của bí hiểm nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu chứa bí hiểm nhà nước tại Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn bản hoặc văn bản xác lập độ mật và có nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ nội dung bí hiểm nhà nước trong quy trình soạn thảo .c ) Đối với văn bản điện tử, cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc thực thi những nội dung nêu tại điểm a khoản này phải chuyển bản thảo văn bản ( định dạng. pdf ), tài liệu kèm theo ( nếu có ) vào Hệ thống và update những thông tin thiết yếu : tên loại văn bản ; trích yếu nội dung ; ngôn từ ; ghi chú ; mức độ khẩn ( nếu có ) ; hạn vấn đáp văn bản .3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ trợ bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho quan điểm vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến chỉ huy đơn vị chức năng, cá thể chủ trì soạn thảo văn bản để hoàn hảo bản thảo văn bản .4. Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị chức năng và trước pháp lý về bản thảo văn bản trong khoanh vùng phạm vi chức trách, trách nhiệm được giao .

Điều 8. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt .2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần thay thế sửa chữa, bổ trợ thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định hành động .

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản giấya ) Người đứng đầu đơn vị chức năng soạn thảo văn bản ( hoặc cấp phó được giao đảm nhiệm nghành nghề dịch vụ ) phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về nội dung văn bản, phải ký “ tắt ” vào vị trí kết thúc nội dung văn bản ( sau dấu. /. ) .b ) Người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản ; phải ký “ tắt ” vào vị trí ở đầu cuối của phần “ Nơi nhận ” .2. Đối với văn bản điện tửa ) Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc thực thi những nội dung tại khoản 2 Điều 7 Quy định này, phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản .b ) Người đứng đầu đơn vị chức năng soạn thảo văn bản ( hoặc cấp phó được giao đảm nhiệm nghành ) chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý về nội dung bản thảo văn bản, phải ký “ tắt ” vào vị trí kết thúc nội dung văn bản ( sau dấu. /. ) trước khi trình người có thẩm quyền ký phát hành .3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng lao lý đơn cử việc chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản trong Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan .

Điều 10. Ký ban hành văn bản

1. Việc ký phát hành văn bản thực thi theo lao lý tại Điều 13 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng những loại mực dễ phai .3. Đối với văn bản điện tử : Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng lao lý đơn cử những trường hợp ký thừa lệnh trong quy định thao tác hoặc quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan .

Chương III. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

             Điều 11. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Việc cấp số, thời hạn phát hành văn bản thực thi theo pháp luật tại Điều 15 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .1. Văn bản quy phạm pháp luậtMỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp mạng lưới hệ thống số riêng .2. Văn bản chuyên ngànhThủ trưởng những cơ quan, đơn vị chức năng pháp luật việc cấp số văn bản chuyên ngành của cơ quan trong quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ .3. Văn bản hành chínha ) Đối với văn bản giấyViệc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo .- Các loại văn bản : Nghị quyết, Chỉ thị, quyết định hành động, pháp luật, quy định, hướng dẫn được cấp chung một mạng lưới hệ thống số .- Các văn bản hành chính còn lại được cấp chung một mạng lưới hệ thống số .b ) Đối với văn bản điện tửViệc cấp số, thời hạn phát hành văn bản được triển khai bằng công dụng của mạng lưới hệ thống. Tùy theo số lượng văn bản đi phát hành hàng năm của từng loại văn bản, Thủ trưởng cơ quan lao lý việc cấp số văn bản của cơ quan trong quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ. Trường hợp những loại văn bản được cấp chung mạng lưới hệ thống số phải có thời hạn dữ gìn và bảo vệ tương đương .4. Văn bản mậtVăn bản mật được cấp mạng lưới hệ thống số riêng theo lao lý tại Thông tư số 24/2020 / TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an phát hành biểu mẫu sử dụng trong công tác làm việc bảo vệ bí hiểm nhà nước ( sau đây gọi là Thông tư số 24/2020 / TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an ) .

