Cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ sửa chữa

Hướng dẫn cách viết hóa đơn Giá trị gia tăng (đỏ) khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng, xây lắp… Cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn GTGT theo quy định tại Thông tư39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC.

– Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo chiêu thức khấu trừ thì mới được sử dụng

hóa đơn GTGT

(bên ngoài thực tế hay còn gọi là hóa đơn đỏ).
– Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, đúng các nội dung bắt buộc, ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.

Chi tiết xem tại đây: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

—-> Nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

—————————————————————————————-

Hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT từng tiêu thức:

Cách viết dòng “Ngày tháng năm”:

– Nếu là bán hàng hóa:Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua,(Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền)

Ví dụ: Ngày 25/12/2019 có bán cho Cty A 10 máy tính, nhưng đến ngày 12/1/2020 Cty A mới thanh toán.
– Thì ngày lập hóa đơn là ngày 25/12/2019.

Trường hợp hóa đơn in sẵn năm -> Các bạn tham khảo như sau nhé:
Ví dụ Hóa đơn in sẵn năm 2019 hoặc 201 -> Sang năm nay là năm 2020 thì các bạn phải gạch như sau:
– Cách 1: 2019 2020 hoặc 201 2020 (Ví dụ: Ngày 04 tháng 01 năm 201 2020)
– Cách 2: 20120
-> Nhưng cơ quan Thuế khuyên gạch theo cách 1 (Còn cách 2 nếu đã lỡ thì cũng được chấp nhận)

+ Tuyệt đối không được sửa số 1 thành số 2, để ghi thành 2020 luôn.

Chú ý: Có Chi Cục thuế hướng dẫn việc gạch như trên là hợp lý, nhưng có Chi cục thuế không đồng ý (Yêu cầu: Phải hủy bỏ phát hành hóa đơn mới).

– Chi tiết việc này các bạn liên hệ với Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp trước khi gạch như trên nhé.

——————————————————————————

– Nếu là cung ứng dịch vụ:Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành xong việc đáp ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Nếu thực hiện

thu tiền trước

hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Nếu là xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu sát hoạch, chuyển giao khu công trình, khuôn khổ khu công trình, khối lượng kiến thiết xây dựng, lắp ráp triển khai xong, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc chuyển giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

có thực thi thu tiền theo tiến trình

thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn xây dựng.

– Nếu là bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Chú ý:

Ngày lập hóa đơn ( thời gian xuất hóa đơn ) rất quan trọng, nếu sai sẽ bị

phạt từ 4 – 8 tr

( tội lập hóa đơn sai thời gian ) .

Chi tiết về ngày tháng lập hóa đơn -> Thời điểm xuất hóa đơn

các bạn xem tại đây nhé :

Thời điểm xuất hóa đơn GTGT

—————————————————————————-

Cách viết dòng “ Họ tên người mua hàng ” :
– Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng (là nhân viên công ty đi mua hàng)

Cách viết dòng “ Tên đơn vị chức năng ” :
– Ghi tênđầy đủ hoặc tên viết tắt của DN mua hàng

theo giấy ghi nhận ĐKKD, ĐK thuế

.

–

Nếu người mua không lấy hóa đơn

ghi : “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung ứng tên, địa chỉ, mã số thuế” .

Xem thêm: Xử lý khi người mua không lấy hóa đơn

Cách viết dòng “ Địa chỉ ” :

– Ghi tênvừa đủ hoặc tên viết tắt theo giấy ghi nhận ĐKKD, ĐK thuế .

Quy định về viết tắt:

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “P. ” thành ” P. ” ; ” Quận ” thành ” Q. “, ” Thành phố ” thành ” TP “, ” Nước Ta ” thành ” việt nam ” hoặc ” Cổ phần ” là ” CP “, ” Trách nhiệm Hữu hạn ” thành ” Trách Nhiệm Hữu Hạn “, ” khu công nghiệp ” thành ” KCN “, ” sản xuất ” thành ” SX “, ” Chi nhánh ” thành ” CN ” …nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp

Xem thêm: Xử lý hóa đơn ghi thiếu địa chỉ

Cách viết dòng “ Mã số thuế ” :
– Ghimã số thuếcủa Công ty mua hàng .

Cách ghi dòng “ Hình thức thanh toán giao dịch ” :
– Ghi “

TM”

nếu thanh toán giao dịch bằng tiền mặt, ghi “

” nếu giao dịch chuyển tiền, ghi “

TM/CK

” nếu chưa xác lập được hình thức giao dịch thanh toán .

Chú ý:

Những hóa đơn có giá trị trên

20.000.000

vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN. (Không phải lao lý hóa trên 20tr phải ghi hình thức thanh toán là CK nhé).

Xem thêm: Cách ghi hình thức thanh toán trên hóa đơn

Cách ghi dòng “ Số thông tin tài khoản ” :
– Có thể bỏ qua hoặc ghi Số tài khoản của Công ty mua hàng.

————————————————————————-

Cách ghi Cột “ STT ” :
– Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa, dịch vụ..

Cách ghi Cột “ Tên sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ ” :
– Ghi đầy đủ, chi tiết, cụ thể tên sản phẩm & hàng hóa như lúc nhập (tên, mã, kí hiệu).

Ví dụ:

Lúc nhập vào tên là “ Máy Điều hòa LG JC12E ” thì khi bán ra cũng phải ghi là “ Máy Điều hòa LG JC12E ” .

– Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

Ví dụ

: Dịch vụ siêu thị nhà hàng, thì phải liệt kê đơn cử các món ăn mà Nhà hàng đã lên trong list Menu của Nhà hàng .

– Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ:

số khung, số máy của xe hơi, mô tô ; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ chung cư cao cấp …

– Các loại sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ đặc trưng như điện, nước, điện thoại cảm ứng, xăng dầu, bảo hiểm … được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi đơn cử kỳ phân phối sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ

Lưu ý:

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Ví dụ:

Công ty bạn muốn thêm tên tiếng Anh thì tiếng Anh được ghi bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt .

Cách ghi cột “ Đơn vị tính ” :
– Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (Cái, chiếc,m,bô,kg…) như lúc nhập vào. Nếu nhập vào là chiếc thì xuất ra cũng phải là chiếc.

– Nếu là đáp ứng dịch vụ thì “đơn vị chức năng tính” không nhất thiết phải ghi .

– Trường hợp có sự thay đổi về đơn vị tính thì phải có bảng quy đổi có xác nhận của nhà cung cấp.

Ví dụ:

Mua là cuộn bán là mét…

Cách ghi cột “ Số lượng ” :
– Ghi số lượng hàng hóa bán ra.

Cột “ Đơn giá ” :
– Ghi đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa gồm thuế GTGT).

Cột “ Thành tiền ” :
– Ghi tổng số tiền = Đơn giá (X) Số lượng(cột số 4 x cột số 5)

————————————————————

– Sau khi viết xong nội dung thì

gạch chéo phần bỏ trống ( nếu có ) .

– Cách gạch chéo hóa đơn GTGTthì có rất nhiều cách, nhưng các bạn cần quan tâm là phải bắt đầu từ trái qua phải, và từ dưới ngay dòng của hàng hóa, dịch vụ cuối cùng, có thể theo mẫu bên dưới:
Trường hợp

hóa đơn tự in

hoặc hóa đơn đặt in được

lập bằng máy tính

không phải gạch chéo .

nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì

Cách ghi dòng “ Cộng tiền hàng ” :
– Là tổng cộng số tiền ở cột “Thành tiền”.

Cách ghi dòng “ Thuế suất GTGT ” :

– Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (

0%, 5%, 10%,).

– Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế, được miễn thuế thì ghi gạch chéo: “

”

– Nếu là hàng hóa, dịch vụ thuế suất 0 %thì ghi là: “

0

“

– Nếu các mẫu sản phẩm có các mức thuế suất khác nhau thì phải lập 1 hóa đơn khác .

Xem thêm: Cách kê khai hóa đơn không chịu thuế, thuế suất 0%

Cách ghi dòng “ Tiền thuế GTGT ” :
Tiêu thức này: Được viết = Tổng dòng “Cộng tiền hàng” (X) dòng “Thuế suất GTGT”.
– Nếu là mặt hàng không chịu thuế thì gạch chéo “

/

”

——————————————————————–

Cách ghi dòng “ Tổng cộng tiền giao dịch thanh toán ” :
– = Tổng cộng dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”.

Cách ghi dòng “ Số tiền viết bằng chữ ” :
– Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

———————————————————————–

Những chú ý khi viết hóa đơn GTGT:

– Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT .

Ví dụ:

5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000

Xem thêm: Quy định về làm tròn số trên hóa đơn.

– Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Nước Ta .

– Trường hợp

người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo lao lý của pháp lý

, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ

: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ .
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

– Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn ngoại tệ

————————————————————————

Cách ghi tiêu thức “ Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên ) ” :
– Ai đi mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên.

– Riêng đối với việc

mua hàng không trực tiếp

như : Mua hàng qua điện thoại thông minh, qua mạng, FAX thì

người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên

trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại cảm ứng, qua mạng, FAX.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại

Cách ghi tiêu thức “ Người bán hàng ” :
– Ai lập thì người ấy ký và ghi rõ họ tên.

Cách ghi tiêu thức “ Thủ trưởng đơn vị chức năng ” :
– Giám đốc Ký sống vào liên 1 sau đó sẽ in sang liên 2, 3 …, đóng dấu, ghi rõ họ tên. (Không được đóng dấu Chữ ký khác sẵn, dấu Tên khác sẵn thì được)

Xem thêm: Quy định về chữ ký trên hóa đơn

– Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho

người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên

trên hóa đơn và

đóng dấu của tổ chức triển khai vào phía trên bên trái

của tờ hóa đơn .

Tải về: Mẫu giấyủy quyền ký hóa đơn thay giám đốc

————————————————————————

Nếu không may có viết sai hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm:

Cách giải quyết và xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT

—————————————————————————————————

chúc các bạn thành công!
Các bạn muốn học cách xử lý các trường hợp về hóa đơn: Cách viết, xử lý khi viết sai… Kê khai thuế, lập tờ khai quyết toán thuế có thể tham gia: Lớphọc thực hành kế toán thuế thực tế

__________________________________________________