Điều 12. Đăng ký văn bản đi

1. Việc ĐK văn bản bảo vệ rất đầy đủ, đúng mực những thông tin thiết yếu của văn bản đi .2. Đăng ký văn bảna ) Đăng ký văn bản bằng sổVăn thư cơ quan ĐK văn bản vào Sổ ĐK văn bản đi. Mẫu sổ ĐK văn bản đi theo pháp luật tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .b ) Đăng ký văn bản bằng Hệ thốngVăn thư cơ quan ĐK, update vào Hệ thống : Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; số trang văn bản ; ghi chú ; chức vụ, họ tên người ký ; nơi nhận ; mức độ khẩn, độ mật ; số lượng bản phát hành ; hạn vấn đáp văn bản .Văn bản được ĐK bằng Hệ thống phải được in ra giấy không thiếu những trường thông tin theo mẫu Sổ ĐK văn bản đi, đóng sổ để quản trị .3. Văn bản mật được ĐK theo pháp luật tại Thông tư số 24/2020 / TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an .

Điều 13. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn triển khai theo lao lý tại Điều 17 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích cỡ bằng size thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính được bộc lộ như sau : Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không triển khai ký số lên văn bản kèm theo ; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan triển khai ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo .Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo .Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị .tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen .

Điều 14. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Việc Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực thi theo pháp luật tại Điều 18 của Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .1. Đối với văn bản giấya ) Bì văn bản- Bì đựng văn bản đi của cơ quan triển khai theo mẫu lao lý tại mục II Phụ lục IV của Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .- Bì đựng văn bản mật triển khai theo pháp luật tại Nghị định số 26/2020 / NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của nhà nước lao lý chi tiết cụ thể 1 số ít điều của Luật Bảo vệ bí hiểm nhà nước .b ) Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng pháp luật hình thức chuyển phát văn bản đi của cơ quan trong quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ .- Việc chuyển phát văn bản đi bằng bưu điện phải được theo dõi bằng Sổ theo mẫu pháp luật tại mục III Phụ lục IV Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc .+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đó ; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khi thiết yếu .+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .2. Đối với văn bản điện tửSau khi phát hành văn bản đi trên Hệ thống, Văn thư theo dõi thực trạng nhận văn bản của những cơ quan, đơn vị chức năng bằng tính năng của Hệ thống. Trường hợp không gửi được hoặc không xác lập được thực trạng nhận văn bản của những cơ quan, đơn vị chức năng phải kịp thời báo cáo giải trình người có thẩm quyền xử lý .

Điều 15. Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi triển khai theo lao lý tại Điều 19 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .Đối với văn bản điện tử đi : Trước khi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai, Văn thư cơ quan thực thi in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan .

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

              Điều 16. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấya ) Kiểm tra, bóc bì- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, thực trạng bì, dấu niêm phong ( nếu có ), nơi gửi ; so sánh số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản .- Tất cả văn bản giấy đến ( gồm có cả văn bản có dấu chỉ độ mật ) gửi cơ quan, tổ chức triển khai thuộc diện ĐK tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ ĐẾN ”. Đối với văn bản gửi đích danh cá thể hoặc tổ chức triển khai đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận ( không bóc bì ). Những bì văn bản gửi đích danh cá thể, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để ĐK .- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước mà phong bì có dấu “ Chỉ người có tên mới được bóc bì ”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “ Hỏa tốc ” thì chuyển đến chỉ huy cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được chỉ huy cơ quan, tổ chức triển khai ủy quyền xử lý ;- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước được gửi đến mà không triển khai đúng pháp luật bảo vệ bí hiểm nhà nước thì chuyển đến chỉ huy cơ quan, tổ chức triển khai nhận tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước hoặc người có tên trên phong bì ( so với trường hợp gửi đích danh ) xử lý, đồng thời phải thông tin nơi gửi biết để có giải pháp khắc phục. Nếu phát hiện tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước gửi đến có tín hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo giải trình ngay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai để có giải pháp giải quyết và xử lý .b ) Đóng dấu “ ĐẾN ”, ghi số, ngày đến- Tất cả văn bản đến của cơ quan thuộc diện Văn thư bóc bì phải được đóng dấu “ ĐẾN ” ; ghi số đến và ngày đến .- Dấu “ ĐẾN ” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng chừng giấy trống, dưới số, ký hiệu văn bản .- Mẫu dấu “ ĐẾN ” được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Đối với văn bản điện tửa ) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác nhận và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực thi tiếp đón trên Hệ thống .b ) Trường hợp văn bản điện tử không cung ứng những pháp luật tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản .c ) Cơ quan, tổ chức triển khai nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm thông tin ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi về việc đã nhận văn bản bằng tính năng của Hệ thống .

Điều 17. Đăng ký văn bản đến

1. Việc ĐK văn bản đến phải bảo vệ vừa đủ, rõ ràng, đúng mực những thông tin thiết yếu theo mẫu Sổ ĐK văn bản đến hoặc theo thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị văn bản đến. Những văn bản đến không được ĐK tại Văn thư cơ quan thì đơn vị chức năng, cá thể không có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý, trừ những loại văn bản đến được ĐK riêng theo lao lý của pháp lý .2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời hạn tiếp đón văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử .3. Đăng ký văn bảnVăn bản được ĐK bằng sổ hoặc bằng Hệ thống .a ) Đăng ký văn bản đến bằng sổ- Sổ ĐK bí hiểm nhà nước đến : Thực hiện theo mẫu số 15 phát hành kèm theo Thông tư số 24/2020 / TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an .- Sổ ĐK văn bản đến : Thực hiện theo mẫu Phụ lục IV phát hành kèm theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .+ Trường hợp cơ quan đảm nhiệm dưới 2000 văn bản đến trong năm : Lập 01 Sổ ĐK tổng thể những loại văn bản ( trừ văn bản mật ) .+ Trường hợp cơ quan tiếp đón từ 2000 văn bản đến trở lên trong năm : Lập hai sổ ( Sổ ĐK văn bản đến của những Bộ, ngành, cơ quan TW và Sổ ĐK văn bản đến của những cơ quan, tổ chức triển khai khác ( trừ văn bản mật ) ) .- Nội dung ĐK phải rõ ràng, đúng chuẩn, vừa đủ ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng .

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

– Văn thư cơ quan triển khai ĐK văn bản đến trên tính năng của Hệ thống, update số đến, ngày, tháng, năm đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời hạn trong năm ; trình, chuyển giao văn bản đến cho người có thẩm quyền chỉ huy, giải quyết và xử lý trên Hệ thống .- Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa phân phối rất đầy đủ những nhu yếu về liên kết, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống, văn thư cơ quan số hóa ( scan ) văn bản giấy ( trừ văn bản mật ) và ký số của cơ quan theo pháp luật tại Phần II Phụ lục I phát hành kèm theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ; update vào Hệ thống những Trường thông tin sau : Tên loại văn bản ; số của văn bản ; ký hiệu của văn bản ; ngày, tháng, năm của văn bản ; tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; trích yếu nội dung ; ngôn từ ; ghi chú ; ngày, tháng, năm đến ; số đến ; chức vụ, họ tên người ký ; mức độ khẩn .- Văn bản giấy sau khi số hóa được thực thi như sau :+ Đối với những loại văn bản có thời hạn dữ gìn và bảo vệ dưới 05 năm : lưu tại Văn thư, cuối năm nộp vào Lưu trữ cơ quan và tiêu hủy khi hết thời hạn dữ gìn và bảo vệ .+ Đối với những loại văn bản có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên : Văn thư chuyển cho cá thể được giao trách nhiệm xử lý và lập hồ sơ việc làm theo pháp luật .- Văn bản đến được ĐK vào Hệ thống phải được in ra giấy khá đầy đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ ĐK văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản trị .- Trường hợp sử dụng cơ sở tài liệu để ĐK, quản lý tài liệu chứa bí hiểm nhà nước trên máy tính phải bảo vệ rất đầy đủ nội dung theo mẫu “ Sổ ĐK bí hiểm nhà nước đến ” lao lý tại Thông tư số 24/2020 / TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an .

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

Việc trình, chuyển giao văn bản đến thực thi theo pháp luật tại Điều 23 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .Trường hợp tài liệu chứa bí hiểm nhà nước ĐK bằng cơ sở tài liệu quản trị trên máy tính thì khi chuyển giao phải in ra giấy để ký nhận và đóng sổ để quản trị. Máy tính dùng để ĐK tài liệu chứa bí hiểm nhà nước không được nối mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông, trừ trường hợp thực thi theo lao lý pháp lý về cơ yếu .

Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy xử lý kịp thời văn bản đến và giao người có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến .a ) Đối với văn bản giấy : Lập Sổ theo dõi xử lý văn bản đến theo mẫu Phụ lục IV phát hành kèm theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .b ) Đối với văn bản điện tử : Thực hiện theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản đến trên công dụng của Hệ thống .2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm điều tra và nghiên cứu, xử lý văn bản đến theo thời hạn pháp luật. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được xử lý ngay .3. Trường hợp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể đã nhận tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước phải gửi lại đúng thời hạn ghi trên văn bản .4. Thủ trưởng những cơ quan lao lý đơn cử người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến, thời hạn xử lý trong quy định công tác làm việc văn thư, lưu trữ hoặc quy định thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai .

Điều 20. Sao văn bản

Việc sao văn bản thực thi theo lao lý tại Mục 3, Chương III Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .

Chương IV. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 21. Lập Danh mục hồ sơ

1. Căn cứ lập Danh mục hồ sơa ) Văn bản pháp luật tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của cơ quan ; Quy chế thao tác của cơ quan .b ) Kế hoạch, trách nhiệm công tác làm việc hàng năm của cơ quan .c ) Danh mục hồ sơ của cơ quan những năm trước .d ) Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ của cơ quan .2. Nội dung lập Danh mục hồ sơNội dung lập Danh mục hồ sơ, mẫu Danh mục hồ sơ triển khai theo Phụ lục V phát hành kèm theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .3. Trách nhiệm lập Danh mục hồ sơa ) Trưởng những phòng, đơn vị chức năng thuộc cơ quan : Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị dự kiến hạng mục hồ sơ của cá thể xử lý theo hướng dẫn nhiệm vụ của Văn thư cơ quan, kể cả hồ sơ của năm trước chưa kết thúc ( nếu có ) ; tổng hợp chung gửi Văn thư cơ quan, chậm nhất ngày 30 tháng 01 hàng năm .b ) Văn thư cơ quan giúp người đứng đầu bộ phận hành chính tổng hợp, bổ trợ, trình chỉ huy cơ quan phát hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm ( chậm nhất ngày 15 tháng 02 hàng năm ), gửi những phòng, đơn vị chức năng làm địa thế căn cứ để lập hồ sơ việc làm .

Điều 22. Lập hồ sơ

1. Yêu cầua ) Phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng, cơ quan, tổ chức triển khai .b ) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .2. Mở hồ sơTrong quy trình xử lý việc làm được giao, địa thế căn cứ Danh mục hồ sơ cơ quan đã phát hành, cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồ sơ việc làm theo lao lý .a ) Đối với hồ sơ giấyCán bộ, công chức, viên chức lấy tờ bìa hồ sơ ( do cơ quan cấp theo mẫu lao lý ) và ghi những thông tin bắt đầu về hồ sơ, như : ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ .b ) Đối với hồ sơ điện tửCán bộ, công chức, viên chức mở hồ sơ việc làm trên công dụng của Hệ thống ; update vào Hệ thống những trường thông tin bắt đầu về hồ sơ : tiêu đề hồ sơ, mã hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ, chính sách sử dụng, người lập hồ sơ, thời hạn khởi đầu, ngôn từ .c ) Trường hợp những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ ( hồ sơ phát sinh ), cá thể được giao trách nhiệm xử lý việc làm tự xác lập những thông tin : Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn mở màn .3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơa ) Cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, update tổng thể văn bản, tài liệu ( giấy hoặc điện tử ) hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm ( nếu có ), bảo vệ sự toàn vẹn, rất đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc .b ) Trường hợp yếu tố, vấn đề xử lý có cả văn bản giấy và văn bản điện tử, cán bộ, công chức, viên chức phải tích lũy, update khá đầy đủ văn bản, tài liệu vào hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử .4. Kết thúc hồ sơa ) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý xong .b ) Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Rà soát lại hàng loạt văn bản, tài liệu có trong hồ sơ ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản không có giá trị pháp lý ( không có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan hoặc không bảo vệ tính xác nhận so với văn bản điện tử, trừ trường hợp những quan điểm chỉ huy quan trọng của chỉ huy ) ; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích ; hoàn thành xong, kết thúc hồ sơ .c ) Đối với hồ sơ giấy, người lập hồ sơ thực thi :- Sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự xử lý việc làm hoặc theo thời hạn, tên loại, tác giả của văn bản ;- Đánh số tờ so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên, việc đánh số tờ triển khai bằng bút chì màu đen ;- Viết Mục lục văn bản so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn, mẫu Mục lục văn bản thực thi theo mục IV, Phụ lục V Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ;- Viết chứng từ kết thúc so với toàn bộ hồ sơ ;- Trường hợp hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành những đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ khác nhau để thuận tiện cho việc quản trị và sử dụng ;d ) Đối với hồ sơ điện tử : Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm update vào Hệ thống những thông tin còn thiếu ( thời hạn kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, ghi chú ). Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực thi bằng tính năng của Hệ thống .đ ) Trường hợp hết năm mà việc làm chưa xử lý xong, thì chưa thực thi việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi xử lý và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau .

Điều 23. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực thi theo pháp luật tại Điều 30 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Sở Nội vụ hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan .

Điều 24. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai ; chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chínha ) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan so với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới .b ) Tổ chức thực thi việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai .3. Trách nhiệm của đơn vị chức năng và cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khaia ) Người đứng đầu đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng vào Lưu trữ cơ quan .b ) Trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm, mỗi cá thể phải lập hồ sơ về việc làm và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ ; bảo vệ nhu yếu, chất lượng của hồ sơ theo lao lý trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan .c ) Đơn vị và cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan .d ) Trường hợp đơn vị chức năng hoặc cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để ship hàng việc làm thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai chấp thuận đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu .đ ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác làm việc, đi học tập dài ngày phải chuyển giao hàng loạt hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác làm việc cho đơn vị chức năng, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức triển khai .

Chương V. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

             Điều 25. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Việc quản trị con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm triển khai theo pháp luật tại Điều 32 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải để trong tủ có khóa và dữ gìn và bảo vệ ngặt nghèo tại trụ sở của cơ quan, tổ chức triển khai .3. Trường hợp con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai đang sử dụng bị mòn, hỏng ; thiết bị lưu khóa bí hiểm bị hỏng, Văn thư phải báo cáo giải trình ngay người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức triển khai để xin phép đổi con dấu, cấp thiết bị lưu khóa bí hiểm mới theo đúng lao lý của pháp lý .

Điều 26. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm thực thi theo pháp luật tại Điều 33 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .2. Các mẫu dấu, sử dụng con dấu trong công tác làm việc bảo vệ bí hiểm nhà nước thực thi theo pháp luật tại Thông tư số 24/2020 / TT-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an .

Chương VI. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. THU THẬP TÀI LIỆU

Điều 27. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Đối với tài liệu giấya ) Đơn vị, cá thể giao hồ sơ, tài liệu có nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai xong hồ sơ của việc làm đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan .b ) Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm tiếp đón hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu .c ) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản ; đơn vị chức năng, cá thể giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản .2. Đối với tài liệu điện tửa ) Lưu trữ cơ quan thông tin cho đơn vị chức năng giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu ;b ) Lưu trữ cơ quan và đơn vị chức năng giao nộp tài liệu thống nhất về nhu yếu, phương tiện đi lại, cấu trúc và định dạng chuyển ;c ) Đơn vị, cá thể giao nộp hồ sơ và tài liệu đặc tả kèm theo ;d ) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo vệ hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục ; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất ; link đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ ; kiểm tra virút ;đ ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực thi những giải pháp sao lưu dự trữ ;e ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan .3. Sở Nội vụ hướng dẫn việc tích lũy tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan .

Điều 28. Chỉnh lý, xác định giá trị, thời hạn bảo quản tài liệu

1. Việc chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu thực thi theo pháp luật tại Mục 2, Chương II của Luật Lưu trữ .2. Thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu thực thi theo lao lý tại Thông tư số 09/2011 / TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ pháp luật về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai, Thông tư số 13/2011 / TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ pháp luật thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của Ủy ban nhân dân những tỉnh, thành phố thường trực Trung ương và những lao lý về thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu chuyên ngành .

             Điều 29. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh tích lũy, đảm nhiệm tài liệu lưu trữ hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ở cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và đơn vị chức năng khác theo lao lý của pháp lý .2. Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá thể trên cơ sở thỏa thuận hợp tác .3. Đối với tài liệu lưu trữ điện tửa ) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì tích lũy cả hai loại .b ) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang phải kiểm tra tính xác nhận, tính toàn vẹn và năng lực truy vấn của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo vệ nội dung, cấu trúc và toàn cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, thay thế sửa chữa hay bị mất tài liệu .c ) Việc tích lũy tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử dân tộc được thực thi theo tiến trình sau :- Lưu trữ lịch sử vẻ vang và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, nhu yếu, phương tiện đi lại, cấu trúc và định dạng chuyển ;- Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và tài liệu đặc tả kèm theo ;- Lưu trữ lịch sử vẻ vang kiểm tra để bảo vệ hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục ; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất ; link đúng mực tài liệu đặc tả với hồ sơ ; kiểm tra virút ;- Lưu trữ lịch sử vẻ vang chuyển hồ sơ vào mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử dân tộc và triển khai những giải pháp sao lưu dự trữ ;- Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang .d ) Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể chỉ được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công xuất sắc và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử vẻ vang kiểm tra, xác nhận .đ ) Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quy trình nộp lưu và tích lũy tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử vẻ vang phải được triển khai theo tiêu chuẩn về trao đổi tài liệu theo pháp luật của pháp lý .4. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vanga ) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, cơ quan, tổ chức triển khai thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang .b ) Tài liệu lưu trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn của những ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang trong thời hạn 30 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ thiết yếu cho hoạt động giải trí nhiệm vụ hàng ngày .c ) Tài liệu trình độ nhiệm vụ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn của những ngành, nghành khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc trong thời hạn 30 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ thiết yếu cho hoạt động giải trí nhiệm vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức triển khai .

Điều 30. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh có nghĩa vụ và trách nhiệm sau đây :a ) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ;b ) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độ mật ;c ) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang .2. Lưu trữ lịch sử vẻ vang có nghĩa vụ và trách nhiệm tổ chức triển khai đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu .3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản ; cơ quan, tổ chức triển khai giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử vẻ vang giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức triển khai, Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh .

Mục 2. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 31. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm kiến thiết xây dựng, sắp xếp kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu và triển khai những giải pháp kỹ thuật nhiệm vụ để bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ việc sử dụng tài liệu lưu trữ .2. Đối với tài liệu điện tửa ) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy thực thi việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo lao lý của pháp lý .b ) Người làm lưu trữ có nghĩa vụ và trách nhiệm tham mưu, đề xuất kiến nghị cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai triển khai đúng lao lý của pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử .c ) Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm tham mưu, đề xuất kiến nghị cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin so với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và triển khai những giải pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động giải trí của mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai .d ) Người trực tiếp theo dõi, xử lý việc làm có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những pháp luật về tạo lập, quản trị, lập hồ sơ điện tử trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan .đ ) Lưu trữ lịch sử vẻ vang có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những nhiệm vụ lưu trữ so với tài liệu lưu trữ điện tử theo pháp luật của pháp lý về lưu trữ .

Điều 32. Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và được quy đổi theo công nghệ tiên tiến tương thích .2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang phải tiếp tục kiểm tra, sao lưu để bảo vệ bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, năng lực truy vấn của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng những giải pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận tiện nhưng phải bảo vệ không đổi khác nội dung tài liệu .3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được dữ gìn và bảo vệ trong môi trường tự nhiên lưu trữ thích hợp .4. Các nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử thực thi theo lao lý tại Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 22 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử .

Điều 33. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm

1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong những đặc thù sau đây :a ) Có giá trị đặc biệt quan trọng về tư tưởng, chính trị, kinh tế tài chính – xã hội, khoa học, lịch sử vẻ vang và có tầm quan trọng đặc biệt quan trọng so với vương quốc, xã hội ;b ) Được hình thành trong thực trạng lịch sử vẻ vang đặc biệt quan trọng về thời hạn, khoảng trống, khu vực, tác giả ;c ) Được bộc lộ trên vật mang tin độc lạ, tiêu biểu vượt trội của thời kỳ lịch sử dân tộc .2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức chiếm hữu được ĐK với cơ quan quản trị nhà nước về lưu trữ ở TW và cấp tỉnh, được lựa chọn để ĐK vào chương trình, thương hiệu của khu vực và quốc tế .3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, dữ gìn và bảo vệ, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt .

Điều 34. Thống kê nhà nước về lưu trữ

1. Tài liệu Phông lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh phải được thống kê tập trung chuyên sâu trong mạng lưới hệ thống sổ sách, cơ sở tài liệu, hồ sơ quản trị .2. Cơ quan, tổ chức triển khai có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chính sách thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo giải trình thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 .3. Thống kê lưu trữ được triển khai theo lao lý của pháp lý .

Điều 35. Huỷ tài liệu hết giá trị

Hủy tài liệu hết giá trị được triển khai theo lao lý tại Điều 28 Luật Lưu trữ .

Mục 3. SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 36. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai lao lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức triển khai mình .

Điều 37. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh được sử dụng thoáng rộng, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độ mật .Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh quyết định hành động việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng .2. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độ mật được triển khai theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước .3. Tài liệu tương quan đến cá thể được sử dụng theo lao lý của pháp lý .4. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu ; trường hợp sử dụng để ship hàng công tác làm việc thì phải có giấy trình làng hoặc văn bản ý kiến đề nghị của cơ quan, tổ chức triển khai nơi công tác làm việc .

Điều 38. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh .2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ .3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử .4. Triển lãm, tọa lạc tài liệu lưu trữ .5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong khu công trình nghiên cứu và điều tra .6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ .

Điều 39. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

1. Việc sao tài liệu lưu trữ và xác nhận lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh thực thi .Người có thẩm quyền được cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được cho phép sao tài liệu lưu trữ .2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh đang quản trị .Cơ quan, tổ chức triển khai, Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh sao tài liệu lưu trữ, xác nhận lưu trữ phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ .3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ phải nộp lệ phí theo lao lý của pháp lý hiện hành .4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong những quan hệ, thanh toán giao dịch .5. Đối với tài liệu điện tửa ) Thẩm quyền được cho phép đọc, sao, xác nhận lưu trữ so với tài liệu lưu trữ điện tử được triển khai như so với tài liệu lưu trữ trên những vật mang tin khác .b ) Cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm đăng tải thông tin về quá trình, thủ tục, ngân sách triển khai dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai ; trên Cổng dịch vụ công tỉnh Bình Định .c ) Khuyến khích việc thực thi dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến .d ) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được liên kết và sử dụng trên mạng diện rộng .

Điều 40. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh để ship hàng công tác làm việc, nghiên cứu và điều tra khoa học và những nhu yếu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền được cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó .2. Việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh để sử dụng trong nước, mang ra quốc tế triển khai theo lao lý của pháp lý .Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra quốc tế ; lao lý việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước .

Chương VII. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

             Điều 41. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Sở Nội vụ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh thực thi quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP và Luật Lưu trữ .2. Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh ; những doanh nghiệp nhà nước ; Ủy ban nhân dân những huyện, thị xã, thành phố trong khoanh vùng phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm :a ) Căn cứ lao lý của pháp lý, phát hành và hướng dẫn triển khai những lao lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ .b ) Kiểm tra việc triển khai những lao lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ so với những đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị ; xử lý khiếu nại, tố cáo và giải quyết và xử lý vi phạm pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền .c ) Ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ .d ) Bố trí kinh phí đầu tư để hiện đại hóa phương tiện đi lại, hạ tầng kỹ thuật Giao hàng công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; sử dụng hiệu suất cao Hệ thống quản lý tài liệu điện tử .đ ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích quy hoạnh, phương tiện đi lại thao tác tương thích, bảo vệ giữ gìn bí hiểm nhà nước, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan .

Điều 42. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ

Kinh phí cho công tác làm việc văn thư, lưu trữ triển khai theo pháp luật tại Điều 36 Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP và Điều 39 Luật Lưu trữ .

Chương VIII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Trách nhiệm thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai Quy định này của những cơ quan, tổ chức triển khai, địa phương. Xây dựng Hệ thống lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh theo pháp luật .2. Giám đốc Sở tin tức và Truyền thông chủ trì, phối hợp với những cơ quan tương quan hoàn thành xong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của tỉnh cung ứng theo pháp luật Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP và những lao lý của pháp lý .3. Thủ trưởng những sở, ngành ; những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh, quản trị Ủy ban nhân dân những huyện, thị xã, thành phố địa thế căn cứ Quy định này và những lao lý pháp lý hiện hành, phát hành Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan cho tương thích .4. Trong quy trình thực thi, nếu có vướng mắc hoặc yếu tố phát sinh cần sửa đổi, bổ trợ, những cơ quan, tổ chức triển khai phản ánh về Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo giải trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định hành động. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2